周玉霞

淺析水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)實踐

周玉霞

（廣東省飛來峽水利樞紐管理處，廣東 清遠(yuǎn) 511500）

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料。在信息化時代，干部人事檔案數(shù)字信息化順應(yīng)了時代發(fā)展的潮流，逐步提高了干部人事檔案的管理水平和利用率。

干部人事檔案；數(shù)字信息化；建設(shè)

干部人事檔案屬于國家檔案的一部分，充分記錄并反映了干部的工作能力和思想覺悟，是人事單位選拔人才的重要依據(jù)，也是干部個人事業(yè)調(diào)動的憑證。干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)有利于提高干部人事檔案管理水平。水利干部人事檔案信息化建設(shè)是水利工作的重要組成部分，是維護水利工程真實面貌的一項重要工作，有利于促進(jìn)單位的全面發(fā)展與管理。本文以水利系統(tǒng)為例，分析了干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)實踐過程，以擴大干部人事檔案數(shù)字信息化的應(yīng)用范圍。

1　檔案數(shù)字信息化概述

信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用推動了檔案數(shù)字信息化的發(fā)展進(jìn)程，不僅提高了檔案資源的利用率，還提高了檔案管理的質(zhì)量，檔案數(shù)字信息化已經(jīng)成為檔案管理不可或缺的一部分。

檔案數(shù)字化是把檔案信息的主要內(nèi)容變成計算機可以鑒別的數(shù)字代碼，其主要過程包括檔案數(shù)字化的輸入、轉(zhuǎn)換和檔案接收。簡言之，它是將文字檔案信息輸入到計算機中，通過計算機把文字信息變成數(shù)字化信息，便于保存和查詢。

檔案信息的數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心，它是將數(shù)字化的檔案信息資源與網(wǎng)絡(luò)化的管理過程，利用系統(tǒng)加工與網(wǎng)絡(luò)傳輸，合理配置檔案信息資源，并提高其利用率，從而達(dá)到共享檔案信息資源的目的。

檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化是檔案數(shù)字信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮和高速掃描，把傳統(tǒng)的介質(zhì)文件和電子檔案組成系統(tǒng)、有序的檔案信息庫。檔案數(shù)字信息化改變了檔案的管理模式，使其從檔案實體的管理變?yōu)闄n案信息的管理。

2　水利干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)中存在的問題

2.1缺乏專業(yè)的管理人員

干部人事檔案工作一直處于不受重視的狀態(tài)，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是人事組織工作人員，都沒有對此引起高度重視，導(dǎo)致檔案建設(shè)管理存在諸多問題。尤其在水利系統(tǒng)的基層單位，往往招聘錄取的都是水利專業(yè)技術(shù)人員，檔案專業(yè)的管理人員非常缺乏。由于干部人事檔案數(shù)字化包含大量信息，涉及個人隱私，具有高度的保密性，所以應(yīng)該做好保密工作。但是在實際的建設(shè)中，檔案部門沒有設(shè)置安全管理人員、審計人員和系統(tǒng)管理員，缺乏任意一種專業(yè)人員的管理，都不利于干部人事檔案數(shù)字信息化的建設(shè)。

2.2缺乏統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案數(shù)字化軟件

我國干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)尚處于發(fā)展初期，實際工作中無法提供有效的信息技術(shù)，難以實行統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國仍然沒有統(tǒng)一的檔案數(shù)字化軟件或是專業(yè)的管理部門對干部人事檔案進(jìn)行監(jiān)管，無法共享信息資源，也不利于網(wǎng)絡(luò)信息化和干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)。水利系統(tǒng)更是由于各基層單位體制不同，甚至基層單位與主管單位可能都使用不同的檔案數(shù)字化軟件，導(dǎo)致各單位只好自行開發(fā)軟件管理本單位的干部人事檔案，這樣容易導(dǎo)致檔案信息處于分散和孤立狀態(tài)，加劇了干部人事檔案數(shù)字化信息建設(shè)的困難。

