武傳寶

(齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

計算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題及解決策略探析

武傳寶

(齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

計算機(jī)難題的出現(xiàn)不但制約著工作人員辦公效率的提高，同時也會對辦公的資源造成危害。筆者對于計算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題進(jìn)行了闡述，并且給出了一些有效的解決策略。

計算機(jī)；辦公系統(tǒng)；主要問題；策略；方法

1 建設(shè)辦公信息化的必要性

建設(shè)信息化系統(tǒng)就是把主要的辦公業(yè)務(wù)和電腦信息進(jìn)行充分的結(jié)合，發(fā)揮出信息技術(shù)三個主要的特性：高效、穩(wěn)定以及安全。這是將辦公效率提高的主要形式。辦公發(fā)展的信息化可以大大的對人力的成本進(jìn)行節(jié)約，將辦公的具體流程進(jìn)行優(yōu)化。而且國家的層面也可以依照實時的大數(shù)據(jù)，做出正確的數(shù)據(jù)分析，為政府執(zhí)行有關(guān)的政策提供科學(xué)的信息和數(shù)據(jù)。所以不管是從辦公信息化具體的使用單位來看，還是國家層面的角度來說，辦公的信息化建設(shè)有很大的意義。所以辦公環(huán)境信息化以及未來自動化的建設(shè)是以后辦公發(fā)展主要的一個趨勢。

2 計算機(jī)辦公系統(tǒng)出現(xiàn)的一些問題

2.1 工作人員對于辦公系統(tǒng)的體系沒有進(jìn)行很好的掌握

計算機(jī)的辦公系統(tǒng)主要以計算機(jī)使用的技術(shù)作為一個基礎(chǔ)，這個系統(tǒng)是結(jié)合了自身行業(yè)一些特點制定出來的，不同行業(yè)的計算機(jī)辦公系統(tǒng)也是不同的，不過它們都是需要使用的人員要有基礎(chǔ)的計算機(jī)操作技術(shù)，這樣才可以進(jìn)行使用以及完成。但是相當(dāng)多的辦公工作人員在計算機(jī)的使用技術(shù)方面都是非常不在行的，有一些資歷老的工作人員連計算機(jī)怎么使用都不知道。這樣的現(xiàn)象對計算機(jī)基本的使用缺少認(rèn)識，讓很多工作人員只能對辦公系統(tǒng)開始現(xiàn)學(xué)，但是現(xiàn)學(xué)肯定會影響辦公的效率以及辦公的準(zhǔn)確性。

2.2 很多工作人員因為操作的失誤致使工作資料出現(xiàn)丟失

因為工作人員缺少計算機(jī)技術(shù)使用的基本常識，這就導(dǎo)致工作人員在使用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行辦公的時候，經(jīng)常會發(fā)生操作失誤現(xiàn)象。當(dāng)出現(xiàn)操作失誤致使計算機(jī)的辦公系統(tǒng)顯示出了錯誤的圖像時，因為工作人員在這以前沒有碰到過這樣情況的發(fā)生，這個時候工作人員通常都會出現(xiàn)緊張。隨著緊張同時來的就是他們想退到上面的步驟，但是因為心情受到了很大的影響，他們非常容易發(fā)生一錯再錯，最后不小心把辦公資料丟失。

2.3 計算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)以及更新使用的不當(dāng)

計算機(jī)的辦公系統(tǒng)屬于長時間使用的系統(tǒng)，系統(tǒng)會依照這個行業(yè)的專業(yè)發(fā)展水平進(jìn)行持續(xù)的變化以及發(fā)展，更新系統(tǒng)的內(nèi)容是為了適應(yīng)新的和復(fù)雜的操作要求。一般的情況下，計算機(jī)的辦公系統(tǒng)維護(hù)是專業(yè)人員來操作的。不過因為不同的行業(yè)辦公系統(tǒng)具體的內(nèi)容是不一樣的，而且還有很多行業(yè)的專業(yè)計算機(jī)系統(tǒng)操作人才缺少這個現(xiàn)實情況的制約，這就非常不容易確保每個辦公系統(tǒng)全部是專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員操作的。在這樣的現(xiàn)實條件下，企業(yè)為了實現(xiàn)辦公系統(tǒng)更新和發(fā)展，就一定要讓一般的工作人員進(jìn)行對辦公系統(tǒng)維護(hù)的工作，可是因為他們?nèi)鄙賹I(yè)的技術(shù)，這就讓他們在做系統(tǒng)的維護(hù)過程中出現(xiàn)很多操作不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，這樣會對計算機(jī)的辦公系統(tǒng)產(chǎn)生不好的影響。

