周雪（中國(guó)石油天然氣第七建設(shè)公司， 山東 青島 266300）

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國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作探析

周雪（中國(guó)石油天然氣第七建設(shè)公司， 山東 青島 266300）

摘要：近年來，在我國(guó)建設(shè)市場(chǎng)蓬勃發(fā)展的背景下，出現(xiàn)了越來越多的國(guó)際工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。文控部門在國(guó)際工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)中是負(fù)責(zé)收集和發(fā)散信息的部門，它的工作涉及范圍非常廣泛，與各個(gè)部門之間都有業(yè)務(wù)往來，貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的始終，在項(xiàng)目中發(fā)揮著不可替代的重要作用。本文主要針對(duì)國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作進(jìn)行了探討，希望對(duì)這方面工作有所助益。

關(guān)鍵詞：國(guó)際工程項(xiàng)目；文控管理；建設(shè)

現(xiàn)如今，工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)境正日益發(fā)生著變化，國(guó)際工程項(xiàng)目管理模式在工程建設(shè)項(xiàng)目中起著越來越重要的作用。文件控制管理工作是工程項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，只有做好文控管理工作，才能夠做好工程項(xiàng)目管理。因此，如何做好國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作，以使其更好地為國(guó)際工程項(xiàng)目服務(wù)，是目前業(yè)內(nèi)所亟需研究的課題。以下筆者就結(jié)合實(shí)際來淺要談?wù)剣?guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作。

1 文控管理工作在國(guó)際工程項(xiàng)目管理中的作用

國(guó)際工程項(xiàng)目管理中的文控管理工作的實(shí)質(zhì)就是利用文件傳遞來保證工程管理工作。工程文件是工程建設(shè)項(xiàng)目的重要信息，它具有很強(qiáng)的針對(duì)性與時(shí)效性，對(duì)工程進(jìn)度、工程質(zhì)量以及工程造價(jià)都具有非常深遠(yuǎn)的影響。尤其是隨著近年來國(guó)際工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大及工程建設(shè)項(xiàng)目越來越多地采用系統(tǒng)論的管理手段，即邊設(shè)計(jì)、邊施工、邊修改的“三邊工程”，導(dǎo)致國(guó)際工程項(xiàng)目的參建單位越來越多，從而造成了大量的文件信息。在此背景下，文件控制管理工作顯得愈發(fā)重要。

2 國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理的方法及步驟

（1）文件識(shí)別及分類 文控人員首先要對(duì)各個(gè)部門所遞交上來的文件資料進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，以確定其類別及存放位置。由于文件資料的識(shí)別需要根據(jù)實(shí)際情況而來，所以文控人員必須要對(duì)各個(gè)部門的流程及各類文件的情況具有詳細(xì)的了解。再者，若文件與其他單位或個(gè)人之間有所聯(lián)系，還需要確定本項(xiàng)目以外的流程，并將其匯總整合成為網(wǎng)狀圖形，再根據(jù)流程圖與網(wǎng)狀圖及工作量進(jìn)行具體的工作分配和安排。例如，對(duì)于施工建設(shè)部門的文件來說，遞交流程依次是：施工建設(shè)部門、文控部門、文控部門業(yè)主、施工建設(shè)部門業(yè)主、文控部門業(yè)主、文控部門、施工建設(shè)部門，直至經(jīng)業(yè)主審批通過后再分類存檔。

（2）文件記錄 文控人員應(yīng)當(dāng)對(duì)各類文件資料做好記錄，包括文件編號(hào)、文件名稱、文件專業(yè)、文件類型、文件版次、文件提交人、文件提交時(shí)間、文件傳送編號(hào)以及文件返回時(shí)間、傳送編號(hào)、意見、備注等等。為了高效率地做好文件記錄工作，需制定相關(guān)文件記錄及傳送表格以控制文件流程、動(dòng)態(tài)。此外，文控人員必須要熟練掌握WORD文檔、EXCEL表格等軟件的應(yīng)用方法和技巧，并在記錄之時(shí)注意將文件信息記錄詳細(xì)，以便隨時(shí)查找。

