■歸吉官劉揚(yáng)

以知識管理為導(dǎo)向的高校數(shù)字檔案資源云服務(wù)研究*

■歸吉官劉揚(yáng)

本文以知識管理為導(dǎo)向，并引入云計算的基本理念和技術(shù)，試圖探尋出一條高校數(shù)字檔案資源云服務(wù)的可行之道。

數(shù)字檔案 資源云技術(shù) 知識管理 高校檔案

知識管理一詞是1988年德魯克（P.F.Drucker）在《新型組織的出現(xiàn)》中提出。[1]隨后，人們紛紛從各自的研究目的和角度對知識管理下了許多定義。時至今天，大家對“知識管理”的定義沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識，但這絲毫不能影響其作為一種管理理念、管理方法波及包括圖書情報與檔案管理領(lǐng)域在內(nèi)的全世界各行各業(yè)。檔案知識管理是將知識管理的理念和方法融入或成功應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域的一種檔案工作形態(tài)，是知識經(jīng)濟(jì)時代的必然產(chǎn)物。

2009年12月由中國科協(xié)牽頭實施的老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程正式啟動，北京理工大學(xué)圖書館被選為老科學(xué)家成長資料的收藏和管理單位——館藏基地，負(fù)責(zé)對300位老科學(xué)家的學(xué)術(shù)成長資料進(jìn)行整理、保存，以及對資料進(jìn)行二次開發(fā)和利用。工程的實施，采用了檔案知識管理方法，建立科技名人全宗。在這一過程中，研究人員除了關(guān)注老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料的外在形態(tài)外，還需挖掘老科學(xué)家頭腦中的隱性知識，進(jìn)行顯性表達(dá)和創(chuàng)造知識，并應(yīng)用于實際，從而實現(xiàn)知識的價值[2]。出于多方面考慮，圖書館被選為館藏基地，但做的確確實實是檔案工作，而且是與知識管理相結(jié)合的檔案知識管理工作。假如高校檔案部門也能開展類似的檔案知識管理，并借助云技術(shù)，實現(xiàn)知識的云服務(wù)，那將是高校現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)桿。

一、高校數(shù)字檔案資源的管理與服務(wù)現(xiàn)狀

1.管理水平普遍不高

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作與我國傳統(tǒng)的檔案工作大環(huán)境是一致的，長期在封閉的環(huán)境中生存，觀念相對落后，對新知識、新技術(shù)、新方法不敏感；傳統(tǒng)微觀的、直接的檔案管理模式在面對知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)時顯得束手無策，必然會與時代脫節(jié)?？傮w上來看，我國高校檔案管理水平正處于檔案實體管理轉(zhuǎn)向檔案信息管理的過渡期，絕大多數(shù)高校無法勝任檔案知識管理工作，再加上云技術(shù)也是個奢侈品，對二者的融合也只能望洋興嘆。同時，也應(yīng)看到個別高校具備開展檔案知識管理的條件和能力，基于云技術(shù)的數(shù)字校園建設(shè)也是為其提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。在信息化水平較高的高校，可以利用知識管理思想、方法，借助云技術(shù)構(gòu)建統(tǒng)一的云平臺，開展檔案信息、知識服務(wù)。這是當(dāng)前數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)預(yù)知、預(yù)留嵌入的功能模塊，也是未來智慧檔案館（室）必備的功能。在當(dāng)前和今后一定時期內(nèi)，能否以先進(jìn)的管理理念為指導(dǎo)并利用包括云技術(shù)在內(nèi)的現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作，將是衡量檔案管理是否具有現(xiàn)代性和先進(jìn)性的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。

