韓曉敏

檔案管理在事業(yè)單位運(yùn)營管理中是一項聚管理性、服務(wù)性、政治性于一身的工作，是服務(wù)于事業(yè)單位各項管理工作的重要活動。新形勢下隨著信息化的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法與制度已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代事業(yè)單位的實(shí)際需求，因此需要事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理體系創(chuàng)新，尋找檔案管理事業(yè)發(fā)展的新途徑，以科學(xué)的管理方法及現(xiàn)代檔案管理理論，指導(dǎo)檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位重要職能的發(fā)揮。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作必不可少的部分，檔案管理工作做的好與壞直接影響事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，要想及時、全面掌握單位整體情況、分析單位運(yùn)行情況必須從檔案管理入手。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，上級單位、本單位及有關(guān)部門的文件、通知、報表等大都以電子文件的形式進(jìn)行傳達(dá)，電子檔案的收集、存儲、管理、利用等都需要現(xiàn)代化的技術(shù)支持。再有，隨著現(xiàn)代檔案管理工作的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足、檔案檢索及利用率低等問題已嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展，所以事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）根據(jù)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題，確定檔案管理的工作方向。

針對檔案管理工作中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足等，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對檔案管理現(xiàn)狀及問題進(jìn)行了具體的調(diào)研與分析，認(rèn)識到電子檔案替代紙質(zhì)檔案是檔案發(fā)展的必然趨勢，樹立起檔案數(shù)字化意識。在數(shù)字化檔案意識下，變革檔案管理模式，因?yàn)殡S著信息化技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理將逐漸普及，大量電子文件的出現(xiàn)，勢必對電子信息技術(shù)管理提出更高的要求。為此首先把檔案工作列入議事日程，與其他各項工作并重，從財力、物力、人力上給予支持。日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常聽取檔案工作匯報，及時解決檔案工作中存在的問題。安排工作時要求檔案工作人員參與，同時要求各相關(guān)部門及時跟進(jìn)，積極配合檔案工作。高度重視檔案人員的任用，2014年選派德才兼?zhèn)洹⑽幕潭雀叩?名大學(xué)生充實(shí)到檔案管理人員隊伍中，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化信息檔案的管理。

（二）利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率。

傳統(tǒng)的檔案管理嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。為提高檔案工作的利用率和檔案管理工作的質(zhì)量，我們在檔案管理中創(chuàng)新服務(wù)手段，與現(xiàn)代社會信息化接軌，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，通過網(wǎng)絡(luò)管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，服務(wù)大眾，提高檔案管理的服務(wù)水平。同時，建立和完善了內(nèi)部辦公平臺，細(xì)化檔案管理環(huán)節(jié)，統(tǒng)一電子文件格式，明確電子文件處理、歸檔管理流程，文件的收發(fā)、傳閱、借閱等都清晰可查，提高了單位工作效率和檔案管理的科學(xué)性。2012年利用室藏檔案編纂完成1818千字的《平山縣志》（1992-2010）于2012年10月正式出版發(fā)行；2009-2015年，完成《平山年鑒》2008卷、2009卷、2010-2012卷、2013-2014卷，即總第六、七、八、九卷的編纂。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)事業(yè)單位檔案管理人員，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理能力。

檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這是檔案管理創(chuàng)新途徑中的重要環(huán)節(jié)，同時也是適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的必然選擇。針對檔案管理工作人員大多數(shù)并沒有掌握專業(yè)化的信息技術(shù)的實(shí)際情況，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理人員的素質(zhì)特別是計算機(jī)素質(zhì)的提高，根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀以及檔案管理工作的時間問題，采用了以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，同時輔于實(shí)體培訓(xùn)的靈活培訓(xùn)方式。首先從思想、工作、生活等各方面關(guān)心檔案管理人員，鼓勵和支持檔案人員利用網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)計算機(jī)和英語學(xué)習(xí)。輪流把檔案管理人員派往上級檔案管理部門，參加檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)和各項活動，聘請專業(yè)人士傳授數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，普及計算機(jī)存儲、數(shù)字加工、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化知識。檔案管理人員還經(jīng)常參與兄弟部門單位的檔案評審及聯(lián)查工作，不斷指導(dǎo)下級及各企事業(yè)單位的檔案管理，在實(shí)際工作中提高了安全防范意識，加強(qiáng)了對登錄帳號的保護(hù)，開始熟練使用殺毒軟件等。數(shù)字檔案工作管理水平和管理能力有了提高，避免了過去因?yàn)椴欢娔X而出現(xiàn)的一個簡單的操作失誤就導(dǎo)致整個信息系統(tǒng)崩潰情況的發(fā)生。

