文/張祖起　北京萬年基業(yè)建設(shè)投資有限公司　北京　100071

淺析總承包管理項目洽商、簽證及索賠的管理思路

文/張祖起北京萬年基業(yè)建設(shè)投資有限公司北京100071

本文根據(jù)自己參建的項目過程中有關(guān)管理經(jīng)歷，使項目管理過程中有關(guān)洽商、簽證及索賠能有正確的執(zhí)行和管理，以便為項目的中間過程結(jié)算和最終結(jié)算做好基礎(chǔ)工作，完善成本管理過程，確保成本控制，實現(xiàn)項目應(yīng)有的經(jīng)濟效益，從而促進項目各方面的進度正常進行，最終使項目參與各方都取得滿意的效果。本文在研究過程中采用管理思路的過程進行闡述，以使讀者更貼切項目管理過程，以便更好的解讀此文。

洽商；簽證；索賠；管理

1、研究背景及現(xiàn)狀

進入20世紀90年代后，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，國家建設(shè)欣欣向榮，全國各地的工程建設(shè)遍地開花。而在這工程建設(shè)項目的大潮中，施工作為一個重要的環(huán)節(jié)，存在很多種工程承包方式，總承包方式占據(jù)了比較大的比重。由于總成本項目涉及范圍廣、專業(yè)多、技術(shù)復(fù)雜等諸多招標時不能考慮的因素，在這種情況下，總承包項目洽商、簽證及索賠就隨之產(chǎn)生。

目前國內(nèi)對此項課題有些專著，這其中又以索賠居多，而索賠中又以國際上涉及通用的FIDIC條款的比較多，主要針對國內(nèi)大面積的總包項目管理的涉及較少。國內(nèi)專業(yè)書刊也有些從現(xiàn)場角度出發(fā)的文章發(fā)表，來探討洽商、簽證、索賠處理的管理思路。

1.1研究的目的和意義

為了對于總承包管理項目過程中出現(xiàn)的洽商、簽證及索賠的管理有個實用、高效的解決思路，為項目的中間過程結(jié)算和最終結(jié)算奠定基礎(chǔ)作用，總承包合同得到良好的執(zhí)行，促進工程項目的順利進展，對提升總承包企業(yè)的最終經(jīng)濟效益，對于總承包項目的洽商、簽證及索賠的管理思路淺析目的在于此。

本文基于上述目的，也希望拋磚引玉，希望讀者和有關(guān)方面專家可以提出更有深度的見解和觀點，也為國內(nèi)在此方面的課題研究提供一些有值得參考和引用的思路和論據(jù)，使本文的研究具有課題研究參考的意義。

2、施工總承包項目部相關(guān)部門簡述

目前施工總承包項目大都實行項目經(jīng)理部管理模式，在本人參建的項目（以下簡稱甲項目）中的項目經(jīng)理部中主要設(shè)有以下部門：合約采購部、設(shè)計技術(shù)部、工程部、質(zhì)量部、安全部等。這其中合約采購部、設(shè)計技術(shù)部、工程部和洽商、簽證及索賠密切相關(guān)，在此過程中起著不同的作用。以上三部門在洽商、簽證及索賠中的作用如下；

合約采購部負責(zé)審核工程部、設(shè)計技術(shù)部轉(zhuǎn)交的相關(guān)文件，判斷文件涉及范圍、證據(jù)是否充分以及對各類單價進行分析；對分包上報的各類文件進行核算；編制對發(fā)包人的有關(guān)現(xiàn)場洽商、簽證及索賠的文件。合約采購部必須多重視對合約價格的組成，且多收集有關(guān)洽商、簽證及索賠資料的收集，以便使以上工作順利得到解決，而保證經(jīng)濟效益。

設(shè)計技術(shù)部主辦對發(fā)包人洽商的工作，對工程洽商記錄中的材料、工藝、功能、構(gòu)造、尺寸、技術(shù)指標、施工方法負責(zé)，并將確認后的的各類設(shè)計技術(shù)文件及時轉(zhuǎn)交給各相關(guān)部門。設(shè)計技術(shù)部也要多對圖紙和規(guī)范、施工方案等方面進行考究，以便及時提出，既不延誤工程項目的進行，也不會影響費用的追溯。

