文/歐燕青

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醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策分析

文/歐燕青

隨著近幾年我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)開(kāi)始應(yīng)用于醫(yī)院設(shè)備中，從而使得醫(yī)院設(shè)備更加現(xiàn)代化、科技化，進(jìn)而在最大程度上提高了醫(yī)院的整體醫(yī)療水平。但是這也給醫(yī)院設(shè)備檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代設(shè)備管理的要求，因此，必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案管理措施的優(yōu)化，制定出健全的設(shè)備檔案管理制度，提高醫(yī)院設(shè)備檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，從而使醫(yī)院設(shè)備檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和現(xiàn)代化

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展讓人們的生活水平穩(wěn)步提高，醫(yī)療改革的不斷推進(jìn)也是中國(guó)發(fā)展迅速的體現(xiàn)之一，因此公眾對(duì)于醫(yī)療條件的質(zhì)量也有了比之前更高的要求，醫(yī)院管理的優(yōu)化不僅需要提高醫(yī)護(hù)工作人員的專(zhuān)業(yè)水平還需要與時(shí)俱進(jìn)的選用先進(jìn)新型的醫(yī)療器材，醫(yī)院的每個(gè)科室都有很多醫(yī)療設(shè)備，如何對(duì)這些醫(yī)療設(shè)備做好合理恰當(dāng)?shù)墓芾砑熬S護(hù)是每個(gè)醫(yī)院都必須重視的問(wèn)題，從采購(gòu)開(kāi)始到投入使用起，每個(gè)醫(yī)療設(shè)備都會(huì)附帶大量的檔案資料，只有合理地管理這些資料才能更好地使用醫(yī)療設(shè)備，推進(jìn)醫(yī)院全面現(xiàn)代化發(fā)展，本文針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理問(wèn)題表達(dá)一些觀點(diǎn)和建議。

一、加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)檔案資料需要一套完備且符合本醫(yī)院發(fā)展特點(diǎn)的機(jī)制進(jìn)行管理，想要形成這樣的機(jī)制首先需要投入大量精力進(jìn)行前期的準(zhǔn)備工作，比如詳細(xì)了解每個(gè)醫(yī)療設(shè)備的使用情況及維修處理方案并及時(shí)記錄在檔案里，以便在設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)及時(shí)修理，延長(zhǎng)該設(shè)備的使用壽命，此外還需要建立詳細(xì)的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，組織相關(guān)工作人員將設(shè)備檔案分門(mén)別類(lèi)，全面掌握醫(yī)院所有設(shè)備的使用情況，不僅能為購(gòu)買(mǎi)設(shè)備時(shí)可能出現(xiàn)的問(wèn)題或優(yōu)化采購(gòu)方案提供重要依據(jù)，還能夠降低設(shè)備故障的發(fā)生率，因此，不斷加強(qiáng)設(shè)備檔案管理是推動(dòng)本醫(yī)院醫(yī)療改革的重要部分，也是提高醫(yī)院綜合能力的必要手段之一。

二、醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

隨著醫(yī)療改革進(jìn)程的不斷加速，各醫(yī)院在關(guān)于醫(yī)療設(shè)備的檔案資料管理上也開(kāi)始投入大量精力，較之前的檔案管理相比有了很大的突破，但縱觀整體的檔案管理來(lái)看，仍存在醫(yī)療工作者對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，醫(yī)院管理者沒(méi)有建立完善的管理機(jī)制及管理設(shè)備老舊等必須重視的問(wèn)題。

1、檔案意識(shí)普遍淡薄

銷(xiāo)售及售后服務(wù)的有關(guān)人員，內(nèi)部的接觸主體是醫(yī)院里的醫(yī)務(wù)工作者、科研人員及設(shè)備維修人員等等，幾乎醫(yī)院里的所有工作者都能被看做是醫(yī)療設(shè)備檔案的接觸主體，正因如此，在人人都能接觸到檔案資料的現(xiàn)狀下，大多數(shù)人就不會(huì)重視設(shè)備檔案的存在，作為使用者只是簡(jiǎn)單的了解設(shè)備使用步驟，而作為維修者僅僅了解設(shè)備維修方法，這樣的情況再加上相關(guān)部門(mén)的宣傳力度不夠，檔案資料的重要性不能深入人心，更是讓很多人覺(jué)得設(shè)備檔案與自己無(wú)關(guān)。

2、醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全

沒(méi)有一套完善的醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理機(jī)制是醫(yī)院不能推進(jìn)該項(xiàng)工作快速發(fā)展的主要問(wèn)題，每個(gè)醫(yī)院的運(yùn)作情況不一樣，所建立的檔案管理機(jī)制需要符合自己醫(yī)院的實(shí)際情況，但是很多醫(yī)院卻忽視這一點(diǎn)，管理機(jī)制只是一味的借鑒照搬，另外，檔案管理需要醫(yī)院的幾個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)合作，比如需要職能科室提供采購(gòu)資料，使用科室提供使用情況以及檔案室保存各設(shè)備的相關(guān)資料，但是在很多醫(yī)院都有三個(gè)科室不能協(xié)調(diào)工作等現(xiàn)象，醫(yī)院的高層管理方面也沒(méi)有及時(shí)調(diào)配管理，以至于設(shè)備檔案資料不能合理收集并儲(chǔ)存，影響設(shè)備的使用。

3、管理設(shè)備不能及時(shí)更新

做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作需要有先進(jìn)的技術(shù)手段作支撐，除了最基本的計(jì)算機(jī)配備之外，還需要不斷更新的管理軟件，這些軟解能夠最大限度的簡(jiǎn)化檔案管理工作，但是由于很多醫(yī)院的投資重點(diǎn)在醫(yī)療器材及醫(yī)療水平上，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理的投入十分有限，檔案管理這一塊得不到資金支持，以至于檔案的管理軟件不能及時(shí)更新，一直處于落后狀態(tài)，這樣很可能造成檔案資料的丟失或在需要檔案資料時(shí)無(wú)法及時(shí)調(diào)出等問(wèn)題。

