黃小燕

（鯉城區(qū)環(huán)境監(jiān)測(cè)站福建泉州362000）

新形勢(shì)下環(huán)境保護(hù)電子檔案管理研究

黃小燕

（鯉城區(qū)環(huán)境監(jiān)測(cè)站福建泉州362000）

環(huán)境保護(hù)電子檔案能夠確保環(huán)境保護(hù)工作的順利開(kāi)展、管理，是生態(tài)環(huán)境保護(hù)事業(yè)中的重要內(nèi)容，本文通過(guò)分析新形勢(shì)下環(huán)境保護(hù)電子檔案管理的特性，主要探討了提高環(huán)境保護(hù)電子檔案管理的有效措施，以期能夠促進(jìn)我國(guó)生態(tài)環(huán)境的發(fā)展。

新形勢(shì)；環(huán)境保護(hù)；電子檔案管理

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，環(huán)境保護(hù)電子檔案改變了常規(guī)的手工整理檔案的落后模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，解決了一些紙質(zhì)檔案無(wú)法記錄的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了環(huán)保檔案的建立、管理和利用，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確率，如：動(dòng)態(tài)的影響、聲音等。環(huán)境保護(hù)電子檔案是新形勢(shì)下環(huán)境保護(hù)工作走向正規(guī)化、科學(xué)化的歷史要求，能夠?yàn)榄h(huán)境保護(hù)工作者提供即時(shí)、方便的工作參考，能夠提高環(huán)境保護(hù)工作的檔次，促進(jìn)改進(jìn)工作方法和工藝水平。

1　環(huán)境保護(hù)電子檔案的特征

1.1動(dòng)態(tài)性特征

新形勢(shì)下，環(huán)保電子檔案具有動(dòng)態(tài)性的特征，可以進(jìn)行增加、修改、刪除等。同時(shí)，檔案管理者可以從不同角度，根據(jù)使用者的需要，了解環(huán)?；顒?dòng)的過(guò)程，重新組織信息。為了減少信息的重復(fù)性和方便檔案管理，電子檔案還可以動(dòng)態(tài)生成用戶查閱內(nèi)容，按照條目進(jìn)行組織。而為了使信息的存儲(chǔ)猴哥訪問(wèn)更加人性化個(gè)體化，環(huán)境保護(hù)電子檔案可以按照一定的結(jié)構(gòu)形式，根據(jù)每個(gè)查找者的需求，把信息組織起來(lái)，并且還能確保信息的完整、一致性。1.2海量、立體儲(chǔ)存的特征

環(huán)境保護(hù)電子檔案節(jié)省了檔案管理工作的巨額人力和物力開(kāi)支，為環(huán)境保護(hù)工作信息的存儲(chǔ)節(jié)省了很大的空間。新形勢(shì)下，環(huán)保工作者面臨著復(fù)雜繁瑣的工作，為了方便工作，他們希望檔案記錄的信息更加詳盡、精準(zhǔn)，如：在監(jiān)測(cè)水污染源時(shí)，環(huán)保工作者可以根據(jù)準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)地記錄在工作中獲取的聲音、圖像等信息，及時(shí)采取正確的保護(hù)措施。

1.3便利性特征

隨著環(huán)保工作者對(duì)環(huán)保檔案的需求越來(lái)越高，對(duì)環(huán)保檔案的傳遞提出了更高的要求，為了滿足相關(guān)單位、企業(yè)的利用，環(huán)保檔案的使用不再是提供本單位的幾個(gè)簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)，不但要滿足政府決策，還要突破本機(jī)關(guān)的利用，系統(tǒng)地查閱某一事項(xiàng)的詳細(xì)參數(shù)、前因后果及具體實(shí)施。因此，環(huán)境保護(hù)電子檔案?jìng)鬟f能夠打破時(shí)間地域、部門之間的限制，具有便利性特征，從而能夠使政府迅速的作出正確的決策，準(zhǔn)確的向環(huán)保工作者提供環(huán)境保護(hù)檔案信息，順利及時(shí)的開(kāi)展環(huán)保工作。

1.4精準(zhǔn)、便捷性特征

電子檔案具有快捷查詢、統(tǒng)計(jì)、檢索的功能，當(dāng)使用者需要查找某個(gè)環(huán)境檔案信息時(shí)，可以進(jìn)行精準(zhǔn)、便捷的檢索和對(duì)比，可以根據(jù)日期、標(biāo)題、作者、關(guān)鍵字等任意一項(xiàng)檢索條目查找所需要的檔案，不必象傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣，還可以搜索出相關(guān)的主題文章。

