雪紅紅

（華陸工程科技有限責(zé)任公司，西安710065）

工程總承包項(xiàng)目檔案管理優(yōu)化探討

雪紅紅

（華陸工程科技有限責(zé)任公司，西安710065）

做好工程總承包項(xiàng)目檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理的質(zhì)量，會(huì)帶給總承包公司更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。通過(guò)對(duì)工程總承包項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出工程總承包項(xiàng)目檔案管理的不足，結(jié)合工程總承包項(xiàng)目檔案管理的意義，提出了工程總承包項(xiàng)目檔案管理的優(yōu)化策略，創(chuàng)建信息化管理平臺(tái)、優(yōu)化管理規(guī)范，提升業(yè)務(wù)水平。

總承包項(xiàng)目；檔案管理；優(yōu)化

【DOI】10.13616/j.cnki.gcjsysj.2016.08.118

1 概述

21世紀(jì)的今天，工程建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，工程總承包項(xiàng)目逐漸增多，對(duì)于如何做好工程總承包項(xiàng)目的檔案管理始終是工程建設(shè)檔案管理者高度關(guān)注的焦點(diǎn)之一。關(guān)于工程總承包項(xiàng)目檔案管理，通過(guò)真實(shí)記錄勘測(cè)設(shè)計(jì)和施工過(guò)程，在工程總承包采購(gòu)試運(yùn)行階段，結(jié)合合同約定，不僅僅保證工程的高質(zhì)量建設(shè)，同時(shí)也要做好竣工后的正常檢修和維護(hù)工作。因此，總承包項(xiàng)目檔案管理需要規(guī)范化的優(yōu)化管理，論文通過(guò)總承包項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出在工程總承包項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中的具體優(yōu)化策略，與大家共同探討。

2 總承包項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

近年來(lái)，各化工設(shè)計(jì)企業(yè)圍繞著建立國(guó)際工程公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，不斷開拓工程總承包市場(chǎng)，在工程總承包項(xiàng)目管理上積累了不少經(jīng)驗(yàn)。但是，工程總承包項(xiàng)目檔案管理中存在的檔案管理缺位、管理制度不統(tǒng)一、檔案管理人員水平參差不齊等問(wèn)題卻普遍存在，主要表現(xiàn)在以下方面。

2.1 管理過(guò)程中粗放型管理現(xiàn)象比較突出

建設(shè)單位和總承包方對(duì)國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的政策和要求了解不夠深入，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)相對(duì)粗淺。工程合同中對(duì)檔案管理的規(guī)定較少，甚至沒(méi)有；建設(shè)單位和總承包方往往關(guān)注工程質(zhì)量和工程進(jìn)度，一些建設(shè)單位也沒(méi)有對(duì)工程檔案的移交提出要求，從而忽視了工程的檔案管理工作，檔案管理工作不能與工程建設(shè)進(jìn)程實(shí)現(xiàn)同步管理，檔案的質(zhì)量沒(méi)有辦法得到有效的保證；總承包單位檔案管理部門雖然接管項(xiàng)目檔案工作，但是介入程度不夠，對(duì)工程總承包項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)管和執(zhí)行不夠深入細(xì)致，部分工程項(xiàng)目部甚至未設(shè)置專職檔案管理人員，導(dǎo)致文件材料流失嚴(yán)重，文件資料的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性難以保證。

2.2 項(xiàng)目策劃及規(guī)劃階段對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性策劃不足

工程總承包檔案管理作為檔案管理的一項(xiàng)新業(yè)務(wù)，沒(méi)有系統(tǒng)全面的標(biāo)準(zhǔn)可遵循，也缺乏成熟的經(jīng)驗(yàn)可參考，許多工程總承包項(xiàng)目仍然存在策劃規(guī)劃階段對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性策劃不足的問(wèn)題，項(xiàng)目檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及制度未能隨項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程開展[1]?？偝邪?xiàng)目實(shí)施中經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目已經(jīng)開工很長(zhǎng)一段時(shí)間后，資料收集利用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)才臨時(shí)補(bǔ)救、制定文檔管理辦法等相關(guān)規(guī)定，交工文件組卷辦法等制定更是嚴(yán)重滯后。如此一來(lái)，資料的收集目標(biāo)與過(guò)程脫節(jié)，交工資料不全、組卷困難等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案管理制度的不健全在一定程度上導(dǎo)致了工程檔案管理無(wú)章可循。

