母燕娥

【摘 要】科技檔案管理是企業(yè)檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，下面就科技檔案的重要性做簡要闡述。

【關鍵詞】檔案；科技檔案；重要性

檔案是原始記錄的歷史記錄，這是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。檔案不同于一般的歷史遺物，它具有很強的記錄性，所以檔案具有很高的查考價值。不同于一般的信息資料，是特定的形成者直接使用的有保存價值的文件，不是事后編寫的材料，具有原始性特點。檔案以兼具原始性和記錄性二者于一體的特點，區(qū)別與其它資料。檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發(fā)揮它的效用。檔案是民族文化的集中體現(xiàn)、歷史文化的積累、歷史文化的傳承手段和文化創(chuàng)新基礎。檔案是一項集管理性、服務性、政治性、科學性和條件性于一體的工作。檔案包括很多種，而在生產(chǎn)單位，檔案的一個大項就是科技檔案。

科技檔案分類主要是根據(jù)基建期、生產(chǎn)期、維護期等劃分的。而在各行各業(yè)中的科技檔案分類又各不相同，但具體內(nèi)容沒有大的差別，只是編目，歸類等稍有不同而已。比如電力系統(tǒng)的科技檔案包含到了各方各面，劃分起來卻一目了然，如8類指基本建設，其中又按專業(yè)等劃分為：綜合、燃料、鍋爐等共九種；9類設備又按專業(yè)等劃分有九種，其中各專業(yè)下又劃分了各種類別。所以說科技檔案囊括的內(nèi)容包括了一個企業(yè)的各個生產(chǎn)部門，是一個企業(yè)生產(chǎn)的基石。

在一個企業(yè)中不論施工期、試用期還是生產(chǎn)期都離不開科技檔案，如果說生產(chǎn)是一個企業(yè)的支柱，那么科技檔案就是一個企業(yè)的靈魂，如果一個企業(yè)沒有完善的科技檔案管理體系，那么這個企業(yè)將不會是一個具有競爭力的企業(yè)，他的前途也將會很渺茫。

以上這些不是危言聳聽，大家試想，如果沒有完整的科技檔案，那么企業(yè)面對日常的檢修維護，面臨設備檢修、設備改造以至于重大生產(chǎn)事故時又能找到何種技術依據(jù)呢，人們常說巧婦難為無米之炊，而對于一個技術人員來說，他沒有任何技術資料來做為參考，那么他又如何對設備進行維修甚至改造呢？

首先，在企業(yè)籌建期進行工程立項時，各部門形成的各種請示文件和回復、立項審批的文件以及各種評估文件及各種證件等都必須及時歸檔，以備企業(yè)日后辦理各種有效證件或是上級部門檢查時利用。如果把企業(yè)比做一棵大樹的話，那么在這個階段收集的科技檔案是整個大樹的根，只有有了這些文件，整個工程的施工及企業(yè)的生產(chǎn)才合理合法，否則就是違法施工；只有保存好這些文件，才能保證以后辦理各種審批手續(xù)時有依有據(jù)，比如工程竣工驗收，如果前期文件不完整，那么將無法進行竣工驗收，將會使以前所做一切工作徒勞無功。

其次，在工程施工期間，這個時間是科技檔案工作最為艱難也最為繁雜的時候，這個時候要求檔案人員必須不怕吃苦，不怕繁瑣，有耐心，要細心，爭取將施工期間的所有合同技術協(xié)議、招投標資料、廠家設備資料以及其他重要資料收集、整理、歸檔，保證資料的齊全、完整。這個階段是大樹的樹干，只有這個階段的科技檔案收集的齊全完整，才能保證企業(yè)在生產(chǎn)過程中能如魚得水，保證設備的正常運行。在施工期間，檔案人員有一項重要的工作，就是保證施工單位的竣工資料能齊全完整，能按時間，按單位工程，按專業(yè)的進行整理，不會出現(xiàn)漏項的情況。這就要求檔案人員隨時下到建設施工單位，了解各施工單位施工資料是否與工程進度同步進行，施工資料是否真實反映施工實際情況，所有參與簽字蓋章的人員是否在施工資料上適時簽字蓋章等。其中在施工期間，檔案人員要對設備資料嚴格把關，嚴格按照科技檔案的“三納入、四參加、四同步”的規(guī)定來做，“三納入”就是指：將檔案工作納入單位工作計劃；將檔案工作納入領導議事日程；將檔案工作納入到單位職工的經(jīng)濟責任制和崗位責任制?！八膮⒓印本褪侵福簠⒓踊üこ添椖靠⒐を炇?；參加科研成果鑒定；參加設備開箱驗收；參加產(chǎn)品試制定型鑒定、驗收?！八耐健本褪侵福合逻_計劃任務與提出科研文件材料要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。其中“三納入和四參加” 尤其重要。只有做到這些，那么科技檔案的齊全和完整就不成問題了。

