強跳梅

（延長油田股份有限公司檔案館，陜西 延安 716000）

企業(yè)檔案管理存在的問題及對策研究

強跳梅

（延長油田股份有限公司檔案館，陜西 延安 716000）

筆者結(jié)合自己多年來的工作實際，通過系統(tǒng)內(nèi)檔案管理全面調(diào)查總結(jié)、認真思考、深刻剖析、歸納檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策，目的在于為新形勢下延長石油企業(yè)建康發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，喚醒企業(yè)重視檔案管理工作，并能使同行得以借鑒。

企業(yè)；檔案管理；問題及對策

眾所周知，對于一個企業(yè)而言，檔案管理是企業(yè)進行生產(chǎn)、經(jīng)營、正常運營和日常管理中不可缺少的一個重要工作，它直接決定著企業(yè)未來的發(fā)展和高效健康的運營質(zhì)量與效益。同時，它也是企業(yè)進行生產(chǎn)活動的原始記錄，也是各類企業(yè)的重要歷史文獻[1]。

對于我們石油企業(yè)目前的現(xiàn)狀，要建立可持續(xù)發(fā)展的石油規(guī)劃、布局、開采，必須對過去的原始資料和現(xiàn)行的生產(chǎn)過程進行文獻查閱，查找檔案，才能夠扎實有序的、科學(xué)客觀的了解企業(yè)的過去、認識企業(yè)的現(xiàn)在、規(guī)劃企業(yè)的未來。隨著我們西部大開發(fā)戰(zhàn)略的不斷深入，延長石油在陜西境內(nèi)有著突飛猛進的發(fā)展，自1905年，從延安境內(nèi)的延長開采了中國大陸第一口油井，先后發(fā)展到延川、子長、安塞、甘泉、志丹、吳起，寶塔、宜川、富縣等多個縣區(qū)進行了半個世紀的油氣開采。近年來，逐步發(fā)展到榆林的靖邊、定邊、內(nèi)蒙等地進行西部油氣開采，緊緊圍繞國家西部大開發(fā)戰(zhàn)略的良好機遇，目前，延長石油已進入世界500強企業(yè)。面對延長石油內(nèi)部改革的不斷深入和國際油價大幅波動的挑戰(zhàn)，我們石油企業(yè)檔案的管理工作也就隨之出現(xiàn)了一些新的變化與特點。對于相關(guān)檔案收集、整理和管理還是一大弱點和缺失，甚至可以說還是一不小的損失。需要我們檔案管理人員進行全方位思考、學(xué)習(xí)探討、扎實研究，提出相應(yīng)的改進和整改。因此，如何做好石油企業(yè)檔案管理工作就顯得尤為重要，對石油企業(yè)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義和長遠的戰(zhàn)略意義。

1 檔案管理現(xiàn)狀

對于延長石油這樣的大企業(yè)，企業(yè)檔案涉及的內(nèi)容比較繁雜，而且具有歷史時間長，涉及領(lǐng)域和范圍廣、專業(yè)門類多、生產(chǎn)層次多、信息容量大的特點，這些都是我們石油行業(yè)發(fā)展過程中形成的具有保存價值的紙質(zhì)文字、設(shè)計開采圖紙、統(tǒng)計圖表、現(xiàn)場錄制聲像等不同載體形式的歷史記錄。它涉及到許多企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的原始記錄和原始憑證，就顯得更為重要了。它是企業(yè)組建、發(fā)展、壯大、輝煌等歷程的真實寫照和記載，有著極其豐富的科技資源和深厚的知識信息，是一筆很難得的財富和文獻。

目前，在延長石油系統(tǒng)內(nèi)各單位的檔案管理工作普遍薄弱，檔案管理人員的年齡普遍偏大，學(xué)歷普遍偏低，知識結(jié)構(gòu)過于單一，專業(yè)知識普遍匱乏，檔案管理專業(yè)人員嚴重缺乏，檔案管理人員中工人身份偏多等，在檔案管理工作商位上普遍沒有經(jīng)驗，缺乏檔案管理能力，而且不重視學(xué)習(xí)等現(xiàn)象，這些都是長期困擾企業(yè)檔案管理的限制性因素。可以這么說，目前各單位檔案管理人員的工作現(xiàn)狀在很大程度上，可以說就是拿把鑰匙當保管員了。

從延長石油各單位來看，目前從檔案管理場所、經(jīng)費、領(lǐng)導(dǎo)重視程度、檔案的利用率等都不是太盡如人意。比如，檔案歸檔不及時、分類不合理、整理不規(guī)范、裝訂不標準、管理不專業(yè)、人員不固定、保管不嚴謹、領(lǐng)導(dǎo)不重視、利用不充分等等現(xiàn)象普遍存在，這也是企業(yè)檔案管理普遍存在的通病，也是石油企業(yè)

