趙子濤 喬冬冬 李春梅

摘要：電子文件管理系統(tǒng)主要針對電子文件的整個運(yùn)行生命周期進(jìn)行管理，同時對用戶權(quán)限進(jìn)行審計(jì)追蹤。通過對文件的授權(quán)審批及權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)了不同等級、不同使用者對文件的規(guī)范操作。該系統(tǒng)能夠從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中整理、統(tǒng)計(jì)電子文件，維護(hù)文件與文件之間、文件和業(yè)務(wù)之間的各種聯(lián)系。審計(jì)追蹤管理支持深度和廣度查詢，并以有序的、科學(xué)的、可審計(jì)的方式進(jìn)行管理，解決了企事業(yè)單位文件分散作業(yè)與難于集中管理的矛盾。論述了電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景、需求分析與功能架構(gòu)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)和功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞：電子文件；C#；管理系統(tǒng)；TRIP數(shù)據(jù)庫

DOIDOI：10.11907/rjdk.161397

中圖分類號：TP319文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號文章編號：16727800（2016）007009503

0引言

隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，使用功能不斷強(qiáng)大。國家制定了“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計(jì)劃，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算與傳統(tǒng)行業(yè)相結(jié)合，開辟了信息時代新的發(fā)展方向。電子文件管理系統(tǒng)是重要的企業(yè)管理和信息化工具，對企業(yè)發(fā)展有著舉足輕重的作用[1]。一個合理、高效的電子文件管理系統(tǒng)，能提高電子文件管理的系統(tǒng)性、專業(yè)性和標(biāo)準(zhǔn)性。

本文研究并設(shè)計(jì)了電子文件管理系統(tǒng)。用戶通過該系統(tǒng)可以高效進(jìn)行電子文件的提交和管理，減少工作量，縮短辦公周期，解決了企事業(yè)單位文件分散作業(yè)與集中管理的矛盾。

1系統(tǒng)需求分析

電子文件管理系統(tǒng)是為了提高運(yùn)營效率、簡化和提高工作流程而設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)，因此需要滿足以下需求：

（1）可以對正在編輯、已經(jīng)編寫完成和發(fā)布的電子文件進(jìn)行存儲、備份、分類、刪除。

（2）可以通過電子文件管理系統(tǒng)搜索有利用價值的文件，從而提高工作效率，解決文件分散作業(yè)與集中管理的矛盾。

（3）具備高安全性的權(quán)限管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)用戶、角色權(quán)限分配，權(quán)限管理應(yīng)做到用戶和數(shù)據(jù)的多級控制及功能權(quán)限的靈活控制。

（4）具備設(shè)計(jì)完善的審計(jì)跟蹤模塊，實(shí)現(xiàn)文件日志登記、顯示、查詢、跟蹤。

（5）對系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，能整理出詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)報告。

電子文件管理系統(tǒng)還應(yīng)做到界面友好、操作方便簡單、符合文件、檔案管理和信息技術(shù)等方面的國家要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、符合使用單位的內(nèi)部規(guī)章制度。

2系統(tǒng)功能總體設(shè)計(jì)

2.1系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)基于C#語言開發(fā)，支持快速開發(fā)功能，縮短了系統(tǒng)研發(fā)周期，系統(tǒng)采用客戶端/服務(wù)器（簡稱C/S）結(jié)構(gòu)，既可以在服務(wù)器端處理、儲存文件管理事務(wù)，又可以在客戶端進(jìn)行簡單的運(yùn)算，減輕了服務(wù)器的運(yùn)算負(fù)荷[2]。數(shù)據(jù)庫采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫TRIP。TRIP數(shù)據(jù)庫功能強(qiáng)大、速度極快，是高度集成的全文檢索系統(tǒng)，是一種關(guān)系型面向?qū)ο蟮娜臄?shù)據(jù)庫[3]，具有高效處理復(fù)雜零碎信息的能力，在處理出版刊物、合同、法律法規(guī)、報告、書信、會議記錄等各種規(guī)格的文本數(shù)據(jù)上具優(yōu)勢。

