李世慶（廣西欽州力順機(jī)械有限公司，廣西欽州535000）

論企業(yè)信息化技術(shù)的使用及推廣

李世慶（廣西欽州力順機(jī)械有限公司，廣西欽州535000）

現(xiàn)階段，社會(huì)處于信息增長(zhǎng)的時(shí)代，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地，則需要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的使用，全面實(shí)現(xiàn)管理的信息化?；诖?，本文主要對(duì)企業(yè)信息化的基本現(xiàn)狀以及企業(yè)應(yīng)用信息化技術(shù)的效果進(jìn)行了分析，提出了現(xiàn)階段企業(yè)應(yīng)用信息化技術(shù)上存在的不足和相應(yīng)的整改措施，以期提高企業(yè)應(yīng)用和推廣信息化技術(shù)的水平，并為相關(guān)人員提供參考。

信息化；競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；信息系統(tǒng)

前言

信息化技術(shù)不斷發(fā)展的十點(diǎn)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確以及全面的開(kāi)發(fā)并利用好相關(guān)的信息資源，則能夠在競(jìng)爭(zhēng)中掌握主動(dòng)權(quán)，推動(dòng)后期各項(xiàng)決策的發(fā)展?；诖瞬浑y發(fā)展，建設(shè)信息化已成為企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，因此，加強(qiáng)對(duì)其分析研究有著十分重要的意義。

1 企業(yè)信息化的基本現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已不再單單是其資質(zhì)管理方面，更多的是放在了綜合實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)上，國(guó)家相關(guān)部門(mén)對(duì)于企業(yè)資質(zhì)管理也變得更加嚴(yán)格，因此，傳統(tǒng)的制造業(yè)、粗放型的管理模式已難以跟時(shí)代發(fā)展的腳步相適應(yīng)。整個(gè)市場(chǎng)進(jìn)入了微利時(shí)代，企業(yè)一旦有不慎，則會(huì)出現(xiàn)虧本的問(wèn)題，而項(xiàng)目跟公司總部之間相距較遠(yuǎn)，難以及時(shí)的將項(xiàng)目的基本信息向總部進(jìn)行匯報(bào)，難以實(shí)現(xiàn)總部對(duì)項(xiàng)目實(shí)時(shí)進(jìn)度、成本以及質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容的監(jiān)督，做好相應(yīng)的管理，更難以及時(shí)的采取一些有效的措施來(lái)防范風(fēng)險(xiǎn)。此外，且不具備對(duì)成本進(jìn)行預(yù)算、核算以及對(duì)項(xiàng)目施工過(guò)程進(jìn)行控制的能力和手段，使用的經(jīng)營(yíng)方式大多數(shù)都是合作以及掛靠的形式，難以自覺(jué)的參與到項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中去，合同、項(xiàng)目質(zhì)量存在著較多的風(fēng)險(xiǎn)，而公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各子公司的不斷增多，風(fēng)險(xiǎn)防范的難度也在不斷增加，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目出現(xiàn)虧損后卻沒(méi)有依據(jù)可以查詢(xún)的問(wèn)題。

1.2 信息化提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

總部需要多手段的對(duì)子/分公司經(jīng)控制，對(duì)其資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督時(shí)可以利用網(wǎng)上審批的方式，提升項(xiàng)目管理的透明程度。對(duì)企業(yè)最新的經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)進(jìn)行及時(shí)的掌握，嚴(yán)格控制各項(xiàng)環(huán)節(jié)的成本，減少企業(yè)的成本投入，從而有效提高企業(yè)的利潤(rùn)。規(guī)范企業(yè)不同業(yè)務(wù)之間的單據(jù)以及流程，對(duì)核心的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，做好部門(mén)與部門(mén)之間的信息溝通，有效實(shí)現(xiàn)其資源的共享，使得企業(yè)的整體運(yùn)行效率得到提高的同時(shí)，提升其管理水平。

2 企業(yè)應(yīng)用信息化技術(shù)所產(chǎn)生的效果

2.1 經(jīng)濟(jì)效果

應(yīng)用管理系統(tǒng)能夠減少辦公費(fèi)用，究其原因主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：①實(shí)行了無(wú)紙化的辦公形式，減少了紙張以及設(shè)備的消耗；②實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的辦公流程，減少了異地項(xiàng)目跟公司之間進(jìn)行溝通所需要的通訊費(fèi)用以及交通費(fèi)用；③系統(tǒng)能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目報(bào)表，減少了人力的投資。

