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        企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究

        2016-03-16 08:47:30徐金婷
        環(huán)球市場 2016年20期
        關(guān)鍵詞:計算技術(shù)檔案管理信息化

        徐金婷

        金埔園林股份有限公司

        企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究

        徐金婷

        金埔園林股份有限公司

        隨著我國企業(yè)檔案管理工作的日益深化,企業(yè)檔案管理水平有了很大的提高。但是,目前企業(yè)檔案管理工作仍存在一些制約自身發(fā)展的難題,唯有在觀念、人才、技術(shù)、制度等方面積極采取各項有力措施,多管齊下,企業(yè)檔案管理工作才可能在創(chuàng)新上出成績,進而提升企業(yè)檔案管理工作的整體水平,為企業(yè)檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新做出一些思考,以期有利于企業(yè)檔案管理工作者調(diào)整管理思路,不斷提升檔案管理水平和質(zhì)量。

        企業(yè)檔案管理;現(xiàn)狀分析;管理對策

        企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容,在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供必要的參考;在實施技術(shù)改造時,科技檔案作為一種技術(shù)資源,它的開發(fā)利用,可以節(jié)省人力物力財力,給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益;在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時,它可以提供歷史憑證;在判明是非曲直時,它維護企業(yè)的經(jīng)濟效益和合法權(quán)益;在進行企業(yè)資產(chǎn)評估時,它是必不可少的重要依據(jù)。

        1 檔案管理中存在的問題

        1.1 檔案管理手段的落后

        科學(xué)技術(shù)在發(fā)展,而檔案技術(shù)卻落后究其原因有以下兩點:一是“硬件”方面的原因:部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性認(rèn)識不足,管理觀念落后,導(dǎo)致在檔案管理技術(shù)上的財力投入少,資金不到位,檔案管理技術(shù)硬件的完善成為空談;二是“軟件”方面的原因:對高新的檔案管理技術(shù)操作不善,部分企業(yè)雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備,但對檔案管理人員的培訓(xùn)不到位,對設(shè)備操作不熟練,導(dǎo)致先進設(shè)備沒能發(fā)揮先進作用。

        1.2 信息化水平仍有待提高

        目前大多數(shù)企業(yè)缺乏計算機專業(yè)技術(shù)人員,企業(yè)在招聘的時候一般不會針對檔案管理工作而專門招收計算機專業(yè)技術(shù)人員,更多的是從辦公室業(yè)務(wù)開展的角度出發(fā)。此外,企業(yè)局域網(wǎng)和網(wǎng)站建設(shè)剛剛起步,企業(yè)上網(wǎng)方式落后,除了大企業(yè)以外,很多中小企業(yè)很難跟得上現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的腳步。正是由于許多企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后,企業(yè)在信息化觀念上的局限,企業(yè)檔案管理信息化還停留在較低的階段且缺乏廣泛性,這給企業(yè)檔案管理帶來了較大的局限性,同時應(yīng)用的滯后性也對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了副作用。

        2 實施措施

        在企業(yè)運行及發(fā)展過程中,應(yīng)當(dāng)立足于市場經(jīng)濟體制改革理念的基礎(chǔ)上,積極采用現(xiàn)代化的科技手段,來對企業(yè)內(nèi)部計算機設(shè)備硬件等進行有效的防護,最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全隱患,促進管理效率的提升。與此同時,應(yīng)當(dāng)規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程,加強檔案信息的管理,確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉(zhuǎn)。

        2.1 企業(yè)管理者加強對檔案管理工作的重視

        處在社會經(jīng)濟發(fā)展的大背景下,企業(yè)的決策者應(yīng)該提高對檔案管理的重視程度,正確的認(rèn)識檔案管理對本企業(yè)發(fā)展的作用。把檔案管理工作與企業(yè)其他相關(guān)的管理工作有效地結(jié)合起來,配置有專業(yè)技術(shù)管理的檔案管理工作人員,并根據(jù)檔案管理工作人員的工作建立一套獎罰機制,加強對管理人員的教育培訓(xùn),使其樹立管理責(zé)任心,能夠主動積極地進行相關(guān)的檔案管理工作,提高管理的技術(shù)技能,保證檔案管理水平逐漸地提高,使檔案管理工作能發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。

