【摘要】隨著煤化工項目的不斷建設(shè)成功，相應(yīng)的檔案的移交也在進(jìn)行，并且國家對于數(shù)字檔案館這一目標(biāo)的提出，使得檔案信息化就逐步成為每一個煤化工檔案人員要面臨的問題，基于這個問題本文展開討論，并根據(jù)日常工作的點滴感受與大家交流。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；煤化工；電子檔案管理系統(tǒng)

隨著煤化工項目的不斷建設(shè)成功，相應(yīng)的檔案的移交也在進(jìn)行，并且國家對于數(shù)字檔案館這一目標(biāo)的提出，使得檔案信息化就逐步成為每一個煤化工檔案人員要面臨的問題。但是煤化工行業(yè)有自己的特點：涉及專業(yè)的廣泛性、綜合性，承包形式的多樣性。種種問題擺在我們的面前。并且數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)的整體性，在這種情況怎么去實現(xiàn)，成為一個亟待解決的問題。承包形式的多樣性在要做到文檔一體化的時候怎么解決，也需要我們?nèi)ニ伎肌?/p>

1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵

定義：所謂檔案信息化，就是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

內(nèi)涵：檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現(xiàn)檔案信息高度共享。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受到各種侵害，且因無備份，而又為每年不得不為有的文檔損失擔(dān)憂，從而每年產(chǎn)生大量投入文檔的保管及維護(hù)經(jīng)費已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。但是在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。以上問題在工程公司中得到最大化的體現(xiàn)，如何最快的將可利用文件及數(shù)據(jù)傳達(dá)到需要的人手里成為一個亟待解決的問題。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件及檔案利用的快速途徑。由此可見，信息化是檔案工作的必然選擇 。并且檔案信息化正逐漸成為檔案工作的重要工作內(nèi)容一部分。

由此可見，實現(xiàn)檔案信息化是大勢所趨。并且在一些成熟的工程公司重視并開展此項工作已經(jīng)很久，并形成自己較為獨立的管理體系。隨著公司項目的逐步增多，對于信息共享的要求也將會越來越高。隨之而來檔案信息化也就成為公司需要重視的一項工作。并且此項工作作為《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》的戰(zhàn)略重點之一，也被明確了相關(guān)的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。

3、檔案信息化實施方法

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點，在文件的管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機(jī)，提高檔案室中計算機(jī)的運(yùn)行速度及穩(wěn)定性，保證數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定運(yùn)行，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

3.2從檔案信息資源建設(shè)上來講主要需要做到以下幾點：

（1）檔案信息的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用計算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其中包括對檔案本身的電子化（即對現(xiàn)有檔案轉(zhuǎn)換或掃描為電子版）和檔案自身信息的電子化。

（2）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。

3.3煤化工檔案信息化

綜合以上情況，煤化工公司根據(jù)自身情況將原有C/S（客戶端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)的電子檔案館管理系統(tǒng)升級為B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)的電子檔案管理系統(tǒng)，大大增強(qiáng)了檔案利用的快捷性及高效性。并在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對部分模塊進(jìn)行加工，使之更符合現(xiàn)今工作要求。并使系統(tǒng)最終具備了下列特征：

4、采納前端控制和全程管理理念，實現(xiàn)檔案在線實時歸檔

通過前端控制的方式對歸檔文件在形成之初，進(jìn)行控制和管理，系統(tǒng)通過對用戶歸檔業(yè)務(wù)流程的定制，控制各業(yè)務(wù)部門的歸檔范圍、統(tǒng)一整理規(guī)則、控制管理移交接收過程、明確歸檔責(zé)任，使得各業(yè)務(wù)部門在文件的產(chǎn)生之前即可明確需要歸檔的內(nèi)容和責(zé)任，真正實現(xiàn)同步建檔、隨辦隨歸、前端控制，工程項目可通過分類表和歸檔模板實現(xiàn)多個參建單位的收集整理流程控制，并可在離線狀態(tài)下實現(xiàn)控制管理。系統(tǒng)針對不同檔案類型支持分散整理和集中整理兩種模式，支持通過部門移交和跨全宗（單位）的移交，實現(xiàn)數(shù)據(jù)審核和實體移交歸檔管理。

5、實現(xiàn)公司檔案信息資源集成管理

通過電子文件歸檔技術(shù)規(guī)范實現(xiàn)與公司其它應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)采集接口，實現(xiàn)系統(tǒng)無縫鏈接，實現(xiàn)文檔一體化管理。系統(tǒng)不僅可以管理神華煤制油傳統(tǒng)的文書、科技、工程、設(shè)備、產(chǎn)品、科研、會計、合同、員工、實物、照片、音像等各類檔案類型，而且可以管理各單位所需要的各種文件、資料和數(shù)據(jù)，可以將檔案管理內(nèi)容根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展。