三、解決醫(yī)院設(shè)備檔案管理問(wèn)題的相關(guān)措施

做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作需要從收集資料、分析資料、管理資料、歸類(lèi)資料及儲(chǔ)存資料這幾個(gè)環(huán)節(jié)入手，每一個(gè)環(huán)節(jié)都十分復(fù)雜繁瑣，需要有關(guān)工作人員投入大量精力進(jìn)行分析整理，根據(jù)對(duì)多家醫(yī)院的調(diào)查走訪，本文就對(duì)上述醫(yī)療設(shè)備檔案管理的問(wèn)題從提高醫(yī)療人員認(rèn)知，建立完備管理機(jī)制，強(qiáng)化工作人員素質(zhì)等方面提出一些建議和看法。

1、增強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理，在很大程度上取決于醫(yī)院管理者的領(lǐng)導(dǎo)思想和能力，其中，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是否合理是醫(yī)院管理水平的重要體現(xiàn)，檔案資料的管理是醫(yī)院采購(gòu)、更換醫(yī)療設(shè)備的前提條件，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者可根據(jù)檔案資料的記錄了解醫(yī)療設(shè)備的使用情況，以便于為醫(yī)院合理引入新設(shè)備提供依據(jù)，不再采購(gòu)重復(fù)設(shè)備，以達(dá)到資源利用的最大化，同時(shí)，使用醫(yī)療設(shè)備的工作人員可根據(jù)該設(shè)備的檔案資料詳細(xì)了解使用步驟、注意事項(xiàng)及相關(guān)保養(yǎng)工作，這樣能夠進(jìn)一步延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。

2、建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理機(jī)制

建立一套符合本醫(yī)院發(fā)展的醫(yī)療設(shè)備檔案管理機(jī)制是做好該項(xiàng)工作的重中之重，這需要醫(yī)院的管理部門(mén)規(guī)范相關(guān)檔案管理部門(mén)的工作內(nèi)容，及時(shí)協(xié)調(diào)職能科與使用科及檔案室之間的關(guān)系，必要時(shí)可定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)并建立賞罰制度，以便于每個(gè)部門(mén)的職能充分發(fā)揮。對(duì)關(guān)于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)安裝時(shí)的第一手資料，比如醫(yī)療設(shè)備購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)、管理層批準(zhǔn)、招標(biāo)文件、采購(gòu)合同、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、維修保養(yǎng)說(shuō)明書(shū)等重要資料或使用后的檢測(cè)維修，維護(hù)時(shí)間，維護(hù)原因，維護(hù)結(jié)果等必須記錄的資料，檔案管理部門(mén)應(yīng)妥善記錄分類(lèi)并儲(chǔ)存。

3、提高管理檔案人員的工作水平

如果只是已經(jīng)形成了完備的醫(yī)療設(shè)備檔案管理機(jī)制和配備先進(jìn)的管理軟件是不夠的，只有提高管理檔案人員的工作水平并與上述兩種措施相結(jié)合才能推動(dòng)該項(xiàng)工作的快速發(fā)展。醫(yī)院管理者需要選拔一批有責(zé)任心的隊(duì)伍，在每個(gè)檔案管理科室設(shè)立相關(guān)監(jiān)督小組，監(jiān)督小組的職能是及時(shí)協(xié)調(diào)各部門(mén)的檔案管理工作，協(xié)調(diào)好設(shè)備部與檔案管理室及維修部門(mén)的關(guān)系，及時(shí)讓所有設(shè)備檔案資料完整準(zhǔn)確的儲(chǔ)存，此外，重點(diǎn)培養(yǎng)作為檔案管理主力的檔案室工作人員，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，定期舉行小型例會(huì)，讓工作人員與工作人員之間交流管理心得，促進(jìn)檔案管理工作的更好發(fā)展。

4、加快檔案管理工作的信息化腳步

一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備從申請(qǐng)采購(gòu)到批準(zhǔn)購(gòu)買(mǎi)，再到招標(biāo)等都由不同的部門(mén)負(fù)責(zé)，與該設(shè)備有關(guān)的檔案資料也都分散在各個(gè)部門(mén)里，因此這就加大了檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行歸總分類(lèi)的難度。然而，隨著信息化不斷發(fā)展的今天，許多檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)者看到這種問(wèn)題的存在，他們研發(fā)出了最新的檔案管理軟件，這些軟件不僅將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成了電子信息，而且極大的簡(jiǎn)化了檔案管理的工作程序，將從前靜態(tài)化的檔案管理工作成功轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)智能化與資源共享化的新型動(dòng)態(tài)管理模式，最大限度的發(fā)揮了檔案資料的使用功能。

綜上所述，隨著近幾年我國(guó)醫(yī)院規(guī)模的快速發(fā)展，其設(shè)備越來(lái)越多，進(jìn)而就對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案管理提出了更高的要求，同時(shí)醫(yī)院設(shè)備檔案在確保設(shè)備質(zhì)量、維修、維護(hù)等方面起著非常重要的作用。因此，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理的重視程度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)采取相應(yīng)的解決措施，尤其是運(yùn)行現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)跟設(shè)備檔案管理結(jié)合起來(lái)，使醫(yī)院設(shè)備檔案管理更科學(xué)化、現(xiàn)代化和具體化，從而在最大程度上推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，提高醫(yī)院的服務(wù)水平。

(作者單位：廣西柳州市人民醫(yī)院)