黃壯 秦仁杜 白春波

超市辦公自動化管理的應(yīng)用與研究

黃壯 秦仁杜 白春波

（西安文理學(xué)院 710065）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及以及超市管理水平的逐步提升，開發(fā)并實施一套適合于超市的辦公自動化系統(tǒng)，對于提高超市的辦公管理水平具有巨大的推動作用，它不僅能夠降低辦公人員的工作強度而且能夠適應(yīng)現(xiàn)代化超市管理的要求，實現(xiàn)無紙化、信息化、協(xié)同化的工作方式。通過本文的研究，明確了超市辦公自動化管理的全部業(yè)務(wù)流程，為提升超市管理水平奠定了堅實的基礎(chǔ)。

辦公自動化；超市；管理

近年來，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為主要內(nèi)容，各行各業(yè)的信息化建設(shè)得到了長足發(fā)展。如何提高辦公效率和效益，降低辦公成本，引起了幾乎每個超市領(lǐng)導(dǎo)層的高度關(guān)注，辦公自動化成為一個重要的建設(shè)目標(biāo)。為此，超市迫切需要利用先進的信息技術(shù)，建設(shè)高效率的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)，為在激烈的市場競爭環(huán)境中提高競爭優(yōu)勢提供至關(guān)重要的信息化基礎(chǔ)。

1 辦公自動化的分析與設(shè)計

超市辦公自動化系統(tǒng)的建立，必須經(jīng)過詳細(xì)的前期分析與設(shè)計，分析主要包括可行性分析與需求分析，設(shè)計則包含總體設(shè)計及詳細(xì)設(shè)計。超市辦公自動化系統(tǒng)主要功能是面向行政辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能，采用計算機技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)使超市機關(guān)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效的協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。

1.1 超市辦公自動化分析

（1）可行性分析。大多數(shù)的超市在經(jīng)過多年局域網(wǎng)經(jīng)驗和計算機軟件系統(tǒng)的浸染，擁有著比較完善的計算機系統(tǒng)管理體系和制度，超市管理理念也能夠及時隨著市場環(huán)境的變化而更新，這也使得超市在接受新技術(shù)和轉(zhuǎn)變?yōu)樾碌墓芾矸绞降目赡苄源笤?，因此具備開發(fā)并使用辦公自動化系統(tǒng)的根本基礎(chǔ)。

（2）系統(tǒng)需求分析。以先進成熟的計算機和通信技術(shù)為主要手段，建成一個覆蓋整個超市各級部門及各行政部門的辦公自動化系統(tǒng)，為行政辦公和領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，實現(xiàn)辦公無紙化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。

實現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化。辦公自動化系統(tǒng)使用工作流功能，采用計算機技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)使超市內(nèi)部人員能夠方便快捷的共享、交流信息，高效的協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時又能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

1.2 超市辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)中核心模塊的功能描述如下：

（1）公文處理模塊。它主要的功能是將傳統(tǒng)的公文的人工流轉(zhuǎn)過程轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡(luò)化流轉(zhuǎn)過程。它主要是管理辦公自動化系統(tǒng)中的正式公文，實現(xiàn)了從公文的創(chuàng)建到公文的存檔整理個過程。通過公文管理可以實現(xiàn)超市內(nèi)部發(fā)文、收文、請示報告等工作的無紙化、信息化辦公；支持公文的遠(yuǎn)程辦公和移動辦公等。

（2）會議管理模塊。會議管理主要實現(xiàn)的是將會議申請過程轉(zhuǎn)化成電子化會議申請過程，它包含了會議室的維護、會議申請、會議通知以及周會表等內(nèi)容，這些內(nèi)容的組成可以完成會議從申請到通知、查詢核計整個管理過程，實現(xiàn)了會議管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

