黃佩芳（佛山市圖書館　廣東佛山　528000）

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基于項目化管理的圖書館內(nèi)部管理模式改革
——以佛山市圖書館“項目立館”為例

黃佩芳
（佛山市圖書館廣東佛山528000）

〔摘要〕文章以佛山市圖書館“項目立館”的內(nèi)部管理模式改革實踐為例，探討了圖書館如何構(gòu)建項目化管理模式，包括營造項目化管理文化、構(gòu)建圖書館項目化管理組織機構(gòu)、建立項目化管理制度等，分析了圖書館項目化管理實施的四個階段，并指出圖書館項目化管理應注意的問題。

〔關鍵詞〕項目化管理圖書館管理模式圖書館

〔分類號〕G251.2

〔引用本文格式〕黃佩芳：基于項目化管理的圖書館內(nèi)部管理模式改革——以佛山市圖書館“項目立館”為例[J].圖書館，2016（4）：89-91, 108

前言

2011年3月，中共中央、國務院印發(fā)了《關于分類推進事業(yè)單位改革的指導意見》，要求公益性事業(yè)單位進一步理順體制、完善機制、健全制度，充分調(diào)動廣大工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，真正激發(fā)事業(yè)單位生機與活力，不斷提高公益服務水平和效率[1]。圖書館作為公益性的文化事業(yè)單位，在改革的大形勢下，應積極主動進行內(nèi)部改革，探索更有效的管理模式，以管理促服務，帶動圖書館發(fā)展，獲得最佳社會效益。

2011年佛山市圖書館根據(jù)自身發(fā)展需求，深化內(nèi)部管理改革，積極探索一套適應本館發(fā)展的經(jīng)營模式，首次在圖書館內(nèi)部管理中引入項目化管理的模式，并提出“項目立館”的辦館理念，對全館所有一次性任務和復雜性工作進行統(tǒng)籌和全面規(guī)劃，協(xié)調(diào)全館內(nèi)部資源，建立統(tǒng)一的管理機制，將全體館員納入到統(tǒng)一的項目化管理體系中。經(jīng)過幾年的大膽實踐和持續(xù)改進，成功進行了項目化管理創(chuàng)新，建立了一套適應圖書館的項目化管理運作體系。它打破圖書館傳統(tǒng)的部門間隔閡，可以跨部門調(diào)動資源，組建項目團隊，按計劃有條不紊地推進項目，提高工作效率。項目化管理不僅帶來佛山市圖書館內(nèi)部管理模式的變革與創(chuàng)新，也使圖書館的服務理念、服務模式、服務內(nèi)容發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

圖書館項目化管理是指把圖書館中臨時性、具有明確目標、資源、預算和時間進度的復雜任務從傳統(tǒng)業(yè)務工作中分離出來，組建跨部門的項目團隊，按照項目的技術(shù)和方法進行管理。本質(zhì)上是把圖書館中所有的一次性任務按項目進行管理，其核心是把符合項目性質(zhì)的職能工作轉(zhuǎn)化為項目，強調(diào)的是項目工作與職能工作并存。

1　圖書館項目化管理模式的構(gòu)建

1.1轉(zhuǎn)變觀念，營造項目化管理文化

任何一項改革，最重要的是人的觀念轉(zhuǎn)變。如果轉(zhuǎn)變了觀念，個人與單位都將從被動轉(zhuǎn)為主動。項目化管理作為圖書館內(nèi)部管理方式的變革，與每位館員息息相關，特別是項目與聘用制掛鉤，館員的態(tài)度、觀念、文化氛圍就成為項目化管理推行是否成功的重要因素。轉(zhuǎn)變觀念，獲得理念認同，可以通過參觀交流、學習、培訓等方式增強館領導、部門主任的信心；根據(jù)圖書館的實際情況，建立核心領導小組，制訂推動計劃，從上而下推行；同時在全體員工中進行理念渲染，讓全員意識到實施項目化管理將會帶來圖書館服務效益和社會認知度的提升，希望達到每位館員積極參與其中的理想狀態(tài)。佛山市圖書館提出“項目立館”初期就成立了項目研究小組，研究和制定項目化管理推動計劃，派管理層到深圳華為公司進行調(diào)研學習、邀請項目管理專家進行授課培訓、在全館舉行“項目立館”座談會等提升館員對項目化管理的認同。當然，營造項目化管理文化不可能一蹴而就，需要長期培育，需要項目化管理的不斷改進和調(diào)整。