檔案管理的現(xiàn)狀。

2 存在的問題及其成因剖析

2.1 存在的問題

2.1.1 普遍存在制度不健全、落實不規(guī)范、利用率超低現(xiàn)象

檔案管理工作是一項標準化、規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化要求很高的工作，它要求有專業(yè)制度和專業(yè)人員按照統(tǒng)一要求、制度要求進行規(guī)范操作的一項日常工作。對于大企業(yè)來講，更需針對本系統(tǒng)內(nèi)的各單位根據(jù)各自的實際情況制定一套科學(xué)可行、完整可靠、便于操作、規(guī)范標準的檔案管理規(guī)章制度。在我們延長石油系統(tǒng)內(nèi)部，雖然大多數(shù)石油企業(yè)已經(jīng)制定了檔案管理制度，但大多制度還是照搬別人、形同虛設(shè)、上墻能看、落實難辦、不夠健全，在實際檔案管理過程中沒有嚴格的制度落實。特別在各類檔案的收集時效上、保管質(zhì)量上、借閱程序上、保密等級上等等方面存在著很多問題，甚至有一些是突出的問題。如檔案資料收集不及時，好多檔案時過境遷了，還沒收集整理；檔案收集不全也是普遍存在的問題，由于收集不及時，造成整理不及時，進而造成信息缺失；借閱程序不規(guī)范，特別是在有些部門在借閱檔案時不履行相關(guān)規(guī)范性手續(xù)，管理人員不重視、不嚴謹，經(jīng)常導(dǎo)致有借無還、有去無回的現(xiàn)象，檔案丟失時有發(fā)生。這些都嚴重違反了檔案管理的要求[2]。除此而外，系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)單位對檔案的重視程度不夠，宣傳力度不高，導(dǎo)致相關(guān)檔案的利用率很低，許多檔案只是收集、整理、入庫而終結(jié)。大家知道，企業(yè)檔案信息資源的充分利用和研究，它是可以為企業(yè)創(chuàng)造巨大經(jīng)濟效益與社會效益的，它是企業(yè)管理中必不可少的一組成部分和環(huán)節(jié)[1]。但是，由于各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認識不足的問題，長期以來，企業(yè)一直注重工作程序性“收藏”，而輕視“利用”的現(xiàn)象普遍存在，多年存在，大多檔案只是束之高閣。加之缺乏有效的檔案知識宣傳，大多企業(yè)員工對檔案的利用效益知之甚少，甚至漠然視之，導(dǎo)致檔案信息資源利用率超低。

2.1.2 普遍存在收集不及時、整理不規(guī)范、管理不專業(yè)現(xiàn)象

多年來，石油企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)到員工只重視年生產(chǎn)量，而對檔案管理工作的認識很淡薄、意識很模糊、甚至很藐視，對單位的各項紙質(zhì)文件、影視資料不夠重視，大多只是用后而棄之，用后高閣之。根本不重視這一系列的相關(guān)資料歸檔整理和收藏保管，造成資料流失、損毀的情況時有發(fā)生，根本不能保存文件材料的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性以及準確性，從而增加了檔案收集的難度。

企業(yè)現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對《中華人民共和國檔案法》不甚了解，對日常的石油工作，只是重安全、生產(chǎn)、經(jīng)營，而對檔案工作只用不收、只用不整、只用不管的現(xiàn)象很是普遍。造成檔案管理的系統(tǒng)性不規(guī)范、檔案材料不完整、數(shù)量不齊全的情況，根本無法發(fā)揮檔案的作用，更沒有辦法為企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)的決策提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

在檔案管理過程中，普遍存在收集不及時，過期不查找；分類不科學(xué)，整理不規(guī)范；裝訂不標準，管理不專業(yè)。企業(yè)的不少單位檔案管理人員均是學(xué)歷不高，知識結(jié)構(gòu)單一，知識面過窄，大多根本就不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，就不具備檔案管理的專業(yè)知識，加之自己又不太注重這方面的學(xué)習(xí)，在工作中好多僅成了檔案的保管員，對自己管理的各類檔案中就其分類、裝訂、查找等，自己急忙也難以說清。

因此，我們應(yīng)該調(diào)查研究，改變以往企業(yè)“重生產(chǎn)、輕檔案”的傳統(tǒng)思維模式，從而強化企業(yè)和企業(yè)員工的檔案意識，確保企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中有保存價值的各種形式的文件材料、影像資料以及實物等及時歸檔[2]。

2.1.3 普遍存在人員數(shù)量不足、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、知識水平較低現(xiàn)象