（四）加強(qiáng)信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力。

隨著當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，個人、企事業(yè)、行業(yè)乃至國家、世界對信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)需要，這就要求實(shí)現(xiàn)檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實(shí)現(xiàn)多方位一體管理，豐富檔案數(shù)據(jù)庫，滿足不同用戶需求，實(shí)現(xiàn)資源共享，不再受時間和距離的限制，提高檔案管理工作的效率及工作質(zhì)量。同時，可以通過在事業(yè)單位間建立聯(lián)合目錄的方式以滿足各事業(yè)單位的需求，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各單位之間信息的互通，充分了解檔案資源的存貯情況，以便更好地利用檔案資源，提高檔案管理服務(wù)能力。

（五）創(chuàng)新保密制度，做好檔案保密工作，確保事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。

由于檔案管理工作在某些方面是具有保密性的，所以做好檔案管理創(chuàng)新工作，首要解決的問題便是利用數(shù)字化、信息化的檔案管理實(shí)現(xiàn)其本身的保密職能。現(xiàn)代化檔案管理工作已經(jīng)全面進(jìn)入了數(shù)字信息化時代，網(wǎng)絡(luò)中存在的不安全因素如木馬、病毒等會嚴(yán)重威脅到電子檔案的安全。事業(yè)單位必須跟隨檔案管理工作的變化建立相應(yīng)的安全保密機(jī)制。我們通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的計算機(jī)操作能力，加強(qiáng)安全意識，防止信息拷貝傳輸過程中數(shù)據(jù)泄露等安全漏洞，在實(shí)際工作中還采取了一系列措施，如設(shè)置訪問權(quán)限，及時查殺病毒，將歸檔電子文件改為只讀文件以保護(hù)文件的原始狀態(tài)，明確電子檔案系統(tǒng)管理人員，由專人負(fù)責(zé)等來降低和減少風(fēng)險。

三、建立事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評測體系，保障檔案管理工作有效開展。

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新勢在必行，但是選擇恰當(dāng)?shù)膭?chuàng)新途徑才能起到事半功倍的效果，才能切切實(shí)實(shí)地促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)有效開展，才能提高事業(yè)單位的檔案管理能力。因此，為了避免不合理的創(chuàng)新方案以及不合理的創(chuàng)新內(nèi)容對檔案管理工作的開展產(chǎn)生不良的影響，我們需要對檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等進(jìn)行評測分析，建立事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評測體系，以確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內(nèi)容的科學(xué)性及適用性。同時，為了確保檔案管理及使用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，保障評測體系的建立，還需要各事業(yè)單位組織與檔案相關(guān)的檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠?qū)?chuàng)新方案進(jìn)行全面而有效的評測。另外，為激發(fā)事業(yè)單位基層檔案管理人員創(chuàng)新的主動性，還應(yīng)建立創(chuàng)新獎勵機(jī)制，以獎勵刺激事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，基層檔案管理人員的參與，會使創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內(nèi)容更加貼合實(shí)際，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

結(jié)語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢，而檔案管理的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必然手段。只有這樣才能夠解決檔案管理工作中遇到的諸多問題，提高事業(yè)單位檔案管理能力、加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新?？偠灾?，就是利用信息化技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)質(zhì)量，滿足新時期事業(yè)單位檔案管理需求。具體地針對現(xiàn)代檔案管理理論發(fā)展情況、針對數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化檔案管理需求，事業(yè)單位應(yīng)加快檔案管理信息化建設(shè)，加快相關(guān)人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)。 因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。最后，事業(yè)單位檔案管理工作作為一項極為重要的工作，各職能部門要加強(qiáng)重視，充分認(rèn)識其重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理途徑，充分發(fā)揮檔案信息的重要價值，為推動現(xiàn)代化社會的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

（作者單位：平山縣人民政府辦公室）