義煤集團(tuán)信息中心 馬 琳 李 偉

移動(dòng)OA在義煤集團(tuán)的管理應(yīng)用

義煤集團(tuán)信息中心 馬 琳 李 偉

隨著智能手機(jī)技術(shù)以及3G網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，通過(guò)手機(jī)等智能終端進(jìn)行辦公已經(jīng)是當(dāng)前企業(yè)信息化建設(shè)的大趨勢(shì)。本文以現(xiàn)有OA系統(tǒng)為平臺(tái)，介紹了移動(dòng)辦公在義煤集團(tuán)的應(yīng)用，給出了一種以智能終端為載體的移動(dòng)辦公方案，為義煤集團(tuán)的信息化建設(shè)帶來(lái)了重大突破。

OA；智能手機(jī)；移動(dòng)辦公

1 引言

隨著企業(yè)辦公的電子化、信息化程度越來(lái)越高，不同業(yè)務(wù)部門(mén)信息化項(xiàng)目普及相當(dāng)廣泛。在此基礎(chǔ)上，如何進(jìn)一步滿足各個(gè)部門(mén)移動(dòng)信息化和個(gè)性化的業(yè)務(wù)需求，已經(jīng)顯得必要。另外，如何結(jié)合集團(tuán)現(xiàn)有的OA系統(tǒng)，對(duì)信息進(jìn)行有效的管理和傳遞、提高集團(tuán)辦公人員的協(xié)作程度、深化現(xiàn)有OA系統(tǒng)的應(yīng)用等也是當(dāng)前面臨的需求。同時(shí)，基于移動(dòng)智能終端的OA系統(tǒng)的移動(dòng)化應(yīng)用是普通OA系統(tǒng)的一種延伸與補(bǔ)充。它是建立在集團(tuán)原有的OA系統(tǒng)上,提供辦公、批文、移動(dòng)郵件等基礎(chǔ)應(yīng)用，為集團(tuán)提供了一條OA系統(tǒng)與移動(dòng)智能終端聯(lián)系的通道，該通道可將集團(tuán)OA系統(tǒng)的使用延伸到移動(dòng)終端上，實(shí)現(xiàn)員工隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公。

2 設(shè)計(jì)方案

為了適用OA系統(tǒng)的發(fā)展需求，我們采取通訊模塊與OA系統(tǒng)整合方式，不改變其原有體系結(jié)構(gòu)，合理設(shè)置系統(tǒng)功能的原則，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行適用性改造和功能性擴(kuò)充。將即時(shí)通訊、移動(dòng)客戶端、手機(jī)短信、電話（視頻）會(huì)議、一體化郵箱、事務(wù)提醒、微訊等通訊資源進(jìn)行整合，融合多種網(wǎng)絡(luò)，為協(xié)同辦公提供了更快速、更智能的統(tǒng)一通訊平臺(tái)，形成多通道信息聯(lián)絡(luò)中心。

具體做法是，依托義煤集團(tuán)現(xiàn)有的OA系統(tǒng)，以移動(dòng)智能終端為載體，信息中心開(kāi)發(fā)了基于Android系統(tǒng)的移動(dòng)客戶端，無(wú)縫延伸至移動(dòng)智能終端。用戶可以通過(guò)移動(dòng)智能終端，隨時(shí)隨地的登錄集團(tuán)的OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，從而解決在工作中受到的地域性和時(shí)效性限制。

3 主要應(yīng)用及實(shí)現(xiàn)功能

由集團(tuán)信息中心自主研發(fā)的OA智能移動(dòng)終端系統(tǒng)，針對(duì)義煤集團(tuán)的應(yīng)用實(shí)際，讓集團(tuán)員工可以隨時(shí)隨地運(yùn)用多種終端設(shè)備（手機(jī)、平板、PC）進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)與即時(shí)交流。同時(shí)集團(tuán)員工通過(guò)移動(dòng)OA客戶端，在手機(jī)桌面上顯示OA系統(tǒng)內(nèi)外部郵件、工作流主動(dòng)提醒等信息；還可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一通訊、智能化工作流程、人員定位等功能，而且支持語(yǔ)音短信和文件夾直接發(fā)送功能。如下圖所展示：

