薛　健

科技檔案安全管理工作的思考

薛健

（黑龍江省科學(xué)院石油化學(xué)研究院，哈爾濱 150001）

隨著信息化的不斷發(fā)展，科技檔案安全管理工作面臨的形勢(shì)越來越嚴(yán)峻，結(jié)合工作實(shí)踐，從檔案管理的人員選擇、教育培訓(xùn)、制度建設(shè)、管理措施、技術(shù)應(yīng)用等方面，詳細(xì)闡述了科技檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)、應(yīng)接受的教育培訓(xùn)以及如何建立檔案管理制度、如何應(yīng)用傳統(tǒng)保密手段和現(xiàn)代保密技術(shù)，科學(xué)運(yùn)用各種安全管理措施，實(shí)現(xiàn)科技檔案的安全管理。

科技檔案；安全；保密；管理

科技檔案是科研單位在履行職能、開展工作中，按照檔案管理規(guī)定，以紙質(zhì)件、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等方式保存的涉及科學(xué)研究的文件資料、音像圖片等檔案資料，是開展科學(xué)研究的重要信息資源。當(dāng)前，信息化時(shí)代高速發(fā)展，要保證科技檔案不失密、不泄密、不丟失，實(shí)現(xiàn)科技檔案的絕對(duì)安全，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)、技術(shù)手段應(yīng)用、資金設(shè)備投入及規(guī)章制度建設(shè)都提出了更高的要求，只有將這些舉措落實(shí)到位，才能確保科技檔案的安全保密。

1　科技檔案管理人員應(yīng)該具有良好的個(gè)人素質(zhì)

科技檔案管理人員應(yīng)該具有良好的政治素質(zhì)、道德修養(yǎng)和自律能力。政治素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)該具有正確的政治立場和政治方向，自覺遵守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩，在政治上堅(jiān)定不移地與黨中央保持高度一致；具有正確的世界觀、價(jià)值觀、人生觀，具有高度的責(zé)任意識(shí)、使命意識(shí)和實(shí)事求是的工作作風(fēng)；熱愛檔案工作，專研檔案業(yè)務(wù)，能夠全心全意投入檔案事業(yè)。道德修養(yǎng)是指檔案管理人員應(yīng)該誠實(shí)守信、遵守諾言，模范地遵守社會(huì)道德規(guī)范；具有無私奉獻(xiàn)、甘為人梯的奉獻(xiàn)精神，具有熱心服務(wù)、為民服務(wù)的意識(shí)及艱苦奮斗的優(yōu)良品質(zhì)；具有正確的歷史觀，尊重歷史、尊重檔案，忠于本職工作，努力鉆研業(yè)務(wù)。自律能力是指能夠自覺遵守憲法和法律，依法履行職責(zé)、行使職權(quán)，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。自覺抵制外界誘惑，時(shí)刻保持警覺，遵守保密制度，嚴(yán)守檔案機(jī)密?？萍紮n案管理人員只有具備良好的個(gè)人素質(zhì)，才能做好檔案管理工作，確保科技檔案的絕對(duì)安全。

2　注重科技檔案管理人員的教育培訓(xùn)

檔案主管部門要發(fā)揮好業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職能，加大教育培訓(xùn)力度，經(jīng)常舉辦各類檔案知識(shí)更新、技能培訓(xùn)的活動(dòng)，特別要邀請(qǐng)保密部門講授保密知識(shí)、保密技能，讓廣大科技檔案管理人員了解保密知識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)，提高保密工作水平?？萍紮n案管理人員要增強(qiáng)學(xué)習(xí)主動(dòng)性，養(yǎng)成良好學(xué)習(xí)習(xí)慣，做到主動(dòng)跟蹤檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案保密工作知識(shí)，全面掌握檔案保密管理技能。針對(duì)檔案管理信息化的趨勢(shì)，要重點(diǎn)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)使用、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)，成為具有檔案知識(shí)、保密知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，綜合素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理專業(yè)人才。要牢固樹立“保密工作無小事，出了問題是大事”的觀念，增強(qiáng)保密意識(shí)，防止享樂主義、個(gè)人主義等思想的侵蝕，牢牢繃緊保密之弦，切實(shí)把科技檔案保密工作的各項(xiàng)要求牢記于心、踐行于行，做到凡是有需要保密的科技檔案，各種安全保密防范措施就及時(shí)跟進(jìn)到位。

3　建立健全科技檔案的管理制度

只有通過工作實(shí)踐，不斷發(fā)現(xiàn)制度漏洞，不斷彌補(bǔ)制度漏洞，才能不斷提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。科技檔案管理單位應(yīng)根據(jù)上級(jí)檔案管理部門的規(guī)定，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》等法律法規(guī)要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，應(yīng)將檔案管理所涉及的人員、設(shè)備、技術(shù)和經(jīng)費(fèi)等全部納入管理制度，使科技檔案保密管理工作在制度框架內(nèi)，依法管理、依規(guī)運(yùn)行，確?？萍紮n案有效控制在安全管理范圍內(nèi)。在制度建設(shè)上，對(duì)涉密檔案的收集范圍、保密人員的職責(zé)要求、涉密設(shè)備的使用管理、檔案借閱的流程手續(xù)、檔案交接和銷毀的辦法程序等，都要制定完善實(shí)用的管理制度。對(duì)已建立的制度，要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，不斷改進(jìn)；對(duì)缺失的制度，要抓緊制定，盡早彌補(bǔ)空缺。通過制度建設(shè)，提升檔案管理科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)保密工作和檔案管理有機(jī)結(jié)合和完美統(tǒng)一，確保人防、物防、技防真正落實(shí)到位。

