■徐清華 趙惠祥 曲俊延

《同濟(jì)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》編輯部，上海市楊浦區(qū)四平路1239號(hào) 200092

編校排版流程是科技期刊出版的后期工作，編校排版的質(zhì)量對(duì)期刊質(zhì)量的影響[1]是不言而喻的。關(guān)于如何提高編校排版質(zhì)量已經(jīng)有很多研究[2-6]，從編輯素質(zhì)提高、作者參與、編校制度落實(shí)、具體編校方法整合等方面展開(kāi)，分別注重了編校排版流程中涉及的不同因素，如人、制度、技能等，但未全面考慮編校排版流程中涉及的行為主體（編輯、作者、排版人員）和動(dòng)態(tài)進(jìn)程（流程環(huán)節(jié)的更替）的融合，也未考慮到外界環(huán)境（如新技術(shù)的應(yīng)用）的變動(dòng)對(duì)流程造成的擾動(dòng)，以及未考慮誕生于傳統(tǒng)流程的管理手段對(duì)新情況下流程的適應(yīng)性。

目前的編校過(guò)程和排版過(guò)程常常是分開(kāi)在不同地域進(jìn)行的，編校在編輯部，排版在排版公司，這表明期刊在一定程度上實(shí)施了分布式加工。但傳統(tǒng)流程并未能與新興的分布式加工實(shí)現(xiàn)無(wú)縫接合，導(dǎo)致流程運(yùn)行不順暢，對(duì)流程效率和期刊質(zhì)量都造成了影響。而目前數(shù)字化生產(chǎn)對(duì)于每個(gè)期刊來(lái)說(shuō)或多或少存在，然而大部分期刊并未充分享受到數(shù)字化生產(chǎn)的益處，編校排版的效率和質(zhì)量并未得到大幅度提高，這主要由于流程中未能充分采用數(shù)字化生產(chǎn)的優(yōu)勢(shì)。另外，對(duì)于傳統(tǒng)的科技類學(xué)術(shù)期刊編輯部來(lái)說(shuō)，由于規(guī)模小，很多工作口口相傳，經(jīng)驗(yàn)式管理占主要形式，制度建設(shè)和管理手段相對(duì)缺乏，導(dǎo)致編校排版流程中很多原本可以批處理的溝通內(nèi)容仍然需要編輯人員與作者以及與排版人員一事一議，使得編校排版流程效率不高，某些情形還會(huì)導(dǎo)致期刊質(zhì)量下降。

效率和質(zhì)量對(duì)于期刊的重要性不言而喻。那么如何將數(shù)字化生產(chǎn)、分布式加工以及有效的管理這三者結(jié)合起來(lái)有效提升編校排版流程的效率和質(zhì)量呢?這里有必要引入與流程管理有關(guān)的一種管理方法——知識(shí)管理。知識(shí)管理可以把個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)“取出來(lái)”并加以分析、提煉和整合，得到顯性化的、可作為規(guī)范的、可讓更多人遵循的知識(shí)[7]，利用集體的智慧提高系統(tǒng)的應(yīng)變和創(chuàng)新能力，容納外界環(huán)境輸入的擾動(dòng)，保持系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)平衡。本文考慮編校排版流程涉及的行為主體和流程環(huán)節(jié)的交互，考慮外在環(huán)境的變動(dòng)和流程管理模式的跟進(jìn)，利用知識(shí)管理進(jìn)行流程優(yōu)化，并建立流程的知識(shí)管理體系，將獲得的結(jié)果放入實(shí)踐中反復(fù)檢驗(yàn)、迭代，再將獲得的關(guān)于流程的知識(shí)管理體系放于一個(gè)統(tǒng)一的信息化工作平臺(tái)上，使流程最大程度地發(fā)揮價(jià)值和意義。