        2.2 引入云計算技術(shù)、提高檔案管理信息化水平

        云計算是一種模式,它實現(xiàn)了對共享可配置計算資源(網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲、應(yīng)用和服務(wù)等)的方便、按需訪問,這些資源可以通過極小的管理代價或者服務(wù)與提供者交互,被快速地準(zhǔn)備和釋放。在企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)域中,云計算的最大優(yōu)點在于以下四大方面:經(jīng)濟實惠,降低信息化成本;減輕檔案人員負擔(dān),使其能更專注本身專業(yè);提高檔案信息資源的安全性;提高了檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。②正是由于云計算的成本適中、易用性、自動化、按使用計費等特點,云計算技術(shù)為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新提供了全新的技術(shù)視角。企業(yè)在推進檔案管理創(chuàng)新的過程中,特別是要提升企業(yè)自身的檔案管理水平就要順勢而為,積極利用云計算技術(shù)的優(yōu)點,充分汲取云計算技術(shù)的優(yōu)勢,為推進檔案管理工作的創(chuàng)新注入新的活力。③因此,有條件的企業(yè)可以利用云計算技術(shù),按使用量進行購買,借助云計算技術(shù)不斷提升自身的檔案管理信息化水平。

        2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度

        單位領(lǐng)導(dǎo)要對現(xiàn)今檔案管理工作給予高度重視,在薪酬待遇方面應(yīng)該給予檔案管理人員相對優(yōu)越的條件。同時制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度,做好企業(yè)檔案管理制度的建立和完善,形成檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化體系。首先,各檔案管理的單位應(yīng)該按照國家檔案管理有關(guān)規(guī)定,并結(jié)合自身特點制定出具備完善系統(tǒng)的管理方案,從而起到提高檔案的利用率及質(zhì)量,優(yōu)化和集成檔案資源,從而促使檔案管理工作的有序化和規(guī)模化。其次,根據(jù)實際情況中遇到的一些問題,制定出檔案文件歸檔的詳細步驟,在具體的執(zhí)行過程中也要做到嚴(yán)格按照自動化的規(guī)章制度進行執(zhí)行,來保證檔案管理工作的系統(tǒng)的完善。再次,制定定出更加合理的崗位責(zé)任的制度要求,而且明確要求每個崗位的職責(zé)和任務(wù),而且一定要熟悉每個人自己的工作流程,認(rèn)真且嚴(yán)格的完成自己工作任務(wù)。單位要幫助企業(yè)員工檔案管理人員做好培訓(xùn)工作,吸引更多優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員,為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展奠定基礎(chǔ)。

        企業(yè)檔案管理工作是一個企業(yè)發(fā)展和進步的根本出發(fā)點,如果企業(yè)連自己的基礎(chǔ)文案整理和管理工作都做不好,那么它在發(fā)展的路上也走不了多久,目前,雖然很多企業(yè)都有了自己的企管辦和專門的檔案存放室,但是對于檔案管理工作的重視度仍然不夠,很多企業(yè)沒有明確檔案管理工作的要求,企業(yè)管理人員對于企業(yè)檔案管理工作也是睜一只眼閉一只眼,這不僅使檔案管理部門形同虛設(shè),還在一定程度上遏制了企業(yè)的發(fā)展,不利于企業(yè)的進步。該文針對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的三點問題分別做出了相應(yīng)的解決方案,希望能夠為企業(yè)檔案的管理工作提供一些建議。

        [1] 楊青. 如何創(chuàng)新和完善企業(yè)的檔案管理工作[J]. 檔案工作,2016(02). [2] 彭小芹,程結(jié)晶. 云計算環(huán)境中數(shù)字檔案館服務(wù)與管理初探[J]. 檔案學(xué)研究,2010(6):71.

        [3] 李淑華. 新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J]. 才智,2013(24).

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