2　新形勢(shì)下提高環(huán)境保護(hù)電子檔案管理的有效措施

2.1加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性

存儲(chǔ)環(huán)保電子文檔的截止具有不穩(wěn)定性，不具備永久保存的條件。環(huán)境保護(hù)檔案不管是生成還是管理，都需要計(jì)算機(jī)和電子技術(shù)的參與。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備和電子技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，更新?lián)Q代非?？?，因此，對(duì)于這種變化，很多管理者和使用者很難了解掌握。同時(shí)，當(dāng)前，電子檔案大多存儲(chǔ)在硬磁盤、U盤等幾種主要儲(chǔ)存社背山，與紙張相比，它們的穩(wěn)定性較差，壽命問(wèn)題會(huì)對(duì)電子檔案的使用年限造成一定的制約。一般來(lái)說(shuō)保存的壽命不超過(guò)70年，并且電子存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)磁場(chǎng)輻射、環(huán)境的溫度要求相當(dāng)敏感。如果電子存儲(chǔ)設(shè)備內(nèi)部稍有所變化，就互譯導(dǎo)致信息無(wú)法讀出，甚至丟失。目前，為了防止重要環(huán)境保護(hù)信息的丟失和無(wú)法識(shí)別，對(duì)于環(huán)境保護(hù)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的不穩(wěn)定性，我們應(yīng)采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，首先，要對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)、縮微膠片拷貝件保留，應(yīng)用安全的而數(shù)據(jù)備份手段，在存儲(chǔ)設(shè)備上，將信息脫機(jī)保存。這樣的話如果數(shù)據(jù)一旦發(fā)生意外，還可以修復(fù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

2.2采取必要的防護(hù)措施

環(huán)保電子信息具有多媒體集成性和易操作性，因此，根據(jù)管理的需要，檔案工作人員要對(duì)電子檔案的各種信息進(jìn)行增減、修改等工作。如果信息一旦被惡意刪除、或者修改、操作失誤的話，再識(shí)別原件就是很困難的，也不容易被察覺(jué)的。并且當(dāng)在互聯(lián)網(wǎng)上共享穿點(diǎn)信息時(shí)，由于是在計(jì)算機(jī)上讀取環(huán)保電子檔案，就極有可能感染上計(jì)算機(jī)病毒等的入侵，甚至遭到黑客的入侵，后果不可估量。

2.3確保電子檔案的安全問(wèn)題

必須采取必要的防護(hù)措施：（1）要嚴(yán)格控制環(huán)保電子檔案信息的權(quán)限，如：參閱、修改、刪除等工作內(nèi)容，設(shè)定授權(quán)訪問(wèn)，防止非授權(quán)訪問(wèn)的違法事件發(fā)生。（2）為了防范網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，要選擇和制定功能強(qiáng)大的防火墻，在建立電子檔案時(shí)，必須要對(duì)服務(wù)器設(shè)立相應(yīng)的防火墻。（3）環(huán)保電子檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和制度，防止重要信息泄露和丟失，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行仔細(xì)地堅(jiān)定和劃密，要確定可以在網(wǎng)上提供參考的檔案，避免造成重要信息的泄密，對(duì)于尚未開(kāi)放的敏感、機(jī)密的檔案信息不能與網(wǎng)絡(luò)連接。（4）為了做好應(yīng)急準(zhǔn)備，對(duì)于可能發(fā)生的突發(fā)事件進(jìn)行事前評(píng)估，對(duì)環(huán)境保護(hù)電子檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。一旦發(fā)生硬件故障或受到黑客攻擊，為了確保電子檔案信息處于安全運(yùn)行狀態(tài)中，要在最短的時(shí)間中，調(diào)動(dòng)各方面進(jìn)行果斷處理，今早使系統(tǒng)恢復(fù)運(yùn)行。

[1]李艷波.淺談如何加強(qiáng)環(huán)境檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界,2012（S2）.

[2]張麗華.分析環(huán)境保護(hù)檔案的管理與利用[J].化工管理,2014（6）.作者簡(jiǎn)介

黃小燕（1987—），女，漢族，福建惠安人，本科學(xué)歷，助理館員，主要研究方向：環(huán)境管理檔案。