當前，各類企業(yè)檔案管理人員數(shù)量不足、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、知識水平較低、知識水平參差不齊、年齡結(jié)構(gòu)偏大等普遍現(xiàn)象。在具體檔案管理過程中，老是認為所謂的檔案管理就只是簡單的收集、分類和保管。對各類檔案的收集、歸納、分類、整理、裝訂、入庫保管、查詢利用等一概不懂。加之他們的知識水平又低，不注重學(xué)習(xí)，專業(yè)素質(zhì)不高、責任心不強，缺乏檔案管理工作理論知識和專業(yè)技能。在企業(yè)內(nèi)部各單位的檔案人員沒有持證上崗的硬性規(guī)

定，更沒有連續(xù)的培訓(xùn)計劃，導(dǎo)致檔案管理人員的檔案保護意識和保護技能沒有得到相應(yīng)的強化與提高。

當然，也有不少企業(yè)在工作安排上本身就有不妥之處，使有些檔案管理人員身兼數(shù)職，工作崗位變動過于頻繁，使得自身無法全身心的投入到檔案管理工作之中。另外，在石油企業(yè)里，各單位檔案管理員的待遇普遍較低，他們的崗位級別也低于其他崗位專職人員，一沒職稱、二沒職務(wù)，三沒高薪。所以，管理人員也不思進取，缺乏責任意識，這在很大程度上挫敗了檔案管理人員的工作積極性、主觀能動性。導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理人員跳槽或是更換崗位的現(xiàn)象，致使檔案工作的人員隊伍不穩(wěn)定。檔案管理人員的頻繁變換，使企業(yè)的檔案管理工作缺乏穩(wěn)定性，對檔案的延續(xù)性很是不利。

2.1.4 普遍缺乏理論研究與政策指導(dǎo)

目前，在企業(yè)檔案管理方面的理論研究十分匱乏，也很少有政策性的指導(dǎo)，這些對于企業(yè)檔案管理都無疑是一不利因素。目前好多檔案管理的理論、辦法、規(guī)范、標準都是若干年前的舊東西，對于現(xiàn)在改革大潮中企業(yè)檔案管理的需要而言，當然顯得蒼白無力。面對當今企業(yè)發(fā)展的實際和企業(yè)檔案管理的需要，缺乏檔案管理的理論研究，國家和行業(yè)也沒有政策性指導(dǎo)，使得各級各類企業(yè)在檔案管理事務(wù)中就無所適從。因而，就出現(xiàn)在各自為政，自行其事。這樣以來，顯得企業(yè)檔案管理缺乏統(tǒng)一標準。當然就難以保證檔案的規(guī)范性、科學(xué)性、完整性，這些方面很需要我們廣大專業(yè)人員進行研究和探索，為企業(yè)的檔案管理提出更為科學(xué)的理論研究和指導(dǎo)。這些都需要有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)在實踐中不斷摸索，完善企業(yè)的檔案管理模式，并出臺相關(guān)政策，指導(dǎo)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

2.1.5 普遍存在信息化程度不高現(xiàn)象

叢觀石油企業(yè)檔案管理，各單位的檔案管理依然停留在傳統(tǒng)的全人工和純手工模式，缺乏網(wǎng)絡(luò)化管理、信息化管理手段。在當今的網(wǎng)絡(luò)時代，很顯然再用傳統(tǒng)的檔案管理模式是不切合實際的，和現(xiàn)行的高速網(wǎng)絡(luò)時代也不相適應(yīng)，也是難以完成企業(yè)檔案管理和利用現(xiàn)有檔案資源的。這傳統(tǒng)的管理模式既有難以保存，容易發(fā)生鼠害、蟲蛀、發(fā)潮、霉變的風險，又有需要貯存空間大、人員多、管理效果差、查詢效率低、檔案利用率低的弊端。很顯然，企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理模式是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是企業(yè)發(fā)展的必然要求，更是企業(yè)檔案管理的必然要求。我們石油企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)和各級檔案管理人員必須予以高度重視和足夠的認識，改變當今落后的檔案管理模式是我們不可回避的當務(wù)之急[2]。

目前，各級企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)較為滯后，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：個別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)認識不夠，未把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，致使檔案信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入；企業(yè)檔案信息化相關(guān)政策、制度、標準不健全，實際開展過程中缺乏具體的措施和依據(jù)；很多企業(yè)雖配備了相關(guān)的數(shù)字化硬件設(shè)施，但利用率較低，數(shù)據(jù)錄入量有限；對檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實現(xiàn)整個企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。

