李愛鋒 衡水市計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急技術(shù)處理協(xié)調(diào)中心 河北衡水 053000

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電子檔案信息安全管理面臨的問題及挑戰(zhàn)

李愛鋒 衡水市計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急技術(shù)處理協(xié)調(diào)中心 河北衡水 053000

【文章摘要】

電子檔案主要就是利用科學(xué)技術(shù)來對檔案進行合理構(gòu)建，可是國內(nèi)在管理電子檔案信息時，還存在諸多安全問題需要進行解決。文章分析了電子檔案管理過程中面臨的安全問題，從而提出一些強化策略，希望可以為我國管理電子檔案的工作人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】

電子檔案；信息安全；問題；策略

以前的紙質(zhì)檔案在保存過程中，時常會出現(xiàn)眾多隱患，譬如：破損、腐蝕、蟲蛀與丟失等，進而阻礙了檔案管理工作的質(zhì)量和發(fā)展速度。而在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當下，眾多檔案管理人員開始應(yīng)用電子信息的方式來管理檔案，這樣一來就有效防止了紙質(zhì)檔案缺陷的發(fā)生。可是在一系列實踐工作中不難發(fā)現(xiàn)，雖然現(xiàn)在我國應(yīng)用電子檔案信息的管理方式，可是在檔案管理中依舊會出現(xiàn)不同種類的問題。譬如：標準化及規(guī)范化程度不夠、編制人員素質(zhì)不統(tǒng)一等等。所以，筆者在探究這些問題的過程中，并提出了解決辦法，具體如下。

1　分析檔案信息的安全需求

檔案信息安全具體包括以下要求：首先，要保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全；其次，檔案信息內(nèi)容應(yīng)該具有相應(yīng)的安全性。檔案內(nèi)容安全是檔案管理中的重要內(nèi)容，其不但包括信息傳輸安全，還包括信息存儲安全。通過分析可知檔案信息安全需求如下：

1.1完整性

針對電子檔案信息而言，其背景信息、源數(shù)據(jù)以及內(nèi)容都需要進行完善，同時還要確保硬件說明、軟件說明、事件活動信息等都具有相應(yīng)的完整性。也就是說，在傳輸電子檔案信息時，一定不能出現(xiàn)破壞的現(xiàn)象，譬如：偽裝重置、刪除與篡改等。

1.2真實性

保證電子信息都是從可靠且安全的電子檔案中獲得來的，在通過遷移和傳輸后，不會與最初情況發(fā)生沖突，不會出現(xiàn)隨意破壞以及偽造和改動等情況。

1.3保密性

只有合法的用戶才能夠訪問電子信息，而那些非法用戶是不能進行訪問的。一般人們會對以下幾種保密技術(shù)進行使用：信息加密技術(shù)、物理保密技術(shù)、防輻射技術(shù)、防偵收技術(shù)等。防輻射這種技術(shù)就是防止一些使用性質(zhì)較高的信息被輻射出去；防偵收這種技術(shù)就是阻礙不法人員對有用的信息進行接收；物理保密這種技術(shù)就是應(yīng)用各種各樣的物理方法來保護信息，以有效預(yù)防信息外露；信息加密這種技術(shù)就是在秘鑰的有效控制下，進行恰當?shù)募用芴幚怼?/p>

1.4不能被否認的特性

檔案信息在通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行交互時，確保參與者的一致性及真實、可靠性。也就是一切參與者都不能在否定前進行操作。應(yīng)用信息源可以防止發(fā)信人員對自己已經(jīng)發(fā)送的信息進行否認。

2　存在于電子檔案信息管理中的問題

現(xiàn)在我國在電子檔案信息管理方面還存著眾多安全問題，影響檔案管理效果與發(fā)展速度，其中安全問題包括下述幾種：

2.1標準化及規(guī)范化程度不夠

我國現(xiàn)在所進行的檔案信息管理還不是非常成熟，相比于那些發(fā)達的國家，還有很大的差距。我國電子信息檔案管理才剛剛起步，所以，在管理過程經(jīng)常會遇到這樣或那樣的問題。而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們逐漸明確數(shù)字化檔案、信息化檔案對于檔案管理工作是非常重要的?？墒俏覈壳霸陔娮訖n案管理這方面卻沒有非常高的標準性和規(guī)范性，因此阻礙了數(shù)字化檔案和信息化檔案這個管理目標的實現(xiàn)。

2.2沒有統(tǒng)一的電子檔案文件

在電子檔案管理過程中，如果只針對計算機軟件的研究和開發(fā)而言，現(xiàn)在最需要重視的問題就是軟件開發(fā)無法與檔案的使用需求相符合，并且還不能提高檔案的存儲效率和實際利用。此外，單位、地區(qū)間應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)存在不統(tǒng)一的情況，這樣各單位以及地區(qū)就不能夠?qū)崿F(xiàn)共享和利用檔案文件的目的。

2.3沒有較強的技術(shù)支持

針對電子檔案管理工作而言，假如沒有較硬的技術(shù)支持，那么電子檔案信息就會存在安全隱患?，F(xiàn)在我國在進行檔案信息管理時，缺少科學(xué)技術(shù)支持。具體有下述表現(xiàn)：其一，在選配硬件方面有問題存在。譬如：在選配硬件時，選擇的硬件系統(tǒng)性能和質(zhì)量都非常差，且功能還不健全，進而影響檔案管理系統(tǒng)的實際運行，還可能會因此丟失一部分檔案文件。其二，病毒入侵計算機。當計算機中進入病毒之后，計算機當中的數(shù)據(jù)就會被破壞，使得相應(yīng)的功能出現(xiàn)降低，并使數(shù)據(jù)和系統(tǒng)受到影響，進而失去安全性能，譬如：隨著木馬病毒的快速蔓延，電子系統(tǒng)就會被影響，進而影響到整個檔案管理工作。

