石岫巖

摘要：利用檔案監(jiān)督和檔案利用過程的保密是檔案工作中的重中之重，能夠有效地阻止檔案利用過程中致使重要材料發(fā)生泄漏或者保密工作無法正常進(jìn)行的行為，這樣既能保證檔案的合理利用，也可以使檔案進(jìn)行更好的保存與保密。農(nóng)科部門的檔案在利用過程中的保密工作也是必不可少的。

關(guān)鍵詞：檔案監(jiān)督；存在不足；農(nóng)科檔案

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A DOI編號(hào)： 10.14025/j.cnki.jlny.2016.09.062

1做好農(nóng)科檔案保密工作的必要性

檔案的保管過程中檔案保密是一項(xiàng)最基礎(chǔ)工作，是檔案工作的重要內(nèi)容之一。做好檔案保密是為了維護(hù)檔案的完整與安全，便于更好地利用檔案。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度的提高、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)文化、交流合作的日益發(fā)展，如何做好檔案保管利用中的保密工作，是檔案工作面臨的新問題。當(dāng)前檔案利用過程中，很多人對(duì)農(nóng)科檔案的保密工作存在認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，認(rèn)為不會(huì)涉及國家安全方面的問題，抱有忽視態(tài)度。其實(shí)任何檔案都有保密要求，農(nóng)科檔案也應(yīng)如此，涉及企事業(yè)單位隱私和商業(yè)秘密等問題，因此在農(nóng)科檔案在利用過程中做好保密工作必不可少。

2當(dāng)前檔案監(jiān)督工作存在的不足

2.1制度不完善

從事檔案監(jiān)督和保護(hù)的工作人員，對(duì)于制度要有嚴(yán)格的態(tài)度、高度的責(zé)任心。一是要時(shí)刻秉持著為人民服務(wù)的態(tài)度，對(duì)于檔案要有著無比的熱情；二是業(yè)務(wù)方面，知識(shí)必須專業(yè)而且能夠從容面對(duì)各式各樣的業(yè)務(wù)問題，對(duì)于相關(guān)的法律法規(guī)有著一定的了解與掌握；三是關(guān)于文化和個(gè)人素養(yǎng)，對(duì)工作人員的學(xué)識(shí)應(yīng)該有一定的要求，要有善于總結(jié)和觀察的能力，因?yàn)楣ぷ鞣矫嬗幸欢ǖ囊?guī)律性，與此同時(shí)，還要有敏感的觀察的能力，善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

2.2措施不完善

一些重要的檔案管理機(jī)構(gòu)要采取一些高科技的手段，比如要安裝監(jiān)控等設(shè)備，防止有圖謀不軌的人對(duì)檔案進(jìn)行盜取或者篡改。平時(shí)會(huì)有看書翻書頁占口水的習(xí)慣必須要嚴(yán)加管制，因?yàn)闄n案大多數(shù)都為紙質(zhì)容易破損。保證監(jiān)督明確，監(jiān)督到位，不能讓檔案受到任何的損失。工作人員要勤快，關(guān)于檔案的保護(hù)與監(jiān)督需要一定的宣傳力度，關(guān)于相關(guān)的法律規(guī)則要勤與人們交流傳播，并且時(shí)時(shí)刻刻關(guān)注著每一份檔案的被使用情況與變動(dòng)；要勤于動(dòng)腦，及時(shí)征求使用者對(duì)檔案收儲(chǔ)工作的態(tài)度與建議，及時(shí)檢查被查檔案的變化，及時(shí)登記與記錄實(shí)施情況。在使用者離開之前保證檔案的萬無一失，如果出現(xiàn)了故意損壞檔案以及盜取行為或者無意損壞檔案的人為行為，及時(shí)記錄并向上級(jí)部門反應(yīng)，采取一定的補(bǔ)償懲罰，以挽救檔案的完整。

2.3管理不完善

一是部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)，檔案收集意識(shí)淡薄，而且有部分檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒中，沒有足夠的時(shí)間整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平；二是一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確；三是檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全，雖建立管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)。例如：檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，檔案整理不及時(shí)，檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)等，有借無還時(shí)而有之，時(shí)間一長檔案資料就不知去向，還有少部分人員借工作的機(jī)會(huì)私自涂改文字或數(shù)據(jù)，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

3做好檔案管理工作

3.1做好檔案的審理與審查

審查工作是檔案進(jìn)行開放為使用者服務(wù)之前必須進(jìn)行的一個(gè)環(huán)節(jié)，要準(zhǔn)確地確定檔案的使用范圍以及內(nèi)容的審閱，確保檔案的萬無一失。這項(xiàng)工作需要按照一定的程序進(jìn)行，初審需要檔案管理人員憑借一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于一定期限開放中的檔案進(jìn)行對(duì)比與審核，要做一個(gè)初步判斷需要開放的時(shí)間以及開放的應(yīng)用范圍，中審最為嚴(yán)格，參與這項(xiàng)工作的人員需要具備一定的知識(shí)儲(chǔ)備，能夠做出決斷要不要采取一定的保護(hù)措施維護(hù)檔案，終審是審查的最后一個(gè)步驟，這項(xiàng)步驟需要領(lǐng)導(dǎo)加以定奪，通過前兩個(gè)步驟的總結(jié)與歸納，并要通過分析與判斷，決定是否對(duì)一定量的檔案進(jìn)行開放。

3.2調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案管理工作長期單調(diào)而枯燥，在實(shí)際的檔案管理工作中，要激發(fā)員工對(duì)工作的積極性和熱情，保證工作按時(shí)完成。與此同時(shí)，獎(jiǎng)罰要明確，堅(jiān)決制止徇私舞弊，為員工各盡其職搭建一個(gè)公平、公正的平臺(tái)。物質(zhì)激勵(lì)對(duì)激發(fā)員工的積極性具有非常重要的作用，物質(zhì)激勵(lì)方式有多種，要根據(jù)每個(gè)崗位不同特點(diǎn)采取相應(yīng)的方式，才能達(dá)到最好的激勵(lì)效果。在設(shè)計(jì)物質(zhì)激勵(lì)的過程中最重要的是要體現(xiàn)“公平”原則，以發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營計(jì)劃為導(dǎo)向，以每位員工創(chuàng)造的績效大小為依據(jù)，制定基于績效的物質(zhì)激勵(lì)體系，充分體現(xiàn)“多創(chuàng)造價(jià)值多得回報(bào)”的理念。

3.3檔案開放之前要做好檔案管理的基本工作

對(duì)檔案進(jìn)行分類處理以及內(nèi)容整理，編排要系統(tǒng)。為方便檢索與管理，要遵循規(guī)律去劃分檔案。檢索工具要加以完善，對(duì)檔案加以備份，以免發(fā)生紙質(zhì)檔案的損壞或者方便應(yīng)用重要檔案時(shí)進(jìn)行抄錄與記錄。