1 科技期刊稿件的編校流程優(yōu)化及效果

待出版的稿件在流程中移動(dòng)，經(jīng)過(guò)一個(gè)又一個(gè)流程環(huán)節(jié)，而稿件又緊密地聯(lián)系著相關(guān)行為主體，即編輯人員、作者、排版人員，行為主體對(duì)稿件的動(dòng)作結(jié)果決定著稿件在流程中的運(yùn)行流暢與否，也即流程的流暢與否。反過(guò)來(lái)，流程的每個(gè)環(huán)節(jié)同樣也影響著行為主體的動(dòng)作結(jié)果。目前大多數(shù)出版流程建立于傳統(tǒng)的手工編校紙稿的基礎(chǔ)上，雖隨著電腦技術(shù)的發(fā)展有所改進(jìn)，但并未能充分利用電腦技術(shù)，而且隨著數(shù)字化生產(chǎn)、分布式加工的進(jìn)入，流程變得更加復(fù)雜，因此流程的優(yōu)化勢(shì)在必行。

1.1 當(dāng)前編校流程存在的問(wèn)題

在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)目前的編校流程不能吸引有關(guān)行為主體主動(dòng)參與，通常是由編輯人員推動(dòng)流程的運(yùn)行，流程運(yùn)行不暢、流程環(huán)節(jié)的任務(wù)易返工，從而多出一些無(wú)謂的時(shí)間支出。這是由于流程設(shè)置有斷層，主要問(wèn)題集中于以下4點(diǎn)：

（1）環(huán)節(jié)任務(wù)次序不合適。這導(dǎo)致流程的后端環(huán)節(jié)為前端環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)完成卻無(wú)法完成的事件付出更多的時(shí)間、質(zhì)量代價(jià)。比如目前的流程無(wú)法有效處理版面約束，只有在得到一校稿時(shí)才能確定有些稿件需要大幅精簡(jiǎn)，而這種大改動(dòng)相當(dāng)于在做上一個(gè)環(huán)節(jié)的事情，并且對(duì)后面的幾個(gè)環(huán)節(jié)都造成巨大影響，不但增加了相關(guān)行為主體的工作量，占用了時(shí)間，同時(shí)這種修改還會(huì)提高錯(cuò)誤增加的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）環(huán)節(jié)任務(wù)分布過(guò)于不均勻。目前的流程中某些環(huán)節(jié)的任務(wù)過(guò)于集中，這會(huì)導(dǎo)致相關(guān)行為主體一段時(shí)間內(nèi)要處理的編校修改內(nèi)容特別多，從而容易造成只關(guān)注目不暇接的簡(jiǎn)單問(wèn)題，而對(duì)復(fù)雜的、更重要的內(nèi)容無(wú)暇顧及，對(duì)編校質(zhì)量不利。

（3）沒(méi)能充分利用數(shù)字化生產(chǎn)的優(yōu)勢(shì)。在一些環(huán)節(jié)中若增加某些電腦軟件的使用，對(duì)于減小工作量、提高質(zhì)量都有很大裨益。如使用參考文獻(xiàn)校對(duì)軟件。

（4）沒(méi)有顧及分布式加工的特點(diǎn)。比如排版這個(gè)流程是由排版公司來(lái)做的，而排版公司的排版人員對(duì)期刊的熟悉程度、排版熟練程度和人員流動(dòng)快慢等都會(huì)對(duì)排版質(zhì)量產(chǎn)生影響，排版質(zhì)量不太可控，在流程設(shè)置中若考慮到這些情況，就可以在相應(yīng)的環(huán)節(jié)做出有利的回應(yīng)。

1.2 編校流程優(yōu)化目標(biāo)和方法

優(yōu)化的目的是獲得清晰、明確的流程及相應(yīng)環(huán)節(jié)，環(huán)節(jié)的任務(wù)量較均勻，相關(guān)行為主體知道稿件到了哪一步、該做什么，把時(shí)間和精力投注于較重要的內(nèi)容，以提高效率與質(zhì)量。

