周靜

摘 要：從工作內(nèi)容到工作態(tài)度方面淺談對(duì)檔案工作職責(zé)的理解。首先對(duì)藍(lán)圖工作的工作步驟做了詳細(xì)的記述，從各個(gè)方面說明檔案工作的工作重點(diǎn)；然后從工作態(tài)度方面分兩點(diǎn)（對(duì)工作的理解和服務(wù)的心態(tài)）說明了做好本職工作應(yīng)具備的最基本條件。

關(guān)鍵詞：存檔文件；目錄編寫；入庫；借閱

作為一名檔案人員，特別是新入職的檔案人員來說，更多的了解和正確的履行檔案人員職責(zé)是至關(guān)重要的，能使我們更清晰的了解自己的工作內(nèi)容和工作的重要性，從而更好的完成我們的本職工作。

首先，我們需要嚴(yán)格的貫徹和執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策、指示和規(guī)定，接受上級(jí)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)技術(shù)水平和管理水平，使檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。

作為藍(lán)圖組的一名成員，我們需要對(duì)交接來的紙質(zhì)文件進(jìn)行檢查，主要檢查對(duì)象為其中的目錄編排和印刷裝訂質(zhì)量，對(duì)于有些許欠缺的文件負(fù)有指出并對(duì)修改后的文件繼續(xù)進(jìn)行檢查的責(zé)任。

紙質(zhì)文件的簽署也是檢查的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是否簽署是保證文件的完整性和可追溯性的一個(gè)重要標(biāo)志，當(dāng)然也是我們檢查的一個(gè)重要部分，對(duì)于缺少簽署或簽署不全的文件，我們需要督促相關(guān)人員整改。

文件的電子版也是我們檢查的一個(gè)重要方面，電子版中文件是否齊全，是否與紙質(zhì)文件一致都是我們需要檢查的部分。保留文件的電子版能保證文件長時(shí)間的保存，此為紙質(zhì)文件的一個(gè)強(qiáng)有力的補(bǔ)充，并且對(duì)后續(xù)相關(guān)項(xiàng)目的借鑒和利用提供了便利。為了保證后續(xù)借鑒工作的準(zhǔn)確性，電子版與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)，便成為我們的又一重要的工作內(nèi)容。

在對(duì)文件的紙質(zhì)版和電子版都進(jìn)行了嚴(yán)格的檢查之后，我們需要對(duì)其進(jìn)行歸檔操作，由于文件電子版已存在一體化系統(tǒng)這個(gè)便利的平臺(tái)，那么我們存檔方面的工作量就主要放置在紙質(zhì)文件存檔這個(gè)方面。為了保證紙質(zhì)文件日后的借閱工作，我們需要對(duì)其進(jìn)行編碼和條目的錄入，以方便日后的查找和利用。

在存檔文件檔案本的編寫過程中，易查性是一個(gè)重要的指標(biāo)，存檔文件需要借閱人員便于檢查才能體現(xiàn)它的意義，所以檔案本的編寫需要按照一定的順序，這就需要存檔人員對(duì)存檔文件和目錄編制有一定的了解并對(duì)存檔文件做一定的歸類，從而大大減少查詢目錄時(shí)的時(shí)間和精力。

存檔文件目錄編寫完畢后，即需要對(duì)存檔文件進(jìn)行入庫的操作，同樣為了保證借閱的便利，我們需要嚴(yán)格按照項(xiàng)目號(hào)、文件號(hào)的順序，在庫中從上到下、從左到右的排放，以便于借閱時(shí)的拿取。

在圖紙借閱的環(huán)節(jié)，我們更需要盡職盡責(zé)。首先，我們需要對(duì)借閱人的身份進(jìn)行核實(shí)，并與借閱證相對(duì)應(yīng)；同時(shí)，對(duì)借閱人的借閱記錄也需要進(jìn)行查對(duì)，對(duì)有超期圖紙的人員，我們需要責(zé)令其歸還，并在歸還后才予以繼續(xù)借閱圖紙；對(duì)于借閱單的審批情況，我們也需要核對(duì)，不同類型圖紙的審批環(huán)節(jié)不同，需要分情況對(duì)待。

在完成本職工作的同時(shí)，我們還需要對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行總結(jié)和繼續(xù)學(xué)習(xí)。首先，對(duì)于各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)需要積極參加；同時(shí)，由于工作的性質(zhì)，《檔案法》和《保密法》我們也需要有一定程度上的了解。

做好本職工作，除了對(duì)工作的步驟熟練掌握之外，還需要對(duì)工作有一顆熱忱的心。如何能做到對(duì)工作充滿熱忱呢，我認(rèn)為至少需要做到以下兩方面。

首先，需要對(duì)工作的重要性有一個(gè)深刻的了解和認(rèn)識(shí)。檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑證，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。而檔案工作在我院的工作環(huán)節(jié)中也是十分重要的一部分。對(duì)于設(shè)計(jì)單位，經(jīng)驗(yàn)是十分寶貴的財(cái)富，我們需要在一個(gè)又一個(gè)的項(xiàng)目中磨練，從中總結(jié)，獲得提升。而一個(gè)人接觸的項(xiàng)目是有限的，于是藍(lán)圖檔案就成了聚集設(shè)計(jì)財(cái)富的寶庫。

其次，檔案工作者要有一顆服務(wù)的心，檔案工作的一個(gè)重要方面，就是利用和可追溯，我們的工作需要保證這一特性的便利和有效開展，能夠在第一時(shí)間滿足借用者的查閱需求。我們藍(lán)圖檔案工作需要操作人員的耐心、細(xì)心、同理心，愛心，更重要的是責(zé)任心。藍(lán)圖存檔工作雖然每個(gè)環(huán)節(jié)都并不困難，但是能夠按部就班的實(shí)施，也是需要很多耐心的，一份圖紙從印刷成冊(cè)到入庫，中間需要經(jīng)歷很多個(gè)環(huán)節(jié)，為了保證以后設(shè)計(jì)人員快捷、有效的應(yīng)用，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要做到；而正是為了保證這每一個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確無誤，細(xì)心就必不可少；同理心更是體現(xiàn)在對(duì)設(shè)計(jì)人員的理解上，設(shè)計(jì)是個(gè)速度與質(zhì)量共進(jìn)的工作，我們應(yīng)該站在他們的立場(chǎng)，及時(shí)的滿足他們的借閱需要；還有的，就是愛心，我們要把設(shè)計(jì)人員的需要放在重要的位置，最終保證院里工作的順利開展；然而最重要的，還是責(zé)任心，我們需要保證每一步工作都按照規(guī)章制度，對(duì)于非程序性的做法，要立場(chǎng)堅(jiān)定，但仍要和風(fēng)細(xì)雨的表達(dá)立場(chǎng)。

檔案管理工作還需要和基礎(chǔ)建設(shè)工作緊密的相結(jié)合。我們需要深入設(shè)計(jì)項(xiàng)目，適度了解項(xiàng)目運(yùn)行的程序，能夠有利于我們檔案工作的開展。還有一點(diǎn)十分重要的就是，讓設(shè)計(jì)部分更好的了解我們的工作，以減少由于相互不了解而產(chǎn)生的摩擦。

檔案工作需要細(xì)致入微的工作態(tài)度，更需要一顆責(zé)任心，才能將工作做好。