2.服務(wù)層次相對較低

高校檔案工作人員整體素質(zhì)參差不齊，缺乏現(xiàn)代檔案管理工作的服務(wù)意識，普遍停留在封閉的、被動的、簡單的檔案實體提供利用階段。首先，觀念落實是根源，服務(wù)意識淡薄也直接導(dǎo)致了服務(wù)質(zhì)量的低下，從而使整體服務(wù)層次處于較低水平。只有樹立以用戶為中心的服務(wù)理念，才能適時地調(diào)整服務(wù)策略，提高服務(wù)水平。其次，技術(shù)落后也造成了服務(wù)手段的簡單化。相對于其他信息服務(wù)部門，高校檔案館（室）對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用普遍較低，服務(wù)手段也相對單一。不受時空限制，多渠道、多途徑順暢地獲取檔案信息、知識服務(wù)的目標(biāo)在現(xiàn)階段實現(xiàn)起來是有一定難度的。最后，服務(wù)深度不夠。高校檔案館（室）通常采用的是傳統(tǒng)的服務(wù)方式，為用戶提供個性化的、符合個體需求的服務(wù)比較鮮見。檔案服務(wù)應(yīng)該關(guān)注不同層次用戶對檔案的需求，并注重對服務(wù)深度的挖掘。

3.數(shù)字資源共建共享程度低

高校內(nèi)部設(shè)置的職能部門眾多，各職能部門出于工作的需要，都有相應(yīng)的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)。例如，辦公自動化系統(tǒng)（OA）、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等都是高校信息化管理過程中必不可少的。在業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)日常的運行中，產(chǎn)生了大量的、具有價值的數(shù)字檔案資源。但是，由于這些異構(gòu)系統(tǒng)各自為政，其數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間無法對接，不具備和其他平臺數(shù)據(jù)庫互聯(lián)的功能，進(jìn)一步加大了數(shù)字檔案資源的整合難度。目前，包括檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)的系統(tǒng)平臺標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源分散割據(jù)，不利于在同一系統(tǒng)平臺上進(jìn)行數(shù)據(jù)識別與整合。高校檔案館（室）如何對分屬在各業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)中具有價值的數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)信息資源的共建共享將是一大課題。

4.共建共享機(jī)制有待完善

有關(guān)法律法規(guī)雖然明確規(guī)定高校檔案館（室）是集中統(tǒng)一管理高校檔案資源的重要基地，但是由于高校內(nèi)部管理的條塊分割，尤其是面對分散在各異構(gòu)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)里的數(shù)字檔案資源就顯得力不從心，很難實現(xiàn)對數(shù)字檔案資源的集中統(tǒng)一管理。這其中除了技術(shù)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等問題外，很大程度上應(yīng)歸咎于高校內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)、規(guī)劃機(jī)制。在這個關(guān)鍵時候，高校檔案部門理應(yīng)勇挑重?fù)?dān)，主動與各部門溝通、協(xié)調(diào)，建立上下暢通、左右聯(lián)動的工作機(jī)制。只有形成了這樣的工作機(jī)制，各部門在構(gòu)建各自的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)時才會兼顧到與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換、對接等問題。對檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合，實行集中統(tǒng)一管理，防止檔案資源的分散與流失，維護(hù)檔案資源的完整與安全是法律賦予檔案部門的重要職責(zé)，因此高校檔案部門必須高度重視。

二、以知識管理為導(dǎo)向的高校數(shù)字檔案資源云服務(wù)機(jī)理

1.數(shù)字檔案資源云平臺

一般來說，在云計算環(huán)境下，數(shù)據(jù)和應(yīng)用都存儲在云端，用戶無需購買服務(wù)器、存儲器等設(shè)備和軟件，而是通過購買“云”服務(wù)來實現(xiàn)和完成所有業(yè)務(wù)活動，按需使用、按使用付費[3]。按“云”的歸屬來劃分，云計算有三種應(yīng)用模式：面向多用戶的公共云、指定用戶的私有云、公私混合的混合云。出于檔案自身的特殊性考慮，高校檔案館（室）構(gòu)建數(shù)字檔案資源云平臺不宜采用公共云模式，而應(yīng)選擇私有云的定制化服務(wù)模式。私有云的定制化可專門為高校檔案館（室）設(shè)計一個獨立的云平臺，與公共云不存在重疊或者交叉，能夠很好地規(guī)避在公共云中的信息風(fēng)險。私有云的定制化，可以根據(jù)高校檔案館（室）的特點搭建一個具有個性化、智能化的數(shù)字檔案資源云平臺，而且在使用過程中還可按照自己的需求不斷改進(jìn)和提升。當(dāng)然，私有云的定制化需要高校出資購買必備的軟硬件設(shè)備來組建“私有云”平臺，在成本上不具有公共云的優(yōu)勢。

