巫慶紅

（廣船國際科技信息部）

經(jīng)濟發(fā)展方式的轉變與企業(yè)檔案工作

巫慶紅

（廣船國際科技信息部）

隨著時代的發(fā)展，無論國家還是企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展方式都在不斷發(fā)生變化，而不同的經(jīng)濟發(fā)展方式改變了經(jīng)濟主體對檔案的利用需求。本文主要針對經(jīng)濟發(fā)展方式的轉變所引起的企業(yè)檔案工作的變化和如何應對進行論述。

經(jīng)濟 發(fā)展 方式 企業(yè) 檔案工作

0 前言

檔案工作最根本的意義在于滿足利用需求。當企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展方式發(fā)生變化，它所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容和對檔案的利用需求也隨之發(fā)生變化，因此檔案工作應該圍繞經(jīng)濟發(fā)展方式的轉變進行適當?shù)恼{(diào)整，才能滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。

1 經(jīng)濟發(fā)展方式的轉變引發(fā)的企業(yè)檔案工作變化的具體表現(xiàn)

1.1 由計劃經(jīng)濟體制向市場經(jīng)濟體制轉軌完成后，企業(yè)檔案內(nèi)容之一的固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)量增多

中國政府實行的改革開放政策，為眾多國企注入蓬勃生機，它們逐漸擺脫計劃經(jīng)濟的束縛，開始以國際和國內(nèi)市場供求變化為發(fā)展導向，不斷豐富企業(yè)的經(jīng)營模式，以適應優(yōu)勝劣汰的市場生存法則，隨著發(fā)展戰(zhàn)略的不斷調(diào)整，相當多的企業(yè)逐漸投入資金，大刀闊斧興建生產(chǎn)、經(jīng)營或辦公所需的車間、辦公樓，購置與生產(chǎn)配備的機械設備等配套生產(chǎn)所需器具，以此提高企業(yè)的生產(chǎn)能力，為企業(yè)的產(chǎn)能擴張?zhí)峁┗A保障，于是，由這些生產(chǎn)經(jīng)營活動所產(chǎn)生的固定資產(chǎn)投資項目檔案開始出現(xiàn)，并呈現(xiàn)增長趨勢，尤其是近幾年，伴隨著國內(nèi)外市場競爭的激烈，企業(yè)為提高產(chǎn)品科技含量和附加值，爭奪高端市場份額，也加快了固定資產(chǎn)投資項目的興建，而且此類固定資產(chǎn)項目投資金額明顯增大，隨之而來的是單個固定資產(chǎn)項目所產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不斷增多，而且這些固定資產(chǎn)項目檔案往往由基建檔案和設備檔案等不同類別的檔案組成，無論檔案的數(shù)量與類別都呈增多趨勢。

1.2 國有企業(yè)股份制改革完成后，上市公司管理體制使相關部門在資產(chǎn)評估、財務審計時所利用的檔案內(nèi)容增多

在大型國有企業(yè)改革和發(fā)展的漫長歷程中，相當一部分的企業(yè)完成了股份制改革，實現(xiàn)投資主體的多元化變革，成為國有資本、個人資本、外資資本等多方資本參股的股份制公司。這種投資主體的改變必然伴隨著經(jīng)濟發(fā)展方式的轉變，當企業(yè)的融資渠道拓寬，產(chǎn)品的研發(fā)投入增多，企業(yè)有更充裕的資金和科研實力進行多種經(jīng)濟發(fā)展模式的嘗試，其結果是獨資、合資等形式的子公司相繼出現(xiàn)，于是經(jīng)濟發(fā)展方式也由單一性發(fā)展為多樣性，這種多樣化的經(jīng)濟發(fā)展方式，既是市場競爭的必然產(chǎn)物，也是企業(yè)發(fā)展的客觀需要。當然，股份制企業(yè)的每一種新興經(jīng)濟發(fā)展方式的出現(xiàn)或者變更都與股東大會的戰(zhàn)略決策分不開，而股東大會在賦予企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營權利的同時，亦要求股份制企業(yè)進行必須的風險評估和財務審計，上市公司管理體制使相關部門在資產(chǎn)評估、財務審計時所需利用的檔案內(nèi)容明顯增多。