由于企業(yè)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)表示方法不同，需要對不同的企業(yè)實(shí)現(xiàn)不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。一般系統(tǒng)開發(fā)往往針對一個企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)定義和建模開發(fā)，這種開發(fā)方式偏重于應(yīng)用，沒有綜合考慮系統(tǒng)的復(fù)用，升級改造復(fù)雜。電子文件管理系統(tǒng)從系統(tǒng)的復(fù)用性出發(fā)，把系統(tǒng)分為4個獨(dú)立的功能架構(gòu)，提高了系統(tǒng)的復(fù)用性，功能架構(gòu)如圖1所示。

按照文件管理配置功能、文件管理業(yè)務(wù)功能、安全管理功能、系統(tǒng)管理功能對ERMS系統(tǒng)基本功能進(jìn)行劃分。其中，文件管理配置功能是在ERMS 中建立和維護(hù)文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范，包括分類方案、保管期限與處置表、元數(shù)據(jù)方案、文件類型等內(nèi)容；文件管理業(yè)務(wù)功能主要基于電子文件管理業(yè)務(wù)流程展開，包括捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統(tǒng)計(jì)管理、存儲保管、檢索利用等內(nèi)容；安全管理指保護(hù)電子文件以及ERMS安全；系統(tǒng)管理功能指ERMS系統(tǒng)運(yùn)行所需要的基本環(huán)境支撐、工具支撐等。

2.2系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)采用主流設(shè)計(jì)工廠模式，如圖2所示。UI層采用ComponentOne公司開發(fā)的自定義控件，提高控件的易用性、美觀性；BLL業(yè)務(wù)邏輯層處理業(yè)務(wù)邏輯任務(wù)；DAL數(shù)據(jù)訪問層采用ODBC（開放數(shù)據(jù)庫互連，Open Database Connectivity）數(shù)據(jù)庫訪問接口標(biāo)準(zhǔn)，使軟件能以統(tǒng)一的方式處理所有的數(shù)據(jù)，即使企業(yè)采用不同的數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)也可以迅速連接部署。這樣以工廠模式設(shè)計(jì)出來的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰、耦合度低，有利于開發(fā)任務(wù)的同步進(jìn)行，容易適應(yīng)各種不同需求的變化，維護(hù)性與擴(kuò)展性很高。

3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1分類方案管理

分類方案管理是對電子文件分類進(jìn)行管理的模塊，使文件管理更加有條理，它是電子文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，支持企業(yè)的分類方案，既可以自動生成類目管理方案，又可以允許文件管理員或授權(quán)的用戶手工進(jìn)行添加，依據(jù)分類方案對文件進(jìn)行系統(tǒng)分類、整理和標(biāo)識。

為了保證分類方案的質(zhì)量和穩(wěn)定性，維護(hù)行為一般由文件管理員執(zhí)行，部分情形可由授權(quán)用戶執(zhí)行，以便對電子文件進(jìn)行有效的等級層次組織。在功能上，分類管理模塊要能剔除錯誤的分類方案和重復(fù)的分類方案，關(guān)鍵代碼如下：

3.2文件類型管理

文件類型是對電子文件進(jìn)行類型分類管理的模塊。根據(jù)文件在捕獲登記、管理控制、文件類型（如照片、會議紀(jì)要、通訊通知等）或者重要元數(shù)據(jù)屬性上存在較多共性而設(shè)計(jì)文件類型管理方案。文件類型管理支持管理員定義并維護(hù)各種不同的文件類型模板并重復(fù)使用。通過文件類型管理界面，可以顯示、修改和刪除已有的文件類型，添加文件類型模板，同時可以自動統(tǒng)計(jì)類型分布情況。在添加文件類型時，還應(yīng)注意文件類型的唯一性，以免造成文件類型管理的冗余，主要代碼如下：

4結(jié)語

本文系統(tǒng)側(cè)重于架構(gòu)的設(shè)計(jì)，從而產(chǎn)生一個能夠復(fù)用的、支持各種系統(tǒng)功能的電子文件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有可復(fù)用的系統(tǒng)框架，在系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)、層次劃分、不同部分之間的協(xié)作關(guān)系等方面具有很強(qiáng)的復(fù)用性[46]?；谶@種框架，再確定企業(yè)各種業(yè)務(wù)，規(guī)定它們在系統(tǒng)中的組織方式和協(xié)作方式，組成完整的企業(yè)應(yīng)用解決方案，快速完成系統(tǒng)開發(fā)。本系統(tǒng)適合絕大多數(shù)企業(yè)使用，可以根據(jù)不同要求進(jìn)行不同配置，從而高效管理企事業(yè)單位的各種電子文件。

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