2.2 原因剖析

2.2.1 認識不足

相對其他企業(yè)，延長石油企業(yè)的體系較為龐大、生產(chǎn)覆蓋范圍廣、生產(chǎn)戰(zhàn)線長、層次多、認識不為統(tǒng)一等原因。加之認識上的缺失和偏差，各級領(lǐng)導(dǎo)多年來只重視生產(chǎn)產(chǎn)量、經(jīng)營效益，而從不重視檔案管理工作，有不少的領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理就是拿把鑰匙，認為管理檔案就是在照庫房，實乃錯也。而對于檔案的分類、裝訂、編碼、分期、上架、入庫、要求、法規(guī)等等全然不知，也當然不多過問。這樣以來，就使各類工作人員也認為檔案管理是無關(guān)緊要、不起眼的清閑工作，可每當因為檔案管理失誤而給企業(yè)造成較大經(jīng)濟損失時才感到為時已晚[3]。

2.2.2 落實不力

目前，在石油系統(tǒng)內(nèi)，有不少基層單位就沒有完善的檔案管理制度體系，導(dǎo)致檔案管理責任制落實不力，管理沒有標準，缺乏依據(jù)和規(guī)范，這將直接影響檔案管理的質(zhì)量和效益。

2.2.3 業(yè)務(wù)不熟

當前，大部分檔案管理人員學(xué)識有限、認識錯

位、業(yè)務(wù)不精。有部分檔案管理人員沒有責任感，不學(xué)習(xí)、不進步、沒追求，缺乏上進心和求知欲，對檔案管理存在漠視的態(tài)度和認識。導(dǎo)致在檔案管理中業(yè)務(wù)不熟，不會按要求分門別類，不懂歸納整理要求，常常出現(xiàn)嚴重的所有來者入庫的大雜混、一鍋粥現(xiàn)象的檔案管理。

2.2.4 把關(guān)不嚴

石油企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門、井下、勘探、采油、工程等部門及部門的專業(yè)技術(shù)人員把關(guān)不嚴，致使一些檔案文件內(nèi)容不全或與事實不符等。這樣的把關(guān)不嚴將給檔案收集、整理、歸檔造成了難以彌補的損失。所以，應(yīng)要求各相關(guān)部門對各類檔案從嚴從實把好第一道關(guān)口。

3 對策

3.1 健全制度、規(guī)范標準

為了更好的實現(xiàn)企業(yè)檔案管理規(guī)范標準，各企業(yè)應(yīng)以 《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等一系列的檔案管理法規(guī)為依據(jù)，整理石油企業(yè)檔案資料。同時，根據(jù)企業(yè)自身實際情況建立和健全石油企業(yè)檔案管理制度和實施規(guī)范，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范，確保檔案工作有章可循、有法可依。建立和健全歸檔工作的約束、激勵、監(jiān)督機制并運用法律和經(jīng)濟等手段，有效進行檔案管理，著重落實領(lǐng)導(dǎo)責任制，將檔案工作納入石油企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)責任制進行監(jiān)督，嚴格執(zhí)行獎懲制度[4]。

3.2 加強隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

當前，要改變企業(yè)檔案管理質(zhì)量和現(xiàn)狀，必須提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，激發(fā)和調(diào)動檔案人員的主觀能動性、積極性，全方位提高檔案人員的工作能力。采取多種多樣的方式，比如：參觀學(xué)習(xí)、視頻講座、理論培訓(xùn)等，因地因人而異，也可以現(xiàn)場培訓(xùn)，將培訓(xùn)和實際操作相結(jié)合，使檔案人員較快的掌握檔案工作基本要領(lǐng)。同時，創(chuàng)造條件，盡快使符合條件的檔案人員能獲得相應(yīng)的待遇，激勵他們的工作熱情，讓檔案人員得到應(yīng)得的報酬，使得檔案干部隊伍逐步穩(wěn)定下來。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效的實施檔案管理現(xiàn)代化工作，為企業(yè)服務(wù)。

3.3 改善服務(wù)理念，提高服務(wù)水平

要不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量和改善檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率，檔案工作不僅是一項業(yè)務(wù)性工作，同時也是一項服務(wù)性工作。因此，企業(yè)檔案管理人員要認清檔案工作的服務(wù)性特點，改被動服務(wù)為主動服務(wù)，改進服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展當好助手、當好參謀。檔案人員要主動了解企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營情況，了解當前企業(yè)管理的需求，改變傳統(tǒng)的服務(wù)手段，利用先進的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以瀏覽、下載、發(fā)送郵件等多種方式，主動、及時、快捷、有效的提供相關(guān)服務(wù)。

3.4 推進信息化建設(shè)、實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

當今的網(wǎng)絡(luò)普及各行各業(yè)，對于石油企業(yè)當然也要充分認識到檔案管理的信息化建設(shè)的重要性，根據(jù)需要和可能將檔案管理工作納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排，制定相關(guān)的規(guī)章制度，深入研究檔案資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息的資源共享，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化設(shè)備，引進高水平、復(fù)合型的信息化人才，行之有效的開展檔案管理信息化建設(shè)工作。

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