（3）日常辦公模塊。辦公室日常事務(wù)繁雜，除了公文辦理之外，還包括一些非正式文件類的事務(wù)協(xié)同辦理，辦理人需要一級一級向下交辦，直至事項辦完為止。如領(lǐng)導(dǎo)交辦事項或各部門之間協(xié)同辦理工作、信訪工作都可通過日常辦公模塊來完成。

（4）公共信息模塊。公共信息模塊主要是為超市員工提供常用和時事信息的服務(wù)，主要提供相關(guān)通知公告、信息簡報、領(lǐng)導(dǎo)日程、服務(wù)指南等信息，為工作提供便利。

（5）個人辦公模塊。個人辦公模塊是把與工作人員日常工作相關(guān)的功能事務(wù)進行有序管理，將個人事務(wù)進行分類，辦公人員可根據(jù)事務(wù)的重要級別來進行處理，提高工作效率。該模塊主要包括待辦事宜、日程安排、常用意見、個人群組、工作授權(quán)等子模塊。

（6）系統(tǒng)維護模塊。系統(tǒng)維護模塊是系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。該模塊是專為系統(tǒng)管理員設(shè)置，在辦公過程運行時，應(yīng)該有完善的安全機制來實現(xiàn)對整個系統(tǒng)的管理和維護，保障整個辦公自動化系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

2 超市辦公自動化系統(tǒng)實施措施

國內(nèi)外無數(shù)的實際案例表明，任何信息系統(tǒng)的實施必須有相應(yīng)的規(guī)章制度作為實施保障，只有這樣，才能從根本上保證信息系統(tǒng)逐步趨于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。針對超市的特點，應(yīng)該做好以下幾點工作：

2.1 建立宏觀的超市信息化管理辦法

超市信息化管理辦法的建立必須包含以下內(nèi)容：①指出超市信息化工作的深遠(yuǎn)意義，旨在引導(dǎo)員工對超市的信息化工作進行理解，達(dá)到潛移默化的目的；②指定超市信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)小組及歸口管理部門，使得超市信息化工作明確了職能管理部門，做到凡事有人負(fù)責(zé)；③明確超市各職能部門在信息化工作中的主要職責(zé)，意在指導(dǎo)各部門認(rèn)識自身在信息化工作中應(yīng)該充當(dāng)?shù)慕巧?；④要對超市信息化工作中保護網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等的安全性做出規(guī)定，提升全體員工安全意識，防止重大事故的發(fā)生。

2.2 建立辦公自動化系統(tǒng)實施制度

對超市而言，辦公自動化系統(tǒng)的實施是一項系統(tǒng)工程，長期而復(fù)雜，在整個實施過程中必須按照既定的規(guī)則制度進行。實施制度包括以下內(nèi)容：①實施小組及其職責(zé)，指定其負(fù)責(zé)整個項目的統(tǒng)籌規(guī)劃；②指定各子模塊的負(fù)責(zé)人及數(shù)據(jù)維護小組，用于實施的前期準(zhǔn)備工作；③規(guī)定業(yè)務(wù)流程的起始點及負(fù)責(zé)人，確保實施過程中任何節(jié)點都有人負(fù)責(zé)。

2.3 建立辦公自動化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化考核制度

考核制度建立的目的是為了系統(tǒng)上線運行的成功率。在系統(tǒng)實施及應(yīng)用過程中，如果能夠建立比較完善的考核體系，并結(jié)合考評結(jié)果予以獎懲，可以大幅度提高操作人員的積極性，有助于項目實施成功。

3 結(jié)語

隨著辦公自動化理論研究的不斷深入和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)將在社會的各個領(lǐng)域獲得更廣泛的應(yīng)用。在大量閱讀和參考國內(nèi)外有關(guān)理論和應(yīng)用資料的基礎(chǔ)上，歸納、總結(jié)并研究了辦公自動化系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)，針對超市的特點，設(shè)計、開發(fā)、實施了超市辦公自動化系統(tǒng)，在這一過程中取得了一定成果，對超市辦公自動化發(fā)展具有一定的促進作用。

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