陳薇薇

(中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計院有限公司，四川 成都 610021)

電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理

陳薇薇

(中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計院有限公司，四川 成都 610021)

信息技術(shù)的運用給檔案管理工作帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，電子檔案作為數(shù)字化的產(chǎn)物，對紙質(zhì)檔案管理造成影響，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式已經(jīng)形成。在此背景下，如何處理好二者的關(guān)系，共同為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，成為電力設(shè)計企業(yè)檔案管理工作的重要課題。

紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理。

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用普及，檔案管理工作也發(fā)生著深刻的變化。數(shù)字化工作的推進(jìn)使得電子檔案大量產(chǎn)生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案造成了沖擊：經(jīng)過數(shù)字化的紙質(zhì)檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質(zhì)檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關(guān)系也成為了電子設(shè)計企業(yè)檔案工作的重要課題。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點

紙質(zhì)檔案、電子檔案都是對人類經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質(zhì)屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。

1.1 紙質(zhì)檔案的特點

紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉(zhuǎn)換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質(zhì)載體、書寫材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點突出的同時，紙質(zhì)檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質(zhì)檔案占用庫房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復(fù)使用會造成紙質(zhì)檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質(zhì)檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。

1.2 電子檔案的特點

電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，在保存環(huán)境等與紙質(zhì)檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機(jī)直接處理，對電子文件的信息進(jìn)行分類、匯總等，將這些信息轉(zhuǎn)換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，使其重復(fù)利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術(shù)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險，雖然借閱了保存的空間，但對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

在實際管理過程中，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體的緊密結(jié)合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設(shè)計企業(yè)的生產(chǎn)過程中，紙質(zhì)檔案充分的發(fā)揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發(fā)生工程事故時提供分清事故責(zé)任的最佳證據(jù)等多種價值。紙質(zhì)檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設(shè)計企業(yè)每年約入庫設(shè)計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質(zhì)檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。

而對于電力設(shè)計企業(yè)而言，同類型的工程設(shè)計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質(zhì)載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類型工程設(shè)計圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調(diào)曬底圖，平均4 min/1張，而使用計算機(jī)輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術(shù)已實現(xiàn)按項目、專業(yè)以及案卷批量下載，約2.5 s/1張，且直接發(fā)接至藍(lán)(白)圖打印機(jī)出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時間。

3 紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質(zhì)檔案和電子檔案特點和在電力設(shè)計行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢互補。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。

首先，根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將持續(xù)相當(dāng)長的一段時期。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現(xiàn)有技術(shù)無法支撐環(huán)境通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件一并歸檔管理。

其次，筆者認(rèn)為在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電力設(shè)計企業(yè)從自我保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，以滿足企業(yè)信息資源共享的需求。

再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學(xué)管理檔案便利的同時，也應(yīng)清醒的認(rèn)識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展帶來了諸多問題，檔案管理部門應(yīng)主動加強計算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺，為涉密檔案進(jìn)行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權(quán)限進(jìn)行限制，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和病毒防御技術(shù)，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識型數(shù)字檔案館。

4 結(jié)語

電力設(shè)計企業(yè)檔案記錄了中國電力設(shè)計水平及電力設(shè)計企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設(shè)計企業(yè)的重要資源，還為電力設(shè)計發(fā)展及科學(xué)研究提供憑證和參考，因此更應(yīng)該提高檔案的信息開發(fā)和服務(wù)水平，使讓電力設(shè)計企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質(zhì)檔案和電子檔案在電力設(shè)計企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應(yīng)用方式，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點，讓電力設(shè)計企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進(jìn)一步的開發(fā)其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業(yè)的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個人與企業(yè)的知識成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，為電力設(shè)計企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供更加全面、便捷的服務(wù)。

[1] 紀(jì)曉群，等．電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺世界．2013，(29)．

[2] 薛雯，仲杰．?dāng)?shù)字化背景下檔案雙套制管理模式的再思考[J]．辦公室業(yè)務(wù)， 2016，(9)．

[3] 陳元明，孟祥芳，谷樂．淺談科研單位電子檔案管理和紙質(zhì)檔案數(shù)字化策略[J]．四川檔案，2010，(4)．

Management of Paper and Electronic Archives in Parallel for Electric Power Design Enterprises

CHEN Wei-wei
(Southwest Electric Power Design Institute Co.,Ltd., Chengdu 610021, China)

The use of information technology has brought file management brings both challenges and opportunities, as a product of digitization, electronic file impact the management of paper files, paper archives and electronic archives management mode has been formed. In this context, how to deal with the relationship between the two, for enterprise production and business operation services,becomes an important subject power design enterprise file management.

paper files; electronic archives; management.

F406

C

1671-9913(2016)06-0078-03

2016-07-08

陳薇薇(1972- )，女，四川成都人，副研究館員，從事檔案管理工作。

2016年度國家檔案高科技項目(2016-X-04)