2.3干部人事信息建設(shè)重復(fù)

干部人事檔案記錄每個干部的工作經(jīng)歷、人事調(diào)動和思想覺悟，正是這種動態(tài)性的特點，使得人事檔案記錄工作變得繁雜，除了記錄每個干部的工資、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、聘期外，還要記錄干部的調(diào)動，新干部的建檔，等等。在進(jìn)行檔案記錄之前，還要充分審核每個干部人事資料的真實性，確保檔案的權(quán)威性與準(zhǔn)確性。此外，檔案工作人員必須給每個檔案編號、分類、掃描，才能實現(xiàn)數(shù)字信息化。

3　干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)實踐

以水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)為例，分析干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)實踐應(yīng)該采取的措施。

3.1加強管理重視檔案建設(shè)工作

干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是干部工作的組成部分，是了解、考察和選拔干部的重要依據(jù)，應(yīng)當(dāng)引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。改革開放后，水利系統(tǒng)作為國家重點建設(shè)工程，干部人數(shù)眾多，干部工作內(nèi)容也隨之增加。水利系統(tǒng)部分單位配有專業(yè)的人事領(lǐng)導(dǎo)管理干部人事檔案，并有一些專職人員協(xié)助日常管理建設(shè)工作。可見，我國水利系統(tǒng)開始重視干部人事檔案管理的重要性，加大了干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)中的管理工作。

3.2做好基礎(chǔ)工作

水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)應(yīng)該在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一水利系統(tǒng)的管理軟件，以此作為檔案建設(shè)實踐的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到全國范圍內(nèi)水利系統(tǒng)檔案信息資源共享的目的。除了統(tǒng)一軟件外，還應(yīng)該做好原始檔案的管理工作，保證材料的真實性和準(zhǔn)確性，細(xì)致掃描所有檔案資料，并做好存儲工作，為檔案數(shù)字信息化提供保障。此外，為了便于檔案的查找，必須分類整理各個檔案，形成完整目錄，如依據(jù)學(xué)歷、職稱、科研成果等進(jìn)行分類，對于為水利系統(tǒng)做出突出貢獻(xiàn)的干部，可以增加其他檔案目錄，作為補充檔案。

3.3加強數(shù)據(jù)庫的維護

通常情況下，為了保證檔案的完整性、安全性和持久性，除了做好紙質(zhì)檔案的管理工作外，還應(yīng)該做好數(shù)據(jù)庫維護工作，確保數(shù)據(jù)庫的正常運行，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。在數(shù)據(jù)庫日常維護工作中，應(yīng)該做到定期備份數(shù)據(jù)庫和原始圖片，及時更新檔案資料，特別是在人員調(diào)出和調(diào)入時，及時調(diào)整目錄代碼，完成在線管理工作。

4　結(jié)語

水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)實踐工作是一個長期過程，需要水利系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要配備專業(yè)的檔案專業(yè)技術(shù)人員，做好日常管理、維護工作，不斷更新信息技術(shù)，唯有如此，才能保證水利干部人事檔案數(shù)字化信息建設(shè)的持久性。

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Analysis of water conservancy system's digital infor mation construction practice of cadre personnel archives

ZHOU Yu-xia
(Guangdong Feilaixia Hydro-junction ManagementOffice,Qingyuan 511500,China)

Cadre personnelarchives is the kind of textmaterials thatpersonneldepartmentachieves training,selection and appointment of cadres in accordance with the Party's policy on cadres,in which personal experience,political ideology, moral character style,professional ability and work performance are recorded.In the information age,digital information of cadre personnel archives conforms to the trend of the times,which gradually improves the management level and the utilization ofpersonnela rchives.

Cadre personnelarchives;Digital information;Construction

G270

A

1674-8646（2016）04-0062-02

2016-01-19

周玉霞（1983－），女，廣東梅州人，工程師，學(xué)士，主要從事人事檔案管理研究。