葛春堂（青海油田物資裝備公司，青海海西州632826）

淺析如何防止油田物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

葛春堂（青海油田物資裝備公司，青海海西州632826）

油田物資供應(yīng)部門(mén)通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)、油田物資采購(gòu)信息建設(shè)、加強(qiáng)供應(yīng)鏈的建設(shè)、與用戶、職能部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)的有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮本部門(mén)的集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，使管理職能和專業(yè)職能有機(jī)結(jié)合，以此來(lái)降低物資采購(gòu)給企業(yè)造成的風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)信息；供應(yīng)鏈

油田物資采購(gòu)的核心是產(chǎn)品選擇和產(chǎn)品價(jià)格。只有選擇適應(yīng)油田發(fā)展的產(chǎn)品，支出合理的采購(gòu)成本，才能實(shí)現(xiàn)油田物資采購(gòu)與企業(yè)人、才、物的協(xié)調(diào)發(fā)展，才能不斷提高企業(yè)物資管理水平和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力?，F(xiàn)就油田物資采購(gòu)在幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)如何防范和降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提出以下看法。

1　加強(qiáng)制度建設(shè)，防范和降低操作風(fēng)險(xiǎn)

1.1建立公開(kāi)、透明、便于監(jiān)督審核的制度體系

油田物資供應(yīng)部門(mén)要避免由于制度缺失，造成操作風(fēng)險(xiǎn)。油田物資供應(yīng)部門(mén)要根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)緊密聯(lián)系的各項(xiàng)制度及操作規(guī)范。如物資信息建設(shè)與管理、企業(yè)采購(gòu)信息的發(fā)布，市場(chǎng)分析與采購(gòu)決策、供應(yīng)鏈的建設(shè)與管理、精細(xì)化采購(gòu)的行為規(guī)范等科學(xué)的采購(gòu)制度。在企業(yè)物流被認(rèn)為是企業(yè)第三利潤(rùn)源的今天，油田物資供應(yīng)部門(mén)應(yīng)該創(chuàng)新工作思路，完善和創(chuàng)建注重科學(xué)采購(gòu)的辦法和機(jī)制。

1.2要落實(shí)油田物資供應(yīng)部門(mén)的責(zé)、權(quán)、利。

油田物資供應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)，統(tǒng)一管理，管理職能和專業(yè)職能有機(jī)結(jié)合。現(xiàn)在，企業(yè)又面臨新的重組整合，油田物資供應(yīng)部門(mén)要以此為契機(jī)，發(fā)揮好管理職能和專業(yè)職能。

（1）在“責(zé)權(quán)”的方面，首先要落實(shí)油田物資供應(yīng)部門(mén)對(duì)油田重點(diǎn)工程，單項(xiàng)工程用料采購(gòu)的全程參與的職責(zé)。

對(duì)工程項(xiàng)目而言，油田物資供應(yīng)部門(mén)作為主要部門(mén)參與油田重點(diǎn)工程、單項(xiàng)工程建設(shè)。兵馬未動(dòng)，糧草先行。從設(shè)計(jì)交底到設(shè)備選型、考察，工程決算等油田物資供應(yīng)部門(mén)都在全過(guò)程參與。油田物資供應(yīng)部門(mén)有一份完整的工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙，對(duì)設(shè)計(jì)料表進(jìn)行匯總、做出材料采購(gòu)概算。工程完工后，設(shè)計(jì)圖紙存檔，作為今后設(shè)備維修備料的依據(jù)。由于項(xiàng)目建設(shè)單位人力有限，只能對(duì)工程所需的主要設(shè)備，主要材料組織采購(gòu)，沒(méi)有能力對(duì)施工安裝過(guò)程中的零配件、工藝安裝材料等進(jìn)行組織采購(gòu)，往往采取大包大攬的方式承包給施工隊(duì)伍，施工隊(duì)伍所采購(gòu)使用的產(chǎn)品往往缺乏甲方的驗(yàn)收，檢驗(yàn)，使用質(zhì)次價(jià)高產(chǎn)品，虛增工程造價(jià)在所難免，也給工程結(jié)算造成困難，形成價(jià)格、質(zhì)量、安全等風(fēng)險(xiǎn)。所以首先要落實(shí)油田物資供應(yīng)部門(mén)在油田重點(diǎn)工程，單項(xiàng)工程建設(shè)中的職責(zé)。

（2）在“利”的方面，油田物資供應(yīng)部門(mén)要制定合理的服務(wù)取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。要制定對(duì)工程項(xiàng)目物資、專用大型設(shè)備、其它物資的分別取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

