劉麗

（黑龍江省甘南縣音河水庫管理處，黑龍江甘南162100）

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加強(qiáng)企業(yè)檔案管理提高檔案管理水平

劉麗

（黑龍江省甘南縣音河水庫管理處，黑龍江甘南162100）

摘要：在現(xiàn)如今的社會(huì)發(fā)展階段，更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作會(huì)推動(dòng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展。另外，針對(duì)企業(yè)本身的性質(zhì)不同，如何確定企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的地位，是檔案管理工作實(shí)施的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)；管理水平

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的前提，也是企業(yè)管理的重中之重，所以，對(duì)于企業(yè)來說，要先對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行了解和掌握，再進(jìn)行分析，找到適合自己企業(yè)發(fā)展的檔案管理方法更是能夠有效率的提高企業(yè)的管理水平。本文對(duì)如何提高企業(yè)檔案管理水平進(jìn)行了相關(guān)探討。

1對(duì)于現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理來說，傳統(tǒng)企業(yè)管理的弊端及劣勢(shì)

第一，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要不斷地根據(jù)企業(yè)進(jìn)行改革，所以，為了適應(yīng)企業(yè)改革需求，需要檔案管理這方面也要跟上步伐，恰恰這方面企業(yè)沒有給予太多的重視，所以改革方面做得不是特別好。于是，就會(huì)出現(xiàn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理不能普及的問題。第二，傳統(tǒng)的檔案管理沒有和現(xiàn)如今的信息化時(shí)代相融合。信息化時(shí)代的今天，人們已經(jīng)習(xí)慣了網(wǎng)絡(luò)的存在，但是，企業(yè)檔案管理沒有利用信息化的快速性、簡(jiǎn)便性，甚至是方便、安全性?？梢钥焖俚赜涗浛蛻粜畔?，并且進(jìn)行加密，而且，一旦想要快速查找人名或者是數(shù)據(jù)，更是能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速檢索，方便了許多，這也是傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理所不具備的優(yōu)點(diǎn)。第三，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理沒有一個(gè)系統(tǒng)的管理計(jì)劃和步驟。眾所周知，企業(yè)要想更集中地進(jìn)行核心化發(fā)展，必須要實(shí)現(xiàn)各部門的專項(xiàng)統(tǒng)一，但是，有些企業(yè)的部門還沒有實(shí)現(xiàn)專業(yè)的檔案管理，其實(shí)有部分的遺留問題，一旦這些問題沒有及時(shí)解決，甚至?xí)斐蔁o法挽回的局面。企業(yè)內(nèi)部小到發(fā)生信任危機(jī)，只是部門之間，大到會(huì)出現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)危機(jī)，問題會(huì)越來越多。第四，企業(yè)本身對(duì)檔案管理的不重視。實(shí)際上，對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，企業(yè)的檔案本身就是企業(yè)成熟發(fā)展的前提，要善于記錄并且經(jīng)常查補(bǔ)漏洞。一般來說，檔案可以是數(shù)據(jù)，可以是文字，要學(xué)會(huì)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，這樣才可以從這些數(shù)字或是文字上與同行之間進(jìn)行對(duì)比。有對(duì)比，才能夠最快速度地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，或者是發(fā)現(xiàn)優(yōu)點(diǎn)并且將其保留。

2　針對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的問題進(jìn)行改進(jìn)，出現(xiàn)的新型企業(yè)檔案管理模式

2.1系統(tǒng)集中管理模式

系統(tǒng)所說的是從小方面要細(xì)致調(diào)查分析記錄，從大方面來說就是要集中各個(gè)部門的問題，再進(jìn)行集中處理，在整理的過程中要把數(shù)據(jù)文字之類的檔案性資料妥善處理，并且建立逐年的系統(tǒng)分析與對(duì)比。公司各個(gè)部門的檔案文件都由檔案室統(tǒng)一保存，這種統(tǒng)一的管理模式使企業(yè)的檔案形成了一個(gè)有機(jī)的整體，有利于檔案的安全性和完整性，在查閱的過程中都是方便且具有實(shí)際意義，更是具有參考意義。

2.2各個(gè)部門要進(jìn)行分級(jí)統(tǒng)計(jì)分析檔案數(shù)據(jù)再匯總

可以說這種模式就是針對(duì)企業(yè)的各個(gè)部門來說的，每個(gè)部門都要掌握整理出符合要求的部門檔案資料，再進(jìn)行上交匯總，在歸納總結(jié)自己部門檔案時(shí)也不是沒有竅門存在。要把各部門分為幾個(gè)方向，每個(gè)方向用專業(yè)性知識(shí)總結(jié)當(dāng)前方向的檔案數(shù)據(jù)，例如，對(duì)于一個(gè)不同的單位來說，辦公室部門就可以分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案，甚至是人事檔案等；如果是面向市場(chǎng)的部門，還要有經(jīng)營部門等?？傊鱾€(gè)部門都要分工合作，這是增強(qiáng)企業(yè)檔案管理效率的一種方式，已經(jīng)被當(dāng)代企業(yè)所應(yīng)用。

