張馳

（中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽　合肥　230088）

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加強質(zhì)量管理體系內(nèi)審工作的思考

張馳

（中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽合肥230088）

摘要：內(nèi)審是組織為確保自身的質(zhì)量管理體系符合策劃的安排及相關(guān)的要求而開展的一項例行性工作。要讓內(nèi)審工作持續(xù)地發(fā)揮可以推動組織內(nèi)部改進的效用，內(nèi)審活動就必須得到高效的實施。探討了影響內(nèi)部審核實施成效的主要因素，提出了加強內(nèi)審工作的建議和舉措。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核；領(lǐng)導(dǎo)作用；審核策劃；審核準(zhǔn)則

0　引言

內(nèi)部審核是組織為了確定質(zhì)量管理體系是否符合策劃的安排、標(biāo)準(zhǔn)和組織所確定的質(zhì)量管理體系的要求，以及是否得到了有效的實施與保持而開展的一項例行工作[1]。內(nèi)部審核對組織改進完善質(zhì)量管理體系、提升質(zhì)量管理水平具有十分重要的意義，其實施效果受領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、審核員隊伍的素質(zhì)等多種要素的影響[2-5]。結(jié)合本單位的內(nèi)審管理經(jīng)驗，本文總結(jié)了內(nèi)審工作中應(yīng)重點關(guān)注與強化的5個方面的要素，為相關(guān)企業(yè)加強內(nèi)審工作提供了思路。

1　內(nèi)審工作必須得到領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視

作為八項質(zhì)量管理原則之一，領(lǐng)導(dǎo)作用對于組織業(yè)績的改進具有十分重要的作用。其內(nèi)涵為管理層應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造并保持良好的內(nèi)部環(huán)境，使員工充分地參與實現(xiàn)組織目標(biāo)的活動。確保自身的質(zhì)量管理體系符合相關(guān)要求并得到了有效的實施與保持是組織的一項重要的目標(biāo)，而內(nèi)審工作正是組織為了實現(xiàn)這一目標(biāo)而開展的一項重要的活動，它涉及到了體系的全部過程及各相關(guān)職能部門，因此領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)從人、財和物等資源方面給予大力的支持與保障，創(chuàng)造和保持良好的內(nèi)審工作環(huán)境，例如：在組織內(nèi)部形成重視內(nèi)審工作的意識、組建并保持穩(wěn)定的內(nèi)審員隊伍和協(xié)調(diào)相關(guān)部門或資源進行過程改進等。只有當(dāng)相關(guān)工作得到了領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視后，內(nèi)審工作才能得到扎實、有效的開展。

在我所數(shù)十年的質(zhì)量管理實踐中，管理者代表的角色曾經(jīng)由副總工程師、副所長、黨委書記等不同領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，管理者代表更為直接地主管內(nèi)審工作。高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任管理者代表時，內(nèi)審工作往往能夠得到更為有效的開展。特別是在當(dāng)前我所由所黨委書記擔(dān)任管理者代表的背景下，內(nèi)審工作得到了極大的加強，例如：年度內(nèi)審的次數(shù)增加到了4次，制定了內(nèi)審員工作津貼等制度，從而有力地保證了質(zhì)量管理體系的持續(xù)、有效地運行及改進。

2　內(nèi)審工作必須加強審核員隊伍的建設(shè)

通常組織會把取得了外部權(quán)威機構(gòu)頒發(fā)的內(nèi)審員證書的人員視為合格的內(nèi)審員，然而，若審核員僅僅熟悉標(biāo)準(zhǔn)條款，卻對組織相關(guān)的工作程序、管理制度不熟悉，不了解，對被審核的內(nèi)容缺乏認(rèn)識和經(jīng)驗，這也是無法有效地開展內(nèi)部審核工作的?；诖耍宜鶑囊韵聝蓚€方面加強了內(nèi)審員隊伍的建設(shè)。

2.1高度重視內(nèi)審員的選拔

內(nèi)審工作對內(nèi)審員的個人素質(zhì)和能力提出了較高的要求。要做好內(nèi)審工作，審核員除了需要具備良好的觀察分析判斷能力、人際溝通能力、文字處理和表達能力等基本素質(zhì)以外，更需要熟悉組織自身的質(zhì)量管理體系的要求及現(xiàn)狀。因此，在內(nèi)審員的選拔上，除了要對員工的基本素質(zhì)予以把關(guān)外，我所更多地從對核心業(yè)務(wù)流程及管理要求的熟悉程度上對內(nèi)審員進行了考量。一方面，根據(jù)自身屬于科研單位的特點，在內(nèi)審員的選拔中向所內(nèi)研發(fā)部門予以傾斜，控制職能機關(guān)內(nèi)審員的名額；另一方面，考慮具有豐富工作經(jīng)驗的老員工或成長迅速的業(yè)務(wù)骨干更為熟悉所內(nèi)現(xiàn)狀及質(zhì)量管理體系要求的實際，在人員構(gòu)成上向老員工或業(yè)務(wù)骨干予以傾斜，控制內(nèi)審員中新員工的比例。通過這樣的選拔并經(jīng)培訓(xùn)合格后的人員，才被納入內(nèi)審員隊伍進行管理。