2.4 抵御病毒入侵的意識低

計算機(jī)系統(tǒng)最大的威脅就是病毒，同時病毒也是計算機(jī)辦公系統(tǒng)中威脅最大的因素。辦公人員的計算機(jī)專業(yè)的知識很有限，因此工作人員在防御的意識缺少正確的認(rèn)識，這為他們在辦公系統(tǒng)的操作產(chǎn)生了很大的隱患。如果不小心操作不當(dāng)，不但產(chǎn)生全部系統(tǒng)癱瘓，也會泄漏商業(yè)的機(jī)密，這對辦公的所在企業(yè)是很大的打擊，損失也會是巨大的。

3 計算機(jī)辦公系統(tǒng)出現(xiàn)問題的解決策略

3.1 大力提高工作人員使用計算機(jī)系統(tǒng)的水平

工作人員要想對計算機(jī)的辦公系統(tǒng)進(jìn)行正確、有效的使用，一定要在認(rèn)真的學(xué)習(xí)計算機(jī)辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，持續(xù)的強化計算機(jī)的辦公系統(tǒng)平常的練習(xí)。利用練習(xí)提高自己在計算機(jī)的辦公系統(tǒng)使用，練習(xí)好可以確保自身對辦公系統(tǒng)全部的操作是正確的，避免一些不必要的操作失誤發(fā)生，提高使用辦公系統(tǒng)的效率。

3.2 認(rèn)真的操作，認(rèn)真的學(xué)習(xí)技術(shù)

工作人員要想真正的發(fā)揮計算機(jī)辦公系統(tǒng)作用，讓它在辦公方面進(jìn)行大幅度的突破，辦公人員就一定要對計算機(jī)辦公系統(tǒng)的深層去進(jìn)行學(xué)習(xí)，強化自身對計算機(jī)的辦公系統(tǒng)精確使用。在使用計算機(jī)的辦公系統(tǒng)中，對于操作失誤的發(fā)生是不可避免的。我們?nèi)绻娴牟恍⌒牟僮魇д`，需要進(jìn)行合理的補救操作，正確的操作后大部分的資料是可以進(jìn)行還原的。所以廣大的辦公者一定要去努力的學(xué)習(xí)辦公系統(tǒng)還原技術(shù)，確保出現(xiàn)了操作失誤后可以將資料找回來。

3.3 學(xué)習(xí)計算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)以及處理技術(shù)

盡管計算機(jī)的辦公系統(tǒng)沒有要求工作人員要擁有計算機(jī)的專業(yè)知識，可是一些基本計算機(jī)的維護(hù)技術(shù)，工作人員有必要進(jìn)行理解和掌握。對于辦公系統(tǒng)中基本的維護(hù)做好掌握，不但可以確保計算機(jī)的辦公系統(tǒng)一直在最優(yōu)的狀態(tài)下工作，還可以確保系統(tǒng)全部的功能都是處于有效的靈敏狀態(tài)，這樣可以給辦公人員最大的技術(shù)支持，這樣就可以把計算機(jī)辦公系統(tǒng)所有的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

3.4 進(jìn)行規(guī)范的使用和操作，提高對病毒的防御意識

病毒是危害計算機(jī)辦公系統(tǒng)最主要的因素，一定要做好對病毒的抵御工作，才可以確保辦公信息的數(shù)據(jù)安全，不會被泄漏。事實上對計算機(jī)的辦公系統(tǒng)侵入的病毒進(jìn)行防御是很容易的一件事情，辦公人員只要確保辦公系統(tǒng)一直是持續(xù)的在最新版的系統(tǒng)下，就可以大大的降低漏洞的發(fā)生，這樣就可以降低病毒的侵害。而且辦公人員一定要提高對自己的工作一些警覺，一定要做到專門的計算機(jī)專用，堅決不用辦公的電腦做自己的事情，確保自己電腦操作的規(guī)范，提高自己的抵御病毒的相關(guān)意識，保證計算機(jī)的辦公系統(tǒng)正常的工作狀態(tài)。

