【摘 要】檔案管理是事業(yè)單位日常運行中的重要工作，做好檔案管理是檔案工作者的主要職責。在信息技術高速發(fā)展的時代，電子檔案已經得到了普遍的應用。電子檔案有效的提高了工作效率，減輕了工作負擔，是檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢。

【關鍵詞】事業(yè)單位；電子檔案；檔案管理

一、電子檔案管理的概述

在現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理中，基本都實現(xiàn)了自動化辦公，將檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)中，形成電子文件，然后通過程序的運行對電子文件進行批量處理，電子檔案管理師現(xiàn)代檔案管理中的主要形式，可以為用戶提供完整的檔案管理功能和網絡查詢功能，可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網絡。

二、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）方便、高效、快捷

事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網絡進行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關信息集一體，避免信息查詢時出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標準很難達到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標準，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。

三、事業(yè)單位加強電子檔案管理的措施

（一）建立嚴格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)，同時，注意對加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復工作。

（二）強化檔案管理者權限的管理

對檔案管理人員的權限加強管理，能有效提高電子檔案信息的安全性。事業(yè)單位應對檔案管理人員的管理工作進行監(jiān)督，并讓檔案管理人員了解《檔案法》等相應的法律法規(guī)，以此來提升檔案管理人員的安全保密意識和管理意識，促使電子檔案管理工作有法可依，同時使得電子檔案管理工作正常有序地開展。

（三）加強技術保障

加強技術保障是強化電子檔案管理的一項重要措施。事業(yè)單位要想提高電子檔案管理的質量，就必須要對技術保障問題引起足夠的重視，努力加強電子檔案管理的技術保障，健全電子管理系統(tǒng)。事業(yè)單位可以以數據庫技術、多媒體技術和網絡技術為依托，對檔案管理的軟件進行改造、升級和更新。同時，事業(yè)單位要構建并完善電子檔案管理技術，對電子檔案資源進行集中的管理和統(tǒng)一的規(guī)劃。此外，事業(yè)單位要以單位實際管理工作的特點為基礎，構建技術含量高、方便快捷的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作中數據收集、分類和鑒定及保存的信息化、自動化和數字化。

（四）提升檔案管理人員技能

管理人員的技能高低對電子檔案管理工作的效率具有重要的影響。電子檔案管理過程，對人才的需求主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）轉變檔案管理的工作方式，需要高素質的檔案管理人才；（2）促進電子檔案管理的規(guī)范化，需要高素質的檔案管理人才；（3）提高檔案管理的質量，需要高素質人才。因此，事業(yè)單位應根據檔案管理工作的需要，培養(yǎng)管理型人才、研究型人才和操作型人才，并對這三種人才進行合理的配置。在提升檔案管理人員的技能方面，事業(yè)單位要樹立正確的人才觀，采用激勵的機制調動檔案管理人員的積極性和對自身知識進行更新的積極性，同時對檔案管理人員進行培訓和考核等，促進檔案管理人員技能的提高。

（五）安全保障體系建設

安全問題是電子檔案管理中的重要問題，建設安全保障體系對確保檔案管理工作的質量具有重要的作用。事業(yè)單位在建設安全保障體系時，要從三個方面入手，分別為：網絡安全保障、硬件設施安全保障和應用系統(tǒng)安全保障。事業(yè)單位應定期對檔案文件進行掃描和檢測，制定連網規(guī)則，對服務器的狀態(tài)進行監(jiān)控，更換老化的線路和設備。此外，事業(yè)單位還應構建日志文檔中心和用戶訪問平臺。

四、結語

事業(yè)單位中的檔案管理是集單位中多個部門文檔資料于一身的管理工作，所以它的要求極高、事務綜合性較強，運用電子信息技術對檔案歸納整理是最好的選擇。在運用電子信息技術管理檔案的同時，對于其中的應用問題，也不應該忽略，應加強規(guī)范化與標準化，有效保證檔案管理的質量和安全。

參考文獻

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