廣州市社會(huì)福利院 方 鵬

甲方信息化項(xiàng)目管理核心要點(diǎn)探索

廣州市社會(huì)福利院 方 鵬

【摘要】項(xiàng)目管理是當(dāng)下管理學(xué)的一個(gè)核心要點(diǎn)，運(yùn)用系統(tǒng)的理論與方式對(duì)項(xiàng)目的相關(guān)工作進(jìn)行有效管理，以便準(zhǔn)確的達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期效果。但隨著社會(huì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到普遍應(yīng)用，使社會(huì)文化、政治、經(jīng)濟(jì)以及人類(lèi)生活都受到信息產(chǎn)業(yè)的強(qiáng)烈影響。由于項(xiàng)目信息化存在一定風(fēng)險(xiǎn)，為保證項(xiàng)目安全性，本文筆者通過(guò)探究甲方信息化項(xiàng)目管理核心要點(diǎn)，來(lái)研究建設(shè)信息化項(xiàng)目管理體系。

【關(guān)鍵詞】甲方；信息化；項(xiàng)目管理；核心要點(diǎn)

信息化項(xiàng)目管理分為項(xiàng)目準(zhǔn)備、啟動(dòng)、需求分析、設(shè)計(jì)目標(biāo)流程、建立系統(tǒng)、正式上線、輔助運(yùn)行這七個(gè)步驟，是為體現(xiàn)項(xiàng)目管理體系的過(guò)程，與其他類(lèi)型項(xiàng)目大不相同。在建設(shè)信息化項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)加重對(duì)管理的重視，明確項(xiàng)目需求。甲方作為整個(gè)項(xiàng)目的責(zé)任方要明確認(rèn)識(shí)到自身任務(wù)職能，對(duì)整體項(xiàng)目資源進(jìn)行整合，以便管理人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制與管理。

一、信息化項(xiàng)目特點(diǎn)與管理任務(wù)

（一）信息化項(xiàng)目管理特點(diǎn)

信息化項(xiàng)目與傳統(tǒng)項(xiàng)目不同，信息化項(xiàng)目管理不僅包含傳統(tǒng)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，還具有一些傳統(tǒng)項(xiàng)目管理不具備的特點(diǎn)，比如：項(xiàng)目任務(wù)繁瑣、項(xiàng)目目標(biāo)不易量化等一些傳統(tǒng)項(xiàng)目管理中不具備的特點(diǎn)。需對(duì)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理進(jìn)行完善。

其一，首先從信息化領(lǐng)域入手，增強(qiáng)管理知識(shí)、對(duì)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理中未涉及層面加以創(chuàng)新。

其二，由于信息化項(xiàng)目管理知識(shí)較為密集，應(yīng)提高對(duì)項(xiàng)目組成員能力與結(jié)構(gòu)的重視。

其三，針對(duì)與在項(xiàng)目管理的能力上，充分考慮傳統(tǒng)項(xiàng)目管理的信息化對(duì)整體項(xiàng)目的影響。

（二）項(xiàng)目管理任務(wù)

若要將傳統(tǒng)項(xiàng)目管理轉(zhuǎn)換成信息化項(xiàng)目管理，需從三方面進(jìn)行：第一，文件管理與數(shù)據(jù)文件信息化。在整體項(xiàng)目中，采用信息標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)技術(shù)，將項(xiàng)目的所有文件轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)據(jù)，建立規(guī)范完整的項(xiàng)目資料庫(kù)、知識(shí)庫(kù)以及項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)；第二，開(kāi)會(huì)交流信息化。建立網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室，以便甲乙雙方及時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程進(jìn)行溝通與研究，實(shí)現(xiàn)甲乙雙方交流信息化，不僅利于遠(yuǎn)程交流，還可以利用項(xiàng)目資料庫(kù)與項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)等，進(jìn)行在線查詢(xún)，方便訂貨、招標(biāo)等工作及時(shí)進(jìn)行，并且更加節(jié)省時(shí)間與精力；第三，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過(guò)程信息化。由于項(xiàng)目管理的持續(xù)發(fā)展過(guò)程，需建立信息化動(dòng)態(tài)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，以便第一時(shí)間獲取項(xiàng)目信息，將項(xiàng)目進(jìn)展的每一過(guò)程都詳細(xì)展現(xiàn)給項(xiàng)目管理者，以便項(xiàng)目管理者隨時(shí)做出引導(dǎo)。與此同時(shí)，加大互聯(lián)網(wǎng)信息管理預(yù)測(cè)，其工作內(nèi)容主要包括人工智能技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及工作流技術(shù)，方便對(duì)項(xiàng)目下一步進(jìn)展或過(guò)程中可能發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)測(cè)，以便項(xiàng)目管理者第一時(shí)間對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整與修正，從而保證整體項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

