陸貝貝

定州市河道管理處

關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

陸貝貝

定州市河道管理處

在信息化高速發(fā)展的當(dāng)下，利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)和管理具有非常重要的作用，不僅能優(yōu)化整體檔案管理項(xiàng)目的運(yùn)行結(jié)構(gòu)，也能提升信息傳遞的時(shí)效性以及信息留存的長效性，因此進(jìn)一步加強(qiáng)對其的研究非常有必要。但是就目前的情況來看，檔案信息化建設(shè)與檔案管理中還存在很多問題，因此需要采取有效的措施進(jìn)行優(yōu)化，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。基于此本文分析了檔案信息化建設(shè)與檔案管理。

檔案信息化建設(shè)；檔案管理；措施

1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說具有重要的意義，不僅是提供數(shù)據(jù)資源的路徑，也是事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程以及發(fā)展趨勢的直觀化信息匯總，因此，將其與信息化結(jié)構(gòu)結(jié)合在一起是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目主要就是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行整體建設(shè)結(jié)構(gòu)的升級，并且借助計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)對其檔案管理內(nèi)容進(jìn)行科技化的收集、存檔以及管理，從而為管理人員提供調(diào)取服務(wù)的應(yīng)用模式。在利用信息化結(jié)構(gòu)升級檔案管理和收集的過程中，能提升整體信息調(diào)取和使用的便捷度，在事業(yè)單位內(nèi)部得到了廣泛的推廣。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的基本內(nèi)容

在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)和檔案管理工作中，所有的工作流程都是由人力獨(dú)自完成，檔案信息多而雜，單純只依賴人力是很容易出現(xiàn)差錯(cuò)的。除此之外，傳統(tǒng)的檔案信息都是記錄在紙上的，當(dāng)檔案數(shù)量增多時(shí)，檔案的搬運(yùn)和轉(zhuǎn)移工作就十分困難，需要投入大量的人力和財(cái)力，紙質(zhì)的檔案信息也給企業(yè)內(nèi)部之間檔案信息流動(dòng)造成了阻礙，當(dāng)需要查閱某份檔案信息時(shí)，查找檔案的過程也是一項(xiàng)巨大的工程。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的逐漸普及，我們可以利用網(wǎng)絡(luò)信息化的力量更好得開展檔案管理工作，檔案信息化建設(shè)可以將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息并儲存在網(wǎng)絡(luò)上，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力將檔案信息進(jìn)行歸類和儲存，如此一來，不僅可以節(jié)約大量的人力和物力，減少檔案信息處理過程中的差錯(cuò)，而且分好類的檔案信息也有利于信息共享。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

3.1 提升管理人員的服務(wù)意識

改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的首要任務(wù)就是提升管理人員的服務(wù)意識，幫助管理人員樹立正確的工作觀念和工作態(tài)度。首先，要使管理人員明白自己的工作內(nèi)容以及工作的重要性，同時(shí)也要強(qiáng)調(diào)檔案管理人員和企業(yè)其他部門的工作人員處于平等地位的，因此在工作過程中不能出現(xiàn)懈怠或者消極的工作態(tài)度，其次要對檔案管理人員開展一系列的系統(tǒng)的服務(wù)知識培訓(xùn)，在潛移默化中提高管理人員的服務(wù)意識。除此之外，還可以定期對管理人員的工作情況進(jìn)行考察和評比，在工作過程中表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員可以予以一定的表揚(yáng)和管理，在有職位晉升的時(shí)候也享有優(yōu)先權(quán)，通過這些物質(zhì)或者職位上的獎(jiǎng)勵(lì)強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識。

3.2 提高檔案工作人員從業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用，需要檔案管理工作人員具備計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)要想檔案工作順利、有序的進(jìn)行，加強(qiáng)檔案管理的長久發(fā)展，工作人員的綜合素質(zhì)的提高是非常重要的。任何技術(shù)或知識的應(yīng)用與實(shí)施都離不開人，因此，檔案館要加強(qiáng)工作人員先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，檔案管理知識的宣教，并采取考核制度和獎(jiǎng)罰制度，以此來激發(fā)工作人員的自主學(xué)習(xí)性，從整體上提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，還需要?jiǎng)?chuàng)作不同機(jī)遇，激發(fā)工作人員在信息化技術(shù)的環(huán)境下提高自我創(chuàng)造性，進(jìn)而提高檔案管理信息化建設(shè)的工作效率。

3.3 改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加強(qiáng)檔案信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

要想提高檔案信息化的應(yīng)用效率，檔案工作人員必須改變傳統(tǒng)管理模式和服務(wù)態(tài)度，轉(zhuǎn)變陳舊思想，加強(qiáng)反應(yīng)能力和主動(dòng)服務(wù)意識，在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的態(tài)勢下，檔案工作人員要洞察先機(jī)，加強(qiáng)時(shí)事熱點(diǎn)信息的整合，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)化技術(shù)，加強(qiáng)信息的創(chuàng)建和共享，主動(dòng)提供資源信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的現(xiàn)代化作用，為社會、人們提供有價(jià)值的信息內(nèi)容。同時(shí)，在檔案信息化管理中，要加強(qiáng)對信息內(nèi)容和電子軟件的檢索，確保其安全性、規(guī)范性和有效使用性。

3.4 加大檔案管理信息資源的整合力度

檔案信息資源的工作在檔案工作中有著極大的優(yōu)勢，檔案資源建設(shè)的相關(guān)工作是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要基礎(chǔ)。一般來說，理想的檔案信息資源既能夠宏觀而又正確地反映出社會歷史的發(fā)展，也能微觀地反映出生活中的點(diǎn)滴細(xì)節(jié)，讓社會的整個(gè)集體以及個(gè)體的發(fā)展能夠一覽無余。在統(tǒng)一規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)以及分級管理的相關(guān)檔案信息管理制度下體現(xiàn)出國家資源配置的合理性以及高效性，從而滿足社會資源共享的要求。另外一個(gè)角度來看，檔案管理信息資源的整合途徑主要是通過分組整合以及整理的方式，在整理的過程中不僅僅要依靠檔案的系統(tǒng)化以及以編目，還需要對相關(guān)檔案進(jìn)行編纂加工，提高其內(nèi)在的使用價(jià)值；信息資源的組合則主要說的是將整合的目標(biāo)以行政手段或者技術(shù)手段等進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理，讓相關(guān)信息資源能夠在整體上趨于合理優(yōu)化的發(fā)展趨勢。

3.5 優(yōu)化管理機(jī)制

在實(shí)際管理過程中，在信息接收之后，管理人員要根據(jù)實(shí)際情況建立健全信息的分辨組合操作，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的數(shù)字化結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換，在這個(gè)過程中，管理人員要有效的甄別具有實(shí)際意義的信息，確保信息留存的真實(shí)性以及完整性，同時(shí)要根據(jù)檔案信息管理規(guī)定有效提升管理的規(guī)范化操作，按照指定的制度進(jìn)行實(shí)施和信息歸檔，保證信息收集和歸檔任務(wù)的實(shí)時(shí)性。

總之，檔案信息化的相關(guān)管理是適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作者選擇的必然趨勢，其能夠有效提高檔案管理者的工作水平以及效率，因此進(jìn)一步加強(qiáng)對其的研究非常有必要。

[1]張照余.關(guān)于檔案信息化建設(shè)效益問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007，04：57-59.

[2]冉朝霞.關(guān)于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].檔案管理，2006，06：48-49.

[3]吳建萍.新背景下檔案信息化管理工作探索[J].管理觀察，2013，18：108-109.