劉曉瑛

摘要：隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)檔案開放方式已經(jīng)難以滿足社會的需求，為此要加快檔案信息化步伐，將傳統(tǒng)經(jīng)驗與現(xiàn)代科技手段有機結合起來，豐富和創(chuàng)新檔案開放方式，實現(xiàn)檔案信息資源共享。本文指出了檔案開放的必要性及意義，指出了信息時代多樣性的檔案開放方式。

關鍵詞：信息時代；檔案開放方式；多樣性

1、檔案開放的必要性及意義

目前，檔案對公眾來說還是神秘的，覺得它封閉且保守。隨著公眾意識的逐步提升，要求開放檔案的呼聲越來越高，我國也相繼出臺了一系類關于檔案出臺的法律法規(guī)，明確規(guī)定了檔案開放的內(nèi)容和方式。

1.1檔案開放是政府信息公開的要求

隨著社會經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，人們的信息意識逐漸覺醒，利用文件和檔案的意識不斷提高，與此相對應的是檔案開放現(xiàn)狀并不如人意，掌握全社會近80%信息資源的政府對于檔案的管理仍處于半封閉的狀態(tài)。為了保障個人和組織的知情權，各地紛紛出臺相關的法規(guī)政策，嘗試和開展政府信息公開工作，其中廣州市政府是最先頒布政府信息公開制度，之后全國掀起了政府信息公開的熱潮，加大了檔案信息開放的力度，改變了傳統(tǒng)的檔案管理封閉、落后的狀況。

1.2檔案開放是民主與法制建設的要求

我國憲法規(guī)定人民是國家的主人，有著通過多種途徑管理國家事務的權利，而人民要想享有這項民主權利就要對國家的政治、經(jīng)濟、文化、外交等方面有著客觀而深刻的了解，只有這樣人們才能更好的行使其決策權、管理權和監(jiān)督權，而這些權利的實現(xiàn)都要民眾享有知情權為前提和基礎，如果公民連基本的知情權都無法享有，那么他就不能客觀的了解國家的政治信息，公民所擁有的言論自由權、選舉權也就難以得到保障，如果公民對國家政治事務的運作情況一無所知，那公民對國家機關的建議和監(jiān)督權也就成為空中樓閣。檔案的開放使得公民能夠充分的享有知情權，從而利用檔案對國家的重大決策提供意見和建議，以較少決策的盲目性和隨意性。隨著社會經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，檔案工作“以史為鑒”的作用日益凸顯，因此適應改革發(fā)展的新形勢，不斷加強和改進檔案工作，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

2、傳統(tǒng)的檔案開放方式

2.1借閱服務

檔案的開放要遵循安全的原則，不僅要保障檔案實體的安全還要保障檔案信息的安全，檔案館按照國家的相關規(guī)定，確定開放檔案的范圍和內(nèi)容，設置檔案接收區(qū)、查詢服務區(qū)，允許使用者來檔案館查閱檔案資料，一般只允許使用者在閱覽室閱覽，查閱檔案館資料，要履行登記手續(xù)，填寫“查閱檔案資料登記薄”，而且來館查閱檔案資料者，均負有保護檔案資料的職責，不得任意在檔案資料上圈點、劃線、折迭、拆散、涂改、污損等，未經(jīng)批準、不準拍照。

2.2提供復件

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案館著力開發(fā)及保存檔案信息資源，在服務于機關部門工工作同時，將保存的檔案及信息資源提供給社會各行業(yè)利用，充分發(fā)揮其潛在的價值，在檔案的利用過程中，檔案館對于需要摘抄、復印檔案、資料者，對所摘抄、復制的檔案材料進行核對，蓋章后有效，并需要繳納一定的檔案復制費。

2.3舉辦檔案展覽

檔案人員將整理得檔案館藏資源進行分類整理，精選珍貴歷史文檔和圖片以專題的形式舉辦展覽，向群眾展示真實客觀的檔案。近年來，全國各級各類檔案館紛紛舉辦檔案展覽，取得了良好的社會效益。如中央檔案館舉辦的“黨的群眾路線檔案展覽”，圖文并茂地展示了群眾路線的產(chǎn)生、發(fā)展、形成理論體系的全過程和貫徹群眾路線所取得的巨大歷史成就；又如天津檔案局舉辦的家庭檔案展覽，全方位展現(xiàn)群眾文化底蘊和精神文明建設成果，提高公眾對家庭建檔的認識；汕頭市城建檔案館舉辦的汕頭市城市建設成就展覽全面展示了改革開放以來汕頭市城市建設方方面面所取得的偉大成就，以及市城建檔案館在堅持依法治檔、不斷豐富館藏、積極開發(fā)利用等方面的工作業(yè)績，對弘揚愛國主義精神、激發(fā)全市人民積極投身全面建設小康社會的偉大事業(yè)有重要的意義。