數(shù)字檔案資源云平臺將高校內(nèi)部所有的數(shù)字檔案資源匯集在云端，統(tǒng)一存儲、集成服務(wù)。高校檔案館（室）通過云平臺與各職能部門對接，并進(jìn)行資源的采集、編目、封裝、存儲，完成歸檔工作。用戶有檔案利用需求時，可以向云平臺請求服務(wù)，接受服務(wù)后系統(tǒng)則會根據(jù)需求的特點，通過常規(guī)性服務(wù)或個性化服務(wù)兩種方式釋放所需資源。見下圖：

數(shù)字檔案資源云平臺中所有的檔案著錄信息均存儲在元數(shù)據(jù)倉儲庫中，每一條著錄信息都會與相應(yīng)的文檔對應(yīng)，用戶檢索倉儲庫中的著錄信息，對每份檢索到的文檔提供在線閱讀或全文下載等服務(wù)。對服務(wù)有權(quán)限的文檔，系統(tǒng)會對用戶身份進(jìn)行識別與判定，做出相應(yīng)處理。個性化的競爭搶答系統(tǒng)和個人數(shù)字檔案館（下文會詳細(xì)介紹）可以滿足不同用戶的特殊需求，大大提升了云平臺的服務(wù)水平。

2.數(shù)字檔案資源整合

數(shù)字檔案資源整合是實現(xiàn)資源集中存儲和集成服務(wù)的重要手段。關(guān)于數(shù)字檔案資源整合可以這么理解：“以檔案用戶服務(wù)為向?qū)В瑢Ψ稚悩?gòu)的檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置和無縫聯(lián)結(jié)，通過設(shè)計動態(tài)、可控的管理與服務(wù)機(jī)制，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，建立集成檔案信息交換與共享平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，高效利用和保值增值?！盵4]整合的內(nèi)容包括高校所有的數(shù)字檔案資源，即館（室）藏數(shù)字檔案資源和異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源，具體可分為數(shù)字化檔案、現(xiàn)行文件、特色檔案、編研成果和其他有價值的數(shù)字資源。整合的難點就是分散在各職能部門異構(gòu)系統(tǒng)里的數(shù)字資源。這些異構(gòu)的數(shù)字資源大部分具有保存價值，而平時往往很難對其進(jìn)行歸檔、集中存儲和管理。通過云平臺可以將分散在各異構(gòu)系統(tǒng)里的數(shù)字檔案資源進(jìn)行采集、編目、存儲，實現(xiàn)資源的集中統(tǒng)一管理和服務(wù)的集成化。此外，還應(yīng)將整合的深度向縱深延伸，把數(shù)字檔案資源的采集、組織、整理和知識的識別、挖掘、組織、積累、創(chuàng)新結(jié)合起來，真正做到雙管齊下。數(shù)字檔案資源整合不僅解決了資源集成的難題，還有效消除了“信息孤島”效應(yīng)，也為高校檔案管理水平和服務(wù)水平的提高奠定了基礎(chǔ)。

3.跨庫訪問，同一平臺服務(wù)

檔案信息資源的集成服務(wù)是時代賦予檔案工作的新任務(wù)，也是檔案部門努力的新方向，云技術(shù)的出現(xiàn)將起到積極的推動作用。運用云技術(shù)，可以將多個數(shù)據(jù)庫聯(lián)結(jié)在一起，形成一個數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)，并將該網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字檔案資源集成服務(wù)云平臺對接，最終實現(xiàn)跨庫訪問，同一平臺服務(wù)。數(shù)字檔案資源的元數(shù)據(jù)（著錄信息）是解決數(shù)字資源共享的關(guān)鍵，它是檔案管理人員對數(shù)字檔案形式和內(nèi)容信息的描述，是組織檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)，可以幫助數(shù)字檔案資源形成者、組織者和利用者解決數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、溝通和理解上的問題。要實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的跨庫訪問，同一平臺服務(wù)。首先，要建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)庫，將所有數(shù)字檔案資源庫的著錄信息存儲其中，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)庫與各數(shù)字檔案資源庫的無縫鏈接。之后，還需在數(shù)字檔案資源云平臺中建立統(tǒng)一的檢索系統(tǒng)，這是云服務(wù)平臺資源檢索的統(tǒng)一出口，其背后是通過元數(shù)據(jù)庫聯(lián)結(jié)著多個數(shù)字檔案資源庫。技術(shù)上實現(xiàn)的數(shù)字檔案資源的互聯(lián)互通、共享共建，將對高校內(nèi)部的檔案管理體制、機(jī)制改革起到很大的促動作用。