2.2 降低了生產(chǎn)成本

應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理能夠?qū)?xiàng)目實(shí)施所耗費(fèi)的人力、物力以及財(cái)力進(jìn)行預(yù)測(cè)，確保采購(gòu)價(jià)格的合理性，便于對(duì)項(xiàng)目材料的庫(kù)存進(jìn)行管理，并能夠有效對(duì)相關(guān)租賃設(shè)備的臺(tái)班記錄進(jìn)行記錄，及時(shí)的對(duì)剩余材料進(jìn)行調(diào)配，有效的減少了成本的投入。

2.3 降低了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)中應(yīng)用管理系統(tǒng)能夠增強(qiáng)企業(yè)管理層開(kāi)展管理工作的透明度，有效的對(duì)項(xiàng)目各階段的成本進(jìn)行控制，減少項(xiàng)目受人為因素的影響，對(duì)于那些存在著不規(guī)范性以及不合理性的合同則難以進(jìn)行簽訂。經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目過(guò)程中還能夠及時(shí)的對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行曝光，以便企業(yè)能夠在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理，減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，使得企業(yè)的利潤(rùn)得到進(jìn)一步的提升。

3 企業(yè)信息化實(shí)施難點(diǎn)所在

3.1 未能夠正確的認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)

企業(yè)在實(shí)施信息化技術(shù)時(shí)最大的一個(gè)問(wèn)題就在于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層未能夠正確全面的認(rèn)識(shí)到信息化，其更多的是將信息化看作是一項(xiàng)技術(shù)性的工作，并派專(zhuān)人去進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，難以正確的把握數(shù)據(jù)的真實(shí)性，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審批更多的浮于形式。而實(shí)際工作中，建設(shè)企業(yè)信息化所涉及的部門(mén)有管理部門(mén)、決策部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等，需要不同的部門(mén)之間相互協(xié)調(diào)，重新對(duì)權(quán)責(zé)關(guān)系進(jìn)行分配，才能更好的確保信息化業(yè)務(wù)流程能夠進(jìn)行的更為順利，而不能只依靠一個(gè)部門(mén)。

3.2 難以深入核心業(yè)務(wù)

現(xiàn)階段，我國(guó)大部分企業(yè)在建設(shè)信息化是更多的是停留在辦公、人力資源管理、資金流動(dòng)、企業(yè)財(cái)務(wù)管理以及資料的準(zhǔn)備等方面，只是簡(jiǎn)單的提高了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，卻未對(duì)項(xiàng)目的成本以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控。為了有效實(shí)現(xiàn)對(duì)此兩大核心業(yè)務(wù)的管控，則需要確保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)足夠的真實(shí)，合理且準(zhǔn)確。而項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的大量上傳，信息的透明化程度逐漸增加，項(xiàng)目管理的主權(quán)則在相應(yīng)的減小，項(xiàng)目部的權(quán)利以及利益會(huì)出現(xiàn)逐漸上移的問(wèn)題，項(xiàng)目部?jī)?nèi)部的阻力也在不斷提升，因此，企業(yè)內(nèi)部不同層級(jí)的權(quán)利和利益都需要重新進(jìn)行分配，才能夠保持企業(yè)運(yùn)行的穩(wěn)定和安全。

4 如何保持企業(yè)信息化的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

4.1 思想上要高度重視

特別要注重經(jīng)營(yíng)也業(yè)務(wù)都能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，若使用的經(jīng)營(yíng)管理信息化跟業(yè)務(wù)管理信息化程度不相匹配，則難以充分體現(xiàn)信息化所具有的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)所具有的潛在優(yōu)勢(shì)，因此經(jīng)營(yíng)管理信息化要跟業(yè)務(wù)信息化程度相輔相成，兩者缺一不可。