2.3 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中缺乏專業(yè)型檔案管理人員的支持

工程總承包項(xiàng)目由于受各種資源限制，實(shí)施過(guò)程中設(shè)置的專職檔案管理人員較少，檔案管理人員在管理工程檔案的過(guò)程中，需要嚴(yán)格按照工程的進(jìn)度進(jìn)行記錄并需要熟悉圖紙、方案等技術(shù)知識(shí)和檔案歸檔的專業(yè)知識(shí)，還需要嚴(yán)格地按照歸檔要求進(jìn)行檔案的整理歸檔。檔案管理人員對(duì)工程施工技術(shù)和規(guī)范的不熟悉，造成了技術(shù)和資料管理的脫節(jié)，無(wú)法正確地編寫工程竣工資料[2]。就目前來(lái)看，檔案管理人員不但對(duì)工程技術(shù)缺乏了解，檔案管理知識(shí)也同樣欠缺，不能真正滿足工程檔案管理工作要求。而工程技術(shù)人員只懂得工程施工，不了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定，沒(méi)有資料整理意識(shí)。所以各工程總承包單位目前缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的工程從業(yè)人員的支持，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施和企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

3 總承包項(xiàng)目檔案管理對(duì)于工程公司發(fā)展的意義和重要性

在總承包項(xiàng)目全球蓬勃發(fā)展的今日，如何對(duì)總承包模式檔案管理進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，如何運(yùn)用科學(xué)的方法最大限度地整合并利用資源，以最少的投入建最好的工程，使其發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和環(huán)境效益將至關(guān)重要，否則將不利于總承包模式的發(fā)展，也不利于工程公司的發(fā)展。而科學(xué)的方法和管理技術(shù)來(lái)源于實(shí)踐，只有實(shí)踐出真知。因此，工程公司從所有總承包項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息是促進(jìn)公司總承包項(xiàng)目發(fā)展的重要基礎(chǔ)。另外，工程公司各個(gè)項(xiàng)目部的檔案管理也是工程公司的一個(gè)窗口，也從側(cè)面體現(xiàn)了項(xiàng)目部和工程公司的項(xiàng)目管理水平。

4 總承包項(xiàng)目檔案管理的優(yōu)化探討

通過(guò)實(shí)踐與探索，我們總結(jié)出總承包項(xiàng)目檔案管理工作需要不斷優(yōu)化，持續(xù)改進(jìn)，才能使檔案管理在總承包項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)揮更大作用，檔案資料在項(xiàng)目移交后的運(yùn)行維護(hù)中發(fā)揮更大的作用，在公司的發(fā)展中真正體現(xiàn)檔案管理的意義。因此，筆者提出以下2項(xiàng)優(yōu)化策略。

4.1 強(qiáng)化信息化管理的效率

建立檔案管理信息化平臺(tái)，重要的是利用這些信息化平臺(tái)將總承包項(xiàng)目的檔案管理部分與檔案大系統(tǒng)、大體系融合起來(lái)，執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)范和要求，而不是將總包項(xiàng)目的檔案管理形成孤島，自行其是?？偝邪?xiàng)目檔案管理信息平臺(tái)的建立，就是以總承包項(xiàng)目檔案分類為基礎(chǔ)，以總承包檔案管理存在的問(wèn)題為目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，建立現(xiàn)代化的總承包項(xiàng)目檔案管理體系，進(jìn)一步做好信息服務(wù)，使檔案管理在工程項(xiàng)目中發(fā)揮其重要作用[3]。

一個(gè)企業(yè)的工程檔案數(shù)量龐大，包含的信息量也大，但如何有效地從龐大的檔案資料中將可利用的信息提取出來(lái)，為總承包項(xiàng)目業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考數(shù)據(jù)，就需要建立檔案信息化平臺(tái)。利用檔案信息化平臺(tái)，結(jié)合已經(jīng)歸檔的總承包項(xiàng)目檔案信息，將重要的、利用率高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的文件歸納出來(lái)，在所有的總承包項(xiàng)目檔案管理過(guò)程當(dāng)中重點(diǎn)對(duì)這部分資料進(jìn)行歸檔，并做檔案數(shù)字化處理。利用信息化平臺(tái)對(duì)所有的總承包項(xiàng)目資料采用統(tǒng)一的模式進(jìn)行管理，并采用遠(yuǎn)程監(jiān)控的手段對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行質(zhì)量檢查。

