劉 倩

(龍江縣公共資源交易綜合服務(wù)中心，黑龍江 龍江 161100)

檔案安全保障體系建設(shè)研究

劉 倩

(龍江縣公共資源交易綜合服務(wù)中心，黑龍江 龍江 161100)

檔案安全保障體系的建設(shè)是推動我國檔案管理機(jī)制水平的關(guān)鍵途徑。隨著檔案管理部門對檔案管理體系的不斷完善，從理論和實踐兩個角度對檔案安全保障體系構(gòu)建問題進(jìn)行了全方位的分析和研究，有效提升了各級檔案部門的檔案安全保障能力。本文主要分析了檔案安全保障體系構(gòu)建的現(xiàn)實意義，提出了檔案安全保障體系的基本內(nèi)涵、主要內(nèi)容以及體系的構(gòu)成框架。

檔案安全保障體系；建設(shè)；研究

1 檔案安全保障體系構(gòu)建的依據(jù)

首先，加強(qiáng)檔案的安全保障體系建設(shè)是針對我國當(dāng)前的國情而定的體系準(zhǔn)則。能源資源、信息資源是當(dāng)前各個國家關(guān)注和爭奪的非常重要的戰(zhàn)略性資源，即使是國際上也都有真實的案例來反映出敵對勢力運(yùn)用各種途徑和手段來獲取檔案信息，這也是當(dāng)前新形勢下首要應(yīng)對的挑戰(zhàn)。

其次，加強(qiáng)檔案的安全保障體系建設(shè)是應(yīng)對自然災(zāi)害的客觀需求。自然災(zāi)害基本上人們只能盡最大努力去預(yù)防，現(xiàn)階段并沒有任何一種自然災(zāi)害是人為可以控制的，像地震、火災(zāi)、水災(zāi)、海嘯、泥石流，等等，這些自然災(zāi)害一旦發(fā)生時是沒有預(yù)知的，最重要的是這些自然災(zāi)害沒有可抗拒性。因此對檔案的實體危害也是最大的。近幾年發(fā)生的印度洋海嘯以及汶川地震都是血淋淋的現(xiàn)實案例。地震和海嘯對檔案館造成的后果是不可預(yù)知的，同時也給檔案館的災(zāi)害防治工作敲響警鐘。

再次，加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)是為了更加有效地解決我國檔案安全體系存在問題的需求，很多檔案管理部門對檔案安全保障工作的理解都是非常的單一，其實檔案安全主要分為載體安全保障和信息安全保障兩種。一部分檔案是呈現(xiàn)出顯性狀態(tài)，而一部分檔案則是呈現(xiàn)出隱性狀態(tài)，但是由于對檔案安全保障體系理解的局限性，使得在實際的工作中，很多的檔案管理方法和檔案管理措施都非常傳統(tǒng)，沒有任何創(chuàng)新之處，安全工作的重心也出現(xiàn)了偏移，更加注重于基礎(chǔ)設(shè)施的投入，對檔案管理的長期維護(hù)并沒有投入太多的時間和精力，有些地區(qū)甚至對這部門是忽視的，沒有任何的精力投入，導(dǎo)致整個檔案管理缺乏足夠的安全意識和風(fēng)險意識。

最后，檔案安全保障體系建設(shè)是提升檔案管理水平的有效途徑。檔案安全保障體系建設(shè)一定要以檔案安全保障理論為指導(dǎo)依據(jù)，在綜合了管理、人員、技術(shù)、手段的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建動態(tài)的、開放的安全保障體系，進(jìn)而有效保障檔案信息的安全。而創(chuàng)建檔案安全保障體系還能夠從根本上提高我國對檔案文獻(xiàn)的保存年限，實現(xiàn)檔案的全方位控制，從根本上解決檔案安全保障實施過程中的一些難題，提高檔案安全保障體系的水平。

檔案安全保障體系的構(gòu)建還有效促進(jìn)了我國檔案安全保障從機(jī)構(gòu)層面向國家層面的轉(zhuǎn)變，從之前的單一技術(shù)向集成化技術(shù)轉(zhuǎn)變，不斷完善檔案管理措施和技術(shù)措施，將檔案安全保障體系成功的納入到我國的檔案建設(shè)計劃中。檔案安全保障體系的創(chuàng)建，意味著我國檔案安全保障能力建設(shè)逐漸向系統(tǒng)化、集成化和規(guī)范化的方向發(fā)展。相信在這種大趨勢的引領(lǐng)下，我國的檔案管理將會向更加深入的層面挺進(jìn)，對相關(guān)管理機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展也非常有幫助。

2 對檔案安全保障體系的初步研究

檔案安全保障體系會涉及檔案遭受安全威脅等多方面的問題，屬于非常復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，而且目前的檔案安全管理以及檔案保存還存在很多不安全因素。研究人員通過對檔案風(fēng)險進(jìn)行分析和評估，確定了安全系統(tǒng)所面臨的安全風(fēng)險，進(jìn)而找出安全風(fēng)險的一些防范措施，進(jìn)一步保證了檔案管理的相關(guān)安全策略。檔案安全問題的解決不僅僅需要解決技術(shù)方面的問題，還需要對檔案安全保障各個環(huán)節(jié)的管理及組織問題進(jìn)行詳細(xì)的分析對比，進(jìn)而形成一個目標(biāo)明確、技術(shù)措施有效的檔案安全保障體系，這一保障體系的核心思想主要是將檔案的管理全過程以及技術(shù)安全等措施設(shè)計成為一個相對完整的、統(tǒng)一的安全保護(hù)平臺，并且以管理活動為主線對檔案安全保障體系進(jìn)行分層防御，從而實現(xiàn)檔案的層次性管理?，F(xiàn)階段我國的檔案安全保障體系主要包括三個子系統(tǒng)，分別是檔案管理安全子系統(tǒng)、檔案維護(hù)安全保障子系統(tǒng)和檔案新資源開發(fā)利用安全保障子系統(tǒng)，這三個子系統(tǒng)與檔案的生命周期息息相關(guān)，所覆蓋的領(lǐng)域也非常廣泛，檔案基本上涵蓋了我國社會各個領(lǐng)域的內(nèi)容。概括起來主要有以下幾個方面。

