徐偉

【摘要】隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計業(yè)務執(zhí)行主體發(fā)生了變化，使得會計檔案的管理工作也發(fā)生了變化，手工會計所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會計的需要。因此，必須加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設，以適應新時期會計電算化提出的要求，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率，更好的服務于高等學校發(fā)展建設。

【關鍵詞】財務檔案；電算化；檔案管理；信息化

所謂會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使其更好地參與高校的發(fā)展決策，加強財務管理。

一、會計電算化特點

1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下，科目匯總表、資產(chǎn)負債表等財務報表分析均需要人工匯總計算。會計電算化后，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄，通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據(jù)需要生成會計報表，這大大降低了財務人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。

2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化 手工會計方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現(xiàn)記錄錯誤的可能性大，而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”，保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間，還需進行防火、防盜等工作。會計電算化后，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)存取方便，同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中的重復記錄。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。

二、會計電算化會計檔案的特點

高校實行會計電算化后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，會計檔案賦予了許多新的特點。第一、較之傳統(tǒng)的財務檔案，會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。第二、傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。 第三、會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。第四、電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。達到了檔案信息資源共享，節(jié)約了辦公成本，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率。 第五、電子財務檔案易于修正、拷貝和重臵，便于糾錯、攜帶和傳遞。如上所述，財務檔案信息化有很多優(yōu)點，但也有不足。如具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，同時它們又受載體質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，即使實現(xiàn)了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

三、如何做好電算化會計檔案工作

加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進行的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。

1、加強高校財務檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

2、做好電算化會計檔案的收集

電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。

3、做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應進行數(shù)據(jù)備份，以防止意外情況引起的會計電算化系統(tǒng)的毀滅。

4、做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本校、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為高?；虿块T的決策者提供可靠的依據(jù)。

5、提高財務檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財務檔案管理信息化是不斷完善的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。財務部門要補充具有計算機學歷背景的技術人員，滿足信息化建設工作的需要。

四、電算化會計檔案應注意的問題

1、實行會計電算化之后，存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。

備份次數(shù)每月不得少于一次；用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，并定期進行轉貯；兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患。

會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機。計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構成。一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或其他非人為原因，將導致會計工作不能進行。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)出現(xiàn)損壞，保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失。所以我們還應對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作。

3、電算會計檔案要有專人管理。

會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”，無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，惡意地修改軟件程序、數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，都是不行的。因此，高校管理者應當增強檔案工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平，達到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。

4、加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的管理與維護。

網(wǎng)絡安全性的指標主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀?。黄鹩梅阑饓?，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系；采用數(shù)據(jù)加密等技術手段進行網(wǎng)絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全運行。