郭靜 人民日?qǐng)?bào)社計(jì)財(cái)部

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淺析辦公軟件excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

郭靜 人民日?qǐng)?bào)社計(jì)財(cái)部

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷普及與深入會(huì)計(jì)人員在面對(duì)大量數(shù)據(jù)和信息時(shí)，不應(yīng)局限于電算化軟件，可掌握使用excel辦公軟件，提高財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：excel 財(cái)務(wù) 管理 軟件

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的信息化的時(shí)代，人們講究的是高效率、高精準(zhǔn)、高速度，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及和財(cái)務(wù)工作的日益繁雜，財(cái)務(wù)管理與計(jì)算機(jī)的結(jié)合成為必然，兩者結(jié)合也就形成了當(dāng)今的財(cái)務(wù)管理信息化。

一、財(cái)務(wù)軟件的優(yōu)點(diǎn)

與傳統(tǒng)手工記賬相比，財(cái)務(wù)軟件管理有以下多方面的優(yōu)點(diǎn)：

1.核算準(zhǔn)確，電腦的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)避免了人為地計(jì)算錯(cuò)誤。

2.效率高，無論查詢單據(jù)、統(tǒng)計(jì)匯總，還是記賬、生成財(cái)務(wù)報(bào)表，都可以在很短的時(shí)間內(nèi)完成，大大節(jié)約了時(shí)間成本。

3.數(shù)據(jù)齊全，有利于企業(yè)的管理者和投資人全面掌控企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和資金流動(dòng)情況。

二、財(cái)務(wù)軟件的局限性

財(cái)務(wù)軟件在高效、準(zhǔn)確的同時(shí)，也存在一定的局限性。第一，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)種類繁多，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)電算化軟件解決不了的問題。第二，由于電算化軟件的功能有限，也使其不能滿足企業(yè)管理的需要。電算化軟件作為一種通用軟件，很難滿足不同企業(yè)具體的和特殊的要求。因此，如何在現(xiàn)有會(huì)計(jì)軟件的基礎(chǔ)上對(duì)各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析就成為財(cái)務(wù)人員的一種考慮和選擇。

三、excel軟件在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

Excel軟件具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析功能，因此，Excel在財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)和審計(jì)工作中被越來越廣泛地應(yīng)用，成為財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)和審計(jì)人員工作中不可缺少的工具。

（一）巧用excel計(jì)算個(gè)人所得稅

Excel強(qiáng)大的表格處理功能，使我們?cè)诠ぷ髦型械眯膽?yīng)手之感。下面，就是利用excel計(jì)算工資薪金個(gè)人所得稅的制表過程。

1.命名文件。打開excel，另存book1，更名為“個(gè)人所得稅計(jì)算表”；雙擊sheet1，待sheet1反相時(shí)，更名sheet1為“1月份”；然后，將sheet2等工作簿定義為工作組全部刪去。

2.制作表格。按照個(gè)人所得稅納稅規(guī)定，制作具體表式。在表格中，“非應(yīng)稅項(xiàng)目”是指：依照稅法規(guī)定不征繳個(gè)人所得稅，但又隨工資獎(jiǎng)金等一起發(fā)放的款項(xiàng)。如：在國(guó)家規(guī)定范圍內(nèi)職員向保險(xiǎn)公司支付的養(yǎng)老保險(xiǎn)金、向房改中心支付的住房公積金、獨(dú)子費(fèi)、差旅費(fèi)等。由于該項(xiàng)目所含內(nèi)容比較繁雜，可以就該項(xiàng)目的歸集先制作EXCEL計(jì)算表，再將計(jì)算結(jié)果與上面所列示的“個(gè)人所得稅計(jì)算表”相鏈接。

3.設(shè)置公式。在制作該表時(shí)，關(guān)鍵是要搞清工資薪金計(jì)算個(gè)人所得稅的稅法規(guī)定，并設(shè)置相應(yīng)的計(jì)算公式。(應(yīng)納稅)薪金所得=工資＋獎(jiǎng)金－非應(yīng)稅項(xiàng)目；應(yīng)納稅所得額=(應(yīng)納稅薪金)所得－減除費(fèi)用；對(duì)于中國(guó)居民而言，個(gè)人所得稅的月減除費(fèi)用為3500元。

