王 杉，刑 軍,孫 滔

(陜西省科學(xué)技術(shù)信息研究所，陜西 西安 710054)

科技項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)實(shí)踐

王 杉，刑 軍,孫 滔

(陜西省科學(xué)技術(shù)信息研究所，陜西 西安 710054)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的成熟，海量科技項(xiàng)目檔案的管理和利用，已經(jīng)由紙質(zhì)收藏與手工檢索模式向數(shù)字化存儲(chǔ)互聯(lián)網(wǎng)共享服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?；诖?，利用面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計(jì)方法，構(gòu)建了基于互聯(lián)網(wǎng)的科技項(xiàng)目檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)，提出了平臺(tái)設(shè)計(jì)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容，對(duì)系統(tǒng)功能需求和系統(tǒng)安全性進(jìn)行了分析，介紹了系統(tǒng)平臺(tái)的整體框架結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)。旨在為科技項(xiàng)目檔案的收藏、管理、挖掘、共享提供一套先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，讓海量的基礎(chǔ)科技項(xiàng)目檔案資源能夠?yàn)榭萍紕?chuàng)新工作提供支持和服務(wù)。

大數(shù)據(jù)；云計(jì)算；科技項(xiàng)目檔案；平臺(tái)；功能

0 引 言

科技項(xiàng)目科研檔案是指在科技項(xiàng)目科研活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的網(wǎng)紙、網(wǎng)表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技義件材料，是科技工作人員進(jìn)行項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄。它記載和反映了項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的全部過程和具體成果，是項(xiàng)目科研人員的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶?？萍柬?xiàng)目科研檔案歸檔材料應(yīng)包括研究課題的可行性論證材料、申請(qǐng)立項(xiàng)材料，立項(xiàng)后各階段的試驗(yàn)原始記錄材料，最后的總結(jié)報(bào)告、成果報(bào)告、成果鑒定、推廣示范和反饋信息材料等[1]。長期以來，對(duì)項(xiàng)目受理和項(xiàng)目管理中形成的科技檔案采用簡單分類和紙質(zhì)化集中存放的方式進(jìn)行管理和目錄式手工檢索利用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)脫穎而出，使得對(duì)海量科技數(shù)據(jù)資源的挖掘和分析變成可能，而科技檔案作為基礎(chǔ)的海量科研數(shù)據(jù)資源，如何對(duì)其進(jìn)行加工分析、利用已顯得尤為迫切。同時(shí)國內(nèi)信息資源共享研究也在逐步深入，檔案信息資源共享研究的領(lǐng)域和范圍不斷拓展，已從館藏資源電子化、數(shù)字化等純技術(shù)研究拓展到檔案信息資源開發(fā)、管理、整合、規(guī)劃、共享模式、共享平臺(tái)建設(shè)、共享體系構(gòu)建、共享效率、共享系統(tǒng)績效評(píng)估、共享策略、共享隱私保護(hù)等各方面[2]。

因此，針對(duì)陜西省的科技項(xiàng)目檔案設(shè)計(jì)出一套數(shù)字化管理平臺(tái)，對(duì)陜西省科技檔案進(jìn)行數(shù)字化加工并建立科技檔案資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與陜西省科技業(yè)務(wù)綜合系統(tǒng)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，對(duì)省科技資源統(tǒng)籌大數(shù)據(jù)云平臺(tái)本地科技資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)填裝，通過互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)面向政府決策、科研生產(chǎn)提供知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)海量科技項(xiàng)目檔案資源的挖掘和共享。

1 設(shè)計(jì)目標(biāo)

科技項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)(見圖1)，是依托海量的紙質(zhì)科技項(xiàng)目檔案資源，進(jìn)行數(shù)字化加工，建立科技項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，形成陜西省科技檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與陜西省科技業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交匯的同時(shí)向陜西省科技資源統(tǒng)籌大數(shù)據(jù)云平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)填裝，實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的同步共享發(fā)布。從而加快科技檔案的數(shù)字化進(jìn)程，提升科技檔案的管理與服務(wù)能力，促進(jìn)陜西科學(xué)數(shù)據(jù)被科研生產(chǎn)部門公開使用[3]。

科技項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，是集海量科技項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢(shì)、先進(jìn)數(shù)字化加工處理工具、前沿服務(wù)模式優(yōu)勢(shì)于一體，具有理念新穎、功能完整、服務(wù)模式超前等優(yōu)點(diǎn)。其主要目標(biāo)如下：

(1)依據(jù)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，建立科技項(xiàng)目檔案的數(shù)字化模板和標(biāo)準(zhǔn)。

(2)利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫和科技檔案全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)科技檔案的快速全文定位檢索。