二、甲方管理項(xiàng)目建立步驟

（一）信息化項(xiàng)目準(zhǔn)備即啟動(dòng)階段

信息部門(mén)對(duì)所有項(xiàng)目意見(jiàn)進(jìn)行統(tǒng)籌與整合，擬定項(xiàng)目建設(shè)清單，確定項(xiàng)目建設(shè)重點(diǎn)。為了避免外界因素影響到項(xiàng)目規(guī)劃，對(duì)各方面論證進(jìn)行謹(jǐn)慎處理，例如，項(xiàng)目投入合理性、必要性、資源準(zhǔn)確性等方面。管理部門(mén)可通過(guò)建立項(xiàng)目信息化管理的相關(guān)流程、制度，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的具體走向進(jìn)行引導(dǎo)，以保證信息系統(tǒng)建設(shè)的合理性。

（二）信息化項(xiàng)目需求分析階段

在項(xiàng)目啟動(dòng)后就進(jìn)入到信息化項(xiàng)目分析階段，此階段需對(duì)信息管理人員與業(yè)務(wù)人員以小組形式，對(duì)業(yè)務(wù)各層次人員進(jìn)行會(huì)議指導(dǎo)與訪談，具體分析并調(diào)研業(yè)務(wù)需求。為避免管理人員認(rèn)為項(xiàng)目需求模糊，要具體引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行細(xì)化，制定詳細(xì)分析報(bào)告。

（三）信息化項(xiàng)目設(shè)計(jì)目標(biāo)流程與建立系統(tǒng)階段

對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行具體分析值后應(yīng)論證可行性方案，建立項(xiàng)目軟件系統(tǒng)框架、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，信息化人員制定項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程計(jì)劃，由項(xiàng)目管理人員審批，配合業(yè)務(wù)人員及信息化人員進(jìn)行項(xiàng)目數(shù)據(jù)初始化運(yùn)作、測(cè)試系統(tǒng)之后進(jìn)入到系統(tǒng)試運(yùn)行階段，最后由管理人員對(duì)其進(jìn)行評(píng)估與驗(yàn)收。

（四）正式上線階段

在通過(guò)信息化項(xiàng)目管理人員與管理人員對(duì)系統(tǒng)試運(yùn)行的深層評(píng)估后，對(duì)不足之處提出意見(jiàn)與修改策略，再由信息人員與業(yè)務(wù)人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整理修改，之后進(jìn)入到系統(tǒng)正式上線階段。

三、信息化項(xiàng)目建立周期

項(xiàng)目建設(shè)周期主要根據(jù)單位規(guī)模與行業(yè)特點(diǎn)來(lái)判斷，一般來(lái)說(shuō)分為運(yùn)行與維護(hù)系統(tǒng)、測(cè)試系統(tǒng)、系統(tǒng)實(shí)施、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目需求分析、項(xiàng)目規(guī)劃、可行性分析這七個(gè)階段。在整個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程中，需確定信息系統(tǒng)的管理內(nèi)容，在通過(guò)與乙方探討中甲方確定系統(tǒng)設(shè)計(jì)，明確設(shè)計(jì)需求，減少返工。在系統(tǒng)測(cè)試階段中甲方驗(yàn)證應(yīng)嚴(yán)格測(cè)試系統(tǒng)是否滿(mǎn)足需求，保證其實(shí)用性，是驗(yàn)收系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目管理人員嚴(yán)格把控信息化項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)過(guò)程，以保證信息化項(xiàng)目的進(jìn)展以及質(zhì)量。