四、以知識管理為導(dǎo)向的高校數(shù)字檔案資源云服務(wù)特色系統(tǒng)

1.特色檔案庫

特色檔案庫的設(shè)計原理是，開發(fā)方提供可視化的工具，對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行個性化描述，分門別類按需整合進(jìn)系統(tǒng)，以方便統(tǒng)一檢索和管理為原則，對訪問權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，允許不同層級的用戶進(jìn)入數(shù)據(jù)庫提取、分析數(shù)據(jù)[5]；開發(fā)方提供特色檔案庫的創(chuàng)建模板，依托本地元數(shù)據(jù)倉儲，在檔案部門協(xié)助下，根據(jù)調(diào)度策略導(dǎo)出特定資源，按模板、指定主題形成專題資源庫，并完成元數(shù)據(jù)的整理和入庫。特色檔案庫既可以根據(jù)館（室）藏數(shù)字檔案資源不同的形式、內(nèi)容特征進(jìn)行組織和歸類，又可以按照主題或?qū)ｎ}的知識組織方式來形成，然后統(tǒng)一存儲于獨立的數(shù)據(jù)庫中。各高校檔案部門應(yīng)在全面了解館（室）藏檔案資源的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實際構(gòu)建特色檔案庫。特色檔案庫的具體表現(xiàn)形式是多樣化的，例如，建立在相關(guān)教學(xué)成果上的教學(xué)檔案知識庫、突出載體特殊性的多媒體檔案資源庫、展現(xiàn)杰出校友卓越成就的杰出校友檔案庫等等。特色檔案庫里的資源要突出“特色”二字，數(shù)字檔案資源的形式和內(nèi)容蘊(yùn)含著特色，數(shù)字檔案資源的組織方式和呈現(xiàn)方式也蘊(yùn)藏著特色，只有充分挖掘特色，才能達(dá)到建庫的目標(biāo)。因為，當(dāng)用戶面對紛繁的信息而感到無從選擇時，我們有責(zé)任幫助他們篩選信息，制成精品呈現(xiàn)給他們。

2.競爭搶答系統(tǒng)

競爭搶答系統(tǒng)是借鑒圖書情報領(lǐng)域的相關(guān)研究引入數(shù)字檔案資源服務(wù)的一個業(yè)務(wù)操作平臺。該平臺主要的功能是處理文檔的代查代檢，提供參考咨詢（包括涉及文檔內(nèi)容的相關(guān)政策解讀等知識服務(wù)）、檔案信息專題定制與推送等服務(wù)。系統(tǒng)的運行原理是，“客戶發(fā)出的各種服務(wù)請求（即服務(wù)響應(yīng)任務(wù)），任何一位在線的服務(wù)工作人員均可進(jìn)行搶答，根據(jù)搶答結(jié)果，分配具體服務(wù)人員和服務(wù)任務(wù)；一旦有人搶到響應(yīng)任務(wù)，任務(wù)狀態(tài)就會實時改變，從而不允許其他工作人員再進(jìn)行操作?！盵6]根據(jù)高校檔案工作的特點，還可以對該系統(tǒng)進(jìn)行更具針對性的升級改進(jìn)。將系統(tǒng)與元數(shù)據(jù)倉儲的統(tǒng)一檢索系統(tǒng)集成一塊，用戶提交請求服務(wù)后，系統(tǒng)即刻向有服務(wù)權(quán)限的相關(guān)檔案人員機(jī)器上發(fā)出服務(wù)指令，根據(jù)搶答結(jié)果，確定提供服務(wù)的檔案人員并分配任務(wù)，接受任務(wù)后檔案人員就應(yīng)及時回應(yīng)。當(dāng)用戶要求我們提供現(xiàn)行文件或?qū)ξ臋n內(nèi)容作一些政策解答或深入解讀時，形成文件的相關(guān)職能部門由于更熟知文件形成的目的，所以更具有發(fā)言權(quán)，這時由該部門搶答服務(wù)更為合適。競爭搶答系統(tǒng)的正常運行及其功能的實現(xiàn)，需要高校檔案館（室）與各職能部門的相互配合和檔案人員與兼職檔案人員的相互協(xié)作。這就突顯了多部門共建使用的搶答式系統(tǒng)的個性化服務(wù)優(yōu)勢，既豐富了服務(wù)手段，又延伸了服務(wù)深度。