本文以《同濟(jì)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》為例，按事件的發(fā)生次序找出編校排版流程的關(guān)鍵點(diǎn)對(duì)流程進(jìn)行分解，詳細(xì)列出流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，梳理各個(gè)環(huán)節(jié)涉及的流程知識(shí)，利用知識(shí)管理的手段把流程中靜態(tài)的行為主體和動(dòng)態(tài)的進(jìn)程融合繪于同一張圖中，獲得目前的編校排版流程。再對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)以及環(huán)節(jié)間的聯(lián)系進(jìn)行詳細(xì)分析，得知編校排版流程存在著優(yōu)化空間，而且在越靠前的環(huán)節(jié)改動(dòng)完畢對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)越有利。利用這個(gè)結(jié)論，接下來(lái)在流程分析的基礎(chǔ)上根據(jù)優(yōu)化目標(biāo)對(duì)編校排版流程的環(huán)節(jié)進(jìn)行重排、增加、刪減、合并、簡(jiǎn)化等，獲得新流程。然后將獲得的新流程放入實(shí)際的編校排版工作中檢驗(yàn)其效果。在檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)，如果將優(yōu)化視野擴(kuò)大到從投稿到出版這個(gè)流程，發(fā)現(xiàn)處于這個(gè)大流程中的編校排版的流程可以進(jìn)一步優(yōu)化，也就是從投稿前的作者構(gòu)思寫作時(shí)就開(kāi)始優(yōu)化，比如規(guī)定并提示一些寫作注意點(diǎn)、格式等方面的要求，這樣在后續(xù)的流程環(huán)節(jié)中，作者不需花很多時(shí)間矯正行文中種種不符合出版規(guī)范的地方，從而將注意力有效地集中在內(nèi)容方面，提升稿件的質(zhì)量。在這個(gè)再次優(yōu)化的過(guò)程中，由于一個(gè)環(huán)節(jié)起了變化，所以后續(xù)的很多環(huán)節(jié)的內(nèi)容也需要隨之調(diào)整。然后將獲得的流程再放入實(shí)際工作中檢驗(yàn)，若有不適合處再次優(yōu)化，這樣優(yōu)化和實(shí)踐檢驗(yàn)不斷迭代，不斷優(yōu)化，可以獲得最適合目前情況的流程，如圖1。為方便下文敘述，圖中用字母和數(shù)字聯(lián)合表示環(huán)節(jié)序號(hào)。

1.3 編校流程優(yōu)化結(jié)果

優(yōu)化的流程調(diào)整了環(huán)節(jié)次序，在不同的環(huán)節(jié)分?jǐn)偭肆鞒倘蝿?wù)，解決了原有流程個(gè)別環(huán)節(jié)任務(wù)過(guò)度集中的問(wèn)題，并在有關(guān)環(huán)節(jié)中運(yùn)用了數(shù)字化出版的便捷功能，在流程的環(huán)節(jié)次序調(diào)整、增刪中盡量解決分布式加工帶來(lái)的問(wèn)題。流程清晰、明確，三方行為主體可以知道在哪個(gè)環(huán)節(jié)需要做什么事情，并且優(yōu)化的流程使整個(gè)流程的瑣事減少，三方行為主體可以集中精力于核心內(nèi)容，從而提升了效率和質(zhì)量。