4　充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性

科技檔案安全管理的關(guān)鍵因素在于人，在于具體的檔案管理人員?？萍紮n案管理人員要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，具有扎實(shí)的檔案知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，在科技檔案歸檔時(shí)，能夠準(zhǔn)確將涉密和非涉密檔案區(qū)分開，做到該歸檔的涉密檔案全部收集歸檔。對(duì)收集歸檔的科技檔案，要及時(shí)標(biāo)明秘密等級(jí)，并在保存涉密檔案的保密柜、檔案卷宗和檔案盒上進(jìn)行標(biāo)示，以便檔案管理人員或其他借用檔案人員準(zhǔn)確識(shí)別，按照保密要求進(jìn)行管理和使用。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱管理規(guī)定，借閱檔案必須按程序辦理，填寫借閱審批單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，辦理手續(xù)后才能借閱使用。借閱檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查歸還的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞的要及時(shí)上報(bào)，查明原因，確保不發(fā)生失密、泄密行為。檔案管理人員要學(xué)習(xí)掌握檔案保護(hù)修補(bǔ)技術(shù)，利用裱糊及復(fù)印技術(shù)，對(duì)紙張破損、字跡褪變、擴(kuò)散的檔案進(jìn)行搶修補(bǔ)救。檔案管理人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，自覺履行保密承諾，自覺約束自己的言行，管好手和口，防止意外泄密事件發(fā)生。

5　加強(qiáng)現(xiàn)代檔案保密技術(shù)手段的應(yīng)用

隨著信息化時(shí)代的飛速發(fā)展，部分科技檔案也必將通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、傳播，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共有共享，但這也給檔案信息安全帶來極大威脅，增加了網(wǎng)上信息泄露、丟失和被竊取、篡改的風(fēng)險(xiǎn)程度。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全的新形勢(shì)，要加強(qiáng)具有我國自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)研發(fā)，發(fā)展技術(shù)上由我掌握的安全軟件產(chǎn)業(yè)，從技術(shù)層面解決網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，為科技檔案網(wǎng)絡(luò)安全提供可靠、實(shí)用的技術(shù)保障。科研單位建設(shè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)要全面徹底地物理隔離內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)禁內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連接到互聯(lián)網(wǎng)上，嚴(yán)禁內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上的設(shè)備連接到外網(wǎng)上。要定期檢查網(wǎng)上信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全的動(dòng)態(tài)管理。涉密計(jì)算機(jī)要張貼涉密計(jì)算機(jī)標(biāo)識(shí)，定期更換安全密碼，由專人進(jìn)行管理。要配備安全防護(hù)軟件，涉密檔案、數(shù)據(jù)要定期備份、實(shí)時(shí)監(jiān)控。嚴(yán)格落實(shí)涉密計(jì)算機(jī)使用人員管理責(zé)任制，做到權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范。對(duì)存儲(chǔ)涉密檔案的光介質(zhì)、電磁介質(zhì)等載體，必須標(biāo)識(shí)密級(jí)，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上使用。要建立涉密載體動(dòng)態(tài)管理臺(tái)賬，注明涉密載體類別，儲(chǔ)存涉密信息內(nèi)容，以及涉密載體的使用人、責(zé)任人，做到網(wǎng)上檔案信息管理使用安全可靠、有跡可查。

［1］衛(wèi)斌.國防科技工業(yè)檔案保密與信息安全［J］.蘭臺(tái)世界，2011，（12）：120-121.

［2］ 吳明麗.新時(shí)期軍工科技檔案保密工作［J］.中國檔案，2012，（10）：93-94.

Thoughts on the safety manage ment of scientific and technological archives

XUE Jian
(Institute of Petrochemistry,Heilongjiang Academy ofSciences,Harbin 150001,China)

With the continuousdevelopmentof information technology,science and technology archives safetymanagement work is facingmore andmore severe situation.In this paper,the author combined with practicalwork,from the choice of personnel archivesmanagement,education and training,system construction,management,technology and other aspects, gives a detailed exp lanation that the science and technology archivesmanagementpersonnel should have the basic quality, should receive education and training and how to establish a filemanagement system,and how to apply the traditional means of secrecy and modern security technology,science and the use of a variety of safety managementmeasures, implement the securitymanagementofarch ivesofscience and technology.

Scientific and technologicalArchives;Safety;Secrecy;Management

G275.3

A

1674-8646（2016）04-0064-02

2016-01-29