4.2 提高員工的專(zhuān)業(yè)技能

為了能夠有效的維護(hù)企業(yè)管理軟件處理數(shù)據(jù)的能力，確保數(shù)據(jù)的安全性，則需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)人才的挖掘，做好對(duì)員工的培訓(xùn)工作，使其能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)所具有的作用有個(gè)充分的認(rèn)知，熟練管理軟件的使用，從而能夠?yàn)槠髽I(yè)建設(shè)信息系統(tǒng)營(yíng)造一個(gè)良好的氛圍，進(jìn)一步提升企業(yè)信息化建設(shè)以及應(yīng)用的水平。

4.3 培養(yǎng)自己的軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)

現(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)于建設(shè)和開(kāi)發(fā)社科信息資源重視程度還比較的低，內(nèi)容混亂，且缺乏精品等問(wèn)題也日益突出，因此，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃以及信息開(kāi)發(fā)的技術(shù)人才的需求也就不斷擴(kuò)大。不同的企業(yè)所具有的管理模式以及經(jīng)營(yíng)理念都存在著差異，因而企業(yè)要不斷創(chuàng)新，注重自主開(kāi)發(fā)，利用企業(yè)各自的軟件系統(tǒng)作為技術(shù)支撐，以便為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)。

4.4 建立和完善相關(guān)的信息系統(tǒng)

4.4.1 協(xié)同工作平臺(tái)系統(tǒng)

此系統(tǒng)能夠有效對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)以及通訊技術(shù)進(jìn)行了應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部跟跨地區(qū)、分散人員之間的溝通，增強(qiáng)了彼此之間的協(xié)作和管理能力，使得企業(yè)的管理能力以及實(shí)際應(yīng)變的能力得到進(jìn)一步的提升。而協(xié)同辦公軟件作為最基礎(chǔ)且十分成熟的一項(xiàng)技術(shù)，有效的結(jié)合了軟件和互聯(lián)網(wǎng)，相比于傳統(tǒng)的ERP、CRM等企業(yè)管理軟件，系統(tǒng)辦公軟件更關(guān)注于人和知識(shí)，并以人和知識(shí)未主要核心，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔以及各類(lèi)信息的整理工作。而相比于傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，協(xié)同辦公應(yīng)用更為全面，且支持跨組織、跨網(wǎng)絡(luò)以及跨地域的使用，使得管理工作更為靈活，柔性更高。

4.4.2 精細(xì)化管理系統(tǒng)

精細(xì)化管理系統(tǒng)主要目的在于能夠?qū)ζ髽I(yè)所有在職員工進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，此軟件主要具有的功能有以下幾點(diǎn)：①日考核，即不同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)需要考核當(dāng)天進(jìn)行了自評(píng)的員工。②日常工作動(dòng)態(tài)考核，即在企業(yè)的日常管理操作系統(tǒng)總記錄每位員工的工作狀態(tài)，并利用接口程序向精細(xì)化管理系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，而具體的執(zhí)行過(guò)程以及結(jié)果則需要由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)當(dāng)日系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)分。③事物交辦，考核所有攪拌事物的處理和結(jié)果?，F(xiàn)代企業(yè)最重要的就是人性化得管理，這里面很重要的一點(diǎn)就是體現(xiàn)公平性，精細(xì)化管理系統(tǒng)使得管理更透明，獎(jiǎng)罰分明，使得員工的工作積極性不斷提高。

4.4.3 辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)

此系統(tǒng)主要包含有以下幾點(diǎn)管理功能：①公文管理；②申請(qǐng)管理；③車(chē)輛管理；④會(huì)議管理；⑤值班管理；⑥資產(chǎn)管理；⑦系統(tǒng)管理等。其存在能夠有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化的管理，并實(shí)行無(wú)紙化的辦公，更注重對(duì)企業(yè)的細(xì)節(jié)管理，減少成本的投入，同時(shí)還支持了遠(yuǎn)程辦公，在企業(yè)管理中充分發(fā)揮了信息化技術(shù)的作用。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)在實(shí)行信息化技術(shù)過(guò)程中，要注重對(duì)其管理理念的更新和改進(jìn)，項(xiàng)目決策者要對(duì)信息化系統(tǒng)所具有的作用以及基本的功能進(jìn)行認(rèn)知，并綜合企業(yè)的實(shí)際情況，從大局入手，合理的利用信息化技術(shù)，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率和效益。

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F272

A

2095-2066（2016）32-0261-02

2016-11-1

李世慶（1977-），男，中級(jí)工程師，大專(zhuān)，主要從事信息化管理工作。