以圖1中的起始點(diǎn)為例，優(yōu)化后的流程相對(duì)于原流程的稿件有一些差異，但這種起始點(diǎn)的差異在流程的運(yùn)行中得到不斷放大，以致整體來(lái)看對(duì)流程效果的影響是巨大的。圖1的起點(diǎn)與原流程的不同在于：①寫作時(shí)按我刊出版格式排版，②寫作時(shí)根據(jù)投稿提示避免了錯(cuò)誤表述。對(duì)于①，優(yōu)化后的流程在A2便能確定全刊頁(yè)碼，而原流程在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)至少到二校稿結(jié)束才能確定全刊頁(yè)碼，那么其中這么多環(huán)節(jié)的反復(fù)精簡(jiǎn)（通常都是超出頁(yè)碼需要精簡(jiǎn)）、校對(duì)、編輯、排版的工作量可想而知，優(yōu)化后流程效率的提升顯而易見(jiàn)；并且由于優(yōu)化后的流程使得修改減少，那么相應(yīng)地質(zhì)量也提升了。對(duì)于②，比如對(duì)于“全文中不同的物理量用不同的字母表示”這個(gè)提示，某稿件涉及很多代表物理量的字母，其中有些來(lái)源于引用的文獻(xiàn)里的公式體系，有些來(lái)源于作者的公式體系，若作者沒(méi)有得到提示，通常會(huì)不知不覺(jué)地將同一個(gè)字母在不同的公式體系中表示不同的含義，并且全文中的公式還特別多，這種情況下修改和校對(duì)的工作量巨大，花費(fèi)很多時(shí)間，而且容易留下疏漏，影響出版質(zhì)量；而這種情況在優(yōu)化后的流程中完全可以避免，所以效率和質(zhì)量的提升效果是明顯的。

圖1 優(yōu)化后的編校排版流程

2 建立科技期刊流程知識(shí)管理體系

僅有一個(gè)好的流程是不夠的，它未必能很順利地運(yùn)行，還需要了解隱藏在每個(gè)環(huán)節(jié)中的關(guān)于流程的知識(shí)，包括針對(duì)稿件修改的知識(shí)以及交流溝通的知識(shí)，針對(duì)稿件修改的知識(shí)易于理解但內(nèi)容龐雜，而交流溝通的知識(shí)指處于流程不同環(huán)節(jié)時(shí)行為主體間需要交流的內(nèi)容，看似無(wú)關(guān)，但整理提煉出來(lái)就會(huì)發(fā)現(xiàn)使用它溝通起來(lái)簡(jiǎn)潔有效。將這些關(guān)于流程的知識(shí)整理融合成知識(shí)體系，以圖、表格、文字等形式呈現(xiàn)給與之有關(guān)的行為主體，以提高系統(tǒng)交流的便捷高效性。

2.1 流程知識(shí)管理體系的建立方法

在上文獲得的優(yōu)化的編校排版流程的基礎(chǔ)上，結(jié)合《同濟(jì)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》編校流程不同環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（包括作者投稿、作者修改和排版中出的差錯(cuò)等）、與作者交流投稿環(huán)節(jié)中以及校對(duì)修改環(huán)節(jié)中作者遇到的問(wèn)題以及向排版人員調(diào)查排版環(huán)節(jié)中遇到的問(wèn)題等等，在此基礎(chǔ)上對(duì)流程知識(shí)包括隱性知識(shí)和顯性知識(shí)進(jìn)行挖掘、描述和管理，進(jìn)行分析提煉后形成編校排版流程知識(shí)體系，形成面向不同環(huán)節(jié)、面向不同行為主體的詳細(xì)知識(shí)管理的文件或流程圖，得到流程中的體例、規(guī)范。

2.2 流程知識(shí)管理體系的內(nèi)容

用知識(shí)管理手段獲得的關(guān)于編校排版過(guò)程知識(shí)的整體框架如圖2，將得到的知識(shí)管理體系內(nèi)容概要地列于其中（由于每個(gè)環(huán)節(jié)中排版人員關(guān)于流程的知識(shí)相同，所以只列出一次）。每一個(gè)環(huán)節(jié)中針對(duì)每一個(gè)行為主體的知識(shí)的內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)，例如對(duì)于圖1中A1階段，將本刊實(shí)際編輯工作中收集、統(tǒng)計(jì)的針對(duì)編輯人員的流程知識(shí)列于表1，而對(duì)于A2階段，將與編輯人員有關(guān)的流程知識(shí)列于表2，可見(jiàn)不同環(huán)節(jié)階段，流程知識(shí)的側(cè)重點(diǎn)有很大不同。應(yīng)在實(shí)際工作中細(xì)心辨析、收集整理方能在實(shí)踐中方便使用。鑒于版面有限，本文不列出全部流程知識(shí)。

