滕麗娟

(河北省張家口水文水資源勘測局， 河北 張家口　075000)

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張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程檔案管理存在的問題及對策

滕麗娟

(河北省張家口水文水資源勘測局， 河北 張家口075000)

張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目涉及多家參建單位，從建設(shè)前期到竣工驗(yàn)收，期間形成的工程檔案數(shù)量龐大。為提高檔案管理工作質(zhì)量，做到歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，本文針對張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案存在的問題提出了對策。

中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)； 檔案管理； 問題； 對策

工程檔案是工程管理人員、技術(shù)人員在工程建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果[1]；工程檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體面貌，對工程質(zhì)量評定和工程竣工后維修、管理、改擴(kuò)建具有重要的實(shí)用價值[2-3]。河北省中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目投資大，周期長，內(nèi)容多，工程位置分散。張家口市2011—2014年中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目新建水文站8個、水位站7個、雨量站51個、巡測基地2個，改建水文站7個，涉及多家設(shè)計(jì)單位、施工單位和供貨商，從建設(shè)前期到竣工驗(yàn)收，期間形成的工程檔案數(shù)量龐大。為提高檔案管理工作質(zhì)量，做到歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[4]，本文針對張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案存在的問題，提出張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理對策。

1　張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程檔案的作用

張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案是從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、施工到竣工過程形成的，具有保存價值的文字、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括前期建設(shè)文件、工程建設(shè)管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、財(cái)務(wù)管理文件、法人驗(yàn)收文件和竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容。工程檔案是工程管理人員、技術(shù)人員在工程建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果；工程檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體面貌，對工程質(zhì)量評定和工程竣工后維修、管理、改擴(kuò)建具有重要的實(shí)用價值。

2　張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程檔案管理存在的問題

2.1資料收集整理問題

工程資料收集與整理是工程檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，確保工程資料完整、準(zhǔn)確是保證工程檔案順利通過驗(yàn)收的前提，同時可為今后的水文基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)積累資料和數(shù)據(jù)。張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案原則上本著“誰形成、誰收集、誰整理”的方式進(jìn)行管理，實(shí)際落實(shí)起來非常困難，工程資料收集和整理工作都是建設(shè)單位在負(fù)主要責(zé)任。首先，中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程涉及多家施工單位和供貨商，管理不便，各單位采用的表格形式無法統(tǒng)一；其次，施工單位只注重工程建設(shè)，忽視工程資料的整理和完善，工程資料規(guī)整嚴(yán)重滯后于工程建設(shè)；再次，監(jiān)理單位的總監(jiān)理工程師和監(jiān)理工程師同時肩負(fù)幾個地區(qū)水文監(jiān)測項(xiàng)目的監(jiān)理任務(wù)，工程地點(diǎn)分散，對施工單位工程資料監(jiān)理不力，甚至監(jiān)理資料也不夠完整。

因工程資料收集、整理及歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，施工單位和監(jiān)理單位工程檔案不完整，張家口市2011年中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目后期檔案整理工作繁重，進(jìn)度明顯滯后。

2.2案卷質(zhì)量問題

案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的、保存價值和密級相同的文件材料的集合體，組織案卷應(yīng)符合以下要求：立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)的主要聯(lián)系，卷內(nèi)文件材料的數(shù)量要適度，案卷厚度要適當(dāng)，不宜過薄或過厚。張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案存在案卷分類不清、文件交叉存放、不能保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系的問題；根據(jù)河北省水利廳檔案處要求，每個案卷文種應(yīng)不超過3個，厚度以3～5cm為宜，張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案有些案卷包含4個文種，厚度達(dá)到6cm，不夠規(guī)范；根據(jù)河北省水利廳檔案處要求案卷題名應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、案卷主要內(nèi)容和文種三部分，且首行空兩格，張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案案卷題名不夠規(guī)范；此外工程檔案還存在卷內(nèi)文件頁碼漏編、卷內(nèi)目錄填寫不夠規(guī)范等小問題。

2.3檔案管理體制問題

張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施階段之初，河北省張家口水文水資源勘測局領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員對工程檔案重要性認(rèn)識不夠，項(xiàng)目組人員配備不足，工程檔案管理體制不完善。工程檔案管理人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案保管達(dá)不到“八防”要求。工程各參建部門之間缺乏交流溝通，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料存放分散，某些檔案資料流向不清，工程資料有丟失等情況，檔案質(zhì)量、安全達(dá)不到保障，檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)。

2.4檔案管理模式問題

最初階段，張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理模式過于傳統(tǒng)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，工作程序不規(guī)范，建設(shè)單位和監(jiān)理單位未履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能。由于參建單位多，檔案標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，歸檔的工程檔案質(zhì)量參次不齊，格式、內(nèi)容不盡相同，給建設(shè)單位檔案管理帶來一定負(fù)擔(dān)。工程檔案管理措施不完善，缺乏對現(xiàn)代管理方法的研究和思考，計(jì)算機(jī)僅能發(fā)揮打字、存儲功能，電子檔案管理模式發(fā)展緩慢。