2.3按照不同的性質(zhì)進(jìn)行企業(yè)的檔案管理模式

企業(yè)的檔案管理即使有共同之處，但是對(duì)于不同類型的企業(yè)來說，針對(duì)性的企業(yè)檔案管理方法卻是不同的。簡(jiǎn)單來說，營利性企業(yè)，比如說上市公司，需要不斷地進(jìn)行產(chǎn)品的創(chuàng)新，然后是產(chǎn)品的推出，之后就是產(chǎn)品營銷，這就與市場(chǎng)有了千絲萬縷的聯(lián)系。上市公司的企業(yè)檔案管理需要建立一個(gè)核心體系，把產(chǎn)品的推出過程都要系統(tǒng)的呈現(xiàn)，比如手機(jī)公司，手機(jī)的推出創(chuàng)新地方有哪些，都要系統(tǒng)總結(jié)，展現(xiàn)在檔案上。另外，這種企業(yè)的檔案更是要定期的進(jìn)行檢查錯(cuò)誤，因?yàn)殛P(guān)于營利性的問題，牽扯公司的盈利還有員工，甚至消費(fèi)者的問題，所以要定期更新和檢查。再有就是非營利企業(yè)，學(xué)校是一個(gè)很典型的例子，檔案管理要從每個(gè)學(xué)年到每個(gè)班級(jí)到每個(gè)學(xué)生，教職工的身份都要系統(tǒng)的記錄，寫在檔案中，學(xué)校的大小事宜也要有總結(jié)性記錄。一旦出現(xiàn)了問題，可以在學(xué)校檔案中進(jìn)行清晰的呈現(xiàn)。當(dāng)然，這類企業(yè)的檔案可以說基本上是一成不變的，所以不用經(jīng)常檢查，但是要定期更新。

3　提高企業(yè)檔案管理水平的重要性和方法

3.1提高企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)的檔案管理對(duì)于企業(yè)的整體來說十分重要。企業(yè)檔案管理不僅是企業(yè)管理水平上升的前提，更重要的是，企業(yè)的檔案管理能夠反映出企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向。起到了指明燈的作用。對(duì)于營利企業(yè)來說，能夠以營利為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確洞察市場(chǎng)動(dòng)向，提高了盈利效率，加快了企業(yè)的發(fā)展速度。而非營利性質(zhì)的企業(yè)，如學(xué)校，可以進(jìn)行系統(tǒng)的分析記錄檔案數(shù)據(jù)，對(duì)于數(shù)據(jù)漏洞來說，能夠最快速度的補(bǔ)查。

3.2提高企業(yè)檔案管理的方法

如何提高企業(yè)檔案管理水平，近年來受到越來越多的關(guān)注。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)分析，首先要清楚企業(yè)性質(zhì)，對(duì)于各個(gè)部門來說要逐一查找問題，之后將問題列出，然后進(jìn)行解決，能解決的要及時(shí)解決，不要在檔案上出現(xiàn)不可避免的問題。當(dāng)然，如果在檔案的檢查過程中出現(xiàn)了問題，要總結(jié)問題所在，如果在營利性質(zhì)的企業(yè)中，要從該出現(xiàn)的一個(gè)或是幾個(gè)部門進(jìn)行問題的查缺補(bǔ)漏；如果是非營利性質(zhì)的企業(yè)，就要對(duì)比前幾年的檔案數(shù)據(jù)或是文字?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行分析，找到問題所在，在教職工或是企業(yè)模式上找問題，然后有針對(duì)性地進(jìn)行解決。另外，關(guān)鍵性方法就是要將整體的檔案匯總在一起，保證企業(yè)的核心規(guī)劃，方便企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中保持統(tǒng)一的態(tài)度和處理方法，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的管理水平。在集中檔案的同時(shí)，各部門之間的檔案上交也不能忽視細(xì)致性總結(jié)，要做到檔案集中化并不失細(xì)致的管理水平，這是企業(yè)管理過程中必須經(jīng)過的步驟。所以，對(duì)于企業(yè)的檔案管理來說，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予一定的重視，給予適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)。

4　結(jié)語

在現(xiàn)代化社會(huì)的今天，將企業(yè)檔案管理水平提高就是對(duì)企業(yè)自身發(fā)展的一種方式，所以企業(yè)都對(duì)檔案管理有一定的重視。另外，根據(jù)前文的方法和改進(jìn)背景，要對(duì)企業(yè)性質(zhì)背景進(jìn)行深究，分散化獲取檔案數(shù)據(jù)，集中化處理檔案數(shù)據(jù)，從根本上提高企業(yè)檔案管理水平，進(jìn)而提高企業(yè)的管理水平。

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Strengthen Enterprise Archives Management to Improve Archives Management Level

LIU Li
(Yinhe Reservoir Management Office of Gannan County, Gannan 162100, China)

Abstract:More systematic and advanced archives management will promote enterprise development in the fierce market competition. In addition, how to determine the position of enterprise archives management in enterprises is the key to the implementation of archives management.

Key words:Enterprises archives; Archives management; Enterprise competition; Management level

作者簡(jiǎn)介：劉麗（1982-），女，黑龍江甘南人，學(xué)士，館員，從事檔案管理研究。

收稿日期：2015- 12- 21

中圖分類號(hào)：F426

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674-8646（2016）03-0126-02