（順德圖書館，廣東 佛山 528300）

傳統(tǒng)的圖書館文書管理體制中，以落后的人工存檔和分類為主，不僅浪費(fèi)大量的人力物力，也形成瓶頸式的管理結(jié)構(gòu)體系，使整個(gè)圖書館的管理系統(tǒng)滯后，不能完全滿足圖書預(yù)覽者的相應(yīng)需求。但是，隨著近幾年數(shù)據(jù)化時(shí)代的到來(lái)，信息的流通在不斷的發(fā)展，原有的許多管理模式都在升級(jí)。圖書管的相關(guān)管理人員開始尋求管理方式上的突破，對(duì)圖書進(jìn)行數(shù)字化的存檔以及建立在線滿足讀者需求的數(shù)字化圖書館。圖書館只有管理形式上進(jìn)行突破，才能更好地輔助整體圖書館管理結(jié)構(gòu)的重新建構(gòu)。

一、目前我國(guó)圖書館的電子化存檔現(xiàn)狀

信息化時(shí)代下，任何數(shù)據(jù)和信息都在不斷的更新和進(jìn)步，圖書館的館藏書籍電子化是新時(shí)代下的必然趨勢(shì)。告別傳統(tǒng)的人工模式，節(jié)約更多的有效時(shí)間對(duì)文書資料進(jìn)行收集和整理歸納。我國(guó)現(xiàn)在一部分省市級(jí)圖書館已經(jīng)開始多元化的發(fā)展和革新文書資料管理的模式。首先對(duì)圖書館內(nèi)的實(shí)體書籍和雜志進(jìn)行相應(yīng)的科目分類，并且進(jìn)行歸檔，建立相應(yīng)的圖書館文字資料查詢平臺(tái)，以輔助讀者進(jìn)行相應(yīng)的資料查詢和下載。其次，對(duì)圖書管內(nèi)的信息化文書資料進(jìn)行合理分配，建立健全數(shù)字化圖書館[1]。在對(duì)圖書館圖書和雜志類館藏分類的同時(shí)，充分?jǐn)U展圖書館的數(shù)據(jù)館藏，豐富圖書館的閱讀結(jié)構(gòu)，更好地為讀者服務(wù)。

雖然，大型圖書館的管理工作者在不斷的革新整體圖書館文書管理模式，對(duì)于小規(guī)?；墓鎴D書館來(lái)說(shuō)，仍然有一些實(shí)際問(wèn)題亟待解決。圖書館的管理人員應(yīng)該著重分析如何有效地利用電子信息化對(duì)文書管理的助推力量，提升文書管理的實(shí)際利用率，才能使文書管理更加便捷高效。

二、圖書館文書管理在電子化時(shí)代的訴求

新形勢(shì)電子化時(shí)代下，圖書館的文書管理辦法需要結(jié)合全方位的管理理念，這其中，法國(guó)文書管理辦法是值得我們學(xué)習(xí)和借鑒的。其中尤其是對(duì)于社會(huì)公文的文書管理體系十分健全，圖書館管理人員將公文根據(jù)相應(yīng)的秩序原則和原則原出處進(jìn)行相應(yīng)的存檔分類，并通過(guò)信息化數(shù)據(jù)的逐步演變，將文本管理整合成為完整的數(shù)字化信息文書管理辦法，健全了完整的數(shù)字化圖書管理結(jié)構(gòu)體系。