2.2持續(xù)地考核和評價內(nèi)審員的工作績效

只有擁有一批高水平的內(nèi)審員，才可能實施高水平的內(nèi)部審核活動，從而持續(xù)地提升組織質(zhì)量管理體系的運行水平。因此，內(nèi)審員的能力和工作績效的保持和不斷提高，便成為了內(nèi)部審核活動管理的核心內(nèi)容。除加強培訓(xùn)工作外，我所更多地強調(diào)通過制度性安排，充分地激勵內(nèi)審員主動地充實自身的能力和知識，并積極地投入到內(nèi)審工作中去。例如：我所規(guī)定每次內(nèi)審活動結(jié)束后審核組長需對內(nèi)審員的工作進行評價，依據(jù)評價的結(jié)果發(fā)放內(nèi)審工作補貼；此外，還采取了對積極參加內(nèi)審的內(nèi)審員所屬部門給予質(zhì)量考核加分等激勵措施。

3　內(nèi)審工作必須有高效的審核策劃

為了更好地發(fā)揮內(nèi)審工作保持質(zhì)量管理體系有效運行的效果，必須加強內(nèi)部審核的策劃。

3.1做好內(nèi)審主題的策劃

根據(jù)我所自身的內(nèi)審工作規(guī)定，每年度進行4次內(nèi)部審核，一般每季度最后一個月開展內(nèi)部審核工作。除二季度安排覆蓋體系全流程的審核外，其余3次將根據(jù)所內(nèi)情況策劃審核主題，策劃的依據(jù)一般包括以下幾個方面的內(nèi)容。

a）根據(jù)上一年度內(nèi)外部審核、管理評審等識別出的質(zhì)量管理體系存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)來選擇審核主題。

b）根據(jù)用戶代表所關(guān)注的問題或環(huán)節(jié)選擇審核主題。

c）當(dāng)所內(nèi)發(fā)生了影響較大的質(zhì)量問題時，把對項目的專項審核作為審核主題。

d）當(dāng)體系有較大的變動，例如：擴大認(rèn)證范圍時，將擬獲得認(rèn)證的產(chǎn)品或領(lǐng)域作為審核專題。

e）當(dāng)審核準(zhǔn)則有重大的變動時，開展對新增條款要求或變化部分的專題審核。

通過有效的審核主題策劃，我所的內(nèi)審工作能夠更有針對性地發(fā)現(xiàn)體系中存在的薄弱環(huán)節(jié)，從而為持續(xù)地改進體系的運行有效性打下了良好的基礎(chǔ)。

3.2做好具體審核項目的策劃

在確定好審核主題后，還需在審核前對每個具體的審核項目進行具體的策劃，做好充分的準(zhǔn)備工作，編制科學(xué)、合理的審核實施計劃。

a）明確需審核的部門及涉及的過程，并明確審核準(zhǔn)則。

b）在審核組成員策劃上，根據(jù)每次審核的目的，組建由主管領(lǐng)導(dǎo)、專職審核員、相關(guān)用戶代表和技術(shù)專家組成的審核組。根據(jù)審核員的專業(yè)背景等特點安排其審核不同的部門或過程。

c）根據(jù)受審核部門的工作職責(zé)或涉及的條款合理地安排審核時間。

d）做好首末次會議及其他策劃工作。

4　內(nèi)審工作必須加強組織的過程與自身管理體系的符合性審核

按照GJB 9001B 20098.2.2條的表述：“組織應(yīng)按策劃的時間間隔進行內(nèi)部審核，以確定質(zhì)量管理體系是否符合策劃的安排、本標(biāo)準(zhǔn)的要求和組織所確定的質(zhì)量管理體系的要求。”該條表述給出了內(nèi)部審核所應(yīng)遵循的審核準(zhǔn)則。但是根據(jù)筆者的工作經(jīng)歷發(fā)現(xiàn)，內(nèi)審員在審核的過程中常常會忽略組織所確定的質(zhì)量管理體系的要求這一審核準(zhǔn)則，沒有重視審核組織的各項過程活動與自身的管理要求的符合性。這是由于內(nèi)審員的審核技能往往起步于對外審專家的學(xué)習(xí)模仿，在學(xué)習(xí)模仿的過程中，沒有認(rèn)識到外審是評價被審核方的管理體系對標(biāo)準(zhǔn)的符合程度，因此標(biāo)準(zhǔn)是其最主要的審核準(zhǔn)則這一特點，盲目地照搬外審專家的審核方式甚至是盲目地套用其檢查表格，從而造成了在內(nèi)審活動中，對組織所確定的質(zhì)量管理體系的要求這一審核準(zhǔn)則的忽視。