2.4管理人員的素質(zhì)不統(tǒng)一

大部分企業(yè)當中的檔案管理人員都具備眾多的管理檔案的知識，可是他們的素質(zhì)卻不相同，較為明顯的表現(xiàn)就是計算機知識和技能的掌握情況存在極大差距，在進行電子檔案管理時，想要對一些電子軟件進行操作，那么管理人員一定要具備非常強的操作能力，只有這樣管理才能使有效性得到提升?？墒菍嶋H上，部分管理人員都比較缺少計算機知識、不具備基本的操作能力和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，進而致使檔案管理不能夠得到安全保證。

3　強化檔案管理安全性的方法

3.1提高檔案管理的規(guī)范性及標準性

為了強化電子檔案的管理，使其安全性能得到提升，就應(yīng)該規(guī)范檔案管理工作。譬如：在搜集完電子文件之后，應(yīng)該形成一個系統(tǒng)的文件，然后再進行細致的整理及積累，最后在相關(guān)人員鑒定沒有錯誤后進行歸檔處理。只要按照以上步驟進行檔案歸檔工作，那么檔案的規(guī)范性、標準性都會得到相應(yīng)的提升。同時，當整理完電子檔案，并做好歸檔工作之后，還應(yīng)該進行保管和移交工作。此外，檔案管理部門還應(yīng)該集中對電子文件進行管理，進而使檔案管理工作更加的規(guī)范和標準。

3.2對管理軟件進行升級處理

現(xiàn)在國內(nèi)所擁有的檔案管理軟件并不成熟，所以，應(yīng)該對管理軟件進行升級處理，以使檔案信息的安全得到保證。升級管理軟件的目標包括以下幾種：第一種，提升管理軟件的兼容性；第二種提升軟件的統(tǒng)一性。兼容性就是管理軟件能夠與其余操作系統(tǒng)和設(shè)備進行配合，因此軟件只有具有良好的配合功能，才算具有良好的兼容性，譬如：和操作平臺進行配合等等。而統(tǒng)一性就是升級過的電子軟件擁有一個較為完善的管理系統(tǒng)，并且在每一個環(huán)節(jié)當中都應(yīng)該體現(xiàn)出統(tǒng)一性原則，譬如：統(tǒng)一應(yīng)用軟件、統(tǒng)一規(guī)章制度、統(tǒng)一標準等，尤其是單位、地區(qū)內(nèi)，一定要防止檔案系統(tǒng)出現(xiàn)較為嚴重的差異情況，進而使系統(tǒng)在具備統(tǒng)一特征之后，使檔案文件能夠被更加廣泛分享和利用。

3.3建立專業(yè)的管理隊伍

管理信息檔案屬于較為系統(tǒng)且復(fù)雜的一項工作，想要使檔案管理具備更高的安全性及有效性，便需要建立一支專業(yè)知識、操作能力及素質(zhì)都極高的管理隊伍。首先，對管理人員進行培養(yǎng)，讓他們意識到管理工作的重要性，嚴格杜絕那些思想不先進、工作不積極的現(xiàn)象發(fā)生。其次，應(yīng)該選拔和聘用一些熟悉檔案業(yè)務(wù)且工作能力和素質(zhì)都極強的管理人員，然后再對這部分人員進行業(yè)務(wù)、技能和知識培訓(xùn)，以此提升管理人員的綜合素質(zhì)。此外，因為部分管理人員沒有過硬的計算機操作能力，并且與計算機有關(guān)的知識積累也較為欠缺。所以，在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和計算機操作方面都應(yīng)該加強培訓(xùn)，進而使電子檔案的利用、整理、形成和接收等工作可以更加完善。

3.4構(gòu)建維護電子檔案的法律條例

為了防止檔案信息丟失和被隨意被更改的現(xiàn)象發(fā)生，就需要構(gòu)建維護電子檔案的法律條例。其一，在掌握目前已經(jīng)建立的法律內(nèi)容同時，認真的整合立法信息資源，并構(gòu)建維護電子檔案的法律體系，進而使電子文件更加的安全和真實。其二，檔案和文件在立法上一定要保持一致性，不能盲目的在兩者間進行立法，只有這樣才能促進檔案管理工作持續(xù)進行。其三，應(yīng)該明確電子文件在法律上的地位，制定恰當?shù)姆珊头ㄒ?guī)，進而使檔案管理工作在法律的維護下良好發(fā)展。其四，管理檔案的部門間應(yīng)該做好配合，如：信息部門、技術(shù)部門、法律部門等，充分分析文件所具有的特殊性質(zhì)，并在借鑒發(fā)達國家頒布的法律體系基礎(chǔ)上，建立與國內(nèi)國情相符合的法規(guī)體系，促進檔案工作快速、穩(wěn)定發(fā)展。

4　結(jié)語

針對目前的實際情況來看，在我國還有很多安全問題存在電子信息檔案管理過程中，譬如：電子文件統(tǒng)一性不足、管理人員素質(zhì)不統(tǒng)一、標準化及規(guī)范化不足、沒有較強的技術(shù)支持等。針對檔案管理工作而言，一定要在探討以上問題的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的強化措施，以使電子文件的安全性得到提升。在管理電子檔案時，筆者認為要提高檔案管理的規(guī)范性及標準性、對管理軟件進行升級處理、建立專業(yè)的管理隊伍、構(gòu)建完善的法律條例，使電子檔案文件更加的安全和真實，保證檔案管理工作的完善性和科學(xué)性。

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【作者簡介】

李愛鋒、男、1973.10、河北省衡水市、大學(xué)本科、職稱：副高級工程師、研究方向：電子電腦，網(wǎng)絡(luò)工程。