1.3規(guī)范采購(gòu)行為，嚴(yán)格按程序辦事

在企業(yè)普遍實(shí)行ISO、QHSE、ERP內(nèi)控體系的今天。企業(yè)對(duì)各種可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)提高了應(yīng)對(duì)能力。但對(duì)油田物資供應(yīng)部門(mén)而言，要實(shí)行科學(xué)的、精細(xì)化的采購(gòu)，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，更多的應(yīng)注重現(xiàn)場(chǎng)操作層面的制度建設(shè)。這是一個(gè)起點(diǎn)也是個(gè)難點(diǎn)。首先應(yīng)從加強(qiáng)物資招標(biāo)采購(gòu)入手，創(chuàng)新采購(gòu)機(jī)制。

（1）成立招投標(biāo)管理部門(mén)，主要職責(zé)是：依據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》《合同法》，油田各項(xiàng)物資采購(gòu)管理制度，對(duì)物資采購(gòu)依據(jù)進(jìn)行審核，明確招投標(biāo)方式、制定招投標(biāo)規(guī)則，確定評(píng)委職責(zé)及人選，選擇投標(biāo)廠商，對(duì)評(píng)標(biāo)過(guò)程、中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)、評(píng)估。招投標(biāo)管理部門(mén)一般不參與具體招標(biāo)活動(dòng)，避免出現(xiàn)即是裁判員又是運(yùn)動(dòng)員的現(xiàn)象，提高監(jiān)督管理力度。

（2）明確油田物資供應(yīng)部門(mén)為招投標(biāo)采購(gòu)的具體組織和實(shí)施部門(mén)。負(fù)責(zé)采購(gòu)信息的發(fā)布，招標(biāo)資料包的制作，發(fā)售，招標(biāo)籌備，招標(biāo)資料存檔等工作。油田物資供應(yīng)部門(mén)要最大限度的公開(kāi)采購(gòu)信息，從目前一般采用的邀請(qǐng)招標(biāo)方式轉(zhuǎn)向邀請(qǐng)招標(biāo)與公開(kāi)招標(biāo)結(jié)合的方式。要提高運(yùn)用《招標(biāo)投標(biāo)法》的意識(shí)和技能，做到即公正合理又能有效控制。

（3）建立專家型采購(gòu)隊(duì)伍數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)每次招標(biāo)采購(gòu)的物資根據(jù)專業(yè)隨機(jī)抽取1～3名技術(shù)專家參與招標(biāo)評(píng)委會(huì)。

1.4積極推行電子商務(wù)采購(gòu)

電子商務(wù)采購(gòu)是在建立現(xiàn)代化企業(yè)中發(fā)展起來(lái)的新型采購(gòu)模式。對(duì)于油田來(lái)說(shuō)，“能源一號(hào)”，即物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，是利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的更高層次的采購(gòu)平臺(tái)。它的高效、便捷、透明度高，被業(yè)界廣泛認(rèn)同。它是油田物資采購(gòu)模式的發(fā)展方向。油田物資供應(yīng)部門(mén)要更好的利用這一采購(gòu)方式，為油田服務(wù)。雖然當(dāng)前電子商務(wù)采購(gòu)還處在進(jìn)一步發(fā)展和完善階段，但它所代表的油田未來(lái)物資采購(gòu)模式的方向不會(huì)改變。電子商務(wù)采購(gòu)的前提是整合企業(yè)采購(gòu)資源，發(fā)揮企業(yè)整體采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，實(shí)行集中采購(gòu)。所以，油田物資供應(yīng)部門(mén)要盡快建立電子商務(wù)采購(gòu)配套性措施，積極開(kāi)展電子商務(wù)采購(gòu)。

1.5提高采辦人員素質(zhì)，樹(shù)立良好的職業(yè)道德

采購(gòu)組織部門(mén)及采辦人員代表一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)形象，起到窗口作用。加強(qiáng)采辦人員職業(yè)道德教育，提高采辦人員素質(zhì)，注重培養(yǎng)企業(yè)物流人才，是油田物資供應(yīng)部門(mén)健康發(fā)展的根本保證。企業(yè)要通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，企業(yè)文化建設(shè)，建立相應(yīng)的考核機(jī)制，加強(qiáng)和提高物資采辦人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2　加強(qiáng)油田物資采購(gòu)信息建設(shè)，防范和降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