1.2構(gòu)建圖書館項目化管理組織機構(gòu)

傳統(tǒng)圖書館管理模式呈金字塔形，是一種縱向組織結(jié)構(gòu)，權(quán)力集中于最高管理層，下級缺乏必要的自主權(quán)。同時，各職能部門有著明確的職能分工，部門之間的橫向聯(lián)系較弱。而項目化管理模式在傳統(tǒng)層級機構(gòu)中嵌入項目型團隊，打破部門、層級限制，形成扁平化的組織模式。這種組織機構(gòu)即保證了職能式的穩(wěn)定、規(guī)范，也發(fā)揮了項目式的靈活、創(chuàng)新。

項目管理辦公室在項目化管理組織機構(gòu)中扮演非常重要的角色，即是項目化轉(zhuǎn)型的推動者，也是項目監(jiān)管、指導和協(xié)調(diào)者，對全館項目進行統(tǒng)籌、管理[2]。2012年佛山市圖書館成立業(yè)務管理部承擔項目管理辦公室的職責，制定各項管理程序、標準、表格，管理項目文件，進行立項評估和結(jié)項驗收，并定期匯報項目，協(xié)調(diào)和解決職能部門與項目小組以及項目小組間的因資源、人員等方面原因而產(chǎn)生的矛盾。

各圖書館可根據(jù)自身的實際情況，構(gòu)建強矩陣型、平衡矩陣型或弱矩陣型項目化管理組織機構(gòu)，即將項目管理辦公室置于職能部門的低一層級、與職能部門同一層級或在位于職能部門之上。佛山市圖書館的項目化管理組織機構(gòu)屬于平衡矩陣型（見圖1）。

圖1　佛山市圖書館項目化管理組織結(jié)構(gòu)

1.3建立項目化管理制度

項目化管理制度是指針對項目范疇和項目特點所規(guī)范的管理制度。也就是為了達到“做正確的事，正確地做事，獲取正確的結(jié)果”而制定的，需要項目團隊成員遵循的、有度去衡量且有法去獎懲和激勵的一些程序或規(guī)程[3]。一般而言包括從宏觀的指導性實施文件以及項目立項、控制、結(jié)項、考核、表彰等項目運行的整個環(huán)節(jié)的管理制度。管理制度制定遵守規(guī)范性、有效性原則。

佛山市圖書館在2011年開始推行項目化管理以來，先后推出了《佛山市圖書館項目實施步驟》、《佛山市圖書館項目文檔模板》、《佛山市圖書館項目實施答疑》、《佛山市圖書館項目等級說明》、《佛山市圖書館項目申報辦法》等一系列的項目實施文件，這一系列管理文件成為“項目立館”順利實施的指導性文件[4]。2014年末，項目管理辦公室根據(jù)佛山市圖書館項目化管理推行的實際情況，優(yōu)化和完善項目化管理制度，制定了《佛山市圖書館2015年項目申報辦法》、《佛山市圖書館項目管理標準》，于2015年1月1日起正式生效。

在眾多管理制度中，“項目管理標準”非常重要，它要充分考慮到圖書館作為一個公益性文化機構(gòu)的屬性，圖書館不同部門的業(yè)務工作，以及不同項目所需的資源、人力、物力、資金、時間等，確定立項標準、分類標準、等級標準?！斗鹕绞袌D書館項目管理標準》將全館項目分為五大類，讀者活動類、學術(shù)類、業(yè)務提升類、技術(shù)類、其他類。A、B、C、D四個等級，為每個等級提出可量化的指標。項目立項時等級的確定由項目管理小組和館領導班子根據(jù)當年工作重心、重要程度、復雜度、創(chuàng)新度等綜合因素而定，最終項目等級將根據(jù)結(jié)項時的實施效果、實際操作中的復雜度等因素調(diào)整等級。這種橫向分類、縱向分級的標準為項目立項提供了一個相對公平的平臺。

2　圖書館項目化管理實施的四個階段

新事物的發(fā)展總是需要過程的，每一個圖書館在實施項目化管理的過程中，基本上會經(jīng)歷四個發(fā)展階段，每個階段有不同的表現(xiàn)形式，既是項目化管理發(fā)展的規(guī)律也是推行的步驟。佛山市圖書館項目化管理基本上遵循該發(fā)展規(guī)律逐步推行，不同階段采取不同的方法和措施。