又次，在工程項目試運行階段，這個階段的科技檔案形成的數(shù)量不是很多，也是最容易忽略的一個重要方面，而這時的資料也是至關重要的，它能反映出基建期的一些問題，了解設備的一些缺陷，為正常生產(chǎn)運行打下堅實的基礎。這個階段也相當于大樹的枝干。所以檔案人員要及時收集試運行階段的資料，保證資料要有始有終。

最后，就是在企業(yè)正常生產(chǎn)過程中，這個階段，科技檔案才開始真正的發(fā)揮出他應有的作用。在生產(chǎn)過程中企業(yè)日常檢修維護、機組大小修、設備技術改造以及一些事故等造成設備損壞等，均需要科技檔案的支持。這個階段，就好比是大樹的枝葉，要想讓企業(yè)長久生存，要想讓大樹枝繁葉茂，那么科技檔案的日常工作是必不可少的。

在這個階段利用科技檔案是檔案工作的重頭戲，所以檔案工作在每次形成過程中的錄入工作是必不可少的，也不允許出任何差錯。為了方便企業(yè)工作人員查詢檔案，所以現(xiàn)在在重視檔案工作的企業(yè)一般都安裝有檔案管理系統(tǒng)軟件，以保證科技檔案的系統(tǒng)化。現(xiàn)在檔案管理已逐步步入信息化時代，數(shù)字化檔案管理工作已漸成模式。管理工具由手動轉為自動，管理軟件也由最初的電子表格轉入系統(tǒng)管理軟件。信息存儲方式由紙質(zhì)資料逐漸向電子、影像等資料發(fā)展。存儲設備更是越來越先進。所以可以看出國家乃至整個社會對檔案工作是越來越重視了。這也側面證明了檔案工作的重要性。檔案信息數(shù)字化的技術手段有：數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性、安全性、效益性原則。

科技檔案的收集、整理、歸檔工作不是任意而為之，是有一定的文件依據(jù)和規(guī)章制度的支持的，所謂鳥無頭不飛，所有的科技檔案管理工作的實施都離不開《中華人民共和國檔案法》，所有制度的制定和執(zhí)行都離不開這個大框。比如，項目文件材料的收集、整理、歸檔和項目檔案的整理與移交符合DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及GB/T 11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。之后又有GB/T11822-2008等多個檔案管理文件的支持。

企業(yè)要想發(fā)揮科技檔案的作用，光靠國家出臺的一些制度遠遠不夠，因為國家出臺的制度是一個籠統(tǒng)的概念，要想使制度真正的落到實處，企業(yè)必須出臺一些切合實際的，行之有效的制度和方法，才能充分發(fā)揮出科技檔案的重要性。比如科技檔案常用的管理制度有：科技檔案管理制度；聲像檔案收集、保管制度；檔案借閱管理制度；檔案保密管理制度；檔案庫房管理制度；檔案銷毀制度；檔案保管制度；“三納入、四參加、四同步”制度等。其中“科技檔案管理制度”又可細分為：科技檔案歸檔制度、科技檔案下發(fā)制度、科技檔案整理制度等。任何檔案人員都不能隨便對科技檔案進行整理和歸檔，必須嚴格按照規(guī)章制度工作。也正是有這些支持性的文件和規(guī)范，所以在企業(yè)工作人員利用檔案時才會及時、準確的為大家提供服務。

在很多人的心里，都覺得檔案工作很簡單，科技檔案工作不重要，在這里，我要告訴所有人，一個企業(yè)只有有了科技檔案的支撐，他在企業(yè)激烈的競爭中才會立于不敗之地，他的明天才會更輝煌。

[責任編輯：楊玉潔]