（3）文件掃描歸檔 文控人員應(yīng)當(dāng)對(duì)各類文件資料進(jìn)行掃描，從而將硬件文件轉(zhuǎn)化為軟件文件進(jìn)行拷貝存檔。應(yīng)制定詳細(xì)的電子文件命名細(xì)則，文件的名稱不宜過長(zhǎng)，最好是用文件編號(hào)進(jìn)行命名，因?yàn)槿魭呙栉募Q過長(zhǎng)則容易在計(jì)算機(jī)中丟失；另外在識(shí)別后應(yīng)當(dāng)盡快確定文件的存檔方式，從而減少后期修改的工作量。

3 文控部門與其他各部門之間的關(guān)系

項(xiàng)目部門所有工作的完成都需要得到各部門的支持和配合，而文件則是項(xiàng)目管理溝通過程中的主要信息紐帶，可以說，文控管理水平直接影響著項(xiàng)目管理溝通的有效性。因此，在實(shí)際項(xiàng)目管理過程中，必須要確定及肯定文控部門的權(quán)威性，既要賦予其相應(yīng)的權(quán)力，又要將其覆蓋到各個(gè)部門。也即是說，要將文件分類、文件編號(hào)、文件掃描、文件傳遞、文件存檔等等工作都統(tǒng)一歸并到文控部門進(jìn)行操作。而正是因?yàn)槲目夭块T與其他各部門之間的這種關(guān)系，導(dǎo)致文控管理工作受其他部門工作的影響很深，若其他任何一個(gè)部門的工作出現(xiàn)了問題，例如采購(gòu)環(huán)節(jié)缺失、施工出現(xiàn)問題等等，都會(huì)在一定程度上增加文控部門的工作量，因此各個(gè)部門的工作都必須要認(rèn)真對(duì)待。

4 國(guó)際工程項(xiàng)目文控管理工作的要點(diǎn)

（1）設(shè)計(jì)部門文件的控制管理要點(diǎn) 設(shè)計(jì)部門的文件種類雖然比較單一，主要是設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙以及竣工圖紙等，但是文件數(shù)量卻非常多，并且所有文件都至少需要批復(fù)三次。所以，文控人員在管理設(shè)計(jì)部門的文件時(shí)必須要耐心且細(xì)心，并要積極與設(shè)計(jì)人員及業(yè)主進(jìn)行交流溝通，盡可能地減少文件審批次數(shù)，集中處理各項(xiàng)問題，從而縮短文件審批時(shí)間。

（2）采辦部門文件的控制管理要點(diǎn) 采辦部門的文件種類非常繁多，并且很多都需要與其他部門進(jìn)行合作。因此，文控人員在管理采辦部門的文件時(shí)必須要先確定各部門之間的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖，并加強(qiáng)與各部門之間的溝通能力，熟悉各部門的工作流程，以便順利完成工作。

（3）施工建設(shè)部門文件的控制管理要點(diǎn) 國(guó)際工程項(xiàng)目的施工建設(shè)階段是整個(gè)工程項(xiàng)目最漫長(zhǎng)也是最重要的階段，因此對(duì)施工建設(shè)部門文件的控制管理亦十分重要。施工建設(shè)階段非常注重“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”，其中“三控”指的是控制進(jìn)度、控制質(zhì)量、控制費(fèi)用，“兩管”指的是管理信息、管理合同，而這一系列控制手段最終都需要以文件的形式呈現(xiàn)出來。因此，文控人員必須要通過對(duì)這些文件的追溯來詳細(xì)了解工程項(xiàng)目在施工過程中的各項(xiàng)情況，從而給施工建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)。

5 結(jié)語

綜上所述，文控管理工作在國(guó)際工程項(xiàng)目管理中發(fā)揮著不可替代的作用，是項(xiàng)目管理溝通過程中的主要信息紐帶，因此必須要明確文控部門與其他各部門之間的關(guān)系，把握好文控管理工作的要點(diǎn)，高效率地做好文控管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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［2］蔡同偉，王俊峰.解析國(guó)際工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作［J］.中國(guó)檔案，2010，01：58-60.

作者簡(jiǎn)介：周雪 （1989- ），女 ，遼寧鞍山人，本科，助理工程師。