(3)通過科技檔案信息化管理平臺(tái)，為科研人員、科技項(xiàng)目管理者提供科技項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘、分析與推送服務(wù)[4]。

(4)通過與科技業(yè)務(wù)綜合系統(tǒng)的無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)的交互；通過對(duì)科技資源統(tǒng)籌大數(shù)據(jù)云平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的填充，實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)同步共享發(fā)布[5]。

圖1 科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)

2 建設(shè)內(nèi)容

系統(tǒng)建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字化加工服務(wù)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括實(shí)體科技檔案的存放空間建設(shè)和科技檔案數(shù)字化存儲(chǔ)以及科技檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行所需要的軟硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。主要包括檔案密集柜的購置，服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件的部署。同時(shí)要考慮科技檔案信息的安全防護(hù)、容災(zāi)備份的建設(shè)。

2.2 數(shù)字化加工服務(wù)

數(shù)字化加工服務(wù)主要包括實(shí)體科技檔案的分類整理、拆卸、著錄、掃描、處理、校對(duì)、轉(zhuǎn)化、掛接以及OCR識(shí)別和雙層PDF制作等[6-7]。

2.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)包括科技檔案綜合管理系統(tǒng)建設(shè)、科技檔案系統(tǒng)與科技業(yè)務(wù)綜合系統(tǒng)、科技統(tǒng)籌資源大數(shù)據(jù)云平臺(tái)的對(duì)接等模塊。

3 系統(tǒng)功能分析

建立在海量科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)上，面向科技管理和科研需求，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)必須有完善豐富的系統(tǒng)應(yīng)用和管理功能解決方案。系統(tǒng)功能分為三個(gè)功能模塊，包括數(shù)據(jù)訪問層模塊、業(yè)務(wù)邏輯層模塊、界面表示層模塊，涵蓋了系統(tǒng)管理、實(shí)體案卷管理、庫房管理、案卷信息管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出管理、案卷查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析、報(bào)表管理等[8-10]。

(1)系統(tǒng)管理：包括系日志管理、用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)字典管理、統(tǒng)計(jì)分析、告警管理、身份卡管理等功能，通過系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置[11]。

(2)實(shí)體案卷管理：包括檔案接收登記、借閱管理、檔案盤點(diǎn)管理、編研利用管理、檔案銷毀管理等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體紙質(zhì)案卷的數(shù)字化管理[12]。

(3)庫房管理：包括庫房場(chǎng)地管理與排架管理，便于實(shí)體紙質(zhì)檔案的科學(xué)化存放和收藏。

(4)案卷信息管理：包括全宗管理、案卷管理、文件管理、檔案影像管理功能，系統(tǒng)性地對(duì)案卷信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、管理。

(5)案卷查詢：涉及檔案檢索服務(wù)、文件檢索服務(wù)、案卷復(fù)制服務(wù)、案卷閱覽服務(wù)，方便科技管理者和科研人員便捷地獲取科技檔案信息數(shù)據(jù)。

(6)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出管理涵蓋數(shù)據(jù)導(dǎo)入管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出管理、防篡改驗(yàn)證服務(wù)、防篡改處理，系統(tǒng)具有開放性的數(shù)據(jù)接口，以便與OCR識(shí)別系統(tǒng)、全文檢索系統(tǒng)等的集成，將現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)向檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的遷移或共享，同時(shí)保證系統(tǒng)與科技綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)及科技資源大數(shù)據(jù)云平臺(tái)進(jìn)行安全的數(shù)據(jù)交互。

(7)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析：包括對(duì)科技檔案的數(shù)據(jù)與用戶使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，供科技管理者進(jìn)行決策。

4 系統(tǒng)安全需求分析

由于科技項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的保密性，因此對(duì)于科技項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的安全性有特別高的要求。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)嚴(yán)格保障系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的安全性能，包括對(duì)整個(gè)系統(tǒng)管理、設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)等全方位的體現(xiàn)。

由于在互連網(wǎng)環(huán)境下，用戶對(duì)任何資源(包括硬件和軟件資源)都能夠進(jìn)行共享，所以必須通過制定相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全策略來防止非法訪問者訪問數(shù)據(jù)資源，對(duì)數(shù)據(jù)資源的存儲(chǔ)以及傳輸進(jìn)行安全性保護(hù)。從網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全、傳輸級(jí)安全、系統(tǒng)級(jí)安全和應(yīng)用級(jí)安全等幾方面進(jìn)行考慮，主要遵循下面的設(shè)計(jì)原則：

