韓佳麗

[摘 要]企業(yè)檔案管理是目前路橋企業(yè)所提倡的精細化管理的重要組成部分，在新形勢下，企業(yè)管理信息化是企業(yè)逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個重要里程碑，而目前企業(yè)檔案信息化的管理方式已成為我國橋路施工的必然戰(zhàn)略，應通過持久的產(chǎn)品科技，商業(yè)管理的創(chuàng)新和細致化的營業(yè)手段來獲取持久性生長。怎樣在當前的歷史階段，通過檔案管理化的制度和信息化的管理方式，來營造企業(yè)的核心凝聚力已成為社會各種行業(yè)的重點。

[關鍵詞]新形勢下；企業(yè)；檔案管理信息化

隨著社會的不斷進步，我國各方面的建設都取得了不小的成就，并且逐漸走向了正規(guī)化行列。路橋施工企業(yè)的工程檔案，是企業(yè)在工程項目施工階段形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的，以文字、圖紙、圖表、聲像等為載體的文件資料。它是基礎設施建設項目檔案的一個重要組成部分，也是科技檔案的一個有機組成部分。近年來，廣東華盟路橋工程有限公司有效開展檔案信息化建設工作，不斷確保工程檔案的原始、真實和完整，有效發(fā)揮了檔案管理在保證工程施工質(zhì)量和延長工程使用壽命中的重要作用，筆者對此做了研究和分析。

一、開展檔案信息化建設內(nèi)涵

檔案信息化建設突破同一份檔案同一時間內(nèi)無法提供多人利用的瓶頸，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)上傳遞和共享。實現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽、查閱檔案，能夠很好地保護檔案原件，最大程度減少檔案原件因調(diào)卷、翻閱等直接接觸過程中產(chǎn)生的損耗。檔案數(shù)字化過程中會對檔案原件整理，對于破損的檔案原件修復，對掃描完的圖像進行去污、校正等處理，使檔案信息清晰、可辨，方便查閱利用。避免傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，可解決檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾。

二、實施檔案信息化建設的做法

（一）實施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，提升檔案服務能力將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化建設總體規(guī)劃和目標，將數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術廣泛應用于檔案管理。建立室藏檔案案卷級或文件級目錄數(shù)據(jù)庫。對重要的和利用頻繁的檔案建立圖像數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案全部實現(xiàn)數(shù)字圖像與相關聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，能進行全文檢索、瀏覽。實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接，檔案部門在網(wǎng)絡環(huán)境下能夠?qū)崿F(xiàn)對各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。文件形成部門負責鑒定歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性及確定密級和劃定保管期限。重要電子檔案進行紙質(zhì)等載體的異質(zhì)備份。電子檔案一式三套存儲在脫機載體上。收集和傳遞網(wǎng)絡化，拓寬管理思路，實現(xiàn)文檔一體化和重要檔案的全部數(shù)字化，實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上遠程查詢和借閱功能。

（二）保障檔案信息化過程中檔案實體的安全在檔案數(shù)字化加工項目中，對每一項任務進行數(shù)字化加工的過程可以分為提卷出庫、檔案查卷、編寫頁號、拆除裝訂物、數(shù)據(jù)錄入、目錄核校、紙面處理、檔案掃描、掃描抽檢、圖像處理、圖像質(zhì)檢、格式轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)換核查、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、總質(zhì)檢、還卷入庫等環(huán)節(jié)，每一項任務以“提卷單”為開始，以“流程單”為過程跟蹤，以“還卷單”為結束。

1.提卷出庫。在檔案數(shù)字化加工項目中，每次提卷，檔案管理人員負責對出庫的檔案實體進行出庫登記，并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認；提卷出庫人員負責填寫《提卷單》相關信息，包括調(diào)卷時間、全宗號、年度、起止卷號、所調(diào)卷數(shù)等信息，對于調(diào)卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進行詳細記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進行簽字確認；檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督提卷出庫人員將檔案實體從用戶庫房運送到加工現(xiàn)場的全過程；項目負責人對進入加工現(xiàn)場的檔案實體進行入場登記，并由項目負責人和提卷出庫人員共同簽字確認；項目負責人在調(diào)卷記錄中簽字確認。

2.檔案查卷。在檔案數(shù)字化加工項目中，檔案查卷人員對所提案卷進行逐卷檢查核對，核對案卷中是否有卷內(nèi)目錄、備考表，并將檢查結果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進行鑒定，區(qū)分掃描件與非掃描件。檔案嚴重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應欄中標注清楚“此件不掃”“此頁不掃”“原件破損”“原件模糊”“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關信息，同時利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關信息記載到系統(tǒng)中。

3.編寫頁號。在檔案數(shù)字化項目加工中，編寫頁號人員負責對每卷進行頁號的編寫，在編寫頁號過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴散、復印件、傳真件、破損、蟲、霉的情況詳細記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關信息，同時利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關信息記載到系統(tǒng)中。

4.拆除裝訂物。在檔案數(shù)字化加工項目中，裝訂物拆除人員負責對每卷進行檢查，如果發(fā)現(xiàn)裝訂物，如原金屬裝訂物及一般線裝物，需要采用夾子、剪刀等相應拆除工具，將裝訂物進行拆除，但必須小心細致，不得損壞檔案，當完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關信息，同時利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關信息記載到系統(tǒng)中。

5.圖像處理。在檔案數(shù)字化加工項目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進行進一步處理，可以利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，根據(jù)《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數(shù)與實際圖像個數(shù)進行核對，采用專業(yè)的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標準的地方進行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環(huán)節(jié)，并監(jiān)督掃描人員將其修改，從而確保數(shù)字化加工的圖像質(zhì)量，圖像處理軟件功能主要包括：去黑邊、去污點、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點、大塊的污漬等情況，用戶可以根據(jù)不同情況自動去除黑邊、污點、污漬，并且可以對處理的閥值進行設置；拼接、拆分文檔。系統(tǒng)支持對一批圖像文件進行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關信息，同時利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關信息記載到系統(tǒng)中。

三、開展檔案信息化建設實施效果

電子文件歸檔功能植入辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件歸檔與電子檔案的全程管理，檔案管理信息系統(tǒng)建設會更科學、規(guī)范和有序，升級以后的檔案系統(tǒng)功能更靈活方便。電子文件歸檔、新系統(tǒng)服務功能更完善更強大，助推檔案信息化管理工作更趨規(guī)范化、標準化。