事實上，內(nèi)部審核更應(yīng)該重視評價本組織的各項過程活動對自身的管理體系要求的符合性，實現(xiàn)管理體系反饋、糾正和改進的功能。因此，組織所確定的質(zhì)量管理體系的要求是內(nèi)審活動中主要的審核準(zhǔn)則。作為一個有著數(shù)十年質(zhì)量管理經(jīng)驗的研究所，我所的質(zhì)量管理體系不僅未對標(biāo)準(zhǔn)要求進行刪減，反而在多個環(huán)節(jié)進行了細化或加嚴(yán)。因此，我所在內(nèi)審中強調(diào)對所質(zhì)量管理體系要求符合性的審核，為切實地改進內(nèi)審過程打下了基礎(chǔ)。

5　有效的內(nèi)審工作必須抓好審核后續(xù)活動的落實

在內(nèi)審過程結(jié)束后，通常還需開展一系列的后續(xù)活動，例如：針對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項，責(zé)任部門需進行糾正并制定糾正措施來實施整改，質(zhì)量管理部門組織對整改工作進行驗證評價，以便于徹底地整改發(fā)現(xiàn)的問題，并找出不符合項發(fā)生的根源，采取有效的措施避免類似問題再次發(fā)生。其中，糾正措施的有效制定和落實是審核工作能否取得成效的關(guān)鍵。一方面，要關(guān)注不符合項本身是否進行了舉一反三，例如：某次內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)，所內(nèi)某總體部門某項目設(shè)計開發(fā)輸入文件中未包括工藝要求，在該項目得到整改后，后續(xù)內(nèi)審活動中再次發(fā)現(xiàn)該部門的其他項目存在設(shè)計開發(fā)輸入文件未包括工藝要求的問題，反映出內(nèi)審不符合項的舉一反三工作沒有開展到位。之后質(zhì)量部門依據(jù)規(guī)定對其進行了考核扣分并進行了通報，在全所范圍內(nèi)開展了系統(tǒng)的舉一反三整改工作，近幾次內(nèi)審中均未再出現(xiàn)此類問題。另一方面，糾正措施應(yīng)具有可操作性、可檢查性和有效性等特點，不能簡單地寫成“嚴(yán)格管理、今后從嚴(yán)要求等”。例如：針對上述設(shè)計開發(fā)輸入文件中未包括工藝要求的問題，審核組協(xié)調(diào)所內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)化部門制定了設(shè)計輸入文件模板，將工藝要求作為單獨的欄目，從而有效地避免了這一不符合項的再次出現(xiàn)。

6　結(jié)束語

內(nèi)審是質(zhì)量管理體系工作中一項重要的基礎(chǔ)性工作，對以上相關(guān)因素的重視和加強，將有助于內(nèi)審工作的有效開展。質(zhì)量管理是永無止境的過程，我所將認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，不斷地完善內(nèi)部審核工作，為保證質(zhì)量管理體系符合相關(guān)要求并得到持續(xù)有效的運行和改進打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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Consideration on Strengthening the Internal Audit of Quality Management System

ZHANG Chi
（No.38 Research Institute of CETC，Hefei 230088，China）

Abstract：Internal audit is a routine work conducted to ensure that the qualitt management ststem of an organization conforms to planned arrangements and related requirements. Internal audit should be well implemented to continuallt improve the effectiveness of the qualitt management ststem. The main factors that affect the effectiveness of internal audit are explored，and some suggestions and initiatives are put forward to strengthen internal audit work.

Key words：internal audit；leadship；audit plan；audit criteria

作者簡介：張馳（1988-），男，安徽宿州人，中國電子科技集團公司第三十八研究所質(zhì)量部工程師，博士，從事質(zhì)量管理工作。

收稿日期：2015-10-29修回日期：2016-03-08

doi:10.3969/j.issn.1672-5468.2016.02.007

中圖分類號：F 273.2；TB 114.2

文獻標(biāo)志碼：A

文章編號：1672-5468（2016）02-0033-03