四、甲方信息化項(xiàng)目組織

在啟動(dòng)信息化項(xiàng)目的同時(shí)需成立項(xiàng)目組織，由于甲方是整體項(xiàng)目的重要組織者，因此甲方項(xiàng)目組織應(yīng)結(jié)合管理層、信息人員及業(yè)務(wù)人員，項(xiàng)目組應(yīng)分為業(yè)務(wù)人員、辦公室信息化人員、項(xiàng)目管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員。業(yè)務(wù)人員主要負(fù)責(zé)提出需求、確認(rèn)技術(shù)方案、研討需求、檢測(cè)系統(tǒng)、協(xié)助辦公室信息人員等工作；辦公室信息化人員負(fù)責(zé)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目的編制以及及時(shí)向項(xiàng)目管理人員發(fā)布周報(bào)等工作；項(xiàng)目管理人員是負(fù)責(zé)控制項(xiàng)目的進(jìn)度與總體范圍；項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)確認(rèn)系統(tǒng)建設(shè)方向、評(píng)估系統(tǒng)展現(xiàn)方式等。

五、需求管理

項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)就是需求，需求是項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)方向，決定整個(gè)項(xiàng)目的最終成果，如果需求不確定或不穩(wěn)定將影響項(xiàng)目信息化建設(shè)，因此筆者針對(duì)需求不確定與不穩(wěn)定的原因進(jìn)行分析，且提出解決策略。

（一）需求不確定原因及解決策略

在信息化項(xiàng)目中甲方無(wú)法給出明確需求的主要原因有：（1）甲方需求無(wú)法準(zhǔn)確提出；（2）甲方多部門(mén)意見(jiàn)存在分歧，導(dǎo)致無(wú)法統(tǒng)一需求；（3）甲方項(xiàng)目組人員對(duì)信息化項(xiàng)目認(rèn)知不同，無(wú)法得出準(zhǔn)確意見(jiàn)。

為了甲乙雙發(fā)達(dá)成共識(shí)，甲方應(yīng)采取多種解決措施來(lái)明確需求：（1）應(yīng)要求乙方對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)介紹，主要包括對(duì)系統(tǒng)框架、詳細(xì)業(yè)務(wù)以及管理方式等方面，使甲方對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目達(dá)到全面了解；（2）讓甲方項(xiàng)目管理人員到乙方建設(shè)完畢的信息系統(tǒng)的相關(guān)企業(yè)中進(jìn)行深入了解，學(xué)習(xí)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)；（3）乙方為甲方介紹同類(lèi)項(xiàng)目中一些常見(jiàn)問(wèn)題及解救方案，使甲方得以借鑒；（4）甲乙雙方管理人員召開(kāi)項(xiàng)目專(zhuān)題會(huì)議，深入研討項(xiàng)目需求，最終達(dá)成共識(shí)，從而確定需求。

（二）需求變更影響及解決策略

需求變更容易導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法按計(jì)劃進(jìn)行，使整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程受到影響，甚至使信息系統(tǒng)質(zhì)量差，為了避免項(xiàng)目需求出現(xiàn)變更，甲乙雙方應(yīng)及時(shí)做好溝通工作，控制需求變更。第一，從甲乙雙方各挑選幾人，成立中間委員會(huì)，嚴(yán)格控制需求變更。第二，制定相關(guān)合同書(shū)，在甲乙雙方認(rèn)同的基礎(chǔ)上加幾條變更遵循策略，有效控制需求變更。第三，將將所有變更需求進(jìn)行在冊(cè)登記，對(duì)變更方、變更內(nèi)容、評(píng)定過(guò)程與評(píng)定結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄。

六、項(xiàng)目信息安全保證

保證信息項(xiàng)目質(zhì)量尤為重要，應(yīng)從招標(biāo)階段開(kāi)始考慮，在合同中詳細(xì)列舉。并在系統(tǒng)中采取增加秘鑰復(fù)雜度、設(shè)定權(quán)限等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)安全性。甲方為保證信息安全，需為信息系統(tǒng)配置備份系統(tǒng)、入侵提示系統(tǒng)以及防火墻來(lái)增強(qiáng)信息系統(tǒng)性，并在機(jī)房或辦公室中安裝監(jiān)控與門(mén)禁來(lái)防止外人盜取項(xiàng)目信息。

七、結(jié)語(yǔ)

在全面應(yīng)用信息化技術(shù)的背景下，系統(tǒng)信息化已成為現(xiàn)代管理中不可缺少的重要工具，隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的不斷提高，信息服務(wù)技術(shù)也逐漸增強(qiáng)，信息化項(xiàng)目的建立周期隨之縮短，從而提高了對(duì)甲方信息化項(xiàng)目管理的要求。由于甲方作為信息化項(xiàng)目管理的責(zé)任主體，應(yīng)加深對(duì)信息化項(xiàng)目的了解，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，完善信息化項(xiàng)目管理。

參考文獻(xiàn)

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