銀 花

（新疆維吾爾自治區(qū)文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會 新疆 烏魯木齊 830002）

加強(qiáng)事業(yè)單位資料信息電子化的對策

銀 花

（新疆維吾爾自治區(qū)文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會 新疆 烏魯木齊 830002）

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)信息電子化管理成為了新時期資料管理工作的必由之路。尤其對于事業(yè)單位，檔案資料管理電子化的變革勢在必行。加強(qiáng)事業(yè)單位資料信息電子化管理可以有效的提高資料信息管理人員的工作效率，對構(gòu)建全方位的資料管理體系有深遠(yuǎn)影響。但是，目前我國資料信息化建設(shè)受各種因素影響仍處于嘗試階段，發(fā)展存在不少問題。因此，本文針對資料信息電子化的相關(guān)問題提出相應(yīng)的解決對策，以為新時期我國高端資料信息管理體系構(gòu)建指引方向。

資料信息；電子化；對策

資料檔案的電子化建設(shè)，對于事業(yè)單位信息資源管理意義重大。從以往的檔案處理上轉(zhuǎn)化成現(xiàn)代的電子檔案,儲存更多的更全面的更具體的事業(yè)單位數(shù)據(jù)資料,有效的提高資料信息管理人員的工作效率，對構(gòu)建全方位的資料管理體系有深遠(yuǎn)影響。

1.資料信息電子化管理概述

所謂資料信息管理電子化是指以資料信息為主要物質(zhì)對象，通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。與紙質(zhì)資料相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。它主要包括文本文件、程序文件、圖形圖像文件、數(shù)據(jù)庫文件等。

電子資料信息與紙質(zhì)資料信息相比很大區(qū)別,主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):第一，電子資料信息對設(shè)備的依賴性。電子資料信息的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，與傳統(tǒng)直觀的紙質(zhì)資料信息不同。第二，電子資料信息具有非直讀性，需借助計(jì)算機(jī)設(shè)備才能進(jìn)行閱讀與利用，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。第三，電子資料信息與載體的可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體,其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化；可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化網(wǎng)絡(luò)共享和傳輸，而不像紙質(zhì)文件一樣，受時間和距離的影響較大。第四，電子資源共享的方便快捷與信息的不安全性。電子資料的保存主要與保存設(shè)備或介質(zhì)存放環(huán)境的溫（濕）度、防磁性以及計(jì)算機(jī)存儲系統(tǒng)本身的安全性能有關(guān)；而紙質(zhì)資料保存條件和環(huán)境主要與保存場地的要求有關(guān)。第五，電子資料信息的可轉(zhuǎn)換性。電子資料可隨時轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)文件。

2.資料信息電子化管理存在的問題

2.1 資料信息電子化缺乏通用性

資料信息部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于資料信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了資料信息電子化的進(jìn)程。

2.2 資料信息電子化管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

就目前而言，即使我國計(jì)算機(jī)發(fā)展水平比較先進(jìn)，但是我國規(guī)范化的特征是資料信息的基礎(chǔ)管理工作，在系統(tǒng)開發(fā)中違背了應(yīng)該遵守的規(guī)范制度，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)在移植中存在許多問題，在使用計(jì)算機(jī)過程，資料信息系統(tǒng)的執(zhí)行和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)執(zhí)行不規(guī)范，對用戶而言需求量比較大，在組織管理中比較困難，不能滿足資料信息電子化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域狹窄

我國部分經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的地區(qū)，資料部門沒有能力配備計(jì)算機(jī)，一些小的資料管理機(jī)構(gòu)還停留在紙質(zhì)狀態(tài)，在使用紙質(zhì)進(jìn)行資料管理中忽視了效率。

2.4 資料信息容易被篡改、丟失

信息時代下隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，虛擬化的網(wǎng)絡(luò)安全成為資料管理的安全隱患之一。資料信息的電子化管理主要是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳播與共享，若遭遇技術(shù)失誤、災(zāi)害或人為破壞等情況，數(shù)據(jù)就會因無法保持正常的存儲狀態(tài)或主機(jī)硬盤等破損而造成數(shù)據(jù)信息的丟失、破損和虛假修改。

2.5 資料信息人員技術(shù)落后

資料信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多資料信息部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中資料信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分管理人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上資料信息電子化了。

3.加強(qiáng)事業(yè)單位資料信息電子化管理的對策

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，信息技術(shù)的普及使傳統(tǒng)的資料信息管理已經(jīng)無法滿足經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，需要從本質(zhì)上進(jìn)行改變，尤其是事業(yè)單位的資料信息管理工作。事業(yè)單位的資料信息管理工作是事業(yè)單位開展高效的工作以及使工作有條不紊、順利進(jìn)行的重要保障。