下面，就要設(shè)置所得稅稅率欄的計(jì)算公式。一般，企事業(yè)單位職工的工資薪金所得，往往與單位整體效益及職工平均工資水平相一致。利用EXCEL邏輯判斷公式，就可以設(shè)置關(guān)系式。有了稅率，就要計(jì)算應(yīng)納所得稅額。計(jì)算應(yīng)納所提稅額，運(yùn)用的依然是EXCEL的邏輯判斷公式，不同的是：上面公式返回的值是稅率，而這里公式返回的值將是應(yīng)納所得稅額。應(yīng)納所得稅額=應(yīng)納稅所得額×稅率－扣除額。由于計(jì)算過程中，數(shù)字間有乘的關(guān)系，所以，在單元格鍵入公式時(shí)，加ROUND予以取整。

4.復(fù)制循環(huán)作業(yè)。由于已經(jīng)設(shè)置了第二行的公式，運(yùn)用EXCEL的拖曳復(fù)制功能，我們可以將各行次的公式設(shè)置好；到2月份，我們運(yùn)用EXCEL拖曳復(fù)制工作簿的功能，用鼠標(biāo)左鍵＋CTRL將工作簿“1月份”復(fù)制1份，再將復(fù)制后的工作簿名稱“1月份(1)”改為“2月份”，然后進(jìn)行編輯。如此循環(huán)作業(yè)，相信計(jì)算個(gè)人所得稅的工作將不會(huì)再使你撓頭了。

（二）用excel制作工資計(jì)算表

如用EXCEL 97中的IF函數(shù)來設(shè)計(jì)工資發(fā)放通知單可大大提高工作效率。

首先建立一個(gè)EXCEL基本情況表，如工號(hào)、姓名、工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等（可使用財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)），然后在姓名后插入任意列（如病假、事假、遲到等）。在表的最后幾列標(biāo)示相應(yīng)的扣工資、扣獎(jiǎng)金、扣補(bǔ)貼與標(biāo)記等，如文中附表所示。

現(xiàn)在我們利用IF函數(shù)來設(shè)計(jì)工資計(jì)算表。

假設(shè)條件：工資：當(dāng)月病假天數(shù)小于6天，不扣工資；大于5天扣全月20%工資。當(dāng)月事假天數(shù)小于6天，不扣工資；大于5天扣全月30%工資。獎(jiǎng)金：當(dāng)月病、事假合計(jì)超過10天，停發(fā)當(dāng)月獎(jiǎng)金。合計(jì)小于10天病假，每天扣獎(jiǎng)金10元，事假每天扣獎(jiǎng)金20元；遲到每次扣獎(jiǎng)金5元。補(bǔ)貼：當(dāng)月病假小于16天，每天扣補(bǔ)貼1/23，大于15天停發(fā)。當(dāng)月事假小于11天，每天扣補(bǔ)貼1/23，大于10天停發(fā)。

制表過程：1.單擊I2，打開粘貼函數(shù)（fx），選邏輯類的IF，單擊確定。Logical_test位置填C2<6；Value_if_true位置填0；Value_ if_false位置填F2*20%，回車。2.把光標(biāo)停在公式欄右邊，打開粘貼函數(shù)（fx），選邏輯類的IF，只不過分別填入D2<6，0，F(xiàn)2* 30%，回車。3.單擊J2，重復(fù)第1步，分別填入C2＋D2>10，G2，C2*10＋D2*20，回車。4.重復(fù)第2步，分別填入E2>0，E2*5，0，回車。5.單擊K2，重復(fù)第1步，分別填入C2<16，C2*H2*1/23，H2。6.重復(fù)第2步，分別填入D2<11，D2*H2*1/23，H2，回車。7.單擊L2，重復(fù)第1步，分別填入I2＋J2＋K2>0，1，0。最后使用自動(dòng)填充柄在I、J、K、L列按需要填充，以后每月只要在C、D、E列輸入考勤記錄，然后在L列使用自動(dòng)篩選，選1 。

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷普及與深入和會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的不斷提高，讓會(huì)計(jì)人員了解更多的處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的工具，在面對(duì)大量數(shù)據(jù)和信息時(shí)，不僅僅局限于電算化軟件。只有這樣在工作中遇到問題時(shí)，思路才會(huì)廣，解決的辦法才會(huì)多，工作效率才會(huì)高，才能更加提高財(cái)務(wù)管理的水平，為企業(yè)的管理者和投資人提供更加準(zhǔn)確翔實(shí)的數(shù)據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。