2.1試點階段

項目化管理在圖書館導入，第一步不是全面地組織轉(zhuǎn)型，而是識別并選取圖書館內(nèi)部符合項目特征、最具圖書館工作代表性的活動作為試點，考察過程及成效。項目試點，一是為了檢測項目化管理在本館推行的可行性；二是積累項目管理經(jīng)驗，在實踐中思考如何制定合適的項目化管理推行計劃、構(gòu)建組織機構(gòu)和管理制度等；三是以實際行動和項目成效加強館員對項目化管理的認識和信心。

2011年2月底，佛山市圖書館選取“崇文佛山·閱讀春天”系列讀書活動作為試點項目，在圖書館日常業(yè)務活動中首次正式引入項目化管理的運作模式，取得了良好的效果。繼而又將“二代身份證”免押金借閱服務、24小時自助圖書館建設、讀者自助采購借閱服務等立項，將服務創(chuàng)新與項目化管理相結(jié)合。這些項目無疑是成功的，不僅提高了服務效益，深受讀者歡迎，得到業(yè)界好評，還為推進項目化管理提供了寶貴的經(jīng)驗。以“讀者自助采購借閱服務”項目為例，該項目小組由來自采編部、圖書借閱部、技術(shù)部、服務部四個部門22個項目成員組成，項目負責人按照項目管理的程序和文件要求，制定項目計劃，并按照項目目標、預算、進度、里程碑、工作分解結(jié)構(gòu)、人員分工、項目評估報告等要求，對項目全過程進行管理?！白x者自助采購借閱服務”的推出，使佛山市圖書館的圖書借閱量同期增長了60%，效益顯著[4]。

2.2全面立項階段

這是項目化管理的初級階段，“全面立項、全面參與、寬進寬出”是這個階段的基本特點，指的是每個部門將本部門符合項目特征的業(yè)務工作立項，按項目形式來做，降低立項門檻和結(jié)項審核要求，鼓勵每位館員都參與項目，使每位館員更好地理解和熟悉項目化管理。2012、2013年佛山市圖書館項目化管理正處于該階段，全館員工以前所未有的熱情和創(chuàng)新思維投入到項目的策劃和申報中，2012年共立項53個，2013年立項78個，2014年立項84個，涉及了圖書館工作的方方面面，全員參與度100%。經(jīng)過項目歷練，絕大多數(shù)館員掌握了項目管理的方法和要求，進一步認可了項目化管理模式，同時，基層館員也可擔任項目負責人，不少職能工作中默默無聞的館員被挖掘出來。2014年開始，佛山市圖書館項目化管理開始實施“寬進嚴出”政策，加強項目過程控制和提高結(jié)項標準，逐步提升館員對項目化管理內(nèi)涵的理解，項目團隊也逐步成熟。

2.3項目精品化階段

當館員習慣了用項目的方法去工作，圖書館項目化管理也基本成熟時，需要開始提高立項的門檻，對立項申請嚴格論證，只有真正具有創(chuàng)新性、具備項目特征的工作才能按項目來做，逐步養(yǎng)成館員嚴格立項的習慣。項目管理辦公室對項目過程應加強監(jiān)控，要求項目負責人提交階段性項目報告，項目結(jié)項也嚴格驗收，未達到目標的，延遲或禁止結(jié)項。這個階段采取的是“嚴進嚴出”政策，目標是項目的少而精，以項目打造品牌服務，提升服務效益。目前佛山市圖書館正努力向項目精品化階段跨進，為此，2015年開始實施新的項目申請辦法和項目管理標準，并正式啟用自主研發(fā)的“佛山市圖書館項目管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)集項目申報、項目審批、進度管理、項目發(fā)明、項目認領、項目成果展示、項目數(shù)據(jù)庫、業(yè)務學習、科研交流功能于一體，為項目化管理提供了一個便捷的平臺，從項目立項申請、審批、跟蹤到結(jié)項報告均在平臺上完成，正式進入無紙化、規(guī)范化、標準化、程序化管理階段。

