孔然然

汶上縣住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局

城市建設(shè)檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化

孔然然

汶上縣住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局

隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，城市建設(shè)檔案在其中發(fā)揮的作用也越來越大。要緊抓當(dāng)前的發(fā)展機(jī)遇，規(guī)范城市建設(shè)檔案管理機(jī)制，堅(jiān)持以有效、準(zhǔn)確為核心，抓好、抓牢檔案管理工作，檔案管理人員在業(yè)務(wù)上要不斷學(xué)習(xí)，積極創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案管理與利用的程度。這樣才能實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案資料的價(jià)值，為城市建設(shè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。鑒于此，本文主要分析城市建設(shè)檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化。

城市建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀

1 、城市建設(shè)檔案的特點(diǎn)

1.1 準(zhǔn)確性

城市建設(shè)工作的準(zhǔn)確性跟一個(gè)城市的發(fā)展有密切的聯(lián)系。從大的方面說，有跟城市建設(shè)相關(guān)的系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施改建，特別是城市地下系統(tǒng)的建設(shè)，還有某個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的擴(kuò)展，從小的方面說，甚至包括某一套小房子的法律問題。城市建設(shè)檔案是城市發(fā)展的歷史性記錄，是重要的建設(shè)依據(jù)，也是法律依據(jù)，假如連基本的準(zhǔn)確性都不能保證，就可能給國家、地區(qū)、企業(yè)等帶來經(jīng)濟(jì)方面的損失，更有甚者，可能會(huì)導(dǎo)致災(zāi)害性質(zhì)的事故發(fā)生。

1.2 多樣性

縱觀傳統(tǒng)城市建設(shè)檔案的載體，可以看出除了紙質(zhì)檔案之外，還有其他形式的檔案記錄材料。而伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案形式也變得多樣化，像電子化的文檔、圖像、錄音、視頻等等。這些檔案材料在收集、整理的時(shí)候，基本是按照季度或者年度等周期進(jìn)行歸檔，這些都是城市建設(shè)檔案的獨(dú)特之處。

1.3 動(dòng)態(tài)性

一個(gè)城市的發(fā)展不管是興旺發(fā)達(dá)還是逐步?jīng)]落，都是一個(gè)不斷變化的進(jìn)程，城市建設(shè)檔案記錄著這個(gè)城市的發(fā)展歷程，其記錄的城市建設(shè)信息具備動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。所謂動(dòng)態(tài)性，就是城市建設(shè)檔案在管理的時(shí)候，要及時(shí)、有效反映城市建設(shè)管理的真實(shí)信息，這樣才能更好地發(fā)揮檔案信息的時(shí)效性。

1.4 復(fù)雜性

對(duì)于城市這個(gè)組織結(jié)構(gòu)來說，其主要特征就是功能多元化，這個(gè)功能也決定了城市建設(shè)檔案管理的復(fù)雜性特征。城市建設(shè)檔案設(shè)計(jì)的專業(yè)領(lǐng)域比較廣泛，有城市環(huán)境保護(hù)、城市建設(shè)規(guī)劃、城市抗震抗災(zāi)等等，還包括多種類型，有城市空中、城市地面、城市底線建筑管線以及設(shè)施等等，還包括多種形式的記錄方式，有文字、圖標(biāo)等等不同的形式，所以，城市建筑檔案具備復(fù)雜性的特點(diǎn)。

2 、城建檔案管理存在的問題

2.1 檔案種類繁雜，工作基礎(chǔ)差

城建檔案需要記錄的是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的全過程，包括城市基礎(chǔ)、規(guī)劃審批、征地拆遷、建設(shè)管理、市政設(shè)施、水文地質(zhì)、建設(shè)科研、風(fēng)景園林、歷史名勝等城市建設(shè)發(fā)展的方方面面，體現(xiàn)了城市建設(shè)發(fā)展的整體水平，記錄了每一領(lǐng)域、每一環(huán)節(jié)、每一時(shí)刻的信息。