2.4開展檔案宣講活動

檔案館要更加注重館藏檔案服務社會化，利用“歸檔月”、《檔案法》頒布紀念日和法制宣傳日，借助電視、報紙等媒體大力宣傳檔案法律、法規(guī)及檔案業(yè)務知識，使檔案及檔案工作貼近公眾，揭開檔案館的神秘面紗，讓公眾了解檔案館的館藏、檔案工作的流程，增強社會大眾的檔案意識。檔案管理人員要牢固樹立為民服務思想和良好的服務態(tài)度，做到不斷提高服務質量、服務水平，認真學習國家有關檔案的法律法規(guī)，自覺加強業(yè)務學習，積極參加各類業(yè)務培訓，創(chuàng)新服務形式，為查訪者提供便利快捷的服務；同時正確處理檔案利用與保密關系。嚴格遵守查閱登記、借閱登記手續(xù)等制度。

3、信息時代的檔案開放方式

隨著信息技術的發(fā)展，人們對檔案的需求也越來越迫切，因此要積極探索檔案開放方式，拓寬服務領域，走服務主體多樣化之路。

3.1網(wǎng)絡化檔案開放方式

信息時代，檔案管理對象由傳統(tǒng)的紙質檔案文件逐漸演變?yōu)榇尜A于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的以多媒體為主要形式的機讀檔案，檔案的實體管理將作為最原始的憑證精心的保存，而檔案的內(nèi)容信息將通過電子計算機等技術媒介發(fā)揮其應用的功效，為了適應信息時代的要求，就需要建立數(shù)字化檔案館，將檔案信息通過網(wǎng)絡形成信息資源系統(tǒng)，以使用者為中心設立多途徑的檢索系統(tǒng)，將信息資源系統(tǒng)與掃描系統(tǒng)有機的結合起來，這樣使用者就可以通過網(wǎng)絡查詢所需要的信息，對檔案進行實時瀏覽、訪問，而不必到檔案室查閱，節(jié)省了使用者時間，提高了檔案的利用效率。

3.2建立信息資源數(shù)據(jù)庫

建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡，改變過去那種查閱加目錄式的單一服務方式，建立磁卡閱讀區(qū)、紙質檔案閱讀區(qū)、微檔案閱讀區(qū)、聲像檔案閱讀區(qū)等機讀目錄，建立兼有傳輸、檢索和利用功能的在一體化服務，實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，提高信息利用率。檔案館還可以建立部門網(wǎng)站，在局域網(wǎng)上建立檔案自助查詢平臺，實現(xiàn)館藏開放檔案目錄及部分全文信息的在線查閱，這樣公眾就可通過互聯(lián)網(wǎng)快速檢索、通過觸摸式多媒體全文閱覽等方式自助查閱利用檔案，檔案館工作人員還可通過網(wǎng)絡實現(xiàn)館藏檔案網(wǎng)上管理、遠程維護、全域檢索、原文打印輸出等自動化管理，為廣大利用者查閱利用檔案提供更高效、便捷、精準的服務，徹底解決群眾查閱利用檔案效率不高、查閱不全、查檔難等問題。

3.3以媒體宣傳為主導，向公眾提供豐富生動的檔案信息

對檔案信息的宣傳可以讓公眾了解檔案、認識檔案、關注檔案、支持檔案工作，可以通過報刊雜志、廣播電視、專題講座、知識競賽等方式，其中廣播電視宣傳是最有效的方式，如記錄中國抗戰(zhàn)史的大型文獻紀錄片《將星檔案》就是利用檔案館館藏的原始檔案資料，對歷史事件做更深程度的剖析，真實、客觀、全面地展現(xiàn)了一代開國將帥的生命軌跡和彪炳青史的豐功偉績，播出后收到了一致好評。檔案工作人員要突破因循守舊的服務方式，充分利用本館豐富的人文歷史資源，編纂一批既有史料價值，又有使用價值，可讀性強的檔案編研資料。

4、結語

檔案開放程度是衡量一國社會文明程度的重要標志，我國的檔案由封閉保守的被動開放到主動開放經(jīng)歷了漫長的歲月，盡管現(xiàn)階段我國檔案的開放范圍還很有限，開放方式仍有待增多，但隨著公民自主意識的不斷增強，檔案館走向全方位開放是必然選擇。

參考文獻：

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