信息建設(shè)，對(duì)于油田物資供應(yīng)部門(mén)具有非常重要的戰(zhàn)略意義。特別是在采購(gòu)環(huán)節(jié)，油田物資采購(gòu)面對(duì)的是一個(gè)廣泛、復(fù)雜的產(chǎn)品市場(chǎng)，由于產(chǎn)品質(zhì)量、地域差異等原因，產(chǎn)品價(jià)格往往是霧里看花，沒(méi)有可靠的參照標(biāo)準(zhǔn)，造成采購(gòu)效率低下，監(jiān)督審核費(fèi)事費(fèi)力，合同簽訂審核時(shí)間較長(zhǎng)，影響到貨及時(shí)率。即使在采購(gòu)過(guò)程中進(jìn)行了規(guī)范的貨比三家，價(jià)比三家，但由于供貨商區(qū)域的限制和供貨商數(shù)量的限制，使采購(gòu)人員和監(jiān)督審核人員也難以掌握產(chǎn)品的合理最低報(bào)價(jià)?？梢哉f(shuō)信息建設(shè)的滯后，嚴(yán)重影響了物資供應(yīng)部門(mén)的工作效率，增大了物資采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)樵诓少?gòu)過(guò)程和監(jiān)督審核過(guò)程中，基本上是以圍繞物資采購(gòu)價(jià)格為重點(diǎn)進(jìn)行的，報(bào)價(jià)的來(lái)源，渠道不同，價(jià)格存在差異，特別是在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大的情況下，合同采購(gòu)價(jià)格的合理性會(huì)受到質(zhì)疑，可信度和公認(rèn)性降低。工作中容易造成扯皮、拖延。所以在建立物資采購(gòu)信息平臺(tái)時(shí)要以產(chǎn)品價(jià)格為核心，為參與采購(gòu)各方提供可靠的參照。在油田物資供應(yīng)部門(mén)建立物資信息平臺(tái)時(shí)，一要以石油工業(yè)物資分類目錄為基礎(chǔ)，按照物資編碼建立產(chǎn)品價(jià)格查詢系統(tǒng)，廣泛收集價(jià)格信息。產(chǎn)品價(jià)格要與產(chǎn)品生產(chǎn)廠商相對(duì)應(yīng)，便于核實(shí)和動(dòng)態(tài)管理，增強(qiáng)信息的可靠性。二要運(yùn)用ABC分類法，對(duì)企業(yè)所需的戰(zhàn)略性物資、重點(diǎn)物資、一般性物資進(jìn)行需求、消耗、資金使用分析。對(duì)油田需用的戰(zhàn)略性物資而言，品種規(guī)格一般在100～150個(gè)左右，了解產(chǎn)品信息價(jià)格比較容易做到，要定期提出市場(chǎng)價(jià)格分析報(bào)告，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。對(duì)重點(diǎn)物資，企業(yè)需求一般在600個(gè)品種左右，是油田的重點(diǎn)常用物資。對(duì)這部分物資信息平臺(tái)的建立，要把企業(yè)所需的物資品種規(guī)格與生產(chǎn)廠商、注冊(cè)商標(biāo)相對(duì)應(yīng)，最少收集三家以上知名企業(yè)的產(chǎn)品價(jià)格，方便采購(gòu)與采購(gòu)決策。對(duì)一般性物資，由于品種多，規(guī)格復(fù)雜，零星消耗，反復(fù)采購(gòu)，對(duì)產(chǎn)品價(jià)格信息的收集、信息維護(hù)難度較大。油田物資供應(yīng)部門(mén)要根據(jù)物資分類，選出常用、通用物資，劃定一定的品種范圍，進(jìn)行招標(biāo)代儲(chǔ)代銷。通過(guò)摸索常用、通用物資消耗規(guī)律，根據(jù)實(shí)際情況，動(dòng)態(tài)增減品種，提高針對(duì)性，實(shí)用性，以此為基礎(chǔ)建立常用、通用物資價(jià)格信息平臺(tái)。對(duì)招標(biāo)入圍的代儲(chǔ)代銷供應(yīng)廠商，相對(duì)固定供貨渠道，逐步使常用、通用物資價(jià)格趨于合理。通過(guò)建立物資信息平臺(tái)，達(dá)到提高工作效率，增強(qiáng)價(jià)格透明度，有效防范和降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)的目的。

3　加強(qiáng)供應(yīng)鏈的建設(shè)與管理，防范和降低保障風(fēng)險(xiǎn)

油田需求計(jì)劃性不強(qiáng)，采購(gòu)決策滯后，供應(yīng)鏈的建設(shè)與管理跟不上油田發(fā)展的需要。產(chǎn)品到消費(fèi)者手中要經(jīng)過(guò)生產(chǎn)周期和運(yùn)輸周期，這就更需要企業(yè)需求要加強(qiáng)計(jì)劃性和采購(gòu)決策的超前性。油田物資供應(yīng)部門(mén)建立供應(yīng)鏈要以油田需求為導(dǎo)向，以產(chǎn)品價(jià)格信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，建立油田可靠的物資供應(yīng)渠道。