4.2 優(yōu)化管理規(guī)范、提升業(yè)務(wù)水平

4.2.1 統(tǒng)一檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)范的制定是進(jìn)行檔案管理的關(guān)鍵，是檔案管理的意義和重要性的體現(xiàn)。根據(jù)現(xiàn)有的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司檔案管理方針，整合已有的資源，彌補(bǔ)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中未提及的檔案管理內(nèi)容，針對(duì)公司的所有總承包項(xiàng)目制定統(tǒng)一的總承包項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，對(duì)總承包項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及操作方法作出統(tǒng)一規(guī)定，包括資料的歸檔方法、對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行記錄所采用的表格都有統(tǒng)一出處，使得總承包項(xiàng)目檔案管理人員管理有標(biāo)準(zhǔn)，操作有依據(jù)；建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)定，最終將總承包項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作與公司檔案管理工作有效統(tǒng)一起來(lái)。

4.2.2 檔案管理工作及時(shí)跟進(jìn)、強(qiáng)化過(guò)程控制

在項(xiàng)目管理策劃過(guò)程中檔案部門提前做好總承包項(xiàng)目檔案管理制度的起草，在項(xiàng)目開工后專業(yè)的檔案管理人員配備到位，對(duì)各參建單位及檔案管理相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)；在項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中，及時(shí)了解各項(xiàng)目在檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，針對(duì)性地進(jìn)行指導(dǎo)及解答；建立檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)總承包項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行考核，查出問(wèn)題并提出改進(jìn)方法；在項(xiàng)目中間交接及交工資料組卷等重要階段進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)，并與各參建單位及建設(shè)單位做好有效的溝通工作，配合項(xiàng)目對(duì)交工資料順利向建設(shè)單位移交[4]。

一個(gè)大型、中型的總承包項(xiàng)目建設(shè)，自合同生效至機(jī)械竣工的合同工期一般會(huì)持續(xù)1～2年甚至更長(zhǎng)時(shí)間。對(duì)整個(gè)工期的檔案管理工作進(jìn)行良好地運(yùn)籌、優(yōu)化和協(xié)調(diào)，強(qiáng)化信息化管理的效率，提升業(yè)務(wù)水平，對(duì)檔案管理工作的順利實(shí)施具有重要的指導(dǎo)和保障作用。跟隨項(xiàng)目的建設(shè)與發(fā)展，持續(xù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，才能發(fā)揮檔案管理的作用，體現(xiàn)檔案管理的真正意義。

【1】丁杰.電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目全過(guò)程檔案管理[J].檔案管理，2011,10 (3):88-88.

【2】張謙.石油化工領(lǐng)域工程公司總承包項(xiàng)目檔案管理信息平臺(tái)規(guī)劃淺析[J].陜西檔案，2015,3(1):36-37.

【3】付鈺.淺談工程檔案管理存在的問(wèn)題及解決策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015 (24):75-88.

【4】唐麗萍.電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理[J].電力勘測(cè)設(shè)計(jì)，2007,2(3):98-99.

Discussion on File Management Optim ization of Engineering General Contracting Project

XUEHong-hong
(Hualu Engineering&Technology Co.Ltd.,Xi’an710065,China)

To optimize the file management of engineering general contracting projects,and improve the quality of file management,w ill bring greater economic and social benefits to the general contracting firms.By analyzing the present situation of file management of engineering general contracting project, this paper pointed out the shortcomings in the file management.Combined with the significance of the file management of engineering general contracting project,it puts forward optimization strategy to file management,which includes creating information management platform,optimizing the management standard,and enhancing professional level.

general contracting project;file management;optim ization

F284

A

1007-9467（2016）08-0217-02

2016-08-02

雪紅紅（1982～），女，陜西西安人，工程師，從事總承包項(xiàng)目檔案管理研究。