圖2 編校排版流程知識(shí)體系框架

表1 A1階段（編輯加工環(huán)節(jié)電子稿階段）編輯人員流程知識(shí)

表2 A2階段（編輯加工環(huán)節(jié)紙稿階段）編輯人員流程知識(shí)

2.3 流程知識(shí)管理體系的效果

目前已將獲得的知識(shí)管理體系配合優(yōu)化后的流程應(yīng)用于《同濟(jì)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》的編校排版實(shí)踐中。有了這些顯化的體例、規(guī)范，一方面省卻了很多溝通交流時(shí)間，一方面無(wú)論對(duì)編輯人員，還是作者、排版人員都有了一套可以放心信賴的省心程式。知識(shí)管理體系較有效地避免了每位編輯都花較長(zhǎng)時(shí)間摸索和調(diào)整流程以及與不斷換人的排版人員的磨合，同時(shí)提示作者在撰寫論文時(shí)就使用正確的格式、正確的表述，避免了在后續(xù)環(huán)節(jié)花時(shí)間和精力對(duì)以前不合要求的內(nèi)容進(jìn)行修正。

有了流程知識(shí)管理體系，流程的效率和質(zhì)量又更進(jìn)了一步。以A2階段（編輯加工環(huán)節(jié)紙稿階段）的與編輯人員有關(guān)的流程知識(shí)（表2）為例。對(duì)于編輯人員來(lái)說(shuō)，每個(gè)環(huán)節(jié)中的每個(gè)步驟都有了明確的呈現(xiàn)，如表2細(xì)分為兩部分，分別從稿件內(nèi)容和稿件結(jié)構(gòu)的角度（“整體編輯全文”和“分項(xiàng)核對(duì)”）提示了編輯過(guò)程中有哪些內(nèi)容需要關(guān)注以及怎么處理，編輯人員可以對(duì)照著進(jìn)行編校工作，就不容易遺忘需要編輯的內(nèi)容，所以也不需要像原來(lái)流程那樣花額外的時(shí)間和精力在流程的后端環(huán)節(jié)去彌補(bǔ)修正，這樣提高了流程的效率，同時(shí)由于在一個(gè)環(huán)節(jié)中修改到位而不像原流程中不得不在后續(xù)環(huán)節(jié)中斷斷續(xù)續(xù)地修改易造成上下文不一致而影響了期刊質(zhì)量；通常對(duì)于一篇稿件需要整塊的時(shí)間進(jìn)行連續(xù)編輯，否則編輯人員容易忘記看到哪里了、有什么上下文需要聯(lián)系起來(lái)考慮的內(nèi)容，但有了流程知識(shí)管理體系，就弱化了對(duì)整塊時(shí)間的要求，同時(shí)碎片化的時(shí)間也能得到充分的利用，如對(duì)于表2中“分項(xiàng)核對(duì)”的內(nèi)容，可以做完一項(xiàng)打個(gè)勾就不會(huì)有遺漏了，更可以對(duì)一期期刊中所有有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行批處理，通常完成一項(xiàng)只需要幾分鐘或十幾分鐘，這既能充分利用時(shí)間、提高效率，而且也能使全刊統(tǒng)一、提高質(zhì)量，并且編輯人員有了更多的選擇權(quán)，可以因地制宜地選擇先做哪一項(xiàng)再做哪一項(xiàng)，可以充分地利用時(shí)間和精力。由于編輯人員有足夠的時(shí)間、精力把稿件處理得完美，作者則會(huì)接收到明確的修改要求，完全按要求修改后稿件在后續(xù)流程中不會(huì)再有大幅的改動(dòng)，相比原有流程，作者的工作量減少，效率提高，同時(shí)由于修改內(nèi)容的減少，也減少了由于修改而造成的上下文不一致，從而提高了稿件質(zhì)量。同樣，排版人員收到定稿的稿件進(jìn)行排版，與原流程中不斷大幅改動(dòng)的稿件相比，效率提升了，同時(shí)由于修改內(nèi)容減少，排版出錯(cuò)的內(nèi)容也減少，這樣質(zhì)量也提升了。