3.5 建立計算機(jī)信息安全體系

進(jìn)行計算機(jī)辦公系統(tǒng)使用的工作人員需要對比較重要的數(shù)據(jù)做好備份工作，對于在工作時間以外出現(xiàn)的數(shù)據(jù)也需要進(jìn)行備份的相關(guān)工作。同時還需要完善計算機(jī)辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫的整合工作，不要等系統(tǒng)發(fā)生故障的時候，不能及時找到故障原因的發(fā)生。強化對辦公系統(tǒng)平時的維護(hù)，經(jīng)常升級防火墻以及各種殺毒軟件，下載程序補丁，確保數(shù)據(jù)應(yīng)用不會被竊取。

3.6 大力的發(fā)展對計算機(jī)辦公系統(tǒng)人才的培養(yǎng)

使用計算機(jī)的各類工作人員需要有很強的專業(yè)技術(shù)，它是企業(yè)的辦公系統(tǒng)穩(wěn)定工作的前提，辦公系統(tǒng)的自動化實現(xiàn)以及網(wǎng)絡(luò)程序的使用全部是有聯(lián)系的，要確保這部分工作可以持續(xù)正常的開展，就一定要提升使用計算機(jī)的工作人員在專業(yè)性方面的培養(yǎng)。對于已經(jīng)使用了辦公系統(tǒng)的企業(yè)，應(yīng)該積極的組織工作人員做好培訓(xùn)工作，辦公系統(tǒng)的建立不是簡簡單單的依靠工作人員，而是需要經(jīng)常的培訓(xùn)以及教育，提高廣大人員的專業(yè)水平才可以，確保辦公系統(tǒng)可以正常的進(jìn)行。而且每個辦公系統(tǒng)的使用人員都是要系統(tǒng)的掌握計算機(jī)辦公平臺的基本操作。

3.7 依照工作的實際需要，制定計算機(jī)管理使用規(guī)范

除了以上提到的各種各樣的策略，工作人員還應(yīng)該依照工作經(jīng)驗制定出適合計算機(jī)管理的使用規(guī)范。第一，后續(xù)的工作人員可以依照操作的管理規(guī)范在較短的時間里就明確辦公的使用規(guī)范，避免時間與精力方面的浪費。第二，計算機(jī)的管理使用規(guī)范是依照工作人員長時間的工作經(jīng)驗而制定的，是非?？茖W(xué)也是很合理的總結(jié)，可以把不必要的辦公使用問題進(jìn)行減少。所以加強計算機(jī)系統(tǒng)管理的規(guī)范，是很有必要的。

4 結(jié)語

因為工作人員對于計算機(jī)的使用水平的限制，讓工作人員進(jìn)行計算機(jī)的辦公使用時表現(xiàn)出了一部分的問題。筆者對一些日常經(jīng)常出現(xiàn)的辦公系統(tǒng)使用過程中的問題做出了比較詳細(xì)的分析，同時也介紹了一些方法和思路，希望可以給廣大的辦公人員一些啟示和指導(dǎo)。

[1] 汪琴.淺論計算機(jī)辦公軟件在教學(xué)中的應(yīng)用[J].群文天地，2011，(20)：24-26.

[2] 楊紅格.計算機(jī)辦公系統(tǒng)存在的問題和解決辦法分析[J].信息與電腦(理論版)，2012，(08)：132-134.

Common problems and solutions of computer office system

WU Chuan-bao

(Qiqihar Institute of Technology, Qiqihar 161000, China)

The emergence of computer problems not only restricts the staff to improve the efficiency of office, but also does some harm to the office resources. The author describes the common problems of computer office system and gives some effective solutions.

Computer; Office system; Main problem; Strategy; Method

2016-09-15

武傳寶(1978-)，男，副教授，碩士研究生。

TP317

B

1674-8646(2016)22-0062-02