1.3 總公司與分支機構并存的經(jīng)濟發(fā)展方式，增加了檔案完整收集與安全利用的難度

縱觀不同行業(yè)的企業(yè)，在不同的地區(qū)設置分支機構，或是項目點分布在全國各地甚至國外的情況已經(jīng)很普遍，這種總公司與分支機構并存的經(jīng)濟發(fā)展方式，伴隨著企業(yè)發(fā)展的需要、廣州市政府對環(huán)保搬遷的規(guī)劃等各方面的客觀原因而產(chǎn)生，這些分支機構在日常的生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的檔案數(shù)量逐年增多，但地理位置的分隔，人員的頻繁流動，加劇了檔案收集的難度，如何保證檔案收集的系統(tǒng)性和完整性，成為一道難題；同時，分支機構對總公司館藏檔案的利用需求也一直持續(xù)增多，如何在滿足利用需求的同時保證外借檔案的安全卻缺少可借鑒的歷史經(jīng)驗，致使一些實際產(chǎn)生應歸檔文件的收集不完整和檔案在異地利用過程中的遺失時有發(fā)生，在缺乏行之有效的制度監(jiān)督的情況下，企業(yè)檔案部門只能在實踐中亦步亦趨的優(yōu)化檔案管理手法，被動局面不時出現(xiàn)。

為了扭轉檔案工作面臨的被動局面，確保館藏檔案資源能夠滿足企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的多元化利用需求，檔案工作首先應該注重提升檔案管理人員素質，其次適當調(diào)整檔案收集范圍和管理模式，從而適應企業(yè)在不同歷史時期的經(jīng)濟發(fā)展方式。

2 經(jīng)濟發(fā)展方式轉變后的檔案工作對策與方法

2.1 受市場經(jīng)濟影響而增多的固定資產(chǎn)項目，其檔案的整編是檔案工作的難點所在，應重視對檔案管理人員業(yè)務水平的提升教育

隨著企業(yè)所投資的固定資產(chǎn)投資項目增多以及單個固定資產(chǎn)投資項目收集的檔案數(shù)量的逐漸增多，固定資產(chǎn)項目檔案在企業(yè)館藏檔案中所占的比例不斷增大，而且重大固定資產(chǎn)投資項目一般都要求進行項目檔案專項驗收，其嚴格的驗收標準，使項目檔案的整編工作成為檔案工作的難點，應引起企業(yè)的足夠重視。因為，一方面固定資產(chǎn)項目檔案所包含的基建與設備等檔案是項目投產(chǎn)后進行審計、設備維護以及改擴建的依據(jù)性材料，另一方面，項目檔案驗收也是固定資產(chǎn)投資項目總體驗收的前提條件，所以要求企業(yè)重視檔案管理人員業(yè)務水平的提升教育。首先，企業(yè)應創(chuàng)造機會讓檔案管理人員接受項目檔案的專題培訓，具體方法既可以讓檔案人員參加相關的專題培訓班，也可以請有關專家進行針對性的培訓，使管理人員掌握系統(tǒng)的理論知識和整編標準；其次，應增加檔案人員對外參觀學習的機會，有計劃的選派人員到項目檔案管理水平高的單位參觀學習，這樣既可以向經(jīng)驗人士請教工作中遇到的疑難問題，又可以吸取實踐經(jīng)驗；最后，檔案人員應具備自我學習的能力，不斷更新知識、提升自身素質，從而有效提高自己的專業(yè)知識和業(yè)務水平。

2.2 股份制企業(yè)的檔案管理部門應加強對股份制相關方面資料的收集，以滿足年報編纂、財務審計等方面的利用需求

眾所周知，無論是股份制公司的年報編纂、財務審計，還是資產(chǎn)評估等經(jīng)營活動都離不開對文書檔案、基建檔案、財會檔案等相關檔案館藏資源的參考利用，所以股份制企業(yè)的檔案部門必須加強對董事會文件、財務憑證、資產(chǎn)抵押、產(chǎn)權變動等方面檔案的收集，以滿足股份制企業(yè)發(fā)展的客觀需要；另外，由于會計師事務所或國資委等單位對審計對象的檔案館藏資源、分類標準、檢索方法等檔案利用方法未必熟悉，這就要求檔案管理人員為利用者提供及時的指引，因此，要求檔案管理人員必須熟悉館藏、掌握各類檔案的分類標準，同時在提供利用的過程中，善于分析與研究不同時期檔案用戶的利用需求，掌握不同利用者的需求特點與需求心理，建立科學實用的檢索體系，才能多途徑、多方面滿足用戶的利用需求。