3　張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程檔案管理對策

3.1建章立制

張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理制度改革后，嚴(yán)格按照水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》和國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》進(jìn)行管理。河北省張家口水文水資源勘測局作為項(xiàng)目法人直屬單位和運(yùn)行管理單位，直接負(fù)責(zé)張家口地區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的組織實(shí)施，專門成立水文工程項(xiàng)目建設(shè)管理辦公室，由項(xiàng)目管理辦公室全面負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，明確檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案管理人員，建立檔案人員責(zé)任制度，確保檔案管理常態(tài)化、同步化；建立檔案借閱登記和定時歸還制度，以防工程資料丟失。

3.2加強(qiáng)檔案收集工作

中小河流工程各階段相互銜接，年度實(shí)施任務(wù)緊迫，須加強(qiáng)檔案收集工作，確保工程驗(yàn)收。充分發(fā)揮建設(shè)單位監(jiān)督協(xié)調(diào)作用，由建設(shè)單位牽頭以集中辦公方式，在工程開工前審查開工令、開工申請、施工組織設(shè)計(jì)，以及人、材、機(jī)報(bào)審和進(jìn)度計(jì)劃報(bào)批等資料是否完整、齊全，并對各參建單位檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時間作出明確要求；在施工中、完工后挑選關(guān)鍵階段由建設(shè)單位組織各參建單位進(jìn)行工程資料整理、問題集中處理，對各單位工程檔案收集情況、歸檔質(zhì)量作出評價，確保各參建單位履行檔案歸檔移交責(zé)任。

3.3確保立卷質(zhì)量

中小河流工程檔案整理立卷質(zhì)量是工程檔案管理和利用工作的保證，各參加單位應(yīng)嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的工程檔案整理、組卷、編目、保管工作，按照“遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系”的要求進(jìn)行組卷，保證工程檔案形成一個分類清晰、連續(xù)成套的整體。采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式，對中小河流工程檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)，規(guī)范工程檔案整理立卷工作，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法。

3.4加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，深化檔案管理人員對工程檔案管理理論和方法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和文化素質(zhì)，使檔案工作人員熟悉檔案整理和立卷操作方法。對檔案管理人員進(jìn)行工程建設(shè)、項(xiàng)目管理專業(yè)知識培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)。

3.5改善檔案保管條件

為改善工程檔案保管條件，檔案室配備密集架、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)等一系列設(shè)備，保證檔案管理達(dá)到防盜、防鼠、防蟲等“八防”要求。同時，要求檔案管理人員做到各類檔案條目清楚、存放有序、管理規(guī)范，杜絕發(fā)生檔案資料丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。

3.6向電子檔案發(fā)展跨越

張家口市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，根據(jù)水文監(jiān)測系統(tǒng)工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行工程檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案收集、保管、利用規(guī)范化、有序化，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率。

4　結(jié)　語

張家口市2011—2014年中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目投資大，工期長，工程地點(diǎn)分散，項(xiàng)目分年度建設(shè)實(shí)施，涉及多家參建單位，從建設(shè)前期到竣工驗(yàn)收，期間產(chǎn)生大量工程檔案。建設(shè)初期，參建單位在工程檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)不足，存在諸多問題，本文針對工程資料收集、立卷、檔案管理制度與模式存在的問題，從建章立制、資料收集、保管等六個方面提出了改進(jìn)工程檔案管理的對策。

[1]李秀紅.關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的思考[J].工程與建設(shè)，2010(24)：718-720.

[2]張亞紅.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J].科技信息，2009(21)：349.

[3]康保娟.工程檔案在工程建設(shè)中的重要性[J].中國港灣建設(shè)，2010(2)：77-78.

[4]張晶晶.淺議水利工程檔案管理工作[J].科學(xué)管理，2009(3)：71-73.

Problems in engineering archives management of small and medium-sized river hydrology monitoring system in Zhangjiakou and countermeasures thereof

TENG Lijuan

(HebeiZhangjiakouHydrologyandWaterResourcesSurveyBureau,Zhangjiakou075000,China)

Small and medium-sized river hydrology monitoring system construction project in Zhangjiakou is related to many construction units. A lot of engineering archives are formed from early stage of the construction to completion acceptance. In the paper, countermeasures are proposed aiming at the engineering archives problems of small and medium-sized river hydrology monitoring system construction project in Zhangjiakou in order to improve archives management work quality and achieve complete, accurate and systematic file archiving.

small and medium-sized river hydrology monitoring system; archives management; problems; countermeasures

10.16616/j.cnki.10-1326/TV.2016.03.023

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B

2096- 0131(2016)03- 0082- 03