叢日麗，劉云超，馮 濤，張 巖

（1.赤峰學(xué)院 科技處；2.赤峰市寧城縣公安局；3.赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高?？蒲袡n案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀與對策研究

叢日麗1，劉云超1，馮 濤2，張 巖3

（1.赤峰學(xué)院 科技處；2.赤峰市寧城縣公安局；3.赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高?？蒲袡n案在高?？蒲泄ぷ髦姓紦?jù)著極為重要的位置.本文主要針對目前科研檔案信息資源建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并以此為依據(jù)提出了相應(yīng)的對策，以期能夠推動高?？蒲袡n案信息資源共享水平的進(jìn)一步提升.

高校；科研檔案；現(xiàn)狀；對策分析

將高?？蒲泄芾砼c實(shí)踐活動中具有保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像資料等予以保存是高?？蒲袡n案的主要目的.同時(shí)這也是高校檔案極為重要的組成部分，其中主要涉及的內(nèi)容有立項(xiàng)、實(shí)施和鑒定各個階段的各類文件、原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和報(bào)告、計(jì)算材料、科研報(bào)告、論文、專著、技術(shù)鑒定等重要資料，而這些資料都是提升高?？蒲泄ぷ鞲偁幜Φ闹R和技術(shù)，在高校發(fā)展的過程中具有極為重要的意義.

1 高?？蒲袡n案工作中存在的問題

1.1 科研檔案管理缺乏有效的溝通

在很多高校，其科研項(xiàng)目會根據(jù)類型的不同而歸屬的主管部門也不同.比如教務(wù)處、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研處等都各自擁有科研項(xiàng)目的審批權(quán)力.正是因?yàn)檫@種按照部門職能信息科研項(xiàng)目的分工管理，使得相關(guān)的科研項(xiàng)目檔案在收集、加工保管、整理以及服務(wù)的過程中缺乏必要的聯(lián)系，而且科研資源也是根據(jù)其類型的不同而分散在不同的部門[1].這就造成了很多相似或者相同的信息因?yàn)槠渌鶎俨块T的不同，在對其進(jìn)行檔案的歸檔時(shí)，也僅僅是完成了物理實(shí)體上的檔案歸檔，但是卻沒有對其所涉及的信息進(jìn)行有機(jī)的整合和編制.這樣不但使得各個部門形成了信息的孤島，同時(shí)也重復(fù)了很多的工作，更加不利于科研人員及時(shí)的獲取和利用相關(guān)的信息資源，嚴(yán)重的影響力科研檔案整體歸檔的效率.

1.2 檔案資料較為專業(yè)，對人員素質(zhì)要求較高

不管是人文科學(xué)還是自然科學(xué)，其所涉及的科研領(lǐng)域極為的廣泛，而且這類科研活動客觀性和科學(xué)性也較強(qiáng)，所以針對這類科研活動所形成的檔案在記錄的過程中也必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性.而這也在一定程度為檔案的歸檔增加了困難.首先，很多科研人員自身并沒有檔案管理的意識，在其心里始終認(rèn)為自己的科研成果不需要?dú)w檔，而且放在檔案館也沒有放在自己身邊安全、方便，因此，他們往往都不愿意將原始的文件及時(shí)的上交.有些科研人員甚至擔(dān)心自己的研究課被別人知道，而降低了自己的競爭力，這些因素都是制約高校檔案管理發(fā)展的主要因素.其次，大多數(shù)科研人員在實(shí)際的研究過程中，只是關(guān)注科研成果的發(fā)表于獲獎，而對于檔案資料的積累并沒有充分的重視，從而造成了資料的缺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，而這也對科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性造成了極大的影響.最后，沒有統(tǒng)一的制度與管理措施為科研檔案工作保駕護(hù)航[2].一般情況下，在進(jìn)行科研項(xiàng)目的過程中，大多都是主管部門進(jìn)行檔案的立卷歸檔，對于科研檔案的歸檔和管理沒有積極有效的措施，而這也增加了資料收集的難度，從而造成資料出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象.另外，科研活動具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而這些專業(yè)的知識科研管理人員又不是十分的了解，大多只是根據(jù)科研管理的一般流程，進(jìn)行相關(guān)科研材料的保存，而忽略了對一些關(guān)鍵材料進(jìn)行及時(shí)的歸檔管理.

1.3 科研檔案管理人員統(tǒng)籌規(guī)劃意識薄弱

目前，針對科研項(xiàng)目的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的方式方法上，對于資源共享的重要性認(rèn)識不足.而科研人員在進(jìn)行相關(guān)科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究過程中，所需的資料大多都是從網(wǎng)上或者圖書館查詢，很少有人主動的去檔案室查找相關(guān)的檔案，對于科研檔案的利用并不是十分的充分，但是，很多科研檔案中保存的信息，都是在網(wǎng)上或者圖書館查詢不到的重要信息.而相關(guān)的科研管理人員往往也只是簡單的組織科研項(xiàng)目的申報(bào)、評審，并要求上交相關(guān)的科研材料，而沒有及時(shí)的進(jìn)行相關(guān)科研材料的有機(jī)整合.同時(shí)檔案管理員作為檔案管理的直接負(fù)責(zé)人，也沒有發(fā)揮其積極的作用，幾乎很少對檔案進(jìn)行相應(yīng)的編研.