3.1 移動(dòng)OA客戶端主要功能介紹

1)系統(tǒng)登錄：用戶可以使用OA端客戶端，在手機(jī)、平板等移動(dòng)終端上通過(guò)自己原有的賬號(hào)密碼直接訪問(wèn)OA系統(tǒng)。這種登錄方式具有以下特點(diǎn)：a)登錄界面符合智能終端的分辨率和屏幕尺寸大小，不會(huì)出現(xiàn)因登錄界面過(guò)大，屏幕過(guò)小導(dǎo)致看字不清、打字困難等操作不便現(xiàn)象；b)從操作方式上更貼近智能終端用戶的使用風(fēng)格，符合用戶單手操控習(xí)慣；c)無(wú)需登錄瀏覽器打開(kāi)IE界面，避免圖片緩存等造成的大量流量。

2)主界面：用戶可以通過(guò)客戶端登錄后，即可看到原OA系統(tǒng)內(nèi)的功能項(xiàng)。功能選項(xiàng)采用九宮格的方式排列。此種排列能讓用戶快速、準(zhǔn)確的找到并進(jìn)入所需要的選項(xiàng)，而不會(huì)因?yàn)樵?yè)面被客戶端縮小導(dǎo)致點(diǎn)不到功能項(xiàng)的情況出現(xiàn)。

3)通知公告：用戶可以通過(guò)移動(dòng)終端隨時(shí)隨地查看集團(tuán)（集團(tuán)、所屬單位）的公告通知列表，移動(dòng)終端會(huì)實(shí)時(shí)顯示公告立標(biāo)，還可以查看詳細(xì)內(nèi)容，可以查看公共通知中的附件等Office文檔，如Word、Excel、PPT等。直觀的查閱和即時(shí)的附件下載，能夠讓用戶在短短的1分鐘內(nèi)就完成操作。

4)公文流轉(zhuǎn)：?jiǎn)T工可以通過(guò)移動(dòng)終端查看待辦公文，即時(shí)進(jìn)行收發(fā)文件管理、請(qǐng)假管理、會(huì)議管理等一系列公文處理流程。還可進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)簽批，包括公文提交、會(huì)簽、轉(zhuǎn)發(fā)等，提髙辦公效率。

5)媒體新聞：用戶可以通過(guò)移動(dòng)終端查看集團(tuán)的相關(guān)新聞（義馬礦工報(bào)、河南能源報(bào)、新義煤等），確保各種要聞、信息的及時(shí)性。

6)電子郵件：終端用戶可以通過(guò)移動(dòng)終端撰寫(xiě)和接收集團(tuán)內(nèi)部郵件，并且能夠下載和查閱郵件中的Of fi ce文檔，如Word、Excel、PPT等。

7)單位通訊錄：在原OA系統(tǒng)中具備單位內(nèi)部通訊錄的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)適配，用戶可以通過(guò)移動(dòng)終端直接查看單位內(nèi)部通訊錄，并且能夠在通訊錄中進(jìn)行快速撥打電話和發(fā)送短消息，方便實(shí)用。也可以將當(dāng)前通訊錄導(dǎo)入本地手機(jī)中離線查看，可以減少上網(wǎng)流量的損耗。同時(shí)通訊錄里的微訊功能，使員工可以與通訊錄里的單人、群組發(fā)起聊天，直接窗口對(duì)話、交流業(yè)務(wù)；還可進(jìn)行語(yǔ)音短信和文件夾直接發(fā)送，相比QQ、MSN等通訊工具更實(shí)用、快捷。

3.2 主要突出功能

1)移動(dòng)OA終端系統(tǒng)，利用OA平臺(tái)資源共享的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)實(shí)名制、多功能單點(diǎn)登錄，不需要員工的注冊(cè)，只要獲得授權(quán)，可通過(guò)任意智能終端登錄OA系統(tǒng)，進(jìn)行辦公交流。