系統(tǒng)滿足板塊公司多全宗、二級管理、大集中方式的檔案信息管理要求，既適應(yīng)“大集中”的模式，又能適應(yīng)“區(qū)域中心適度集中或分布”模式，從系統(tǒng)架構(gòu)到應(yīng)用軟件都可隨時從“區(qū)域中心適度集中或分布”模式過渡到“大集中”的模式，實現(xiàn)上下級業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)貫通，滿足大型集團(tuán)單位檔案集中統(tǒng)一管理需求。

6、提供面向集團(tuán)公司的知識服務(wù)，促進(jìn)學(xué)習(xí)型企業(yè)創(chuàng)新管理。

系統(tǒng)可將經(jīng)驗和知識嵌入或固化于系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)通過積累知識，系統(tǒng)內(nèi)置全文檢索技術(shù)，可自動對電子文件識別建立全文檢索索引庫，也可集成其它成熟智能搜索系統(tǒng)，充分運(yùn)用其智能化功能實現(xiàn)信息資源構(gòu)造的知識化（如分類、聚類、自動摘要等技術(shù)），以及在應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計中充分考慮從信息資源的關(guān)聯(lián)性、知識性以及查詢利用的角度去構(gòu)造信息資源，不是事后從一堆無序資料中分析出知識。系統(tǒng)可通過自動的動態(tài)編研庫以及靜態(tài)編研庫實現(xiàn)對檔案信息的編研工作，并可定制網(wǎng)站的欄目，隨時發(fā)布編研成果和開放檔案數(shù)據(jù)。

7、遵從相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保障電子文件長期永久保存。

系統(tǒng)為板塊公司下設(shè)所有子公司解決了電子文件永久、安全的存儲問題，使得各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)中或日常工作中產(chǎn)生的具有價值的電子文件和紙介質(zhì)文件有了通過數(shù)字方式長期安全存儲的歸宿。

（1）系統(tǒng)在檔案元數(shù)據(jù)上遵循OAIS參考模型和歐盟MoReq關(guān)于文件元數(shù)據(jù)的通用要求，使得系統(tǒng)管理的電子文件元數(shù)據(jù)信息在符合神華煤制油需求的前提下做到完整、規(guī)范；

（2）通過技術(shù)手段實現(xiàn)了各類電子文件格式轉(zhuǎn)換為國際標(biāo)準(zhǔn)的、適合檔案存儲規(guī)范化格式進(jìn)行存儲，解決了公司數(shù)字檔案信息長期保存、利用、交換和安全控制等一系列問題；

（3）通過內(nèi)置國家標(biāo)準(zhǔn)代碼表和強(qiáng)大的業(yè)務(wù)定制功能使得系統(tǒng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、煤化工行業(yè)規(guī)范和公司檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范；

（4）系統(tǒng)通過先進(jìn)、成熟的技術(shù)手段保障檔案數(shù)據(jù)存儲的安全、可靠，不僅支持對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及各類歸檔文件形式（如文字、語音、視頻、圖形、圖像、網(wǎng)頁、郵件等）的管理，而且在提供電子文件屬性元數(shù)據(jù)管理的同時對電子文件本身采用了最合理的管理方式：使得歸檔的電子文件可自動形成規(guī)范瀏覽格式（PDF）、原始格式（用于下載利用）和縮略圖三種方式存儲，并可通過系統(tǒng)控制對不同類別電子文件的訪問權(quán)限（正文、附件、發(fā)文稿/收文單、底稿），可實現(xiàn)流媒體文件的在線播放。

8、切實保障電子檔案安全存儲

系統(tǒng)在符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，借鑒和采納國際公認(rèn)的法規(guī)，從系統(tǒng)架構(gòu)、管理和應(yīng)用三個方面實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的安全先進(jìn)。

（1）系統(tǒng)通過簡單方便的權(quán)限管理可實現(xiàn)對檔案目錄、正文、附件、流轉(zhuǎn)記錄、辦文單、底稿的瀏覽、下載、打印的控制；

（2）系統(tǒng)對登錄、定制操作、業(yè)務(wù)功能操作和數(shù)據(jù)操作使用都有詳細(xì)的日志記錄；

（3）系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的展示做了非常好的約束，各歸檔部門、項目參建單位及檔案管理員看到的數(shù)據(jù)都是不同的，看到的目錄樹、分類表都做了約束，使得歸檔責(zé)任明確、數(shù)據(jù)一目了然，各部門、各單位、個人根據(jù)權(quán)限和職責(zé)只能看到所需的數(shù)據(jù)；