對(duì)油田戰(zhàn)略物資供應(yīng)商，由于產(chǎn)品品種少，生產(chǎn)廠商信息較容易掌握，要了解生產(chǎn)廠商的生產(chǎn)周期、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)和產(chǎn)品產(chǎn)量。要準(zhǔn)確分析供應(yīng)商的供貨能力。由于這部分物資，占用資金大，對(duì)油田生產(chǎn)建設(shè)影響大，有必要時(shí)要給予戰(zhàn)略供應(yīng)商資金、人、財(cái)、物支持，建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，增強(qiáng)對(duì)油田戰(zhàn)略物資的保障程度。

對(duì)油田重點(diǎn)物資供應(yīng)商，一般應(yīng)立足國(guó)內(nèi)，選擇產(chǎn)品質(zhì)量好，運(yùn)距合理，保障程度高的供應(yīng)商。建立友好伙伴型關(guān)系，要根據(jù)油田實(shí)際需要，增強(qiáng)與供應(yīng)商的互訪，增強(qiáng)信任度，取得支持。

對(duì)油田一般物資供應(yīng)商，要運(yùn)用招標(biāo)代儲(chǔ)的方法，選擇供貨及時(shí)，產(chǎn)品質(zhì)量好，誠(chéng)實(shí)守信的供應(yīng)商。對(duì)同類物資，要按照物資類別、機(jī)型、車型盡可能與產(chǎn)品生產(chǎn)商發(fā)展代儲(chǔ)代銷業(yè)務(wù)，即可以保證產(chǎn)品的質(zhì)量、又可以相對(duì)保持價(jià)格的穩(wěn)定。在測(cè)算代儲(chǔ)代銷庫(kù)存儲(chǔ)備時(shí)要力求準(zhǔn)確，要根據(jù)消耗確定庫(kù)存。要根據(jù)油田生產(chǎn)季節(jié)，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)批量進(jìn)貨。逐步由目前的需方管理庫(kù)存發(fā)展為供應(yīng)商管理庫(kù)存。

對(duì)戰(zhàn)略物資、重點(diǎn)物資采購(gòu)，一般物資采購(gòu)在采購(gòu)工作完成后，崗位操作人員要寫(xiě)出單項(xiàng)或階段性采購(gòu)分析報(bào)告。從產(chǎn)品的市場(chǎng)，價(jià)格、供應(yīng)渠道等因素進(jìn)行分析，提出意見(jiàn)或建議，反饋給信息管理部門(mén)，作為信息建設(shè)的參考。

4　加強(qiáng)油田物資供應(yīng)部門(mén)與用戶、職能部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)的有機(jī)結(jié)合，防范和降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)的生命。油田物資供應(yīng)部門(mén)更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)防范物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，確保油田使用物資的安全，克服油田物資供應(yīng)部門(mén)檢測(cè)手段不完善的因素，在日常工作中應(yīng)做好以下幾方面的工作：

4.1選名牌產(chǎn)品。要選擇技術(shù)力量雄厚，具有品牌優(yōu)勢(shì)，產(chǎn)品質(zhì)量好的生產(chǎn)企業(yè)，可以降低發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的機(jī)率，以此來(lái)彌補(bǔ)油田物資供應(yīng)部門(mén)因檢驗(yàn)、檢測(cè)手段不完善造成質(zhì)量不合格產(chǎn)品進(jìn)入油田的風(fēng)險(xiǎn)。

4.2在簽訂合同時(shí)，要明確生產(chǎn)制造標(biāo)準(zhǔn)，要查看生產(chǎn)許可證，產(chǎn)品安全認(rèn)證。在到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，要檢查產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告、材質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告單等相關(guān)證件。充分利用油田現(xiàn)有的質(zhì)量檢測(cè)設(shè)備，做好物資到貨驗(yàn)收的質(zhì)檢工作。

5　結(jié)語(yǔ)

油田物資供應(yīng)部門(mén)，要發(fā)揮信息靈，渠道廣的優(yōu)勢(shì)，采取市場(chǎng)化的方法，把名優(yōu)產(chǎn)品呈現(xiàn)在用戶面前，供用戶選擇使用。對(duì)企業(yè)需求采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)超前決策，牢固樹(shù)立物資安全第一的思想，使油田物資采購(gòu)走上健康的科學(xué)采購(gòu)之路。