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        對固定資產(chǎn)投資建設項目檔案管理工作的探討

        2016-04-12 00:00:00翟冬

        【摘要】檔案管理工作是固定資產(chǎn)投資建設工作的重要組成部分,做好檔案管理工作,可以讓固定資產(chǎn)投資建設項目有條不紊進行下去。本文主要探討固定資產(chǎn)投資建設項目檔案管理工作中存在的問題及解決策略,希望可以起到拋磚引玉的效果。

        【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn)投資建設項目;檔案管理

        現(xiàn)如今企業(yè)的固定資產(chǎn)包括兩種,一種是實態(tài)的資產(chǎn),包括房屋、建設的工程等,另一種是無形資產(chǎn),主要指的是企業(yè)運作過程中形成的知識、經(jīng)驗等。固定資產(chǎn)的市場前景十分樂觀,值得去開發(fā)利用,創(chuàng)造更多的市場價值。

        一、當前固定資產(chǎn)投資建設項目檔案管理工作中存在的問題

        (一)對檔案管理工作的重視程度不夠

        現(xiàn)在的很多企業(yè),對檔案管理工作的重視程度不夠,對建設和技術(shù)的重視程度遠遠大于了對檔案管理工作的,導致了檔案管理工作發(fā)展緩慢。很多企業(yè)對檔案管理工作存在認識上的錯誤,覺得檔案管理工作只是工程完成以后對技術(shù)報告的整理,所以對檔案管理工作的重視程度不高。有些企業(yè)甚至沒有設置專門的部門進行檔案的保存、整理和管理工作,讓很多寶貴的經(jīng)驗和知識流失了,導致了檔案管理工作的質(zhì)量難以很快提高,也讓企業(yè)沒有足夠的資料對現(xiàn)有的情況進行分析,在未來可能會一直沿著錯誤的方向發(fā)展下去。

        (二)檔案管理人員的專業(yè)能力不夠

        研究中發(fā)現(xiàn),很多企業(yè)的檔案管理人員沒有一個過硬的基本素質(zhì),他們在處理檔案問題上不能很好的把公司問題反應出來。而一個優(yōu)秀的檔案管理人員應該具有足夠的知識,良好的素養(yǎng),綜合能力包括分析、預測能力等,還得能熟練掌握有關(guān)檔案的一些法律法規(guī)。這些能力對于檔案管理人員來說都是特別重要的,現(xiàn)在的檔案管理人員已經(jīng)不像原來一樣,只是一個單純的文件的角色,現(xiàn)今的他們是一個公司經(jīng)濟方面的分析師,肩上的擔子比以前更重,完成的任務比以前更有意義。尤其是固定資產(chǎn)投資建設項目的檔案管理人員,要能夠準確分析前期的固定資產(chǎn)投資建設項目是否正確,并且要有能力指明以后的投資方向,讓企業(yè)的固定資產(chǎn)投資建設項目更好發(fā)展下去??墒乾F(xiàn)今的固定資產(chǎn)投資建設項目方面的檔案管理人員并不完全具備這些素質(zhì)。

        (三)信息化程度不高

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展,各項工作都將信息化作為發(fā)展目標,希望在信息技術(shù)的幫助下給工作注入新的活力。在檔案管理工作中推行信息化,不僅可以讓檔案的保存、整理、保存工作更加輕松,也為文件的查找、分析提供了便利的渠道,實行檔案管理工作的信息化,可以推動檔案管理工作的更快發(fā)展。但是,在固定資產(chǎn)的投資建設方面。處于對資產(chǎn)的保護,很多檔案都是以紙質(zhì)文件的形式保存著,不僅易丟失,查找起來也特別麻煩,大大增加了檔案管理的工作量,也讓數(shù)據(jù)的分析變得十分繁瑣,工作量的增加,工作難度的加大,給固定資產(chǎn)的投資建設項目的檔案管理工作的發(fā)展帶來了很大的瓶頸。

        二、做好固定資產(chǎn)投資建設項目檔案管理工作的幾點建議

        (一)加強項目檔案管理工作規(guī)章制度建設

        檔案管理任務要想做好,就要實行工作規(guī)章制度,將檔案管理的工作落實到個人,最大程度地發(fā)揮個人的作用,這樣才能確保檔案管理工作的質(zhì)量。在每年年初制定工作計劃時,企業(yè)要將檔案管理工作合理分配,讓工作真正落實到專人管理。同時要指出檔案管理工作的重要性,并將其作為檔案管理部門內(nèi)部人員考核重要指標,在此重壓下,檔案管理工作才能真正得到重視,逐漸發(fā)展下去。