（4）規(guī)范、開放的結(jié)構(gòu)使得系統(tǒng)可以與經(jīng)過國家認(rèn)證的加密系統(tǒng)、IRM數(shù)字版權(quán)管理系統(tǒng)、各類數(shù)字簽名、水印和電子印章技術(shù)以及用戶已有的認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行集成，達(dá)到對用戶身份認(rèn)證、電子文件存儲、傳輸、瀏覽和使用安全的控制。

9、根據(jù)公司自身情況重新打造，具有化工和能源檔案管理特色

此系統(tǒng)最初采用基礎(chǔ)平臺的設(shè)計思想實現(xiàn)，針對公司的業(yè)務(wù)進(jìn)行了相關(guān)業(yè)務(wù)定制，使得公司的業(yè)務(wù)管理規(guī)范與系統(tǒng)低耦合。

此系統(tǒng)目前集成了：全文檢索技術(shù)、OCR技術(shù)、電子文件轉(zhuǎn)換處理技術(shù)、WEB報表技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、流媒體技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)等多種先進(jìn)成熟的技術(shù)；并且其現(xiàn)有的開放型架構(gòu)可在將來根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要與各類內(nèi)容管理平臺、智能搜索系統(tǒng)、IRM數(shù)字版權(quán)系統(tǒng)、數(shù)字印章和水印系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行替換和集成，可以與條碼系統(tǒng)、庫房智能文件柜系統(tǒng)進(jìn)行集成以方便實體管理。

此系統(tǒng)相關(guān)配套的工程檔案離線錄入軟件、電子文件批量掛接、光盤導(dǎo)出、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、分類表和模板編輯器、報表目錄編輯器、電子文件圖像處理軟件等工具使得系統(tǒng)的維護(hù)及使用更加方便快捷，并適應(yīng)了各種實際應(yīng)用環(huán)境。

具體系統(tǒng)模塊圖，如下圖所示：

在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，為使系統(tǒng)更好的為檔案工作服務(wù)及為將來數(shù)字檔案館打下較為堅實的基礎(chǔ)，所以在系統(tǒng)定制時增加了一個新的功能模塊——部門文件庫。

部門文件庫的最初目的：

文件是檔案的源頭，而文件的收集是檔案整理的最初始階段，如果初始階段工作沒有做好的話，后面的一切又從何談起。為了從一開始做好此項工作，特設(shè)立部門文件庫。

同時工程公司中人員流動及信息流動的頻率比較高，往往在人員流動的過程會造成個人手中資料的流失，但是當(dāng)員工根據(jù)相關(guān)規(guī)定將個人手中資料及時的錄入到系統(tǒng)中部門文件庫，使文件（信息）的共享性達(dá)到最大化，并且將使對公司的信息得到最大化的保存。

對于要進(jìn)行歸檔的文件，在部門文件庫中可以直接進(jìn)行操作，大大減少了文件到檔案之間的轉(zhuǎn)換時間，真正做到文件歸檔的及時性。同時已歸檔的文件仍能在部門文件庫中的全部卡片或已歸檔卡片中看到，減少了相關(guān)的檢索時間，大大提高了利用效率。

部門文件庫的設(shè)立增強(qiáng)了信息的流動性，單純的檔案管理系統(tǒng)只能實現(xiàn)對業(yè)已歸檔的文件的查閱，增加部門文件庫之后使查閱范圍可無限擴(kuò)大至整個公司所有具有利用價值的文件。增大了系統(tǒng)中信息的容量，更加有利服務(wù)于工程公司移動辦公的工作形式。

部門文件庫的增加使系統(tǒng)由原來單一的檔案管理系統(tǒng)逐步轉(zhuǎn)變文件檔案一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了文件與檔案之間的無縫轉(zhuǎn)換。從而使文件在日常流轉(zhuǎn)過程中就成為一種文件收集的過程。大大的提高了從文件到檔案之間的轉(zhuǎn)換效率。

為更好有效的使用系統(tǒng)，并且避免一些誤操作，系統(tǒng)設(shè)置了三種用戶角色：檔案管理員、兼職檔案管理員及普通用戶。三種角色所面對界面的模塊也不相同。這樣作保證后臺的數(shù)據(jù)的安全性。具體電子檔案工作業(yè)務(wù)流程如下圖所示：

結(jié)語：

綜上所述，當(dāng)檔案實現(xiàn)信息化后隨之而來就是檔案信息安全的問題，檔案信息使用安全一直屬于檔案信息安全的重要組成部分。國外很多專業(yè)機(jī)構(gòu)也進(jìn)行了相關(guān)研究。對于一些高科技的信息盜竊手段，我們只能是處于一種被動的防御狀態(tài)。但是在檔案信息使用安全方面可以通過一定的權(quán)限審批流程進(jìn)行控制?；谝陨锨闆r，并考慮煤化工自身情況，在原系統(tǒng)的權(quán)限管理系統(tǒng)上進(jìn)行調(diào)整，使之達(dá)到公司要求。

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