3.1 建立健全電子資料信息數(shù)據(jù)庫

實(shí)現(xiàn)資料信息電子化的最大宗旨便是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大共享，而檔案管理軟件的通用性差,要求管理部門加快構(gòu)建完整的信息化電子數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化資料管理軟件的通用性。資料管理部門首先要就部門的計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的型號、規(guī)格等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，以加強(qiáng)管理人員的內(nèi)部操作，促進(jìn)各機(jī)關(guān)單位的檔案管理和技術(shù)人員通過數(shù)據(jù)中心進(jìn)行各種形式信息的匯總，降低地域?qū)π畔⒓夹g(shù)傳播的限制。

3.2 建立規(guī)范的電子資料信息管理標(biāo)準(zhǔn)

資料信息電子化管理及其平臺建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要做到對資料資料的高效使用必須依賴一個規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)不僅要適應(yīng)現(xiàn)有的技術(shù)條件，也要滿足企事業(yè)單位不斷發(fā)展的管理要求，使各個職能部門的信息連結(jié)在一起，防止出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一、適應(yīng)性不強(qiáng)與相關(guān)措施脫節(jié)的情況發(fā)生。同時，資料電子化管理的實(shí)施依賴成熟的平臺開發(fā)與信息管理技術(shù)，技術(shù)支撐是電子化管理發(fā)展的良好保證。首先，管理部門必須加大對電子管理平臺開發(fā)的資金投入，提高硬件設(shè)備的技術(shù)性能和質(zhì)量水平。其次，要設(shè)計(jì)和開發(fā)出適合本單位特點(diǎn)的管理軟件，使管理技術(shù)真正做到標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動化、系統(tǒng)化和全面化，提升平臺的管理功能，保證管理系統(tǒng)的平穩(wěn)、安全運(yùn)行。

3.3 擴(kuò)大資料信息電子化的使用范圍

對于發(fā)展落后的地區(qū)，政府應(yīng)該重視資料管理部門的發(fā)展，對資料信息管理工作進(jìn)一步加強(qiáng)，采用合理的方法投入資金使用，配備必用的設(shè)備工具，開發(fā)系統(tǒng)軟件，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，鼓勵使用資料信息電子化，可以避免環(huán)境帶來的麻煩，減少工作時間，重視計(jì)算機(jī)的使用標(biāo)準(zhǔn)，政府對資料管理部門領(lǐng)導(dǎo)開設(shè)定期的匯報、評語，運(yùn)用最新科學(xué)技術(shù)成果，了解資料信息電子化的真實(shí)情況，實(shí)現(xiàn)資料信息電子化的推廣。

3.4 加強(qiáng)電子資料信息的安全保護(hù)工作

首先，我們必須把握制成的材料問題的信息存儲載體。嚴(yán)格的質(zhì)量材料制成的電子資料提高使用壽命。第二是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全操作可以設(shè)定登錄限制，利用文件的權(quán)限和文件屬性。第三是做一個數(shù)據(jù)庫備份工作，確保信息安全。涵蓋到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防病毒軟件，防止病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭到濫用。

3.5 提升資料管理人員的綜合素質(zhì)

資料管理人員是資料電子化建設(shè)的主體，其信息化觀念，信息化操作手段，對我國事業(yè)單位的資料管理工作有著至關(guān)重要的影響。因此，提升資料管理人員的綜合素質(zhì)是有效促進(jìn)資料電子化建設(shè)的必要前提。其具體措施主要可以從以下兩個方面入手。首先，加大相關(guān)資料管理人員的培訓(xùn)力度，及時更新其管理理念，使其從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的資料管理模式。另外，督促其加大對相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)的學(xué)習(xí)力度，對復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和有效整合，以使資料信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，進(jìn)而提高電子資料工作的質(zhì)量和效果。

4.結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位資料信息管理使用現(xiàn)代化的電子化管理手段是我國科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的必然需求，同時也是符合當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢的，對我國的社會主義事業(yè)的建設(shè)有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[1]劉曉麗.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息電子化的對策[J].黑龍江科技信息,2014,27:182.

[2]楊卉,劉敏.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,01:75-76.

[3]趙建火.淺議檔案信息電子化存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,15:46.

The countermeasures of strengthening the institution of electronic information

YIN Hua. (Federation of Literature and Art of the Xinjiang Uygur Autonomous Region, Xinjiang, Urumqi 830002, China)

With the continuous development of network information technology, enterprise information computerization management, become the necessary way of information management in the new period. Especially for business units, electronic archives management reform is imperative. Strengthen the electronic management of the business unit, can effectively improve the work efficiency, for the construction of comprehensive information management system has a far-reaching influence. In the light of the relevant information electronic problem, put forward the corresponding countermeasures, so as to high-end data information management system during the new period of our country to construct provide guidance.

Information; Electronic; Countermeasures

G202

A

1009-5624-（2016）02-0033-03