陳彩玲

招遠(yuǎn)市招金大秦家礦業(yè)有限公司

關(guān)于如何做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

陳彩玲

招遠(yuǎn)市招金大秦家礦業(yè)有限公司

企業(yè)檔案管理是整個(gè)企業(yè)管理體系的重要組成部分，因此，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)管理同步發(fā)展，只有做到同步發(fā)展，才能有效的開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。檔案管理，要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，高機(jī)制，高效率的開(kāi)展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計(jì)，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫(kù)房管理等各執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上。基于此，本文將著重分析探討檔案管理方法，以期能為以后的實(shí)際工作起到一定的借鑒作用。

好檔案管理；方法

1 廣泛收集，把好收集關(guān)

建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)相同步，與項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程相同步，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業(yè)檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，形成網(wǎng)絡(luò)體系。首先，要結(jié)合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個(gè)縱橫交織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部之間的關(guān)系，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。其次，企業(yè)檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書(shū)檔案材料，還要收集企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案、音像材料、實(shí)物和電子文件，要特別注重做好重大活動(dòng)、重大事件、重要領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時(shí)對(duì)收集的大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開(kāi)展企業(yè)管理工作服務(wù)，為企業(yè)各項(xiàng)管理工作提供詳細(xì)、可靠的檔案信息資源。只有做好企業(yè)檔案的收集工作，才能保證企業(yè)檔案的完整性。

2 統(tǒng)一檔案編寫(xiě)政策、嚴(yán)肅編寫(xiě)紀(jì)律

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制之下，企業(yè)各個(gè)部門被細(xì)化，隨著部門的增加，對(duì)于檔案編寫(xiě)應(yīng)該統(tǒng)一政策，避免出現(xiàn)由于不同標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的信息遺漏、信息不準(zhǔn)確和不客觀，降低由于部門差異對(duì)檔案工作所造成的影響。檔案的管理工作是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的標(biāo)桿，是員工升職晉級(jí)的重要考核標(biāo)準(zhǔn)之一，關(guān)系企業(yè)及其員工的命運(yùn)，因此要嚴(yán)肅檔案編寫(xiě)紀(jì)律。首先，檔案編寫(xiě)工作人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，盡量避免由于主觀因素造成的偏頗，其次利用現(xiàn)代科技，在軟件方面狠抓檔案編寫(xiě)和管理的效率和準(zhǔn)確性，最大限度為檔案管理提供良好的客觀條件。

3 健全檔案管理相關(guān)制度

首先要緊扣檔案管理工作的部門特點(diǎn)和客觀實(shí)際，制定出的規(guī)章制度要有較強(qiáng)的針對(duì)性，體現(xiàn)合理性和科學(xué)性，能夠較好地滿足本單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。同時(shí)也要充分考慮實(shí)施中可能出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，制定的管理制度應(yīng)簡(jiǎn)單明了、簡(jiǎn)便易行、方便實(shí)用，具有較強(qiáng)的可操作性，使制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用得以充分發(fā)揮。第三，要切實(shí)抓好制度的落實(shí)，保持制度的嚴(yán)肅性，對(duì)約束對(duì)象應(yīng)一視同仁，工作一絲不茍、積極主動(dòng)的予以褒獎(jiǎng)，因玩忽職守、敷衍應(yīng)付而出現(xiàn)失誤和紕漏，造成不良影響的必須加以處罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4 培養(yǎng)技術(shù)過(guò)硬的檔案專職人員

檔案管理規(guī)范化以后，對(duì)于檔案管理人員的要求也隨之提高。目前仍然有很多檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)掌握不夠充分，仍然處于陳舊的檔案管理理念當(dāng)中，加之在編寫(xiě)操作過(guò)程中存在諸多不足，這些構(gòu)成了檔案管理工作發(fā)展的阻礙。企業(yè)應(yīng)基于檔案管理工作的特殊性制定專職人員培養(yǎng)方案，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，雇傭具有電子技術(shù)的專項(xiàng)人才，對(duì)于已有的檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新他們的理念，加強(qiáng)他們計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作能力的學(xué)習(xí)，并設(shè)立定期考核制，對(duì)于業(yè)務(wù)不熟練的人員應(yīng)該及時(shí)采取措施。

5 擴(kuò)展檔案管理工作的內(nèi)容

第一，發(fā)展相關(guān)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)。當(dāng)今的檔案管理不光是對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案館也不光是檔案保管的機(jī)構(gòu)，而是應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展，不斷增加其內(nèi)容，使之成為檔案信息資源的交流中心，在為使用者提供基礎(chǔ)服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加相關(guān)的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，創(chuàng)建以收集、加工、查詢、服務(wù)為主要內(nèi)容的檔案管理。第二，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。當(dāng)前在工作和生活中互聯(lián)網(wǎng)已全面普及，這也使人們獲取信息的渠道更加多元化。網(wǎng)絡(luò)上的信息資源十分復(fù)雜，因此各檔案管理部門需要打破各自為政的局面，充分的利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為檔案信息資源價(jià)值的發(fā)揮奠定良好的基礎(chǔ)。第三，強(qiáng)化檔案的主題意識(shí)。檔案管理部門在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的同時(shí)，要強(qiáng)化檔案的主體意識(shí)，做好相關(guān)人員對(duì)檔案工作的保密意識(shí)，以及使用相關(guān)的操作方法等，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的保護(hù)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。

6 拓展檔案資源共享功能

要改變傳統(tǒng)的管理模式，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式、方法，緊緊圍繞部門的中心工作、階段性工作來(lái)搜集信息、整理素材；在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化時(shí)代的今天，要積極適應(yīng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，探索建立全新的檔案管理系統(tǒng)，以“網(wǎng)絡(luò)化”和“數(shù)據(jù)化”來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資料和文件信息的共享、共建。在具體的實(shí)施過(guò)程中，要本著資源共享的原則，遵循規(guī)范化、通用化的要求，充分考慮檔案管理軟件的選擇、推廣等細(xì)節(jié)問(wèn)題，選用應(yīng)用廣泛、操作簡(jiǎn)便的公共軟件，以其較強(qiáng)的包容性來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的相互查閱、互通有無(wú)。

總而言之，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。這就要求我們?cè)谝院蟮膶?shí)際工作中必須對(duì)其實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步研究探討。

[1]郝杰.對(duì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考及對(duì)策[A].《建筑科技與管理》組委會(huì).2015年8月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集[C].《建筑科技與管理》組委會(huì)：，2015：2.

[2]林敏芳.做好企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的幾點(diǎn)思考[J].科技風(fēng)，2013，20：251-252.