李 芳

山東新和成藥業(yè)有限公司

淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

李 芳

山東新和成藥業(yè)有限公司

檔案管理是我國(guó)文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，保存歷史的原貌、反映歷史事實(shí)，也是為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，對(duì)館藏、科技、文件、人事、圖書(shū)等內(nèi)容進(jìn)行有效地管理、記錄在案。新時(shí)期，對(duì)檔案管理提出了不斷創(chuàng)新和完善管理的要求，也對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。本文闡述了檔案管理的重要性及其作用，分析當(dāng)前檔案管理存在的現(xiàn)象，探索在新時(shí)期檔案管理不斷創(chuàng)新與完善的新路子和新方法，充分提高檔案管理的利用率。

檔案管理；企業(yè)；創(chuàng)新；完善

近年來(lái)，企業(yè)檔案管理工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)展，但依然存在很多問(wèn)題，如檔案管理意識(shí)薄弱、檔案使用頻率不高、檔案人員素質(zhì)低下、檔案信息化建設(shè)滯后等，嚴(yán)重限制了檔案價(jià)值的發(fā)揮。在當(dāng)前國(guó)家大力提倡創(chuàng)新的大背景下，企業(yè)必須提高對(duì)檔案管理的重視程度，不斷提升檔案管理的質(zhì)量和水平，為企業(yè)開(kāi)展科技創(chuàng)新活動(dòng)提供有力的檔案信息支持。

1 企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案使用頻率不高

現(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)能夠正視檔案的采集與保存工作，但對(duì)于檔案的使用卻缺乏足夠重視，很多企業(yè)檔案在經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的分類(lèi)整理后就被存放到檔案室或上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)中，之后就將其束之高閣，鮮少有人問(wèn)津。實(shí)際上，檔案的真正價(jià)值并不僅僅在于記錄，更在于參考和借鑒，如果檔案一經(jīng)形成，就被永久性地封存起來(lái)，從而失去其原有的意義。

1.2 檔案信息化建設(shè)滯后

當(dāng)前，除了一些大型企業(yè)之外，很多中小企業(yè)的網(wǎng)站建設(shè)才剛剛起步，檔案信息化建設(shè)更是嚴(yán)重滯后。同時(shí)，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)未與其他部門(mén)的信息系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，很多檔案的采集、移交依然依賴(lài)于手工操作，而不能通過(guò)信息化途徑自動(dòng)完成。此外，企業(yè)缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化檔案管理人才，對(duì)于檔案信息化的理解還停留在計(jì)算機(jī)操作的初級(jí)層面上，這限制了檔案信息系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

2 企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中的發(fā)展與創(chuàng)新

2.1 引進(jìn)科技化

企業(yè)檔案科技化是企業(yè)信息管理的必經(jīng)之路。檔案信息是非常重要的信息資源，當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，企業(yè)檔案也要跟上時(shí)代的步伐，把企業(yè)檔案科技化，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案一般都是用紙張，書(shū)裝成冊(cè)，然后再把檔案分類(lèi)的儲(chǔ)藏在檔案柜里。這樣的儲(chǔ)存方法會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，比如耗費(fèi)紙張比較多，占地空間大，往往為了檔案就要準(zhǔn)備幾個(gè)屋子的地方存放，尋找起來(lái)更是麻煩，要翻閱大量的無(wú)效檔案，才可以尋找到自己所需要的檔案，如果把企業(yè)檔案信息化，這樣一來(lái)，幾臺(tái)電腦就可以解決企業(yè)檔案的儲(chǔ)藏問(wèn)題，企業(yè)可以把信息放到安全的網(wǎng)絡(luò)云上去，再利用局域網(wǎng)管理企業(yè)信息檔案，這樣，不僅占地小，更是方便查找，需要用檔案的使用者，在電腦上輸入所需檔案的時(shí)間就可以輕而易舉的尋找到自己所需的檔案，不僅方便，而且對(duì)檔案管理人員更是方便了管理。

2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享

加快辦公室檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)速度。單位應(yīng)逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃，并加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保能有序開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。要加大投入，在單位各級(jí)檔案部門(mén)形成協(xié)作機(jī)制，集中一切能集中的力量來(lái)促進(jìn)開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強(qiáng)化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過(guò)程中的主體責(zé)任。加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。單位應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，把技術(shù)壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)單位及時(shí)融合網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使電子檔案信息的入口保持暢通。同時(shí)，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。

2.3 管理手段創(chuàng)新

在當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此：要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理，達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化的要求，檔案部門(mén)必須配備必要的計(jì)算機(jī)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。一些專(zhuān)家認(rèn)為：計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用，就好像紙張的發(fā)明一樣，其對(duì)人類(lèi)科學(xué)文化的發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。機(jī)讀文件在文件載體形式中所占的比重將會(huì)越來(lái)越大。雖然不會(huì)完全取代紙張，但紙質(zhì)文件必然會(huì)越來(lái)越少，電子文件也越來(lái)越廣泛地被認(rèn)識(shí)和使用，成為勢(shì)不可擋的歷史潮流。為了保證電子時(shí)代人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段——檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類(lèi)現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是一種傳統(tǒng)的管理活動(dòng)。在信息高度發(fā)達(dá)的傳媒時(shí)代，檔案管理在遵循原有管理方式的基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)新的突破。新的方法和新的管理可以增強(qiáng)檔案管理的有效性，可以從手段上提高檔案管理的重要突破。積極探求檔案管理的新方法是時(shí)代的要求，是檔案工作發(fā)展的要求，是社會(huì)文化進(jìn)步的要求。創(chuàng)新檔案管理需要多方面的力量共同合作，在檔案專(zhuān)業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)形成統(tǒng)一的合力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

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