        為了保證檔案管理工作的順利實施,部門必須嚴格實行個人責任制度,將責任落實個人。同時,必須制定相關(guān)的獎懲制度,并嚴格執(zhí)行,推動檔案管理工作真正落實到位。同時,完善工作規(guī)章制度的建設,對員工的工作態(tài)度、工作要求做進一步明確規(guī)定,在檔案管理人員在規(guī)章制度的指導下認真負責地完成檔案管理工作。

        (二)完善檔案管理的電子系統(tǒng)

        信息時代的快速發(fā)展,給檔案管理工作新的動力??梢越柚畔⒓夹g(shù)讓檔案管理工作變得輕松、快捷、可靠。固定資產(chǎn)是企業(yè)財產(chǎn)的重要組成部分,加強對固定資產(chǎn)的檔案管理,可以保證企業(yè)的技術(shù)和知識不外漏。對此,用于檔案管理的電子系統(tǒng)必須具有良好的安全性,讓檔案可以免受病毒的侵擾,不會造成信息錯誤甚至泄露的問題。此外,檔案管理包括檔案的保存、查找、分析等等很多工作,電子系統(tǒng)中要具備完成這些工作的信息技術(shù)。對此,固定資產(chǎn)的檔案管理電子系統(tǒng)可以采取數(shù)據(jù)庫的模式,讓信息存儲在數(shù)據(jù)庫內(nèi),防止丟失。而且數(shù)據(jù)庫中有配套的軟件可以對數(shù)據(jù)進行整合和分析,便于偵測以后的動態(tài),在市場中占領(lǐng)先機。利用電子系統(tǒng)對固定資產(chǎn)的投資建設項目的檔案管理工作進行處理,減輕了工作量,并能夠及時分析出市場動向,便于企業(yè)的更好發(fā)展。

        (三)加強對檔案管理人員的培訓

        要想讓檔案管理做的越來越好,檔案管理人員的能力必須有所提升。員工的素質(zhì)提升可以保證工作的更好進行。加強對檔案管理人員的能力培訓,包括綜合運用計算機的能力,文件分類以及快速查找的能力,搜索以及分析能力,記憶力等多方面綜合技能,確保檔案管理人員擁有足夠能力完成自己的工作。同時,加強宣傳,鼓勵他們培養(yǎng)基本職業(yè)道德培養(yǎng),敦促他們恪守職業(yè)道德。公平公正,實事求是,對自己的工作保持高度的警惕性,真實地記錄數(shù)據(jù),多方面分析數(shù)據(jù),力求把自己的工作越做越好!

        (四)完善對檔案管理工作的監(jiān)督體系

        制度的支持能夠保障新措施的更好執(zhí)行。隨著信息化檔案管理的普及,新的刑事案件層出不窮。國家應該修改或者制定相關(guān)的法律,保障事業(yè)單位的合法權(quán)利,讓他們被侵權(quán)時可以通過法律武器保護自己。同時,健全法制加強對人事檔案管理的秩序性和規(guī)范性,讓信息化檔案管理逐漸走上正軌,而且能夠造福全社會。企業(yè)自身也必須加強對檔案管理工作的監(jiān)督,尤其對固定資產(chǎn)的投資建設項目而言,必須安排專人定期對檔案進行檢查,確保檔案的真實性、可靠性。

        小結(jié):

        固定資產(chǎn)的投資建設項目可以讓企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益,還可以讓企業(yè)獲得更好的發(fā)展,是企業(yè)發(fā)展的重點。對于固定資產(chǎn)的投資建設項目的檔案管理工作,企業(yè)要提高重視程度,制定可靠的措施提高檔案管理工作的質(zhì)量,讓企業(yè)的固定資產(chǎn)的投資建設項目更上一層樓。

        參考文獻:

        [1]劉曉音,連麒.《對固定資產(chǎn)投資建設項目檔案管理工作的探討》.《蘭臺世界旬刊》,2014年.

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