工程部主辦對發(fā)包人及對分/供商的現(xiàn)場工程量計量簽認單。對施工過程中發(fā)生的合同外工作量的事由、工作范圍、工作內(nèi)容負責(zé)，對工日、機械臺班、工程數(shù)量負責(zé)；對施工過程中發(fā)生的合同外零星用工、機械臺班使用以及額外工作量簽字確認并及時轉(zhuǎn)交合約采購部。

3、洽商、簽證及索賠管理的思路及淺析

在施工總承包管理項目中，除了中間過程結(jié)算和最終結(jié)算，項目結(jié)算中碰到最多的就是洽商、簽證和索賠了。對于三者的定義，以下做個簡單的解釋：

3.1洽商管理思路及淺析

首先，設(shè)計技術(shù)部記錄整理洽商資料，編制洽商單并及時反饋合約采購部。工程洽商記錄單應(yīng)包括材料、工藝、功能、構(gòu)造、尺寸、技術(shù)指標、施工方法等。

設(shè)計技術(shù)部將此四方確認的函件給合約采購部，進行費用追加計算，并上報監(jiān)理及業(yè)主進行確認。確認后，合約采購部并將此部分存檔以便日后查閱及結(jié)算整理，并在下個月的進度款的申請中予以加入。

在甲項目開始實施的基坑支護階段過程中，我們總包管理單位和分包商均從實際測量的數(shù)據(jù)中，得出地下工程應(yīng)加強剪切的荷載設(shè)計，增加抗浮錨桿的施工內(nèi)容。我方和分包的技術(shù)人員經(jīng)過多次計算和論證，得出最終結(jié)論應(yīng)增加抗浮錨桿的設(shè)計并施工。這時候設(shè)計技術(shù)部并將此提議提交合約采購部進行初步測算，這部分可能會產(chǎn)生的追加費用，以便設(shè)計技術(shù)部在和設(shè)計單位及業(yè)主溝通的時候可以進行有效商討，并且認為這份洽商應(yīng)該增加的費用。于是我們提出了有關(guān)增加抗浮錨桿設(shè)計并施工的洽商函件給監(jiān)理、設(shè)計單位、及業(yè)主，最終在他們確認后形成四方確認的函件。設(shè)計技術(shù)部將此四方確認的函件給合約采購部，進行費用追加計算，并上報監(jiān)理及業(yè)主進行確認。確認后，合約采購部并將此部分存檔以便日后查閱及結(jié)算整理，并在下個月的進度款的申請中予以加入。這就完成了一個洽商管理的過程。

3.2簽證管理思路及淺析

首先工程部責(zé)任工程師第一時間記錄整理簽證資料，編制現(xiàn)場工程量計量簽認單并及時反饋合約采購部。

簽證是指在施工過程中承發(fā)包雙發(fā)就額外費用補償或工期延長等達成一致的書面證明材料和補充協(xié)議，可以直接作為工程款結(jié)算或最終增減工程造價的依據(jù)。因此其對工程結(jié)算的造價非常直接。在簽證管理思路中，工程部是作為主辦的，因為簽證發(fā)生的具體情況、實際數(shù)量等都是由工程部進行整理的。而且后續(xù)的許多資料都是在工程部主辦的工程量計量簽認單的基礎(chǔ)上取得，是取得有效簽證的最主要依據(jù)。

在甲項目施工進行過程中，接到設(shè)計單位出具的設(shè)計變更，要求我方對備注樓20層消防豎井進行拆除重新施工（在此之前我方已經(jīng)全部完成該處的砌筑施工）。工程部的責(zé)任工程師在接到這個通知單后，就在拆除過程中叫上了監(jiān)理單位一起現(xiàn)場確認，然后根據(jù)實際拆除情況填寫現(xiàn)場工程量計量簽認單，具體中體現(xiàn)了拆除數(shù)量發(fā)生的人工數(shù)量。在之后，工程部責(zé)任工程師將現(xiàn)場工程量簽認單呈于監(jiān)理單位及業(yè)主進行確認，最后工程部責(zé)任工程師呈一份原件給合約采購部。合約采購部的估算工程師根據(jù)工程量簽認單確認內(nèi)容和數(shù)量辦理進行估算、套價，編制簽證表，并同時將現(xiàn)場工程量計量簽認單附后，作為支持性文件。這樣，一個簽證的管理就工作就完成了。