2.3 完善的制度與高度的責任心是分支機構檔案收集完整與利用安全的保障

異地設立的分支機構，往往沒有設置專職的檔案管理人員，一般都由其他人員兼任，而且很多是剛剛入職的新員工，他們還沒有形成基本的檔案意識，對檔案工作的意義知之甚少，對檔案資源的重要性缺乏認識，對檔案的收集范圍與歸檔要求也缺乏了解，因此一些員工對于檔案的收集甚至遺失都抱著無關緊要的態(tài)度。所以相關企業(yè)在設立分支機構的同時，應該制定完善的檔案管理制度，采取行政手段確保檔案工作的規(guī)范展開。另外，檔案管理人員應該具備高度的責任心和前瞻性，改變以往的管理模式，提前介入，主動提供咨詢服務，廣泛宣傳檔案對社會、企業(yè)和個人所具有的功能與作用，采用典型的應用實例作為宣教材料，強化員工的檔案意識。只有這樣，才能避免檔案工作陷入鞭長莫及的尷尬局面。

3 加強檔案工作對企業(yè)發(fā)展的積極意義

3.1 檔案工作是維護企業(yè)歷史真實概況的重要保證

企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、電子文件、聲像等各種形式與載體的文件材料，它是直接反映企業(yè)活動的原始記錄，真實而客觀地記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，在維護企業(yè)歷史真實概況方面具有無可替代的作用。而檔案工作由始至終圍繞企業(yè)活動展開檔案收集和館藏，確保了各類文件資料的系統(tǒng)性和完整性，是維護企業(yè)歷史真實概況的重要保證。貫穿于企業(yè)發(fā)展過程的經(jīng)濟發(fā)展方式的轉變，也毫不例外的在館藏檔案中留下了力透紙背的一筆，它客觀地記錄了企業(yè)謀求發(fā)展的努力嘗試。如公司檔案室的館藏檔案，就全面記錄了公司作為中國第一個利用外資引進國外先進技術設備生產(chǎn)集裝箱的創(chuàng)舉，這一創(chuàng)舉不僅填補了中國集裝箱制造和集裝箱出口的空白，而且它所創(chuàng)造的經(jīng)濟效益，曾一度撐起了公司年度利潤的半壁江山。從1981年建成投產(chǎn)至1993年，集裝箱生產(chǎn)更為國家創(chuàng)匯超過三億五千萬美元，同時，集裝箱產(chǎn)品亦為公司贏得了國家質量獎審定委員會頒發(fā)的金質獎。這些翔實的館藏檔案，依靠的是檔案收集的完整與系統(tǒng)，所以，檔案工作是維護企業(yè)歷史真實概況的重要保證。

3.2 檔案工作具有提高經(jīng)濟效益的功能

企業(yè)在產(chǎn)品設計過程中，經(jīng)常參考歷史的技術數(shù)據(jù)和圖形結構，有時甚至會大量移植已有的產(chǎn)品設計，然后根據(jù)市場需求進行適當?shù)纳壐脑?，這在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中司空見慣，例如某些船舶制造，后續(xù)船型就會大量借用前期船型的館藏檔案，在原來的基礎上進行優(yōu)化設計，這種根據(jù)館藏檔案進行的二次設計，不僅縮短了設計周期，而且節(jié)省人力、物力、財力，能夠取得事半功倍的效果，無疑提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，所以，檔案工作具有提高經(jīng)濟效益的功能。

3.3 檔案工作為解決經(jīng)濟糾紛提供信息資源

檔案工作最根本的意義在于滿足利用需求。企業(yè)檔案工作為企業(yè)的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供必要的信息資源，是服務性工作，但在一些關鍵時刻，卻具有決定性的作用。如2000年，因廣東省XX公路工程有限公司未能按虎門大橋合同條款向公司支付工程款，應承擔逾期付款的違約責任，公司在提起訴訟時，便從館藏的虎門大橋工程檔案中提取了有力證據(jù)，確保了案件終審判決的勝訴。所以檔案工作可為經(jīng)濟糾紛提供信息資源。

縱上所述，企業(yè)檔案工作只有不斷適應經(jīng)濟發(fā)展方式的轉變，才能滿足不同發(fā)展階段的經(jīng)濟主體對于檔案利用的客觀需求，因為只有能夠滿足利用需求的檔案，才是蘊藏保存價值的檔案。

10.3969/j.issn.2095-4506.2016.04.012

巫慶紅（1969--），女 ，副研究館員，檔案管理。

2016-3-30）