3 搭建統(tǒng)一的信息化工作平臺(tái)

目前這套編校排版流程已在《同濟(jì)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》實(shí)踐中使用，面向編輯的流程的知識(shí)體系也已在編輯人員中使用，面向作者的流程知識(shí)體系在編輯人員與作者進(jìn)行稿件方面的交流時(shí)也會(huì)發(fā)給作者。在這個(gè)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，一些做法可以使這個(gè)過(guò)程變得更簡(jiǎn)單，受益面會(huì)更廣，即將流程圖、體例、規(guī)范、每個(gè)流程環(huán)節(jié)的知識(shí)體系、投稿寫作要求等放于自己期刊的網(wǎng)站，向全部作者或排版人員告知。放在網(wǎng)站上，減少了編輯人員逐個(gè)發(fā)文件給他人的工作量，而且可以做到隨時(shí)存取更新，從而流程和知識(shí)管理體系依托了信息化平臺(tái)發(fā)揮了更大的作用。對(duì)期刊個(gè)體而言，這種發(fā)布在自己網(wǎng)站的方式是夠用的。

每個(gè)科技類學(xué)術(shù)期刊都有自己的編校排版流程，也或多或少地?fù)碛凶约旱牧鞒讨R(shí)體系，每個(gè)期刊在編校排版過(guò)程中都形成了自己獨(dú)特的處理方法，但正因?yàn)楠?dú)特，所以不具有普遍性，不便于交流，不易和他方的流程對(duì)接，在分布式加工、數(shù)字化生產(chǎn)的條件下，保證期刊質(zhì)量需要額外的一些努力，比如對(duì)排好版的稿件校對(duì)要特別仔細(xì)，因?yàn)榭萍碱悓W(xué)術(shù)期刊論文中存在大量圖、表、公式、黑白體、正斜體、上下標(biāo)等，豐富的信息導(dǎo)致容易出現(xiàn)編校排版差錯(cuò)[17]。如果上述的流程、知識(shí)體系能在更廣闊的背景下使用，用的期刊更多，那么編校排版都會(huì)成規(guī)模，這樣上述困難的難度會(huì)減小，比如一些類似的科技類學(xué)術(shù)期刊聯(lián)合開(kāi)發(fā)了相同的編校排版流程、使用相同的流程知識(shí)體系以及發(fā)布于相同的平臺(tái)（比如使用的同一家公司制作的投稿系統(tǒng)），在這個(gè)統(tǒng)一的信息化工作平臺(tái)上流程才能最大發(fā)揮價(jià)值和意義。

4 結(jié)語(yǔ)

以《同濟(jì)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》當(dāng)前編校排版流程為研究對(duì)象，將知識(shí)管理應(yīng)用于編校排版流程，對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，獲得的流程清晰流暢，減少了冗余的事情，均衡了環(huán)節(jié)任務(wù)，能使行為主體在流程每個(gè)環(huán)節(jié)中將精力集中于核心內(nèi)容，運(yùn)用了數(shù)字化出版的便捷功能，從而提升了效率和質(zhì)量。

運(yùn)用知識(shí)管理的手段對(duì)所獲得的流程知識(shí)進(jìn)行挖掘、描述和管理，形成面向不同環(huán)節(jié)、面向不同對(duì)象的詳細(xì)的體例、規(guī)范。這些流程知識(shí)的應(yīng)用節(jié)約了流程環(huán)節(jié)中交流的時(shí)間，便捷有效，并對(duì)稿件編輯修改的內(nèi)容和次序以及對(duì)作者的投稿寫作和排版要求具有指導(dǎo)性，從而提升了質(zhì)量和效率。

在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，優(yōu)化后的流程以及知識(shí)管理體系應(yīng)依托一定的信息化平臺(tái)，才能更好地發(fā)揮作用，這一過(guò)程有待繼續(xù)研究。

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