3.個人數(shù)字檔案館

個人數(shù)字檔案館是高校檔案館（室）為用戶提供個性化服務(wù)的平臺，用戶可以在個人計算機(jī)上建立個性化的數(shù)字檔案資源庫。它的設(shè)計理念及其服務(wù)機(jī)理和中國知網(wǎng)的個人數(shù)字圖書館類似。個人數(shù)字檔案館系統(tǒng)是以用戶為中心、用戶可操作的、個性化的收集組織檔案數(shù)字資源的一個門戶，即用戶從數(shù)字檔案資源云平臺所提供的全部數(shù)字資源中，選擇自己需要的信息組織在個人數(shù)字檔案館中，之后訪問個人數(shù)字檔案館，獲取與此相關(guān)的最新內(nèi)容[7]。在這一過程中，所有的檔案資源都在云平臺上獲得，所有的應(yīng)用程序操作都在云平臺上完成。用戶可按需訂制數(shù)字檔案資源、檢索平臺、檢索策略、情報服務(wù)、知識服務(wù)等，按需設(shè)置個性化的顯示模板和顯示方式。在資源方面，個人數(shù)字檔案館支持特定主題的專題檔案資源定制，比如，某一科研項目的整套檔案定制、某一基建項目的工程檔案定制、某一學(xué)科（專業(yè)）建設(shè)的專題檔案定制等等都是結(jié)合高校檔案工作實際設(shè)計的系統(tǒng)服務(wù)。個人數(shù)字檔案館還具備一定的數(shù)據(jù)挖掘功能，能夠分析并挖掘用戶以往的信息行為，找出隱藏其中的特點和規(guī)律，激發(fā)并滿足用戶對潛在檔案資源的需求。用戶在創(chuàng)建個人數(shù)字檔案館時，平臺根據(jù)用戶的需求層次提供了兩種不同的創(chuàng)建方式。一是面向初級用戶的默認(rèn)創(chuàng)建方式，滿足其一般性、常規(guī)性的服務(wù)需求；二是面向中高級用戶的自定義創(chuàng)建方式，在服務(wù)的深度和廣度上全面滿足用戶要求。用戶可以根據(jù)實際情況選擇適合自己的創(chuàng)建方式。個人數(shù)字檔案館開創(chuàng)了檔案信息服務(wù)的新局面，既滿足了用戶個性化需求，又體現(xiàn)了數(shù)字檔案云平臺的集成服務(wù)，同時，還實現(xiàn)了知識管理思想、方法與檔案管理工作的交融，真正達(dá)到了以知識管理為導(dǎo)向的高校數(shù)字檔案資源統(tǒng)一管理、集成服務(wù)的要求。

[1]劉麗斌.從知識管理思想的起源探討知識管理的概念[J].圖書館雜志，2008(6)：2-7．

[2]呂瑞花，俞以勤，韓露，等.科技名人檔案知識管理實踐研究——以老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料管理為例[J].情報理論與實踐，2011（6）：94-96．

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＊本文系2014年黑龍江省檔案科技立項項目“高校數(shù)字檔案信息資源集成服務(wù)機(jī)制研究”（項目編號：HDK2014-14）研究成果之一。

作者單位：南京大學(xué)信息管理學(xué)院哈爾濱學(xué)院檔案室