楊穎（哈爾濱市職工勞福事業(yè)管理中心，哈爾濱 150001）

事業(yè)單位檔案管理的思考

楊穎
（哈爾濱市職工勞福事業(yè)管理中心，哈爾濱 150001）

在新時(shí)期的檔案管理中事業(yè)單位自身首先要提高認(rèn)識(shí)，對(duì)這一管理工作的重要性有一個(gè)清晰的了解，通過更新管理思想去建立完善的檔案管理體系，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的教育。通過借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的管理，為事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步提供必要的人員、設(shè)備等方面的支持，為事業(yè)單位工作整體效率的提升打好基礎(chǔ)。

事業(yè)單位；檔案管理；完善思考

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案改革，貼合經(jīng)濟(jì)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展，就必須正視其在以往發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出來的缺點(diǎn)和弊端，通過加強(qiáng)人才建設(shè)、構(gòu)建信息化平臺(tái)、拓展檔案服務(wù)能力和創(chuàng)新檔案管理模式來實(shí)現(xiàn)對(duì)于其發(fā)展模式和管理方法的創(chuàng)新。

1　事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的檔案屬于備查資料，是其內(nèi)部工作開展中產(chǎn)生的所有的、有價(jià)值的材料信息的集合，其中記錄的內(nèi)容都是事業(yè)單位發(fā)生的真實(shí)工作內(nèi)容以及歷史的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)其中有價(jià)值的部分進(jìn)行分類的保管，在需要的時(shí)候作為歷史憑證使用，具有真實(shí)、可靠的特點(diǎn)，因此檔案通常都是事業(yè)單位的歷史備查資料。另外，在事業(yè)單位的發(fā)展歷程中檔案還是歷史的一種見證，在事業(yè)單位的工作開展中檔案管理是其中不可缺少的一部分，其具備的歷史憑證的價(jià)值也是不能被替代的，可以說檔案是歷史見證的首要資料。此外，檔案還具有宣傳教育的作用，它對(duì)以往的事業(yè)單位工作記錄與知識(shí)存儲(chǔ)起來并且進(jìn)行傳承，為以后的工作需要提供幫助，這種服務(wù)型的發(fā)展趨勢(shì)使其具有著一種宣傳教育的功能。比如在開展歷史作品展的時(shí)候檔案就可以作為其中的一類參展，也能制成影像資料進(jìn)行傳播，起到一種教育、引導(dǎo)的效果。

2　事業(yè)單位檔案管理工作的完善策略

2.1事業(yè)單位應(yīng)該樹立檔案服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能，這樣才能真正體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。在日常的檔案管理工作中，管理工作者需要不斷的提升服務(wù)意識(shí)，對(duì)原有陳舊的檔案管理觀念進(jìn)行革新，使之形成全新的、符合時(shí)代發(fā)展的檔案服務(wù)模式，而不僅僅是作為一項(xiàng)刻板的工作去對(duì)待，將服務(wù)的理念貫穿到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。在實(shí)際的工作開展中應(yīng)該加強(qiáng)與事業(yè)單位各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，使得有價(jià)值的檔案信息都可以被收集、保存起來。在現(xiàn)代信息社會(huì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)已經(jīng)成為了主要的方式，在服務(wù)制度的完善過程中可以實(shí)現(xiàn)更加高效、便捷的管理，提升其工作的時(shí)效性。這種管理方式還需要工作人員加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，熟悉計(jì)算機(jī)的操作技能，發(fā)揮出檔案的預(yù)見性作用，能夠提供超前服務(wù)。

2.2提升檔案管理人員的素質(zhì)，改善工作環(huán)境

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，首先要擁有優(yōu)秀的檔案管理工作人員，一方面事業(yè)單位要招收高素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人員。另外，還需要對(duì)新招收的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)以及道德素質(zhì)方面的教育，使他們既可以提高專業(yè)的技能，又可以具備比較高的管理素養(yǎng)，使事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)能夠獲得高品質(zhì)的進(jìn)步，形成系統(tǒng)化的人員培訓(xùn)機(jī)制。在提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，還需要不斷的改善其工作環(huán)境，這樣可以使他們工作更加具有積極性，并且優(yōu)良的檔案管理工作環(huán)境對(duì)于檔案的整理、歸檔等工作的開展也是非常有利的，所以在事業(yè)單位的發(fā)展中，應(yīng)該對(duì)工作環(huán)境的建設(shè)更加重視，從長遠(yuǎn)的利益層面進(jìn)行考量，增加經(jīng)費(fèi)的投入，使其能夠發(fā)揮更大的價(jià)值。