(1)標(biāo)識(shí)與確認(rèn)(Identification & Authentication)。

任何用戶訪問系統(tǒng)資源，必須得到系統(tǒng)的身份認(rèn)證以及身份標(biāo)識(shí)，如用戶的數(shù)字證書、用戶號(hào)碼、密碼。當(dāng)用戶信息與確認(rèn)信息一致時(shí)，才能獲準(zhǔn)訪問系統(tǒng)。在科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都有相應(yīng)的用戶和權(quán)限的設(shè)置，也可與操作系統(tǒng)的安全策略集成。

(2)授權(quán)(Authorization)。

對(duì)系統(tǒng)資源，包括程序、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)庫等，根據(jù)其特性定義其保護(hù)等級(jí)；對(duì)不同的用戶，規(guī)定不同的訪問資源權(quán)限，系統(tǒng)將根據(jù)用戶權(quán)限，授予其不同等級(jí)的系統(tǒng)資源的權(quán)限。系統(tǒng)提供功能授權(quán)、數(shù)據(jù)授權(quán)。

(3)日志(Logging)。

為了保護(hù)數(shù)據(jù)資源的安全，在系統(tǒng)中對(duì)所保護(hù)的資源進(jìn)行任何存取操作都進(jìn)行相應(yīng)的記錄，形成日志存檔，完成基本的審計(jì)功能。系統(tǒng)的核心基礎(chǔ)框架提供各種日志審計(jì)功能。

(4)加密(Encrypt)。

系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳輸過程中都采用加密方式。在系統(tǒng)的應(yīng)用層面，系統(tǒng)對(duì)用戶與權(quán)限提供完善的管理機(jī)制，每個(gè)用戶登錄后，只能在自己設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)操作，并且操作權(quán)限有相互制約的機(jī)制，如負(fù)責(zé)采集、上載檔案的用戶，將不能具有審批的權(quán)限等[13]。

5 結(jié)束語

科技項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)以面向科技管理和科技創(chuàng)新的全過程出發(fā)，依托海量項(xiàng)目檔案資料數(shù)據(jù)資源，利用系統(tǒng)平臺(tái)先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理功能，深度挖掘分析檔案數(shù)據(jù)資源，無縫對(duì)接科技業(yè)務(wù)綜合系統(tǒng)與科技資源大數(shù)據(jù)云平臺(tái)，有效整合互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)模式，既滿足科技管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化需求，同時(shí)也滿足了不同科技創(chuàng)新主體的個(gè)性化需求。實(shí)現(xiàn)了科技項(xiàng)目檔案資料的數(shù)字化，檔案管理流程的信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化，使得科研人員能夠便捷地獲取科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息，又減輕了科技管理人員的工作量，提高了工作效率。

科技檔案管理共享的實(shí)現(xiàn)，可進(jìn)一步拓展檔案資源共享空間，并且延伸科技檔案共享實(shí)現(xiàn)科技咨詢服務(wù)的擴(kuò)充和鏈接，提高科研管理部門、科技咨詢和科技檔案管理部門的服務(wù)能力。

在建立健全科技檔案管理內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案共享數(shù)據(jù)的宣傳，通過科技檔案數(shù)據(jù)共享有效地提高科技檔案數(shù)據(jù)的使用率，為陜西省在科技創(chuàng)新中各學(xué)科的綜合發(fā)展提供平臺(tái)，為科研交流與互動(dòng)創(chuàng)造良好的條件，使科技項(xiàng)目檔案信息科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)服務(wù)在推動(dòng)陜西省科技創(chuàng)新中發(fā)揮重要作用。

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Design and Practice of Digital Management Platform for Scientific and Technological Project Archives

WANG Shan,XING Jun,SUN Tao

(Institute of Scientific and Technical Information of Shaanxi,Xi’an 710054,China)

With the development of information technology and mature of big data and cloud computing technology,the management and utilization of massive scientific and technological project files have been changed from the paper collection and manual retrieval mode to the digital storage based on Internet sharing service mode.The object oriented software design method is used to construct the information system of science and technology project based on Internet,and the design goal and content of the platform is put forward,and the system function requirement and security is analyzed,and the overall framework and the function modules design of the system are introduced.The aim is to provide a set of advanced experience for the collection,management,mining and sharing of scientific and technological project files,which makes the mass of the basic science and technology project file resources to provide support and services for scientific and technological innovation.

big data;cloud computing;archives of science and technology project;platform;function

2015-12-13

2016-04-09

時(shí)間：2016-08-01

陜西省科技統(tǒng)籌創(chuàng)新工程計(jì)劃項(xiàng)目(2015PTXX-05)

王 杉(1965-)，女，館員，研究方向?yàn)槲墨I(xiàn)信息、科技查新。

http://www.cnki.net/kcms/detail/61.1450.TP.20160801.0907.060.html

TP302

A

1673-629X(2016)08-0143-03

10.3969/j.issn.1673-629X.2016.08.030