我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和信息發(fā)展在不斷增速，這就需要圖書管理人員的管理理念也時(shí)刻進(jìn)行相應(yīng)的更新[2]。第一，如何增強(qiáng)文書資料的關(guān)聯(lián)性。從心理學(xué)的角度分析，人在進(jìn)行新資料的選取閱讀時(shí)，會(huì)對(duì)大量相關(guān)資料進(jìn)行預(yù)覽，從中選擇感官和收益最大的，這就需要圖書館在文書資料分類和存檔時(shí)集中關(guān)注資料關(guān)聯(lián)性的標(biāo)注，結(jié)合電子信息化的時(shí)代特性，圖書館可以在編輯過(guò)程中進(jìn)行資料庫(kù)數(shù)據(jù)的鏈接和整理，更好地輔助讀者進(jìn)行閱讀和查詢。第二，如何保證文書資料的完整性。圖書館對(duì)于館藏文書資料的管理辦法中，都能基本上保證資料內(nèi)容的完整性。這里想說(shuō)的并不是文本品質(zhì)的完整，而是文書資料內(nèi)容上的完整，圖書館應(yīng)建構(gòu)合理化的文本資料體系，提供讀者全面的閱讀領(lǐng)域[3]。圖書館可以試行和外館的協(xié)作聯(lián)合，橫向擴(kuò)充文本資料的延展性，縱向提升文本的完整高度，將文本資料在電子化信息時(shí)代生成完整的資料網(wǎng)絡(luò)。第三，如何保證文書資料管理的時(shí)效性。圖書館的相關(guān)管理人員應(yīng)該對(duì)圖書館內(nèi)文字資料進(jìn)行及時(shí)的更新，結(jié)合當(dāng)下的信息化結(jié)構(gòu)，通過(guò)強(qiáng)大的電子平臺(tái)最優(yōu)化地保證圖書館的文本資料管理。

三、電子化時(shí)代圖書館文書管理的執(zhí)行辦法

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，隨著信息的發(fā)展，人們對(duì)于知識(shí)的渴求越來(lái)越深厚，圖書館要跟上時(shí)代變化的步伐，進(jìn)一步完善文書管理辦法，才能不被信息化時(shí)代淘汰。首先，將文書資料電子化。這是一項(xiàng)十分耗費(fèi)心力的工作，許多年代久遠(yuǎn)的文書資料由于館藏時(shí)間久遠(yuǎn)，已經(jīng)逐漸淡出讀者的視野，淡化了文書本身的效用。圖書館管理人員應(yīng)該對(duì)這一部分書籍進(jìn)行電子化的錄入，以經(jīng)典館藏的書籍分類方式添加到相應(yīng)的圖書借閱平臺(tái)上，不僅提升圖書的使用效率也能最大程度保證文書的資料完整性。其次，將文書管理模式電子化[4]。圖書館的文書無(wú)論是書籍還是期刊雜志，多以紙質(zhì)為主，將其進(jìn)行電子化的管理分類十分必要。圖書館的文書管理人員要提升相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)現(xiàn)有文書資料情況進(jìn)行歸類和電子化分檔[5]。使用相應(yīng)的羅馬數(shù)字和英文標(biāo)示進(jìn)行不同項(xiàng)目標(biāo)注，增強(qiáng)資料的使用效率和讀者查詢效率，更有助于圖書館管理人員的管理工作。最后，建立健全電子圖書館。在數(shù)據(jù)化形勢(shì)下，新型圖書館迎運(yùn)而生，保證讀者最優(yōu)質(zhì)的閱讀體驗(yàn)，使讀者不出家門即可進(jìn)行相應(yīng)的圖書借閱和文書學(xué)術(shù)使用[6]。在繁忙的都市生活節(jié)奏中，這樣的數(shù)字化圖書館更容易被現(xiàn)代人接受，更加有利于讀者進(jìn)行相關(guān)的信息和資料查詢。而且，數(shù)字化圖書館的建立能最大程度上規(guī)避了一些地域因素對(duì)于圖書借閱帶來(lái)的問(wèn)題，能合理化地整合各地方的圖書文本資料，擴(kuò)充了圖書館的隱形館藏，使文本資料的傳播媒介更加快捷和便利。

結(jié)束語(yǔ)

電子化時(shí)代對(duì)于圖書館文本資料管理具有時(shí)代指導(dǎo)意義，從根本上改變了原有傳統(tǒng)的模式，完整了文書資料的整體性，更加積極地促進(jìn)了文書資料的利用效率，提升了文數(shù)資料的大眾接受度?？偠灾娮踊瘯r(shí)代文書管理模式需要進(jìn)一步跟上時(shí)代的步伐，為廣大讀者建立健全更為無(wú)縫便利的閱讀體驗(yàn)以及文書資料的閱讀環(huán)境，保證文書資料能高效地進(jìn)行傳承和發(fā)展。