周雪(中國(guó)石油天然氣第七建設(shè)公司, 山東 青島 266300)
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國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作探析
周雪(中國(guó)石油天然氣第七建設(shè)公司, 山東 青島 266300)
摘要:近年來,在我國(guó)建設(shè)市場(chǎng)蓬勃發(fā)展的背景下,出現(xiàn)了越來越多的國(guó)際工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。文控部門在國(guó)際工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)中是負(fù)責(zé)收集和發(fā)散信息的部門,它的工作涉及范圍非常廣泛,與各個(gè)部門之間都有業(yè)務(wù)往來,貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的始終,在項(xiàng)目中發(fā)揮著不可替代的重要作用。本文主要針對(duì)國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作進(jìn)行了探討,希望對(duì)這方面工作有所助益。
關(guān)鍵詞:國(guó)際工程項(xiàng)目;文控管理;建設(shè)
現(xiàn)如今,工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)境正日益發(fā)生著變化,國(guó)際工程項(xiàng)目管理模式在工程建設(shè)項(xiàng)目中起著越來越重要的作用。文件控制管理工作是工程項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容,只有做好文控管理工作,才能夠做好工程項(xiàng)目管理。因此,如何做好國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作,以使其更好地為國(guó)際工程項(xiàng)目服務(wù),是目前業(yè)內(nèi)所亟需研究的課題。以下筆者就結(jié)合實(shí)際來淺要談?wù)剣?guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作。
國(guó)際工程項(xiàng)目管理中的文控管理工作的實(shí)質(zhì)就是利用文件傳遞來保證工程管理工作。工程文件是工程建設(shè)項(xiàng)目的重要信息,它具有很強(qiáng)的針對(duì)性與時(shí)效性,對(duì)工程進(jìn)度、工程質(zhì)量以及工程造價(jià)都具有非常深遠(yuǎn)的影響。尤其是隨著近年來國(guó)際工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大及工程建設(shè)項(xiàng)目越來越多地采用系統(tǒng)論的管理手段,即邊設(shè)計(jì)、邊施工、邊修改的“三邊工程”,導(dǎo)致國(guó)際工程項(xiàng)目的參建單位越來越多,從而造成了大量的文件信息。在此背景下,文件控制管理工作顯得愈發(fā)重要。
(1)文件識(shí)別及分類 文控人員首先要對(duì)各個(gè)部門所遞交上來的文件資料進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別,以確定其類別及存放位置。由于文件資料的識(shí)別需要根據(jù)實(shí)際情況而來,所以文控人員必須要對(duì)各個(gè)部門的流程及各類文件的情況具有詳細(xì)的了解。再者,若文件與其他單位或個(gè)人之間有所聯(lián)系,還需要確定本項(xiàng)目以外的流程,并將其匯總整合成為網(wǎng)狀圖形,再根據(jù)流程圖與網(wǎng)狀圖及工作量進(jìn)行具體的工作分配和安排。例如,對(duì)于施工建設(shè)部門的文件來說,遞交流程依次是:施工建設(shè)部門、文控部門、文控部門業(yè)主、施工建設(shè)部門業(yè)主、文控部門業(yè)主、文控部門、施工建設(shè)部門,直至經(jīng)業(yè)主審批通過后再分類存檔。
