（漯河醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校，河南 漯河 462000）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐不斷加快，我國(guó)高等教育事業(yè)不斷深化發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到高等教育的方方面面。信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)生檔案管理中，極大的提升了檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮了信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，突破時(shí)間和空間等因素的限制。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，高校學(xué)生檔案管理模式、管理方法發(fā)生了顯著的改變，從而導(dǎo)致了檔案管理工作從信息收集到整理等過(guò)程發(fā)生了顯著的變化。這就需要我們重視信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用方法和程序，保證學(xué)生檔案管理科學(xué)有效。

一、高校學(xué)生檔案管理的重要性分析

高校學(xué)生檔案管理體系是教育單位必不可少的重要組成部分，其對(duì)于學(xué)校的管理體系來(lái)說(shuō)十分重要。現(xiàn)階段，教育體系科學(xué)技術(shù)應(yīng)用程度不斷提升，過(guò)去人工檔案管理存在的各種弊端暴露出來(lái)，人工檔案管理效率低下，保密性差，在長(zhǎng)時(shí)間的管理和保存過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和文件材料，這對(duì)于查閱相關(guān)檔案，更新檔案信息帶來(lái)了不少困難。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的需求。作為信息技術(shù)系統(tǒng)中一個(gè)重要的組成部分，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到高校學(xué)生檔案管理中，具有人工管理無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。利用信息技術(shù)檢索速度快，查閱方便，檔案質(zhì)量有保證，儲(chǔ)存量大，保密性能好，存放時(shí)間長(zhǎng)，成本低，而且能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)更新和維護(hù)學(xué)生檔案，這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大的提高學(xué)生檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，儲(chǔ)存技術(shù)和檢索手段呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，使得保存和利用各種信息變得簡(jiǎn)單易行，從而實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案有效保存和充分利用，從而最大程度的發(fā)揮了檔案信息查閱和傳承的功能。

二、高校學(xué)生檔案信息管理存在的問(wèn)題分析

1.檔案管理方式比較落后

當(dāng)前隨著我國(guó)各大高校擴(kuò)大招生，高校學(xué)生的數(shù)量不斷提升，這就導(dǎo)致高校檔案部門(mén)學(xué)生檔案數(shù)量顯著增加。面對(duì)檔案數(shù)量增加，雖然很多高校都積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行輔助管理，但是計(jì)算機(jī)功能也只限于檔案檢索和查詢(xún)等。還不能實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理，不能利用文字、聲音和音像等模式對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，檔案管理效率低。此外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，高校部門(mén)在辦公過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成了大量的文字、圖標(biāo)、音像、視頻等不同形式的電子檔案，面對(duì)這些檔案在大大增加了管理人員工作難度的同時(shí)，也大大增加管理人員的工作量。

2.學(xué)生檔案信息記錄過(guò)于簡(jiǎn)單，檔案價(jià)值不高

大學(xué)校園中，對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的記錄主要包括以下幾個(gè)方面：姓名、性別、個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職務(wù)、成績(jī)、興趣愛(ài)好和家庭成員等幾方面信息。檔案中補(bǔ)充信息主要包含了每學(xué)期期末考試成績(jī)、受獎(jiǎng)勵(lì)情況、導(dǎo)員評(píng)語(yǔ)等幾方面內(nèi)容?，F(xiàn)階段，高校專(zhuān)業(yè)教師的教學(xué)任務(wù)十分繁重，輔導(dǎo)員又肩負(fù)多重管理任務(wù)，幾乎沒(méi)有時(shí)間將學(xué)生整個(gè)大學(xué)階段學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)所經(jīng)歷的有價(jià)值信息記錄到檔案中，只是在每學(xué)期末對(duì)學(xué)生進(jìn)行一個(gè)總結(jié)。而這些單調(diào)的評(píng)語(yǔ)根本無(wú)法概括學(xué)生在整個(gè)受教育階段豐富的成長(zhǎng)歷程，不能很好的展現(xiàn)出學(xué)生的實(shí)際心理發(fā)展過(guò)程。在當(dāng)今變化多樣的現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，無(wú)法很好穩(wěn)定學(xué)生的情緒，無(wú)法讓學(xué)生全身心的投入其中，也無(wú)法提高高校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。

3.學(xué)生檔案缺失現(xiàn)象十分普遍

由于學(xué)生檔案缺少專(zhuān)人管理，沒(méi)有建立科學(xué)的規(guī)章制度，不能保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性和完整性。最近幾年，雖然進(jìn)行了一些實(shí)驗(yàn)性的研究，但是由于經(jīng)費(fèi)投入問(wèn)題，導(dǎo)致研究缺乏持續(xù)性?，F(xiàn)階段，電子檔案格式、制作方法還未得到有效的統(tǒng)一，電子文件的適應(yīng)性較差，大多數(shù)是形成機(jī)構(gòu)執(zhí)行管理和處置?，F(xiàn)今的學(xué)生檔案電子化依然是一個(gè)可有可無(wú)的事情，高校的重視程度不足。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用途徑分析

1.現(xiàn)代信息技術(shù)硬件技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

采用計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀以及微縮硬件設(shè)備幫助完整高校檔案管理工作，可以顯著提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理都是依靠人工操作來(lái)獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和加工，檔案管理人員的工作量很大，并且效率也不高。此外，人工檔案管理常常因?yàn)闄n案信息量過(guò)大而導(dǎo)致檢索困難，再加上接觸學(xué)生檔案人員較多，因此很難保證檔案嚴(yán)密完好。隨著信息技術(shù)不斷應(yīng)用和發(fā)展，大部分高校的檔案管理部門(mén)都配備了電腦、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代硬件設(shè)備，檔案工作人員可以利用這些設(shè)備，根據(jù)不同階段從網(wǎng)絡(luò)上獲取相應(yīng)信息，對(duì)于需要保存和收集的材料應(yīng)該將其轉(zhuǎn)化為電子資源，從而實(shí)現(xiàn)了材料的數(shù)字化保存。電子文件不同于紙質(zhì)文件，其保存簡(jiǎn)單，占據(jù)空間小，給高校學(xué)生檔案管理工作提供了極大的便利。再加上最近幾年以光學(xué)材料和磁性材料為信息載體的電子檔案逐漸有取代紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)。

2.現(xiàn)代信息技術(shù)軟件技術(shù)的應(yīng)用

首先，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用。最近幾年，很多高校逐漸實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，但是由于數(shù)據(jù)共享和信息檢索存在一定難題，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展緩慢。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，為了進(jìn)一步提高電子文檔管理效率，建立數(shù)據(jù)庫(kù)成為檔案電子化發(fā)展的趨勢(shì)。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用，可以很容易的完成信息冗余清理和信息檢索和儲(chǔ)存，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享。在全國(guó)高校建立統(tǒng)一的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案格式的統(tǒng)一，在提高學(xué)生檔案信息保密性的同時(shí)，還能夠大大提升檔案管理的工作效率；其次，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是一項(xiàng)全球性的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是由不同規(guī)模大小的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組成。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)使得資源不受空間和時(shí)間限制，讓共享成為可能?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收和收集，并且還能夠極大的提高高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，幫助高校節(jié)省更多的人力、物力和財(cái)力。

結(jié)語(yǔ)

總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步，其會(huì)逐漸應(yīng)用到高校辦學(xué)的各個(gè)領(lǐng)域中。高校學(xué)生檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)，可以顯著提升檔案管理人員的工作效率，通過(guò)建設(shè)高效的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用好信息技術(shù)硬件設(shè)備和軟件技術(shù)，大大提升高校學(xué)生檔案管理工作效率，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量提升。