2 規(guī)范高校科研檔案管理工作的有效策略

2.1 加強(qiáng)科研檔案的編制研究工作，優(yōu)化整合資源

根據(jù)實(shí)際的需要完成某一項(xiàng)科研課題的深層次加工，使其成為系統(tǒng)化的信息資料就是檔案編研工作的主要目的[3].很多檔案所記載的信息都是極為分散且不系統(tǒng)的，檔案管理部門必須對其進(jìn)行編研才能有利于教職員工的利用，同時(shí)在進(jìn)行檔案資料的編研時(shí)經(jīng)過對相關(guān)資料的深加工，從而促進(jìn)其編研成品質(zhì)量的有效提升.在高校內(nèi)所進(jìn)行的很多科研項(xiàng)目都存在相互交叉的現(xiàn)象，比如教務(wù)處所管理的課程建設(shè)、教研項(xiàng)目等就存在于重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室以及科研處等管理的科研項(xiàng)目上存在重合的現(xiàn)象，也就是說雖然教職員工是在不同的部門申請科研課題，但是其彼此之間或多或少都會存在一定的關(guān)聯(lián)，而這樣的現(xiàn)象與教師科研的情況也基本吻合.最關(guān)鍵的是怎樣才能將不同部門不同教師所進(jìn)行的科研項(xiàng)目進(jìn)行積極有效的整合.而這其中主要涉及的是科研材料的整合與科研隊(duì)伍的整合，才能從源頭上避免了高校教師因?yàn)楸舜酥g缺乏必要的交流溝通而造成資源浪費(fèi)，只有這樣才能發(fā)揮其整體的優(yōu)勢，向更高層次的科研課題發(fā)起強(qiáng)有力的沖擊.

2.2 加強(qiáng)檔案管理的溝通，共享檔案資源

高校的教師通過積極的參與檔案管理.地方以及院校的相關(guān)科研項(xiàng)目所形成的資料就是高校科研檔案所涉及的相關(guān)內(nèi)容，而這些檔案資料所涉及的內(nèi)容十分的豐富，而且其所體現(xiàn)出的相關(guān)的技術(shù)知識都是所在領(lǐng)域最前端的研究成果，較之一般的知識技術(shù)的共享其特殊性相對較強(qiáng).另外，高校的教師是所有高?？蒲袡n案信息和自理共享行為的主體，而且其也是創(chuàng)造相關(guān)知識和技術(shù)的主要群體，其創(chuàng)造性則受到了知識和技術(shù)共享的直接影響.同時(shí)其所涉及的知識管理工作的范圍也更加的廣泛，同時(shí)其所涉及的相關(guān)知識和技術(shù)也需要經(jīng)驗(yàn)豐富法管理人員或者專家積極的協(xié)作和支持.將知識作為中心是知識管理強(qiáng)調(diào)的主要內(nèi)容，在這一過程中對管理人員的知識需求以及各個部門之間的知識交流和資源共享必須予以充分的重視，同時(shí)還需要各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)積極的發(fā)揮其創(chuàng)新的能力，才能建立起充分發(fā)揮業(yè)務(wù)人員特點(diǎn)的工作方式，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)員之間的協(xié)同合作，從而為所有的業(yè)務(wù)人員提供了全新的合作模式和合作途徑.因此，必須在高校內(nèi)形成良好的知識共享的氛圍，同時(shí)不斷的加深彼此之間的交流溝通.而管理人員則必須處于知識管理業(yè)務(wù)工作的核心位置，使其始終在接收管理、提供服務(wù)、信息開發(fā)等科研檔案管理的過程中擔(dān)任重要的角色，要求其不但要作為科研檔案的建造者和維護(hù)者，同時(shí)必須要承擔(dān)起檔案信息資源和用戶之間相互聯(lián)系的關(guān)聯(lián)者.即便是已經(jīng)做到了這些要求，也會因?yàn)橹R本身存在較強(qiáng)的動態(tài)性和廣泛性，作為個人而言對于其在實(shí)際工作中所需要的知識也無法全面掌握[4].因此要求檔案管理人員在實(shí)際的工作過程中不僅要充分的利用自身的知識完成相關(guān)的任務(wù)，同時(shí)還要及時(shí)的給予用戶知識和協(xié)作的支持.而作為科研管理部門則可以組織相關(guān)的專家成立專門的專家小組，將不同領(lǐng)域的專業(yè)人才集中在一起，在科研管理部門的統(tǒng)一管理和帶領(lǐng)下，進(jìn)行科研檔案的深層次挖掘，通過這樣的方法和措施從而實(shí)現(xiàn)了對相關(guān)信息資源的有機(jī)整合，同時(shí)也完成了對相關(guān)科研人員的組合，并積極的幫助其成為最優(yōu)秀的科研團(tuán)隊(duì).