2.4化于無形階段

這個階段主要有以下特點，一是，每年圖書館的立項數(shù)量明顯減少，重復性的項目不再立項，禁止走項目形式；二是，項目化管理已經(jīng)深入每位館員的心中，館員已經(jīng)具備項目化管理的思維和技能，不自覺地開始以項目形式完成圖書館的業(yè)務工作，當項目化管理進入這個階段，圖書館的管理會越來越高效并有針對性，創(chuàng)新、進取、跨部門合作、高效率、溝通和協(xié)作已成為圖書館組織新文化，服務水平和社會效益都會大大提升。

3　圖書館項目化管理應注意的問題

3.1職能工作與項目工作的矛盾

項目化管理是把符合項目性質(zhì)的職能工作轉(zhuǎn)化為項目，并沒有取代職能工作，職能工作與項目工作是并存的。在項目化管理尚未成熟前，兩者不可避免會產(chǎn)生一些沖突和矛盾，主要表現(xiàn)為以下兩個方面：第一，職能工作是每個館員的日?；A工作，沒有項目分值，而項目工作有一定的項目分值，且項目分值又與績效考核掛鉤，因此，如果協(xié)調(diào)不當，可能會出現(xiàn)某些員工過度重視項目工作，而輕視職能工作。第二，有些跨部門項目，需要調(diào)用其他部門的資源和人員，如果項目負責人溝通協(xié)調(diào)能力不足，項目成員的兼顧能力也不足，就可能會導致多部門人員、資源、時間的爭奪，產(chǎn)生矛盾，嚴重的可能會導致其中一兩個項目拖延。因此，圖書館要不斷完善管理制度，充分協(xié)調(diào)職能工作和項目工作，保障圖書館工作的順利開展。

3.2重視項目結(jié)項后的項目工作職能化

項目化管理能夠激發(fā)圖書館的活力，不斷涌現(xiàn)創(chuàng)新性的項目，作為圖書館的項目，特別是面向讀者服務的項目，可能會產(chǎn)生很好的社會效益，但是項目是有時間限制的，當項目進程結(jié)束了，項目也就結(jié)項了。但是有良好社會效益的服務，不能因項目結(jié)束而取消，因此，要繼續(xù)保留因項目而產(chǎn)生的新服務，將其打造為圖書館的新品牌服務。不過此時這些工作已經(jīng)沒有了創(chuàng)新點，不能按照項目的方式去執(zhí)行，此時，就要做好項目工作職能化工作，對其進行人員、資源的重新配置，使其成為常規(guī)性職能工作。

4　結(jié)語

項目化管理這種扁平式的組織結(jié)構(gòu)為圖書館實現(xiàn)跨職能部門、多項目同時運作提供了最佳解決方案，促進了資源重組和人員流動，為發(fā)現(xiàn)和選拔人才提供了最佳路徑。而且，建立了績效評價體系，激發(fā)了員工的積極性和創(chuàng)造力，從而營造了圖書館團結(jié)

協(xié)作、積極創(chuàng)新的文化氛圍，最終實現(xiàn)服務質(zhì)量和服務效益的提升。項目化管理作為一種圖書館的經(jīng)營管理模式，尚處于摸索階段，除佛山市圖書館的“項目立館”模式外，可供參考借鑒的經(jīng)驗也不多。作為一種新的管理模式，需要在實踐中不斷摸索發(fā)展和完善。

（來稿時間：2015年7月）

參考文獻：

1.中國共產(chǎn)黨新聞.中共中央 國務院關于分類推進事業(yè)單位改革的指導意見[EB/OL]. [2015-06-25]. http://cpc.people. com.cn/GB/64093/64387/17671810.html

2.李文，李丹.企業(yè)項目化管理實踐[M].北京：機械工業(yè)出版社，2010

3.李輝.項目管理制度的深入思考[J].科技風， 2011（18）：227-228

4.洪文梅,蔡畯,劉沫.“項目立館”的實踐與思考[J].國家圖書館學刊， 2012（4）：22-26

The Library Internal Management Mode Reform Based on Project Ma nagement——Take “Running Library with Projects” in Foshan Library as an Exa mple

Huang Peifang
(Foshan City Library)

〔Abstract〕In reform practice of internal management mode of “running library with projects” in Foshan Library, for example, this paper discusses how to build library project management mode, including create management culture, set up library project management organization, establish library project management regulations, etc. Analysis four stages of library project, finally it points out the problems that should be pay attention.

〔Keywords〕Project managementLibrary management modeLibrary

〔作者簡介〕黃佩芳（1988-），女，研究生，佛山市圖書館館員。