曾全 陳慧

人力資源作為公司管理的關(guān)鍵要素之一，實現(xiàn)管理信息化，將大力提高人力資源管理水平。近年來，中鐵五局二公司以人事檔案為基礎(chǔ)、人力資源信息系統(tǒng)為平臺，分項落實、持續(xù)推進(jìn)、緊密結(jié)合、努力創(chuàng)新，有力推進(jìn)了人力資源管理信息化進(jìn)程和應(yīng)用。

領(lǐng)導(dǎo)重視 配強(qiáng)資源

按照中國中鐵股份公司、中鐵五局統(tǒng)一部署，二公司早在2010年1月初就組織召開專題會議，提出了確保2010年3月人力資源信息系統(tǒng)上線運行、2011年10月前人事檔案整理到位的總體目標(biāo)，并在人力、物力、財力上給予最大支持。會后公司人力資源部立即行動，制訂相應(yīng)的工作方案和計劃，明確具體推進(jìn)時間表，分階段、有步驟、有重點地推進(jìn)公司人事檔案和人力資源信息系統(tǒng)管理工作，做到了工作有計劃，推進(jìn)有目標(biāo)。

公司對辦公室場地想方設(shè)法進(jìn)行調(diào)整，確保了三室（辦公室、閱檔室、檔案室）分開；對人事檔案管理工作投入專項資金，配備了空調(diào)器、搖柄式專用檔案柜、除濕機(jī)、溫濕計、滅火器、遮光窗簾等專用設(shè)備，完善了檔案保管條件。

分步推進(jìn) 持續(xù)更新

二公司人事檔案和人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完善經(jīng)歷了整理、復(fù)核、整改三個階段，并持續(xù)更新。

——整理建庫，搭建人力資源信息管理平臺。按照《中國中鐵股份有限公司干部人事檔案管理辦法》相關(guān)要求，公司組織了近20人在15個月內(nèi)對在冊的1 154名干部、1 240名工人檔案進(jìn)行了整理；抽調(diào)近50人協(xié)助人力資源信息系統(tǒng)管理員對人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，一個月之內(nèi)完成了2 636名在冊人員人力資源信息系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)采集，系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集質(zhì)量位居全局前列，確保了2010年3月系統(tǒng)上線運行。

——檢查復(fù)核，確保人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)源準(zhǔn)確。為了確保人事檔案基礎(chǔ)資料與人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)完全一致，公司加強(qiáng)復(fù)核，力求在材料鑒別上做到“細(xì)”，在檔案材料分類上做到“準(zhǔn)”，在檔案裝訂上做到“好”，為人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)源奠定可靠堅實的基礎(chǔ)。

——整改到位，為人事決策提供真實準(zhǔn)確的信息。參照復(fù)核檢查中存在的問題，專業(yè)人員逐條核對，堅決整改；對檔案目錄按要求全部進(jìn)行雙面重新打印，檔案標(biāo)簽全部高標(biāo)準(zhǔn)重新粘貼，做到整齊劃一。2015年，公司再次對干部信息進(jìn)行復(fù)核，根據(jù)《股份公司干部人事檔案專項審核工作視頻會》要求，全部完成了干部人事檔案“三齡二歷”的審核、檔案盒及目錄更換。

——持續(xù)更新，確保人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。公司對員工人事檔案每月整理裝訂，日常數(shù)據(jù)隨時在系統(tǒng)中更新，當(dāng)月人員變動信息必須清理完畢，能隨時保證人事檔案和人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。

開拓創(chuàng)新 重在運用

人力資源管理信息化建設(shè)除了實現(xiàn)規(guī)范管理外，更重要的還要實現(xiàn)有效管理。

——勞動合同管理到期預(yù)警，確保時效。按照新《勞動合同法》，公司重新對員工勞動合同簽訂情況進(jìn)行了清理，與勞動合同到期人員重新簽訂了新版勞動合同，對合同進(jìn)行整理、歸檔，建立勞動合同簽訂情況臺賬，并對數(shù)據(jù)庫勞動合同信息進(jìn)行了維護(hù)，實行勞動合同到期預(yù)警，及時聯(lián)系項目和員工續(xù)訂并歸檔，保證了勞動合同的有效性。

——員工動態(tài)月月校正，更加準(zhǔn)確。公司每個月對人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，及時錄入員工變動情況，并利用Excel功能進(jìn)行匯總后，與數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的員工動態(tài)表進(jìn)行對比，可以及時發(fā)現(xiàn)員工變動而未下令等管理問題，為員工有效管理提供信息數(shù)據(jù)依據(jù)。

——建立人力資源管理模板，形象反映員工數(shù)據(jù)情況。為了更直觀地反映人力資源現(xiàn)狀，公司創(chuàng)新了人力資源系統(tǒng)應(yīng)用方式，根據(jù)需要自行設(shè)計了人力資源模板，以PPT形式圖文并茂地直觀反映員工結(jié)構(gòu)、分布及重點數(shù)據(jù)情況，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供參考依據(jù)。同時，公司學(xué)建立了Excel版員工動態(tài)信息，與人力資源系統(tǒng)同步維護(hù)，能快速準(zhǔn)確地提供各種員工相關(guān)信息，解決了因網(wǎng)絡(luò)等限制給人員信息查詢帶來的困擾。

——完善人力資源信息系統(tǒng)功能，提高工作效率。公司將人力資源信息系統(tǒng)作為人力資源部核心數(shù)據(jù)源的管理系統(tǒng)，依據(jù)UFO報表系統(tǒng)，建立各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計報表，及時準(zhǔn)確地為公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)單位提供服務(wù)。在完善基本使用功能的基礎(chǔ)上，管理部門還深化了員工花名冊及卡片報表功能，根據(jù)日常工作所需設(shè)置全員花名冊、專業(yè)技術(shù)職務(wù)花名冊、工人技能等級花名冊、員工履歷表、干部任免審批表、擬提拔任用干部簽認(rèn)表、干部考核登記表、員工離職審批表及分析等各類卡片報表，將公司副隊長以上管理人員基本信息全部以履歷表形式導(dǎo)出Word文檔，分類編目，制成電子查詢手冊，分成三冊，發(fā)給公司主要領(lǐng)導(dǎo)查詢，并定期更新；在此基礎(chǔ)上建立起后備人才儲備庫。

中鐵五局二公司不斷完善人力資源信息系統(tǒng)內(nèi)容，并結(jié)合實際需要加以合理開發(fā)利用，讓人力資源系統(tǒng)操作輕松、信息準(zhǔn)確、應(yīng)用給力，提升了人力資源管理水平，提高了工作效率。

（責(zé)任編輯：李萬全）