2.1 安全基礎(chǔ)設(shè)施

安全基礎(chǔ)設(shè)施主要是指維護(hù)檔案安全、保障檔案開發(fā)利用，為社會提供方便服務(wù)而進(jìn)行的一系列基礎(chǔ)性建設(shè)工作，這一階段對檔案管理的主要內(nèi)容有檔案的保管環(huán)境管理、檔案利用設(shè)備管理、檔案維護(hù)監(jiān)控設(shè)備管理，等等。

2.2 安全組織管理

這里所說的安全組織管理主要是指對當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)部門安排與人員的教育培訓(xùn)方面進(jìn)行安全方面的強(qiáng)化。從整體組織上來不斷完善各個部門的安全管理職能，進(jìn)一步加強(qiáng)各個部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)與經(jīng)驗交流，從管理層面上入手對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，從實際的人員操作入手，對一些不規(guī)范的操作要及時的予以糾正，而對那些有較大操作問題的則需要進(jìn)行安全意識方面的教育。除此之外，還要對員工的安全技能進(jìn)行進(jìn)一步的培訓(xùn)。

2.3 安全全程控制

安全全程控制主要是指對檔案從形成立案之后直至銷毀的各個過程都要進(jìn)行非常嚴(yán)格的控制。具體控制內(nèi)容如下：

第一是前端控制。這一階段需要工作人員在所有的安全保障活動之前進(jìn)行設(shè)計和準(zhǔn)備。

第二是日常檔案維護(hù)。這一階段主要是對檔案庫房中的一些檔案進(jìn)行實時的安全監(jiān)控管理。

第三是對災(zāi)難檔案進(jìn)行備份處理。這一階段所接觸的重點(diǎn)是恢復(fù)那些因自然因素和人為因素造成損壞的檔案，及時發(fā)現(xiàn)問題，并快速響應(yīng)問題。

第四是防止檔案信息出現(xiàn)損壞和丟失。禁止人員擅自損壞刪除檔案，對恢復(fù)和搶救檔案的過程要進(jìn)行全程的記錄。充分考慮恢復(fù)和搶救過程中可能會出現(xiàn)的情況，做好所有情況的事前準(zhǔn)備工作，盡量避免出現(xiàn)二次檔案傷害。

第五是對檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和評估。在各項檔案工作完成之后，還要對檔案的質(zhì)量進(jìn)行事前記錄和事后對比，并對不同階段的檔案質(zhì)量進(jìn)行對比分析，查找出質(zhì)量較差的檔案，對其信息進(jìn)行備份，并及時修復(fù)這批檔案。

第六是對檔案的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測。要對檔案工作的全過程都進(jìn)行風(fēng)險評估，及時預(yù)測可能存在的潛在風(fēng)險以及可能出現(xiàn)的一些后果，做好準(zhǔn)備工作，并創(chuàng)建風(fēng)險評估模式與指標(biāo)體系。

2.4 安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)

這一標(biāo)準(zhǔn)主要是制定了詳細(xì)的法律法規(guī)，是為了保障檔案中各項安全保障活動都能夠有法可尋。根據(jù)檔案的相關(guān)技術(shù)要求，制定并改進(jìn)檔案技術(shù)指標(biāo)，從根本上保護(hù)檔案的信息安全。但是從我國當(dāng)前的檔案管理情況來看，很多檔案館都還是沿用著傳統(tǒng)的管理手段，檔案安全保障體系的建立與開發(fā)等制度都會出現(xiàn)這樣那樣的問題。由此可見，檔案安全保障體系的創(chuàng)建有利于檔案的系統(tǒng)化管理，對建設(shè)中國特色的檔案管理有極強(qiáng)的現(xiàn)實含義。

3 結(jié)語

檔案安全保障體系對于檔案工作來說屬于一個全新的管理概念，這一理念的創(chuàng)建、研究及推廣為我國的檔案事業(yè)發(fā)展提供了巨大的發(fā)展空間，為今后我國的檔案管理提供了堅實有力的保護(hù)基礎(chǔ)。

[1] 周國康.淺論檔案安全保障體系建設(shè)中的基本規(guī)范制度和技術(shù)方法[C]//檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集.2011.

[2] 周耀林，陶琴，孫洪魯，等.檔案安全保障現(xiàn)狀與發(fā)展的研究報告[C]//回顧與展望——中國檔案事業(yè)發(fā)展研究報告.2010.

Research on construction of archives security system

LIU Qian

(Longjiang County Public Resource Transaction Integrated Service Center, Longjiang 161100, China)

The construction of archives security system is the key way to promote the level of archives management mechanism in our country. With the continuous improvement of the file management system, the archives management system is analyzed and studied from both theoretical and practical perspectives, which can effectively improve the archives security capability of archives departments at all levels. This paper analyzes the practical significance of the construction of archives security system, and puts forward the basic connotation, main content and framework of archives security system.

Archives security system; Construction; Research

2016-10-12

劉倩(1985-)，女，學(xué)士，助理畜牧師。

G273

B

1674-8646(2016)23-0072-02