(2)文件記錄 文控人員應(yīng)當(dāng)對(duì)各類文件資料做好記錄,包括文件編號(hào)、文件名稱、文件專業(yè)、文件類型、文件版次、文件提交人、文件提交時(shí)間、文件傳送編號(hào)以及文件返回時(shí)間、傳送編號(hào)、意見、備注等等。為了高效率地做好文件記錄工作,需制定相關(guān)文件記錄及傳送表格以控制文件流程、動(dòng)態(tài)。此外,文控人員必須要熟練掌握WORD文檔、EXCEL表格等軟件的應(yīng)用方法和技巧,并在記錄之時(shí)注意將文件信息記錄詳細(xì),以便隨時(shí)查找。
(3)文件掃描歸檔 文控人員應(yīng)當(dāng)對(duì)各類文件資料進(jìn)行掃描,從而將硬件文件轉(zhuǎn)化為軟件文件進(jìn)行拷貝存檔。應(yīng)制定詳細(xì)的電子文件命名細(xì)則,文件的名稱不宜過長(zhǎng),最好是用文件編號(hào)進(jìn)行命名,因?yàn)槿魭呙栉募Q過長(zhǎng)則容易在計(jì)算機(jī)中丟失;另外在識(shí)別后應(yīng)當(dāng)盡快確定文件的存檔方式,從而減少后期修改的工作量。
項(xiàng)目部門所有工作的完成都需要得到各部門的支持和配合,而文件則是項(xiàng)目管理溝通過程中的主要信息紐帶,可以說,文控管理水平直接影響著項(xiàng)目管理溝通的有效性。因此,在實(shí)際項(xiàng)目管理過程中,必須要確定及肯定文控部門的權(quán)威性,既要賦予其相應(yīng)的權(quán)力,又要將其覆蓋到各個(gè)部門。也即是說,要將文件分類、文件編號(hào)、文件掃描、文件傳遞、文件存檔等等工作都統(tǒng)一歸并到文控部門進(jìn)行操作。而正是因?yàn)槲目夭块T與其他各部門之間的這種關(guān)系,導(dǎo)致文控管理工作受其他部門工作的影響很深,若其他任何一個(gè)部門的工作出現(xiàn)了問題,例如采購(gòu)環(huán)節(jié)缺失、施工出現(xiàn)問題等等,都會(huì)在一定程度上增加文控部門的工作量,因此各個(gè)部門的工作都必須要認(rèn)真對(duì)待。
(1)設(shè)計(jì)部門文件的控制管理要點(diǎn) 設(shè)計(jì)部門的文件種類雖然比較單一,主要是設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙以及竣工圖紙等,但是文件數(shù)量卻非常多,并且所有文件都至少需要批復(fù)三次。所以,文控人員在管理設(shè)計(jì)部門的文件時(shí)必須要耐心且細(xì)心,并要積極與設(shè)計(jì)人員及業(yè)主進(jìn)行交流溝通,盡可能地減少文件審批次數(shù),集中處理各項(xiàng)問題,從而縮短文件審批時(shí)間。
(2)采辦部門文件的控制管理要點(diǎn) 采辦部門的文件種類非常繁多,并且很多都需要與其他部門進(jìn)行合作。因此,文控人員在管理采辦部門的文件時(shí)必須要先確定各部門之間的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖,并加強(qiáng)與各部門之間的溝通能力,熟悉各部門的工作流程,以便順利完成工作。
(3)施工建設(shè)部門文件的控制管理要點(diǎn) 國(guó)際工程項(xiàng)目的施工建設(shè)階段是整個(gè)工程項(xiàng)目最漫長(zhǎng)也是最重要的階段,因此對(duì)施工建設(shè)部門文件的控制管理亦十分重要。施工建設(shè)階段非常注重“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”,其中“三控”指的是控制進(jìn)度、控制質(zhì)量、控制費(fèi)用,“兩管”指的是管理信息、管理合同,而這一系列控制手段最終都需要以文件的形式呈現(xiàn)出來。因此,文控人員必須要通過對(duì)這些文件的追溯來詳細(xì)了解工程項(xiàng)目在施工過程中的各項(xiàng)情況,從而給施工建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)。
綜上所述,文控管理工作在國(guó)際工程項(xiàng)目管理中發(fā)揮著不可替代的作用,是項(xiàng)目管理溝通過程中的主要信息紐帶,因此必須要明確文控部門與其他各部門之間的關(guān)系,把握好文控管理工作的要點(diǎn),高效率地做好文控管理工作。
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作者簡(jiǎn)介:周雪 (1989- ),女 ,遼寧鞍山人,本科,助理工程師。