2.3 加快建設(shè)信息化步伐，全方位對科研檔案進(jìn)行開發(fā)

建設(shè)和使用校園網(wǎng)絡(luò)主要的目的是為了方便科研檔案的管理和共享，同時(shí)也是為了將檔案提供信息的職能充分的發(fā)揮出來.而這就要求相關(guān)的檔案管理人員必須牢牢的掌握現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識，對于現(xiàn)代辦公技術(shù)必須做到熟練的應(yīng)用，才能徹底的擺脫傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法，充分的發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)母咝?，將所有的相關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖表等科研檔案信息進(jìn)行聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，不但從根本上提升了檔案查詢管理的效率，而且對于手工操作過程中存在的問題也進(jìn)行了及時(shí)的彌補(bǔ)，同時(shí)將進(jìn)一步提升了所有科研檔案信息資源的利用率，對于檔案管理效率的提高也具有極大的促進(jìn)作用.充分的發(fā)揮現(xiàn)代信息制作技術(shù)的優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)知識資源的共享，同時(shí)對于相關(guān)知識信息的資源也及時(shí)的予以提供，不但方便了管理者及時(shí)準(zhǔn)確的了解向知識資源的分布情況，而且通過相關(guān)的環(huán)節(jié)也可以全面的掌握工作人員的實(shí)時(shí)狀態(tài)，以便于其索取相關(guān)的知識資源.同時(shí)也可以幫助教師及時(shí)的掌握自己所在區(qū)域的活動狀況[5].教師通過積極的了解其他人和院系之間是圍繞怎樣的目標(biāo)來完成相應(yīng)的工作的，這樣就可以及時(shí)明確各自的分工，以及在何時(shí)需要他人如何配合自己以及自己如何配合他人完成相應(yīng)的工作，并以此為基礎(chǔ)加深彼此之間的信任，為整個科研項(xiàng)目的順利完成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).

2.4 進(jìn)行科研信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)性，為檔案資源提供技術(shù)支持

就科研數(shù)據(jù)庫而言，教師編號、姓名、科研成果名稱.成果完成人排序課題經(jīng)費(fèi)、完成時(shí)間以及獲獎情況等是其所包含的主要數(shù)據(jù).其主要的目的是為了對教師的科研工作量以及科研情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì).教師編號、姓名、職稱(職位)、所屬單位、學(xué)術(shù)活動名稱、內(nèi)容、舉辦單位、舉辦時(shí)間、舉辦地點(diǎn)等是學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫中所包含的相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng).其主要的目的是為了記錄院系所聘請的國內(nèi)外專家進(jìn)行講學(xué)以及本院的教師外出參加相關(guān)的學(xué)術(shù)會議的詳細(xì)情況.作為科研檔案數(shù)據(jù)庫，其具備了輸入、修改、刪除、查詢以及輸出等相關(guān)的功能，而且在實(shí)際的應(yīng)用過程中需要的成本也相對較低，不但有效的降低了數(shù)據(jù)管理的工作量，同時(shí)也促進(jìn)了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和實(shí)效性的進(jìn)一步提高，而且也及時(shí)的滿足了教職人員的實(shí)際需要，使其服務(wù)質(zhì)量和效率也進(jìn)一步提高.

3 結(jié)束語

實(shí)現(xiàn)信息資源的全面共享是高?？蒲袡n案信息的真正價(jià)值，但是其目前仍然處在探索的階段，如何全面的實(shí)現(xiàn)科研資源的共享還需要我們繼續(xù)探討.全面的實(shí)現(xiàn)資源共享，使其切實(shí)的服務(wù)于高校，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升是科研檔案管理工作的最終目標(biāo).

〔1〕欒立娟.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在高校檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用研究[D].吉林農(nóng)業(yè)大學(xué),2015.

〔2〕王玉平,王文君.高校儀器設(shè)備檔案信息資源共享平臺的建設(shè)與管理[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理,2015（09）:247-249+256.

〔3〕于鯤.利用高?？蒲袡n案信息資源為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)[J].蘭臺世界,2015（02）:119-120.

〔4〕張黎黎.基于云計(jì)算的高?？蒲袡n案管理模式探析[J].物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),2015（12）:75-76+79.

〔5〕姚紅,唐圣琴,羅應(yīng)梅,黃凱,戴玲.高校檔案信息資源建設(shè)與共享探討[J].蘭臺世界,2015（26）:106-107.

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