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事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

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在互聯(lián)網時代的背景下，機構的檔案管理水平有了很大的提高，但由于單位性質本身固有的模式等原因的限制，檔案管理機構仍然存在著很多的不足，需要各種措施來解決他們的要求。為了適應社會發(fā)展的需要以及當下緊迫的管理趨勢，提高檔案管理水平迫在眉睫。我們必須加快電子檔案管理和建設單位的現(xiàn)代化進程，這樣才能為社會提供現(xiàn)代化檔案并且使電子文件管理更方便。

事業(yè)單位；檔案管理；改善途徑；信息化；電子化

1　前言

檔案記錄了事業(yè)單位的日常工作，對提高工作效率有著不可忽視的作用。文件很重要，它的管理也是非常重要的。因此，如果能進一步提高檔案管理水平，促進檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進程，這樣將使得檔案管理工作得到有效而快速的發(fā)展。

2　現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點

檔案管理現(xiàn)代化是提高檔案管理水平的基礎。文件管理不再是一個簡單的紙質媒體，而是一個綜合應用的各種文件管理工具。檔案管理現(xiàn)代化是加強檔案管理管理水平的一個重要方面。在收集、檢索和應用檔案功能的同時，檔案管理的現(xiàn)代化也反應出了傳統(tǒng)檔案管理模式的不足。

3　我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

相比較于傳統(tǒng)檔案管理模式，現(xiàn)代化的電子檔案管理方法有著無法比擬的優(yōu)勢，但這種檔案管理模式仍存在許多問題。主要的問題是標準化。中國目前的現(xiàn)代化和電子文件管理模式不規(guī)范。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子文件的方式。提高人事檔案管理人員的綜合素質是非常迫切和重要的，加強員工培訓學習，確保他們了解檔案管理的重要性，應提高警惕，防止丟失或泄露檔案，改變傳統(tǒng)檔案的概念，使工作人員能夠跟蹤檔案管理和電子過程現(xiàn)代化。另一方面，為了跟上現(xiàn)代化和電子檔案管理的發(fā)展趨勢，為了提高機構的工作效率，機構需要加強檔案管理人員培訓，讓他們學習新的方法和思路，讓他們認識到檔案管理不僅僅是一個簡單的檔案的歸納整理工作，而是一項重要的科研和管理工作。要從根本上改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高對檔案管理工作的認識。上述討論提到的電子文件的安全問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身，一些存在的問題和漏洞。有些機構沒有思想觀念，不及時更換舊的電子儲存裝置，這就很容易造成電子設備一旦出現(xiàn)問題和故障，那么存放在電子檔案館里面就會遭到損壞和丟失。計算機硬件更新不及時后就會導致文件處理處理速度慢，這勢必會影響文件數(shù)據管理的效率。此外，計算機軟件不更新，導致一些文件數(shù)據錯誤。人事檔案管理人員應該具備更加先進的專業(yè)知識，用先進的理論以及人力資源管理活動的經驗來進行有效的操作指導，讓人事檔案管理發(fā)揮出最重要的效能。重視老員工的培養(yǎng)，勇于突破傳統(tǒng)的經驗管理模式，使老員工盡可能的用專業(yè)知識來指導非專業(yè)人員盡快掌握檔案管理工作的要點。各級人事管理工作應更加專業(yè)化、知識化、智能化，提高事業(yè)單位的綜合實力和人事管理，促進人力資源的開發(fā)和管理，最終達到目標的協(xié)調統(tǒng)一。

3.1加快人事管理信息化建設的進度

加快人事管理信息化建設進度，加強輔助決策功能，使資源管理、業(yè)務運營、綜合信息和研究分析功能有效地結合起來，成為一項更為緊迫的任務。只是一個平臺是不夠的，我們還應該逐步實現(xiàn)擴展應用范圍，一個集政策宣傳、建立績效考核、選拔任用干部和人才在一個更加開放的人事管理功能更全面的互動平臺。

3.2加強考核

在實際工作中，創(chuàng)新人才管理的新思路一切都是以實力為基礎的。企業(yè)發(fā)展如果不能夠及時更新理念與時俱進，對領導干部的考核力度不夠，不能對其形成一種無形的壓迫感的話，那么企業(yè)就會止步不前。建立健全企業(yè)現(xiàn)有職工的檔案機制，加強考核，注重挖掘企業(yè)員工的潛力以及性卻的培養(yǎng)。在如今高速發(fā)展的社會，企業(yè)更應該注重社會人才的檔案工作，引進具有更加經驗豐富的員工，并且使現(xiàn)有職工產生一種緊迫感。將企業(yè)的考核作為一種激勵措施，發(fā)揮職工的激情與積極性，從而為企業(yè)更好更快發(fā)展提供強有力的人才儲備。

4　提高檔案管理水平的方法

我們必須要了解，即使是一個現(xiàn)有的電子化檔案，我們也需要文件管理人員對數(shù)據進行處理分析。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息和電子化。提高檔案管理人員對檔案信息數(shù)據進行分析和處理的能力，是提高事業(yè)單位工作效率的最重要的任務。電子設備相比傳統(tǒng)的紙質文件方便快捷，但一旦電子設備的故障，文件信息和數(shù)據具有毀滅性的破壞。因此，檔案信息的安全必須被視為一項基本任務。首先，要保證文件信息和數(shù)據安全，從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強計算機檔案管理人員的技術培訓，使他們學習如何全面分析數(shù)據處理，如何保持文件信息，而電子存儲設備的故障應該如何處理知識。第二，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換舊的電子儲存裝置，應用最新的軟件，及時更換所需的硬件設施，確保電子設備的運行，滿足日常工作的需要。這就需要機構提高工作管理意識，加強對檔案管理工作的各個方面的投入，努力提高現(xiàn)有的文件存儲環(huán)境和處理數(shù)據的局限性。文件管理在日常工作中的重要地位，保證了文件信息數(shù)據的及時有效應用。

5　結語

檔案管理工作雖然復雜，但它是不可缺少的，對于事業(yè)單位來說是優(yōu)先考慮的。隨著現(xiàn)代化和電子檔案管理方法的快速發(fā)展，機構必須提高電子檔案的管理和分析能力，提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案信息數(shù)據的安全。為了及時維護電子存儲設備，保證事業(yè)單位日常工作的效率和有序進行。檔案管理時代要求機構與時俱進，確保檔案工作的穩(wěn)步發(fā)展。我國現(xiàn)行檔案管理機構呈現(xiàn)出現(xiàn)代特點與發(fā)展電子政務，這是在互聯(lián)網時代的發(fā)展，檔案管理的必要手段，開展檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展對各個方面都具有十分重要的意義。事業(yè)單位檔案管理的電子化發(fā)展是滿足市場發(fā)展需要的一項必要措施。為中國檔案管理的互聯(lián)網時代的到來帶來了新的發(fā)展機遇，由于檔案管理和電子發(fā)展特點的現(xiàn)代化，為了不斷完善我們的機構和發(fā)展檔案的管理水平，所以有必要進一步實施現(xiàn)代管理，為促進單位的事業(yè)建設做出積極的貢獻。

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[3]孫常.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法[J].卷宗，2010(5)：1.