2)移動(dòng)OA終端系統(tǒng)，將即時(shí)通訊、移動(dòng)客戶端、手機(jī)短信、電話（視頻）會(huì)議、一體化郵箱、事務(wù)提醒、微訊等通信資源進(jìn)行整合，融合多種網(wǎng)絡(luò)，為協(xié)同辦公提供了更快速、更智能的統(tǒng)一通訊平臺(tái)。

3)安卓操作系統(tǒng)客戶端，在手機(jī)桌面顯示OA系統(tǒng)內(nèi)外部郵件、工作流主動(dòng)提醒等信息，還可通過(guò)該客戶端實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一通訊、智能化工作流程、人員定位等功能。

4)客戶端微訊群聊模塊，可以與辦公通訊錄里的單人、群組發(fā)起聊天，直接窗口對(duì)話、交流業(yè)務(wù)；還支持語(yǔ)音短信和文件夾直接發(fā)送功能，部分功能已超越QQ。

5)客戶端消息推送模塊，可以在手機(jī)終端顯示斷網(wǎng)時(shí)或客戶端服務(wù)不正常時(shí)的OA消息及要聞提示，使員工不會(huì)漏看每條信息，錯(cuò)過(guò)辦公業(yè)務(wù)。

6)客戶端支持當(dāng)前最大眾化的Android系統(tǒng)，用戶能自如的使用移動(dòng)智能終端進(jìn)行OA辦公，使OA系統(tǒng)不再局限于辦公室和電腦，實(shí)現(xiàn)辦公的隨身性和即時(shí)性。

7)在原有OA系統(tǒng)基礎(chǔ)上，該系統(tǒng)按業(yè)務(wù)流程狀態(tài)劃分待簽發(fā)、待審批、待會(huì)簽、待承辦等公文，使業(yè)務(wù)目標(biāo)更加明確，流程更加直觀清晰。

8)移動(dòng)OA終端系統(tǒng)與集團(tuán)原有OA辦公系統(tǒng)無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文的查閱、審批、會(huì)簽、承辦等部分辦公流程；不需要對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和變更。

9)該系統(tǒng)獲取信息的實(shí)時(shí)性，是固定辦公系統(tǒng)不可比擬，所以可以快速做出反應(yīng)，大大提高了管理決策的效率，而且可以實(shí)時(shí)實(shí)地進(jìn)行管理決策。

10)該系統(tǒng)全面提升業(yè)務(wù)審批效率，優(yōu)化辦公流程，為集團(tuán)節(jié)約了大量的人力，財(cái)力，物力，大幅度地降低了辦公成本、提高辦公效益。

4 應(yīng)用效果

每天高效率的辦公，節(jié)約大量時(shí)間和精力，使企業(yè)更具活力和發(fā)展力，這不但是移動(dòng)OA系統(tǒng)在效率上的體現(xiàn)，也說(shuō)明企業(yè)行政事務(wù)管理逐步向規(guī)范化、協(xié)同化方向可持續(xù)的發(fā)展。移動(dòng)OA系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用不僅給集團(tuán)員工帶來(lái)了觀念和意識(shí)上的變革，促使管理模式上的轉(zhuǎn)變，還會(huì)促使長(zhǎng)期工作成果的沉淀，為企業(yè)形成了無(wú)形的資產(chǎn)和知識(shí)?！翱鞓?lè)的辦公、簡(jiǎn)單的工作”這就是集團(tuán)運(yùn)行移動(dòng)OA系統(tǒng)的完美結(jié)果。

[1]麻曉東.手機(jī)移動(dòng)辦公在平朔公司的重要應(yīng)用[J].露天采礦技術(shù),2012,6.

[2]龍婷.基于安卓平臺(tái)的移動(dòng)稅務(wù)OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)[D].廈門(mén)大學(xué),2013,10.

[3]雷佳.某公司移動(dòng)OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2014,9.

馬琳，男，現(xiàn)主要從事義煤集團(tuán)信息化建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)管理和維護(hù)工作。

李偉，現(xiàn)從事信息化工作。