□北京城建集團有限責任公司建筑工程總承包部 韓峰
企業(yè)工會大型文體活動組織方法之我見
□北京城建集團有限責任公司建筑工程總承包部韓峰
如果讀者您和我一樣,是企業(yè)的一名兼職工會干部,盡管是兼職,但必須要在一些大型文體活動中擔任組織者的角色,那么希望下面的文字能對你的工作有所幫助。
我在兼職擔任企業(yè)工會干部以來的6年時間里,牽頭組織過2屆職工運動會,3次春節(jié)團拜會,1次職工歌詠比賽、1次企業(yè)組建30周年文藝匯演,其他的活動,比如組織郊游踏青、拓展訓練之類的,只能算小型活動,不在討論之列。在這些較大規(guī)模的文體活動中,與其說積累了豐富的經(jīng)驗,不如說留下了很多難忘的教訓,現(xiàn)在總結梳理出來,和同行們分享。
當你接到組織一次大型活動的任務時,你該從哪里著手?
我面臨的第一次大型活動組織工作是一次職工運動會。因為缺少經(jīng)驗,又沒有前輩指點迷津,只能自己摸索。更悲催的是,除了組織好活動,還負責企業(yè)300多人的工資、社保等工作。任務來了,我的感受豈止是“抓狂”,簡直是“崩潰”!北京城建集團每五年組織一次全集團范圍的職工運動會,運動會包括大小比賽項目近40項,歷時幾個月。雖然我們只是集團幾十家二級參賽單位之一,但是面對各單位間激烈的較量、領導的關注、職工高漲的參與熱情,作為組織者絕不能敷衍了事。于是,千頭萬緒的工作在一通手忙腳亂中開始了。從運動員的選拔、訓練,到飲食、服裝的采購,從觀眾拉拉隊的組織和口號、標語的制作……當初的那一幕仿佛展現(xiàn)在眼前:你正在撥打座機電話,手機同時響個不停,你和對方說話的語氣越來越難聽;你這邊在給運動員發(fā)服裝,那邊又來了個人質問你為什么沒給他買鞋子;終于,座機、手機都安靜了,也沒人來找你了,已經(jīng)是晚上八九點,肚子咕嚕嚕叫,老公、孩子在家眼巴巴地等著你,而你手頭還有一堆其他的業(yè)務工作還沒做……縱然你生出三頭六臂也不可能同時做這么多事,而且這種無序的工作,徒勞無功!
其實,一份全備的方案,可以將你從這種無序的抓狂中拯救出來!所以,回答最初的那個問題:在戰(zhàn)斗的號角吹響之前,一定先把糧草備好,這糧草是你預期可以從頭到尾為支持你組織該活動所需的全部資源,而一份全備的方案就將你整合調(diào)動資源的權力“合理化”、“合法化”。首先,你明確了自己可以“花多少錢”,你就能知道你可以把活動做到什么檔次,是高大上的,還是親民的;其次,你明確了自己可以“用多少人”,你就不必把自己“大卸八塊”應付各個環(huán)節(jié);接下來,你明確了你需要“做多少事”,“分幾步走”,每一步的時間底限是什么,達到什么效果,清晰的步驟躍然紙上,不管涉及多少人,每人照著方案做事,所有人都了然于胸。
當然,這份方案需要你花上一番心思和時間,什么人,適合做什么,這個人要在這段時間為此活動工作,他會遇到什么障礙,如何協(xié)調(diào)解決,你還需提前和他的上司打好招呼,為他們爭取資源……這些都需要你制定方案的過程中細細考量。但是,千萬別覺得制定方案浪費時間,俗話說“磨刀不誤砍柴功”,制定好一份成功的方案,并獲得本單位權力機關的批準之后,就可以踏踏實實按照方案落實,不必一事一請示;各崗位人員各司其職,互相聯(lián)動,協(xié)同作戰(zhàn),盡管這個臨時團隊中的每個人都是兼職的,但因為都是只做其中的一點點工作,都不會過于勞累和緊張;而你本人,成功從具體事物性工作的捆綁中脫身,把精力用于統(tǒng)籌協(xié)調(diào),同時兼顧你手中的其他業(yè)務;一份為本單位活動“量身定做”的方案做出了一次,以后類似的活動都可以拿來就用,可以說是“一勞永逸”。一份全備的方案,可以把你從手忙腳亂帶進運籌帷幄、事半功倍,所以制訂方案多花些心思和時間是完全值得的。
方案有了,所有的準備工作都按照預期順利進展了。“懷胎十月,一朝分娩”,無論是運動會、團拜會,還是文藝匯演,總有那個最終亮相的時候,準備工作再有序,如果在某個關鍵點上沒有控制好,也不能算是一次成功的組織,所以,一份全備的方案是成功的一半,另一半取決于是否抓住了關鍵。
什么是關鍵呢?