由于簽證直接涉及到費用，因此監(jiān)理人和發(fā)包人有時會多考慮，有可能拖延現(xiàn)場工程量計量簽認單和現(xiàn)場簽證表的回復(fù)。在此，無論是工程部還是合約采購部在自己的資料發(fā)出后，均應(yīng)及時跟蹤對方回復(fù)，以免拖延，造成簽證管理效率的降低，不利于簽證的管理。

3.3索賠管理思路及淺析發(fā)包人的索賠管理工作，和前二者最大不同就是，始終由合約采購部獨立完成。首先合約采購部依據(jù)項目實際執(zhí)行情況，結(jié)合有關(guān)資料、合同中的具體約定以及合同中有關(guān)索賠的依據(jù)條文、當(dāng)?shù)卦靸r信息等相關(guān)資料，進行索賠報告和文件的起草、計價，列出索賠明細。合約采購部在草稿經(jīng)審核后的定稿簽字蓋章后由合約采購部將費用索賠申請發(fā)放至監(jiān)理人。監(jiān)理人、發(fā)包人10日內(nèi)未確認或回復(fù)，主辦專業(yè)估算工程師應(yīng)立即上報合約采購經(jīng)理。最后合約助理負責(zé)對索賠文件進行收集、整理并登記歸檔。

由于索賠管理工作，是由合約采購部獨立完成，因此在處理上要更加考慮全面。首先要了解索賠的處理原則，其原則為：（1）索賠必須以合同為依據(jù)；（2）及時、合理的處理索賠；（3）加強主動控制，減少合理索賠。其次要注意索賠的計算，要知道根據(jù)合同的不同情況，了解索賠包含哪些費用，并不是簡單的人工費、材料費、機械費、規(guī)費、稅金等，還應(yīng)考慮保函手續(xù)費、延遲付款利息、保險費、管理費、利潤等等。還有就是索賠的計算方法，是采取實際費用法還是修正的總費用法還是其他方法，這些都是要認真考慮。

4、在洽商、簽證、索賠管理過程中應(yīng)注意的一些細節(jié)

在處理洽商、簽證、索賠管理的過程中除了按以上思路執(zhí)行外，要注意一些細節(jié)。因為一些細節(jié)看似普通，卻對執(zhí)行效果產(chǎn)生很大的影響，如下簡言：

首先無論是洽商、簽證還是索賠管理都應(yīng)嚴格執(zhí)行合同中的約定上報時間。洽商、簽證、索賠三者的時間各不相同，應(yīng)嚴格區(qū)分，以免延誤上報時間，讓發(fā)包人可以以此為由拒絕，那樣肯定對項目的效益會產(chǎn)生很大的影響。其次一定要注意有關(guān)各類文件的完整性，應(yīng)力求在上報之前收集完整有效，使發(fā)包人不會找理由推遲回復(fù)，否則造成效率的低下。

5、結(jié)論與建議

以上也是本人參建甲項目后對于向發(fā)包人洽商、簽證及索賠的管理過程中形成的簡單思路，也在執(zhí)行過程中取得了不錯的效果，為項目的中間結(jié)算和最后結(jié)算做了基礎(chǔ)工作，也確保了經(jīng)濟效益的實現(xiàn)，同時從根本上也促進了工程項目的進展。實際上土木工程日新月異發(fā)展的今天，對于洽商、簽證、索賠的管理思路也是各有千秋，并非千篇一律。只是無論面對何種思路，我們作為項目管理人員都要意識到，洽商、簽證、索賠的正確高效處理對于整個施工總承包項目的管理的重要性，對于執(zhí)行過程管理思路的任何一個細節(jié)要重視，都不能隨便敷衍。只有這樣我們才能在保證整個項目正常進行實施下，不至于自身的經(jīng)濟效益受到影響，也使最后參加工程項目各方都能得到滿意的效果。在本文中，本人如有闡述不合理或者錯誤的地方，敬請讀者予以指正，并提供探討和參考。

［1］成虎，陳群.工程項目管理.北京：中國建筑工業(yè)出版社，2009.

［2］全國造價工程師執(zhí)業(yè)資格考試培訓(xùn)教材編審組.工程造價案例分析.北京：中國城市出版社，2009.

［3］全國造價工程師執(zhí)業(yè)資格考試培訓(xùn)教材編審組.工程造價計價與控制.北京：中國計劃出版社，2009.

［4］中華人民共和國2007年版標準施工招標文件使用指南.北京：中國計劃出版社，2008.