2.3完善檔案管理的工作制度

在事業(yè)單位的發(fā)展變革中，原有的檔案管理體系已經(jīng)不再適應(yīng)新的工作形式的需求，需要對(duì)工作制度進(jìn)行及時(shí)的革新，適應(yīng)實(shí)際工作開展的需要。在工作中管理者需要對(duì)制定的制度進(jìn)行嚴(yán)格的遵守，確保制度的有效執(zhí)行以及實(shí)現(xiàn)其約束作用，使得檔案信息資源獲得更加完善的開發(fā)利用。在制度的建設(shè)完善過程中，工作人員也需要相應(yīng)地對(duì)自身的工作提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)思想上的覺悟，嚴(yán)格的按照制度的要求行事，提高檔案管理的工作成效。

2.4加強(qiáng)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該緊緊跟隨信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，在工作過程中增加先進(jìn)的技術(shù)方式的應(yīng)用，使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量都能獲得提升。事業(yè)單位檔案管理人員在利用計(jì)算機(jī)開展工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)該對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的更新完善，對(duì)不同的檔案信息要進(jìn)行正確、分類的歸檔，通過計(jì)算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備的輔助來對(duì)檔案中的圖片或者聲像等信息進(jìn)行保存，這樣能夠達(dá)到檔案信息保存的無紙化，既可以減少投入又可以節(jié)約空間。另外，檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展也是對(duì)檔案信息保存的一種新型方式，事業(yè)單位可以通過一些先進(jìn)的信息技術(shù)把那些物質(zhì)化的信息資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的保存，形成檔案全文與目錄的數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位工作人員使用檔案提供更加便捷的服務(wù)。

2.5結(jié)合單位實(shí)際創(chuàng)新檔案管理模式

首先，結(jié)合事業(yè)單位自身的工作特點(diǎn)及業(yè)務(wù)經(jīng)營屬性，構(gòu)建與之發(fā)展相適宜的管理體系，既要明確其管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)所要承擔(dān)的工作職責(zé)與內(nèi)容，還要對(duì)所有參與檔案管理工作的人員進(jìn)行權(quán)責(zé)上的規(guī)范與劃分。其次，在秉承“約束的地位平等”這一原則下，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。換言之，在事業(yè)單位檔案管理進(jìn)程當(dāng)中，不僅要約束和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，也要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)進(jìn)行明確規(guī)范和要求，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作整體的獨(dú)立性。

3　結(jié)語

檔案管理工作主要是對(duì)檔案資料以及信息進(jìn)行收集、歸檔并提供相關(guān)服務(wù)的一項(xiàng)工作，在這一工作的開展中具備比較復(fù)雜的程序。在事業(yè)單位改革不斷深入的階段，對(duì)于各項(xiàng)工作的系統(tǒng)化建設(shè)提出了更加迫切的需求，科學(xué)、民主的管理機(jī)制的完善也是工作重點(diǎn)，有利于促進(jìn)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、高效的發(fā)展，檔案管理工作的進(jìn)步能夠?yàn)槠涮峁┲С帧?/p>

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［3］ 吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理［J］.管理觀察，2014，（19）：58-59.

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［5］ 吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進(jìn)對(duì)策［J］.廣西農(nóng)學(xué)報(bào)，2015，（01）：158.

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Reflections on archives management in public institutions

YANGYing
（Harbin Labor Welfare Career Management Center，Harbin 150001，China）

In archives management of the new era，the public institutions should first raise awareness and have a clear understanding of the importance of management.By updating the management ideas so as to establish a sound archives management systemwith the times and strengthen the education of archivists.Making archives management with the help of computer networks，so as to provide necessary personnel，equipment support to the progress of public institutions'archives management，and lay the foundation for enhancing overall efficiency of public institutions.

Public institutions；Archives management；Perfection ofthe reflections

G271

A

1674-8646（2016）11-0128-02

2016-04-15