首要的關鍵無疑是“你的老板”!
一次春節(jié)團拜會,公司上上下下都非常重視,按活動策劃方案,團拜現(xiàn)場領導班子要集體給員工拜年;各個基層單位為了能在這個舞臺上亮相,都精心準備了節(jié)目;為了給整臺節(jié)目增添亮點,工會特邀了兩三個專業(yè)演員來表演……貌似天衣無縫了,卻在馬上開場的時候發(fā)現(xiàn)總經(jīng)理還沒到場!于是打電話聯(lián)系總經(jīng)理,電話那頭老總無辜地說:“啊?9點開始?不是9:30嗎?”“……”你可以對你的老板說“我通知過你啊”這類的話嗎?當然不可以!于是,為了領導班子的集體拜年,500多職工和家屬只好等;而那幾位外請的演員,因為春節(jié)前要走穴趕場,人家不能等,精彩的節(jié)目打了折扣。本來可以很完美的亮相就這樣變得不完美了,責任在誰?在老板嗎?老板很忙,記錯時間了有情可原。而組織者無疑負有不可推卸的責任,因為關鍵要素沒有控制好。如何解決呢?對于你組織的活動,總有那些為數(shù)不多的關鍵人物必須是你重點對待的,他需要出面的時候,你必須冒著“討人嫌”的風險,采取人盯人的戰(zhàn)術,把他從其他冗雜的事情當中剝離出來,同時還要做出他們?nèi)毕念A案,才不至于被動。
其次的關鍵是“時間節(jié)點”的控制。凡是大型活動,因為涉及的人多,難免不可預測的事情多,為活動提供服務的人員無論提前多長時間做好準備都不過分,但是晚了一點就不行!你不能因為還沒有準備好而讓上千人在那里等;而你早早把所有的準備工作做好,等著觀眾陸續(xù)就位,等著嘉賓到了預定的某個時刻宣布活動開始,哪怕為此你多掏了場地租賃費,多加了人工費,那也是值得的。你必須按照“最不利原則”做出假設,比如,假設你通知的服務人員會遲到,那么你要求他們什么時間到場比較合適?假設他們都說了大話,安裝好一臺設備雖然承諾只用一個小時,但是實際卻花了兩個小時。你必須打出充足時間的余量,才不至于被動。
其實,你如果已經(jīng)做好了完備的活動方案,關鍵要素也處于受控狀態(tài),那你的組織工作已經(jīng)獲得了成功。你畢竟沒辦法預知所有的事情,只能是發(fā)生了隨時解決,靈活處理,只要這些偶然事件不屬于你的關鍵點,那么就不影響整個活動的大局,即使有點小瑕疵,也不妨礙了。在這里我把我能想到的細節(jié)提示給你,算是錦上添花吧。
“善于向你的領導求援”。
你的角色是一個組織者、協(xié)調(diào)人,你不是決策者。你制定的活動方案獲得了批準,證明你已經(jīng)和領導有過充分的溝通。但在整個落實的過程中,你必須隨時將你的工作進展向領導匯報,確保他心中有數(shù)。這樣,一旦出現(xiàn)了方案之外發(fā)生的偶然事件,你第一時間把情況報告給這位領導,他可以根據(jù)他掌握的情況及手中的資源做出指示,幫助你從容應對,或許還可以為你擔責!
“允許自己做得不夠完美”。
假如你已經(jīng)十分盡力,卻出現(xiàn)了一些小意外,那么好吧,接納自己只是個普通人,無法做到讓每個人滿意。你可能在把握大局和抓住重點的過程中,忽略了個別人的利益和感受,引起一些小小非議,這些都很難避免,做個小小的總結,下一次稍加留意就好。
“善始善終,培養(yǎng)一批精誠團結的志愿者”。
活動完了一定要開個總結會,總結一下成績和教訓,千萬不要“虎頭蛇尾”。最重要的是別忘記在活動過程中積極參與服務的那些志愿者。他們憑熱情參與到集體活動中來,可能犧牲了自己的很多時間,手中的業(yè)務工作可能需要加班才能完成,忽略他們意味著傷害他們的積極性,下一次再有活動他們可能會以各種理由拒絕參與。為他們準備一份獎品或紀念品,價格不重要,重要的是紀念他們付出的辛苦勞動。
總之,大型文體活動的組織工作千頭萬緒,但是按照以上的工作方法,本著認真的態(tài)度做好前期準備,還是可以從容應對的。一句話,準備工作做得越充分,效果就越完美!大型文體活動是企業(yè)文化建設中不可或缺的,職工的精神狀態(tài),團隊的精氣神都是在這些文體活動中得到展現(xiàn)和提升的。我們工會干部,不論是兼職還是專職,都要以一種嚴肅認真的態(tài)度對待這項工作,使自己成為這方面的專家。