2.2 服務(wù)意識(shí)淡薄，觀念落后

長(zhǎng)期以來，受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理思想的影響，城建檔案館的服務(wù)缺乏主動(dòng)意識(shí)，處于被動(dòng)等需求上門的工作狀態(tài)，在信息化時(shí)代的浪潮到來之際，未能適應(yīng)需求的轉(zhuǎn)變，無法滿足廣大用戶日益增長(zhǎng)的新的信息需求。

2.3 管理水平落后，人才缺乏

因缺乏計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，很多地方還停留在收集保管型、手工操作階段，僅有少數(shù)發(fā)達(dá)地區(qū)建立了計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)或數(shù)字檔案館，無法滿足大量、實(shí)時(shí)的信息檢索需求。

3 、城市建設(shè)檔案管理工作問題的對(duì)策

3.1 提高對(duì)城市建設(shè)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

對(duì)于城市建設(shè)檔案來說，不管是對(duì)這個(gè)城市的基本建設(shè)，還是城市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展方面的意義都非常重大，要當(dāng)作一項(xiàng)重要的工作來部署。所以，不管是市政部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案管理的基層工作人員，都要加大城市建設(shè)檔案管理工作的重視度，從根本上制定措施來推動(dòng)城市建設(shè)檔案管理工作的開展，讓科學(xué)化、規(guī)范化的城市建設(shè)檔案更好地為城市發(fā)展服務(wù)。

3.2 創(chuàng)新城市建設(shè)管理檔案的管理方式

一是設(shè)立專門的城市建設(shè)檔案管理資料室。因?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)的檔案管理工作是整體建筑工程管理工作中的一項(xiàng)核心，甚至可以說是城市建設(shè)發(fā)展水平的標(biāo)志之一。因此，投入一定的資金建立專門的檔案管理科室顯得非常有必要。二是城市建設(shè)檔案資料管理和利用要分工明確，能夠責(zé)任到人。手寫資料保管的工作人員以及普通業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)操作人員都要設(shè)立相對(duì)比較高的管理權(quán)限，比如，檔案的更新、數(shù)據(jù)的更新與備份等等，要設(shè)立檔案管理系統(tǒng)維護(hù)人員，這樣才能確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。三是要妥善保管手寫資料。隨著信息化的飛速發(fā)展，城市建設(shè)檔案已經(jīng)普遍采用微機(jī)化管理，但是也不能忽視了手寫資料。手寫資料可以作為原始資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存，而且站在安全的角度來思考，這也是對(duì)數(shù)據(jù)的雙保險(xiǎn)，屬于數(shù)據(jù)的備份，畢竟無紙管理模式的全部實(shí)現(xiàn)還需要一段路要走。四是要制定相應(yīng)的城市建設(shè)檔案管理章程。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，管理章程與管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理的重要保障。工作人員要積極遵守檔案管理工作的流程，嚴(yán)格按章辦事，明確檔案的查閱與修改原則，這樣才能提高城市建設(shè)檔案管理工作的有效性。

3.3 完善城市建設(shè)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)

在新時(shí)期，要完善城市建設(shè)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，不能因?yàn)橄嚓P(guān)法律的滯后影響了城建檔案管理工作。不管是中央，還是地方各級(jí)城市建設(shè)檔案的管理部門，都要根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)來完成城市建設(shè)檔案工作，從多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行整體規(guī)劃，全面落實(shí)規(guī)章制度在城建檔案管理工作中的應(yīng)用，把城市建設(shè)檔案管理工作納入正常的法制軌道上。

3.4 定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的重要性。通過對(duì)城建檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高相關(guān)檔案管理人員的工作能力。同時(shí)通過定期培訓(xùn)，可以讓管理人員能夠時(shí)刻跟隨技術(shù)進(jìn)步的腳步，與時(shí)俱進(jìn)。

總之，對(duì)于城市建設(shè)檔案來說，屬于信息資源的重要組成部分之一。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)發(fā)展需要，也不能滿足城市建設(shè)的信息需求。作為一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)比較高的工作，城市建設(shè)檔案管理要求工作人員具備很強(qiáng)的專業(yè)能力，還要有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，具備現(xiàn)代化的檔案管理技能。所以，在新時(shí)期，要認(rèn)清城市建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)，通過合理有效的方式開展城市建設(shè)檔案管理工作，讓其更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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